Privacy Verordening

1. Deze verordening is van toepassing op alle gemeentelijke registratiesystemen met uitzondering van die, genoemd in het volgende lid.

2. Deze verordening is niet van toepassing op de volgende registratiesystemen:

• a.

  registraties die openbaar zijn krachtens wettelijk voorschrift;

• b.

  registraties die overeenkomstig de archiefwet 1962 naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

• c.

  registraties met geen andere dan algemeen bekende gegevens, mits uit het feit van opneming in het registratiesysteem geen gevoelige gegevens kunnen worden afgeleid;

• d.

  catalogiseringen van boeken of andere publicaties;

• e.

  boekhoudingen en financiële administraties mits daar geen gevoelige gegevens in voorkomen en/of ingevolge een wettelijk voorschrift.

• f.

  registraties welke (wettelijk) uitsluitend onder de supervisie van de burgemeester vallen.

1. Elk registratiesysteem moet werken overeenkomstig een schriftelijk reglement.

2. Elk reglement wordt vastgesteld door burgemeester en wethouders de commissie van toezicht gehoord.

3. In het reglement moet de werking van het registratiesysteem zijn beschreven.

4. In het reglement, waarin de hoofdlijnen worden gegeven volgens welke het registratiesysteem is opgezet en werkt en hoe het beheer daarvan gevoerd wordt, wordt in elk geval geregeld:

• a.

  voor welk doel het registratiesysteem wordt/is opgezet en zal worden/wordt gebruikt;

• b.

  wie de houder van het systeem is en wie de bewerker(s) van het systeem is (zijn);

• c.

  met betrekking tot welke categorieën van personen gegevens in het registratiesysteem worden opgenomen;

• d.

  op welke wijze de gegevens worden verkregen;

• e.

  welke gegevens met betrekking tot ieder van de geregistreerde personen worden opgenomen;

• f.

  op welke wijze toegang tot die gegevens mogelijk is;

• g.

  welke personen of categorieën van personen toegang hebben tot het registratiesysteem;

• h.

  aan welke personen binnen en buiten de afdeling of tak van dienst waartoe beheerder behoort, en aan welke andere afdelingen of takken van dienst en instellingen of aan welke categorieën van personen en instellingen persoonsgegevens uit het registratiesysteem worden of kunnen worden verstrekt hieronder inbegrepen eventuele koppelingen en/of integraties die tot stand zijn gebracht tot op het moment van vaststelling van het reglement;

• i.

  welke persoonsgegevens aan de onder h. bedoelde personen, afdelingen, takken van dienst of instellingen kunnen worden verstrekt;

• j.

  welke maatregelen er worden genomen om gevolg te geven aan het bepaalde in art. 11 lid 3 van deze verordening;

• k.

  op welke wijze toepassing zal worden gegeven aan het recht van de geregistreerde op inzage van de op hem betrekking hebbende gegevens;

• l.

  op welke wijze na verloop van welke tijd gegevens uit het registratiesysteem zullen worden verwijderd;

• m.

  in welke gevallen op grond van een wettelijk voorschrift van bepalingen van deze verordening of van het reglement moet worden afgeweken;

• n.

  de plaats waar het registratiesysteem wordt gehouden.

5. Elk reglement wordt na vaststelling ter kennisneming aan de gemeenteraad voorgelegd.

1. De commissie van toezicht bestaat uit een voorzitter en 4 andere leden. Zij worden benoemd en ontslagen door het college van burgemeester en wethouders.

2. De commissie van toezicht dient burgemeester en wethouders desgevraagd of eigener beweging van advies over onderwerpen die met de werking van het registratiesysteem samenhangen.

3. De commissie van toezicht stelt voor haar werkzaamheden een reglement van orde vast dat de goedkeuring behoeft van het college van burgemeester en wethouders.

4. De commissie van toezicht is bevoegd om deskundigen te horen.

5. De commissie van toezicht maakt ieder jaar een verslag over haar werkzaamheden. Dit verslag is openbaar.

1. De houder van een registratiesysteem verstrekt aan de leden van de commissie van toezicht alsmede de ambtenaar bedoeld in artikel 6, op hun verzoek de inlichtingen die zij nodig hebben.

2. De leden van de commissie alsmede de ambtenaar bedoeld in artikel 6, hebben toegang tot de ruimten waar apparatuur van het registratiesysteem zich bevindt.

3. De leden van de commissie alsmede de ambtenaar bedoeld in artikel 6, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen waarvan zij in deze hoedanigheid kennisnemen behalve voor zover de uitoefening van hun taak mededeling noodzakelijk maakt.

1. De commissie van toezicht houdt een openbaar register bij bestemd voor aantekening van verzamelingen persoonsgegevens die volgens deze verordening overeenkomstig een schriftelijk reglement moeten werken.

2. Het register ligt voor een ieder kosteloos ter inzage.

1. Koppeling en integratie alsmede het verstrekken van gegevens aan andere personen dan die vermeld in het reglement, mag alleen plaatsvinden op grond van een besluit van burgemeester en wethouders.

2. Omtrent een voorgenomen koppeling, integratie of verstrekking van gegevens als bedoeld in het vorige lid wordt de commissie van toezicht gehoord.

3. Besluiten tot koppeling, integratie of verstrekking van gegevens als bedoeld in lid 1 van dit artikel worden door burgemeester en wethouders medegedeeld aan de commissie van toezicht en de commissie Algemene en Bestuurlijke Zaken.

4. Afschriften van deze besluiten dienen als aanhangsel aan de reglementen te worden toegevoegd en vormen daarvan een onderdeel.

1. Een ieder omtrent wie gegevens in een registratiesysteem zijn opgenomen, kan op zijn verzoek van die gegevens kennisnemen.

2. Een verzoek tot kennisneming wordt schriftelijk of mondeling ingediend overeenkomstig de bepalingen in het reglement behorende bij het registratiesysteem.

3. Indien blijkt dat bepaalde gegevens onvolledig of onjuist zijn danwel ten onrechte in het registratie systeem voorkomen draagt de houder zorg voor zo spoedig mogelijk aanvulling, verbetering resp.verwijdering van die gegevens.

4. Een verzoek tot inzage en correctie kan geweigerd worden indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet.

1. Een ieder kan zich schriftelijk met een klacht tot burgemeester en wethouders danwel rechtstreeks tot de commissie van toezicht wenden, indien hij meent dat ten aanzien van hem is gehandeld in strijd met deze verordening of de op grond van deze verordening vast te stellen reglementen.

2. De klager dient zijn klacht zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven.

3. De klager ontvangt binnen 14 dagen van burgemeester en wethouders een bericht van ontvangst van de klacht.

1. Indien een klacht wordt ingezonden bij burgemeester en wethouders, dan wordt deze klachtonmiddellijk voor onderzoek en/of advies doorgezonden naar de commissie van toezicht.

2. De commissie van toezicht stelt met betrekking tot de klacht het nodige onderzoek in, hoort zo nodig partijen en deskundigen en brengt vervolgens binnen 3 maanden na ontvangst van het klaagschrift een rapport van bevindingen hieromtrent uit aan de klager, aan de houder van het registratiesysteem waarop de klacht betrekking heeft en, vergezeld van een advies hieromtrent, aan burgemeester en wethouders.

3. Binnen één maand na ontvangst van het rapport en advies van de commissie zenden burgemeester en wethouders bericht aan de klager en aan de houder van het registratiesysteem, genoemd in lid 2. Dit bericht houdt tenminste in een reactie op het onderzoek c.q. op de bevindingen van de commissie van toezicht, een al dan niet gegrondverklaring van de klacht en of de commissie van toezicht, een al dan niet gegrondverklaring van de klacht en of er dienaangaande maatregelen getroffen zullen worden en zo ja, welke.

4. Een afschrift van het bericht als bedoeld in lid 3 wordt toegezonden aan de commissie van toezicht.