Financieringsstatuut gemeente Nieuwegein

Ondertekening

Bijlage 1. Mandaten

Beslissings-, uitvoerings- en tekenmandaat 1

Beslissings-, uitvoerings- en tekenmandaat 2a

Beslissings-, uitvoerings- en tekenmandaat 2b

Beslissings-, uitvoerings- en tekenmandaat 2c

Beslissings-, uitvoerings- en tekenmandaat 3

Bijlage 2. Instrumenten

Onderstaand overzicht geeft aan welke instrumenten zijn toegestaan bij de uitvoering van de treasuryfunctie en onder welke overige naast de in dit financieringsstatuut genoemde voorwaarden. De instrumenten die in de A-lijst worden genoemd, mogen zonder voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en wethouders worden gebruikt. Voor de instrumenten die in de B-lijst worden genoemd, is voorafgaande toestemming van het college van burgemeester en wethouders benodigd.

A-LIJST (L = lenen, B = beleggen)

B-LIJST (L= lenen, B = beleggen, R = risicomanagement)

Bijlage 3. Begrippenlijst

Voor definities van de toegestane instrumenten zie bijlage 2.

Annuïtaire

Integrale financiering of totale financiering.:

Voor een aantal investeringen wordt een lening afgesloten. In de praktijk betekent dit dat een lening wordt afgesloten als de totale geconsolideerde financiële positie daar aanleiding tot geeft.

Toelichting

1. Inleiding

Algemeen

• 1.1

  Dit financieringsstatuut geeft een uiteenzetting van het treasurybeleid van de gemeente Nieuwegein en geeft een beschrijving van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van de treasuryfunctie. Deze beschrijvingen moeten worden opgevat als dwingende richtlijnen.

• 1.2

  Het doel van het financieringsstatuut is om sturing te geven aan de treasuryfunctie. en risico’s te beperken.

Wettelijke voorschriften

• 1.3

  Bij het opstellen van dit financieringsstatuut is rekening gehouden met de volgende regelgeving:

  • -

    Gemeentewet

  • -

    Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten

  • -

    Wet financiering decentrale overheden

Opbouw financieringsstatuut

• 1.4

  Dit financieringsstatuut kent de volgende opbouw:

  -	Hoofdstuk 2.	Uitgangspunten en doelstellingen;
  -	Hoofdstuk 3.	Organisatie van de treasuryfunctie.
  -	Hoofdstuk 4.	Administratieve organisatie: richtlijnen en procedures
  -	Hoofdstuk 5.	Administratieve organisatie: externe en interne informatie voorziening
  -	Hoofdstuk 6.	Bijlage 1. Mandaten
  -	Hoofdstuk 7.	Bijlage 2. Overzicht toegestane instrumenten
  -	Hoofdstuk 8	Bijlage 3. Begrippenlijst

2. Algemene uitgangspunten en doelstellingen

Uitgangspunten

• 2.1

  Het treasurybeleid is onderdeel van het algemene financiële beleid van de gemeente Nieuwegein. Het treasurybeleid van de gemeente Nieuwegein kent een defensieve strategie (dat wil zeggen dat posities volledig worden afgedekt).

• 2.2

  Het treasurybeleid vindt plaats binnen de kaders van de hogere regelgeving.

• 2.3

  Het beheer van het vermogen van de gemeente, of een specifiek verbijzonderd deel daarvan, kan worden uitbesteed aan één of meerdere professionele vermogensbeheerders. Hiertoe dient met instemming van de gemeenteraad met de desbetreffende partij(en) een overeenkomst van vermogensbeheer te worden gesloten, die met inachtneming van de bepalingen van dit statuut is opgesteld.

Doelstellingen

• 2.4

  Het primaire doel van het treasurybeleid is het beheersen en bewaken van financiële risico’s die aan financiële posities en geldstromen van de gemeente verbonden zijn (risicominimalisatie).

• 2.5

  De secundaire doelen van het treasurybeleid zijn:

  • -

    het zorgen voor de tijdige beschikbaarheid van de benodigde geldmiddelen (beschikbaarheid);

  • -

    het behalen van een zo hoog mogelijk renteresultaat op de overtollige liquide middelen (rentemaximalisatie) binnen de kaders van het financieringsstatuut danwel het tegen zo laag mogelijke kosten aantrekken van externe financieringsmiddelen in geval van een tekort aan liquide middelen (kostenminimalisatie).

Uitwerking primaire en secundaire doelstelling

• 2.6

  Het treasurybeleid is gericht op het uitsluiten danwel minimaliseren van de volgende risico’s: het debiteurenrisico, het renterisico en het interne liquiditeitsrisico.

• 2.7

  Het debiteurenrisico of tegenpartijrisico is de kans dat belegde middelen niet worden terugontvangen van debiteuren. Dat risico dient enerzijds te worden afgedekt door te beleggen bij marktpartijen die aan de minimale kredietwaardigheidvereisten voldoen zoals verwoord in bepaling 4.20 en anderzijds door een beperking van de maximale positie per tegenpartij zoals verwoord in bepaling 4.12.

• 2.8

  Het renterisico is het gevaar verbonden aan de veranderingen in de rentestructuur voor de resultaten van de gemeente. Enerzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel uitgezette (resp. opgenomen) kortlopende leningen nadeel wordt ondervonden van een rentedaling (resp. rentestijging).

  Anderzijds bestaat dit uit het risico dat bij teveel langlopend uitgezette (resp. opgenomen) leningen kan niet worden geprofiteerd van een rentestijging (resp. rentedaling.) Het renterisico dient te worden afgedekt door het opbouwen van een evenwichtige beleggingsportefeuille in relatie tot de geldende rentestructuur en verwachtingen ten aanzien van de lenteontwikkeling (herbeleggingrisico resp. herfinancieringrisico).

• 2.9

  Het interne liquiditeitsrisico is de kans dat opbrengsten worden gemist danwel kosten worden gemaakt door wijzigingen in de liquiditeitsprognoses en meerjareninvesteringsprogramma's. Dit risico is sterk afhankelijk van planning van projecten in de investeringssfeer alsmede de interne informatieverstrekking. Dit risico dient te worden beperkt door liquiditeitsprognoses regelmatig te actualiseren.

Overige doelstellingen

• 2.10

  Er wordt gestreefd naar een kostenminimalisatie van het betalingsverkeer.

• 2.11

  De financiering van de gemeentelijke investeringen vindt zoveel mogelijk plaats met eigen middelen, waarbij vanuit kostenoverwegingen tot andere afwegingen kan worden gekomen. Er is sprake van integrale financiering in plaats van projectfinanciering. Bij een beslissing tot (vaste) financiering dient altijd te worden gekeken naar de financieringspositie van het hele concern. Als dit noodzakelijk of rendabel (bijvoorbeeld groenfinanciering) wordt geacht, kan voor het realiseren van grote projecten van dit uitgangspunt worden afgeweken.

3. Organisatie van de treasuryfunctie

Inhoud van de treasuryfunctie en functiescheiding

• 3.1

  Tot de treasuryfunctie. worden de volgende taakvelden gerekend:

  • -

    Financiering, deelnemingen en financieel relatiebeheer

  • -

    Kasmanagement (saldobeheer, betalingsverkeer en liquiditeitenbeheer)

  • -

    Renterisicomanagement

• 3.2

  De functies van betalingsverkeer, liquiditeitenbeheer, administratie van transacties en interne controle zijn onverenigbaar.

• 3.3

  Voor de werkzaamheden van de (sub-)kassiersfunctie en de functie van comptabele met betrekking tot het betalingsverkeer dient door de afdeling Financiën een instructie ter goedkeuring aan het College te worden voorgelegd.

Treasurycomité

• 3.4

  Er wordt een treasurycomité ingesteld dat twee keer per jaar, of zoveel vaker als de marktsituatie daartoe aanleiding geeft, overleg pleegt over het te voeren treasurybeleid. Een voorstel voor het te voeren beleid wordt voorbereid door de Senior medewerker financieel beleid bij voorkeur in de vorm van een strategienota die door het comité wordt vastgesteld.

• 3.5

  Het Treasurycomité is als volgt samengesteld:

  • -

    de portefeuillehouder Financiën;

  • -

    het hoofd van de afdeling Financiën;

  • -

    de senior medewerker financieel beleid;

  • -

    de medewerker financieel beleid.

• 3.6

  Als dat is gewenst, kan het comité zich laten bijstaan door één of meerdere financiële adviseurs, de huisbankier en/of de accountant.

Verantwoordelijkheden

De treasuryfunctie is een centrale financiële functie. In het kader van de treasuryfunctie zijn alle bestuursorganen en meerdere ambtelijke functionarissen actief. Per orgaan en per functie zijn de verantwoordelijkheden omschreven. Waar ‘hij’ is geschreven, wordt ‘hij/zij’ bedoeld.

• 3.7

  De gemeenteraad stelt op voorstel van het college van burgemeester en wethouders de financiële beheersverordening ex art.212 GW vast en bepaalt daarmee de kaders van het treasurybeleid. De raad houdt via de raadscommissie ABZ toezicht op het naleven van de kaders.

• 3.8

  Het college van burgemeester en wethouders stelt de regels voor de uitvoering van de treasuryfunctie vast door het vaststellen van het financieringsstatuut.

• 3.9

  De uitvoering van het treasurybeleid, de naleving van het financieringsstatuut en de uitvoering van de strategienota zijn door het college van burgemeester en wethouders gemandateerd aan het hoofd Financiën. Deze laatste wijst een treasurer aan voor de dagelijkse uitvoering van het treasurybeleid en draagt er voor zorg dat het bestuur, het ambtelijke management en alle bancaire partijen er van op de hoogte zijn wie in de organisatie van de gemeente Nieuwegein met de uitvoering van het treasurybeleid zijn belast. Hij overlegt één keer per maand met de treasurer over de naleving van financieringsstatuut en over de realisatie van de doelstellingen, zoals die in de strategienota zijn vastgelegd. Hij heeft zitting in het Treasurycomité

• 3.10

  De senior medewerker financieel beleid is belast met de dagelijkse uitvoering van het treasurybeleid. Hij/zij is daartoe aangewezen als treasurer door het hoofd Financiën. Hij/zij draagt zorg voor de tijdige beschikbaarheid van liquide middelen en de handhaving van de goede naam van de gemeente Nieuwegein naar financiers, beleggers, crediteuren en overige tegenpartijen.

• 3.11

  De werkzaamheden van de treasurer bestaan uit:

  • -

    het beheer en afromen van de saldi van de betaalrekeningen;

  • -

    opstellen en actualiseren van de liquiditeitsprognose;

  • -

    het daadwerkelijk uitzetten van en aantrekken van geldleningen;

  • -

    het vastleggen van de aangegane transacties inclusief financiële consequenties op standaard formulieren ten behoeve van de kassier, de administratie en de senior medewerker planning en control;

  • -

    het ter archivering aanbieden van de transactiebevestigingen van financiële instellingen;

  • -

    het (schriftelijk en mondeling) adviseren van het bestuur en het management over het te voeren treasurybeleid, waaronder het opstellen van de strategienota;

  • -

    het samenstellen van portefeuillerapporten;

  • -

    deelneming aan het Treasurycomité.

• 3.12

  Vervallen.

• 3.13

  De senior medewerker planning en control is verantwoordelijk voor de interne controle op de transacties inzake belegging en opname van liquide middelen. Hij toetst de door de treasurer gemaakte transactieformulieren aan de voorwaarden genoemd in het financieringsstatuut. Hij registreert in een register de modaliteiten van de transacties en het saldo en de mutaties van de leningen en de daarbijbehorende lenteopbrengsten. Hij controleert voorts periodiek of de verantwoording in de financiële administratie overeenstemt met het register.

• 3.14

  De kassier is verantwoordelijk voor de uitvoering van het betalingsverkeer. Hij verricht betalingen in het kader van de treasuryfunctie. op schriftelijk verzoek middels een standaardformulier ingevuld door de treasurer.

• 3.15

  De medewerkers concernadministratie zijn verantwoordelijk voor de vastlegging van de geldleningmutaties en de renteopbrengsten in de financiële administratie op basis van de standaardformulieren ingevuld door de treasurer.

• 3.16

  De huisbankier en de externe accountant kunnen adviseren over het treasurybeleid.

• 3.17

  De externe accountant controleert de feitelijke naleving van het financieringsstatuut.

Bevoegdheden

• 3.18

  Mandatering is geregeld in afzonderlijke besluiten die zijn vermeld in bijlage 1.

4. Administratieve organisatie: richtlijnen en limietenstelsel

Richtlijnen

• 4.1

  Beslissingen tot beleggings- en financieringstransacties worden genomen op basis van onder meer een liquiditeitsprognose. De liquiditeitsprognose geeft één jaar (voortschrijdend) inzicht en wordt per dag geactualiseerd.

• 4.2

  De sectoren dragen zorg voor tijdige aanlevering van informatie over de betaling en ontvangst van bedragen.

  • -

    Incidentele ontvangsten of betalingen van boven de EUR 500.000 moeten één week van tevoren gemeld worden of zoveel eerder als mogelijk;

  • -

    Incidentele ontvangsten of betalingen van boven de EUR 1.250.000 moeten twee weken van tevoren gemeld worden of zoveel eerder als mogelijk;

  • -

    Incidentele ontvangsten of betalingen van boven de EUR 2.500.000 moeten vier weken van tevoren gemeld worden of zoveel eerder als mogelijk

  • -

    Rentekosten alsmede rentedervingskosten (gebaseerd op rekening-couranttarieven) van te late meldingen komen voor rekening van de betreffende sector/afdeling.

• 4.3

  Dagelijks wordt bij het doorboeken van betaalopdrachten door de afdeling Financiën het saldo van de betaalopdrachten voorafgaande aan betaling aan de treasurer doorgegeven.

• 4.4

  De liquiditeitsprognose op korte termijn wordt bijgehouden door de treasurer

• 4.5

  De rentestructuur en de verwachtingen hierover worden één keer per half jaar door het treasurycomité vastgelegd in de strategienota of zoveel vaker als de marktsituatie dat verlangt.

• 4.6

  De gemeente Nieuwegein kent twee portefeuilles: een beleggingsportefeuille en een portefeuille leningen o/g.

• 4.7

  Voor elke transactie, uitgezonderd daggeld, moeten minimaal twee offertes (tarieven) bij tenminste twee partijen worden aangevraagd. Deze offertes worden op het transactieformulier vastgelegd.

Limieten

• 4.8

  Het gebruik van beleggings- en financieringsinstrumenten is gelimiteerd tot de instrumenten genoemd in bijlage 2, waarbij van instrumenten van de B-lijst geen gebruik mag worden gemaakt dan na goedkeuring van het college.

• 4.9

  Voor transacties die behoren tot de B-lijst in bijlage 2 wordt door de senior medewerker financieel beleid onder de verantwoordelijkheid van het treasurycomité een voorstel uitgewerkt en besproken met de wethouder Financiën. Na dit overleg wordt besloten over het in procedure brengen van het transactievoorstel. Het college van burgemeester en wethouders beslist over het voorstel.

• 4.10

  Het gebruik van andere beleggings- en financieringsinstrumenten dan genoemd in bijlage 2 vindt plaats na goedkeuring door de gemeenteraad.

• 4.11

  Er mogen geen instrumenten worden gebruikt waarbij de hoofdsom op een of andere wijze in gevaar komt (zie lijst A en B).

• 4.12

  Het totaalbedrag van transacties per partij mag een bedrag van EUR 25 miljoen niet te boven gaan.

• 4.13

  Contracten kunnen slechts worden afgesloten voor een periode van maximaal twintig jaar.

• 4.14

  Een langlopende lening o/g mag niet zonder vervroegde aflossingsclausule danwel rente-aanpassingsclausule worden afgesloten indien het rentetarief van de lening hoger is dan de gemiddelde kapitaalmarktrente (10 jaars) over de afgelopen 20 jaar.

• 4.15

  Het in- en doorlenen van middelen met als doel hiermee inkomsten te genereren (‘near banking’) is niet toegestaan.

• 4.16

  Provisie van intermediairs mag niet hoger zijn dan 1/8% van de hoofdsom van de transactie op jaarbasis inclusief BTW.

• 4.17

  Een valutair debetsaldo dient zoveel mogelijk worden gemeden.

• 4.18

  Het totale negatieve saldo in rekening-courant op alle betaalrekeningen mag op één dag niet meer zijn dan EUR 250.000. Indien het negatieve saldo dit bedrag te boven gaat, zijn daggeldcondities vereist. Positieve saldi boven de EUR 250.000 moeten minimaal tegen daggeldcondities worden uitgezet.

• 4.19

  De maximumlimiet voor opgenomen daggeld is gelijk aan de kasgeldlimiet.

Toegestane tegenpartijen

• 4.20

  Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%.

• 4.21

  ontracten met een looptijd langer dan een jaar mogen alleen dan worden aangegaan met tegenpartijen met een creditrating vanaf AA danwel met instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%.

• 4.22

  Het college van B & W kan besluiten gelden te beleggen bij partijen met een hoger debiteurenrisico als daarmee een bijzonder belang van de gemeente Nieuwegein wordt gediend. Zij informeert de raad hierover terstond

Autorisatie

• 4.23

  De medewerker financieel beleid en de senior medewerker financieel beleid zijn het eerste aanspreekpunt voor de marktpartijen.

• 4.24

  Slechts de volgende personen hebben de bevoegdheid overeenkomsten te tekenen namens de gemeente in het kader van de treasuryfunctie.

  • -

    Hoofd Financiën en diens vervanger

    Zij zijn hiertoe gemachtigd door het college (zie bijlage 1.)

• 4.25

  De vervangingsregeling van tekenbevoegde en overige treasuryfunctionarissen wordt opgesteld door het hoofd Financiën en ter kennisneming aan het college gebracht. Wijzigingen op de vervangingsregeling worden voorafgaande aan de inwerkingtreding binnen twee weken ter kennisgeving aan het college gebracht.

• 4.26

  De positiebepaling, het afwegen van alternatieven en het aangaan van transacties staan onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Financiën en wordt door de treasurer uitgevoerd. De treasurer dient hierover periodiek te rapporteren aan het hoofd Financiën en aan het bestuur. Bij het nemen van beslissingen wordt rekening gehouden met het beleid, zoals dat door het treasurycomité is vastgelegd in de strategienota.

5. Administratieve organisatie: externe en interne informatievoorziening

Externe informatievoorziening

• 5.1

  Maandelijks wordt door de treasurer per peildatum van de eerste van de maand een portefeuillerapport uitgebracht aan het hoofd Financiën. Deze rapportage kent de volgende opzet:

  • -

    Totaalbedrag portefeuille uitgezet geld, totaalbedrag uitgezette gelden langer dan een jaar, totaalbedrag uitgezette gelden korter dan een jaar uitgesplitst naar: deposito’s en rekening-courant;

  • -

    Verhouding middelen korter dan een jaar/middelen langer dan een jaar;

  • -

    Portefeuilleoverzicht uitgezette danwel aangetrokken gelden korter dan een jaar, met vermelding modaliteiten1 per portefeuilleonderdeel;

  • -

    Portefeuilleoverzicht uitgezette danwel aangetrokken gelden langer dan een jaar, met vermelding modaliteiten per portefeuilleonderdeel;

  • -

    Portefeuilleoverzicht met totale uitgezette danwel aangetrokken gelden, met vermelding modaliteiten per portefeuilleonderdeel;

  • -

    Vervalkalender uitgezette danwel aangetrokken gelden;.

  • -

    Overzicht van disagio bij de cessieleningen;

  • -

    Overzicht van zero coupon-leningen.

  (gecursiveerd zijn vermeld de aangegane transacties in de afgelopen periode).

• 5.2

  Twee keer per jaar (of zoveel vaker als de marktsituatie daartoe aanleiding geeft), in principe per peildatum 1 juni resp. 1 oktober, wordt door de senior medewerker financieel beleid een strategienota ten behoeve van het college uitgebracht. De strategienotitie heeft de volgende opzet:

  • a.

    een overzicht en analyse van de huidige liquiditeits- en risicopositie van de gemeente en van de belangrijkste aspecten op die positie na de planperiode;

  • b.

    een prognose van de ontwikkelingen op de financiële markten;

  • c.

    een liquiditeitsprognose op hoofdlijnen;

  • d.

    de voorgenomen strategie met een uitwerking van de voorgenomen maatregelen (waaronder de in te zetten instrumenten) gelet op het gestelde onder a-c en de beoogde effecten hiervan;

  • e.

    renteresultaat (stand per peildatum gerelateerd aan de begroting en prognose renteresultaat);

  • f.

    Bijlagen. Zie onderdelen portefeuillerapport. Deze bijlagen zijn geheim.

• 5.3

  In de begroting wordt jaarlijks een financieringsparagraaf opgenomen met de taken, doelen, beleidsplannen en activiteiten betreffende de treasuryfunctie.

• 5.4

  In het jaarverslag wordt jaarlijks een financieringsparagraaf opgenomen met de resultaten van het gevoerde beleid. In deze financieringsparagraaf wordt tevens verslag gedaan of het gevoerde beleid conform het financieringsstatuut is geschied. Wettelijk verplichte rapportages inzake schuld en overtollige middelen aan de provincie wordt in de financieringsparagraaf verwerkt.

• 5.5

  De treasurer dient zich bij de dagelijkse uitvoering van het treasurybeleid te houden aan de strategie die in de strategienota is uitgestippeld.

• 5.6

  Als de werkelijkheid sterk afwijkt van de onder 5.2.b genoemde factoren dient de strategienota terstond te worden bijgesteld.

• 5.7

  De strategienota wordt besproken in het treasurycomité en wordt vervolgens uitgebracht aan het college. Na vaststelling door het college wordt de strategienota ter inzage gelegd voor de commissie ABZ.

Interne informatievoorziening

• 5.8

  Elke transactie die wordt aangegaan door de treasurer wordt vastgelegd op:

  • -

    een transactieformulier. De opgevraagde tarieven (zie 4.7) en de overwegingen die hebben geleid tot de keuze staan hierop vermeld. Dit transactieformulier wordt ondertekend door de daartoe bevoegde functionarissen (zie 4.23) en gecontroleerd door de senior medewerker planning en control;

  • -

    standaardformulieren ten behoeve van de kassier (betaalopdracht);

  • -

    standaardformulieren ten behoeve van de financiële administratie.

• 5.9

  De modaliteiten van elke transactie die wordt aangegaan door de treasurer worden door de senior medewerker planning en control binnen een week vastgelegd in een register ten behoeve van de interne controle.

• 5.10

  Alle betalingsverkeertransacties worden uiterlijk één werkdag na de feitelijke uitvoering van de transactie vastgelegd in de financiële administratie.

• 5.11

  Iedere transactie behoeft een opdrachtbevestiging van de financiële instelling. De medewerker financieel beleid biedt de ontvangstbevestigingen ter archivering aan.

• 5.12

  Bij elke transactie wordt door de treasurer de renteboeking (inclusief transistorische rente) aan de administratie doorgegeven. Periodiek worden de renteboekingen en de boekingen betreffende de hoofdsommen gecontroleerd door de senior medewerker planning en control.

6. Uitzonderingsbepaling

• 6.1

  Het college van burgemeester en wethouders kan op grond van spoedeisend belang of andere zwaarwegende redenen afwijken van de bepalingen van het statuut, met uitzondering van het gestelde in bepalingen 4.10 en 4.20. Van besluiten tot afwijking stelt het college de raad onverwijld in kennis.