Voorwaarden en uitgangspunten voor de accountantscontrole 2005

Voorwaarden en uitgangspunten accountantscontrole 2005

1. Inleiding

Ieder jaar dient de gemeenteraad afspraken te maken met de accountant over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de uitvoering van de accountantscontrole. Met deze regeling geeft de gemeenteraad de kaders aan voor de in 2005 te verrichten controlehandelingen. Deze regeling is voorbereid en gerealiseerd door het Controle-overleg. De regeling geeft in hoofdlijnen aan, op welke elementen de accountant zich bij de controle dient te richten en welke voorwaarden hierbij van toepassing zijn. De accountant geeft in een zogenaamd Controleplan (Service Client Plan) gedetailleerd aan, op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de controleopdracht voor het jaar 2005.

Met de vaststelling van deze regeling en het Controleplan wordt richting geven aan de controlerende taak van de raad en wordt formeel vastgelegd welke afspraken tussen raad en accountant zijn gemaakt.

2. Controle jaarrekening

2.1 Wettelijke eisen

De controle van de gemeentelijke Jaarrekening is gericht op:

• 1.

  Geeft de Jaarrekening een getrouw beeld van de baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• 2.

  Zijn de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand gekomen;

• 3.

  Is de door het college opgestelde Jaarrekening in overeenstemming met de gestelde regels bedoeld in:

  • -

    artikel 186 Gemeentewet

  • -

    het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

  • -

    het Besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten;

• 4.

  De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie zodat een getrouwe en rechtmatige verantwoording is gewaarborgd;

• 5.

  Onrechtmatigheden in de Jaarrekening, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, gemeentewet, in acht worden genomen

2.2 Bijzondere accountantsverklaringen

Bijzondere accountantsverklaringen, die worden vereist op basis van specifieke wettelijke regelingen, vallen niet onder deze controle. Voor deze bijzondere accountantsverklaringen is het college opdrachtgever.

2.3 Toleranties

2.3.1 Goedkeuringstoleranties

De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de Jaarrekening zijn gelijk aan de daarvoor bepaalde minimum eisen volgens artikel 2, lid 1 van het Besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten. Dit betekent dat de volgende goedkeuringstoleranties moeten worden gehanteerd:

• 1.

  Ten aanzien van fouten in de Jaarrekening: 1% van de omvangsbasis. Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de gemeente in 2005;

• 2.

  Ten aanzien van onzekerheden in de controle: 3% van de omvangsbasis. Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de gemeente in 2005.

2.3.2 Rapporteringstoleranties

Bij de controle van de Jaarrekening worden rapporteringstoleranties gehanteerd. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Voor 2005 zijn de volgende toleranties van toepassing:

• 1.

  Ten aanzien van fouten in de Jaarrekening: € 100.000;

• 2.

  Ten aanzien van fouten in de jaarrekening 3% van de omvangsbasis. Als omvangsbasis wordt aangemerkt het totaal van de lasten van de gemeente in 2005.

2.4 Normenkaders

De gemeenteraad bepaald aan welke relevante voorwaarden de accountant moet toetsen. Hij stel daartoe normenkaders vast die als leidraad voor de accountant dienen.

2.5 Kwalitatief oordeel

• 1.

  Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten;

• 2.

  In zijn controle en rapportage over deze kwalitatieve aspecten dient de accountant te volstaan in noemenswaardige kwalitatieve gebreken in het kader van rechtmatigheid.

2.6 Controleplan

• 1.

  De controle van de Jaarrekening dient te verlopen conform een voor het jaar 2005 op te stellen Controleplan (Client Service Plan);

• 2.

  Het Controleplan wordt opgesteld binnen de kaders van deze regeling gestelde voorwaarden en uitgangspunten;

• 3.

  Het Controleplan wordt in overleg met de het Controleoverleg door de accountant opgesteld;

  In het Controleplan wordt vastgelegd:

  • -

    de voorwaarden en uitgangspunten voor de controle;

  • -

    de posten van de Jaarrekening waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. De posten zijn door de gemeenteraad benoemd of omvatten onderwerpen die vanuit de specifieke deskundigheid van de accountant object van controle zijn ;

  • -

    eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • -

    hoe het verslag van bevindingen en eventuele aanvullende tussentijdse controles wordt ingericht;

• 4.

  De accountant vermeldt nadrukkelijk wie binnen het accountantskantoor de verantwoordelijke perso(o)n(en) is (zijn) voor de uit te voeren controle(s);

• 5.

  Het Controleoverleg biedt het Controleplan aan de raad aan ter besluitvorming;

• 6.

  De raad besluit over het Controleplan 2005 vóór aanvang van de accountantscontrole van de jaarrekening 2005;

• 7.

  Tussen accountant en de ambtelijke organisatie vindt afstemming plaats over de werkzaamheden van interne en externe controle en worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt omtrent de door de gemeente aan de accountant beschikbaar te stellen informatie.

2.7 Specifiek te controleren onderwerpen

De accountant verricht als onderdeel van de jaarlijkse controle onderzoek naar de declaraties van bestuur en management. De uitkomsten van het onderzoek worden expliciet vermeld in het verslag van bevindingen.

2.8 Accountantsverklaring/Verslag van bevindingen

• 1.

  Het verslag van bevindingen wordt uitgebracht conform de navolgende gestelde inrichtingseisen en procedures.

• 2.

  In het verslag van bevindingen rapporteert de accountant over de geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening indien de rapporteringstoleranties, zoals genoemd onder punt 2.3, worden overschreden.

• 3.

  Indien de accountant kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang constateert, meldt hij deze in het verslag van bevindingen, ook als deze gebreken niet leiden tot het onthouden van een goedkeurende accountantsverklaring.

• 4.

  Uiterlijk in de eerste week van april 2006 biedt het college de concept-jaarrekening voorzien van de nodige documenten en toelichting ter controle aan de accountant aan. Indien de jaarrekening later dan wel incompleet wordt aangeboden zal in overleg met de accountant de rapportagedatum worden herzien.

• 5.

  Uiterlijk 5 weken na aanvang van de controle wordt het conceptverslag met bevindingen aan het college (of een door het college gemachtigde portefeuillehouder) voorgelegd met de mogelijkheid hierop te reageren. De accountant geeft zonodig een mondelinge toelichting;

• 6.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zaken van niet bestuurlijk belang aan de gemeentesecretaris.

• 7.

  Het college geeft een schriftelijke reactie op het verslag van bevindingen ten behoeve van de raad.

• 8.

  Het verslag van bevindingen en de reactie van het college wordt ter behandeling aangeboden aan de commissie ABZ. De accountant geeft bij de behandeling in de commissie ABZ een mondelinge toelichting.

• 9.

  De accountantsverklaring, het definitieve verslag van bevindingen en de reactie van het college worden tegelijk met de jaarrekening aangeboden aan de raad. Een afschrift van de accountantsverklaring, van het verslag van bevindingen en van de reactie van het college wordt aan het Controleoverleg gezonden.

• 10.

  De raad dient de jaarrekening vóór 1 juli 2006 te hebben vastgesteld.

3. Aanvullende rapportering

Indien bij de controle afwijkingen worden geconstateerd die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt de accountant deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt hiervan een afschrift aan het Controleoverleg en het College.

4. Tussentijdse controle/managementletter

• 1.

  Gedurende het jaar 2005 vindt éénmalig een tussentijdse controle plaats.

• 2.

  De tussentijdse controle dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 4 weken plaats te vinden in de periode van 1 oktober tot 15 december 2005.

• 3.

  Het verslag van de tussentijdse controle dient onder meer in te gaan op te realiseren verbeterpunten voordat wordt overgaan tot het opstellen van de jaarrekening. Van de accountant wordt verwacht dat daarbij zowel concernbrede verbeterpunten als verbeterpunten per sector aan de orde worden gesteld.

• 4.

  Het conceptverslag wordt uiterlijk twee weken na de tussentijdse controle uitgebracht, ter bespreking met de sectordirecteuren, de concerncontroller, de gemeentesecretaris en de wethouder financiën.

• 5.

  Het definitieve managementletter, wordt vóór 1 januari 2006 aangeboden aan de gemeentesecretaris, met een afschrift aan het Controleoverleg.

5. Tussentijdse controle/boardletter

• 1.

  Een rapportage op hoofdlijnen van de tussentijdse controle, de boardletter, wordt na het uitbrengen van de managementletter door de accountant opgesteld en geadresseerd aan de raad.

• 2.

  De boardletter wordt vóór 15 januari 2006 aangeboden aan het college, die de mogelijkheid heeft hierop te reageren. De accountant geeft zonodig een mondelinge toelichting

• 3.

  Het college geeft een schriftelijke reactie op het verslag van bevindingen.

• 4.

  De boardletter en de reactie van het college wordt in de maand februari 2006 aan de raad aangeboden. Een afschrift van de concept-boardletter en de reactie van het college wordt verzonden aan het Controle-overleg.

6. Vaststelling

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 februari.2006,

de griffier, de voorzitter,