Regeling budgethouderschap gemeente Nieuwegein

1. Algemeen

1.1 Inleiding

De afgelopen jaren is er op het gebied van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie veel veranderd. De invoering van het dualisme in het bestuur heeft geleid tot een andere verdeling van de bevoegdheden tussen de raad en het college. Dit blijkt onder meer uit de invoering van de programmabegroting naast de productenbegroting (nu: productenraming). Tegelijkertijd worden in het kader van de controle van de rechtmatigheid hogere eisen gesteld aan de administratieve organisatie van de gemeente.

Deze ontwikkelingen hebben ook gevolgen voor de wijze waarop het budgetbeheer in de gemeente wordt vormgegeven. De ‘Regeling Budgethouderschap Nieuwegein’ die in juli 2001 door de raad is vastgesteld (raadsstuk 2001-327) is daarom op een aantal punten achterhaald. In deze nieuwe regeling zijn de nieuwe ontwikkelingen verwerkt en zijn waar nodig aanpassingen aangebracht. De grote lijn van de regeling is daarbij overigens niet veranderd.

1.2 Uitgangspunten

Het budgetrecht ligt ook in de nieuwe bestuurlijke verhoudingen bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de programmabegroting of in een wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar stelt, die beslag leggen op de begrotingsruimte of leiden tot een wijziging in het totaal van lasten of baten van één of meerdere programma’s of van het overzicht algemene dekkingsmiddelen. Alleen de raad heeft de bevoegdheid om te besluiten tot het inzetten van reserves.

Het college heeft als taak binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten per programma de door de raad vastgelegde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de in de begroting vastgestelde indicatoren. Het college stelt in de productenraming vast hoe de middelen, binnen het totaal van de lasten en baten per programma, worden ingezet over de producten om de gewenste effecten te kunnen halen en om de (wettelijke) taken, waarvoor geen maatschappelijke effecten zijn vastgelegd uit te voeren. Het college kan de productenraming wijzigen.

De regeling Budgethouderschap geeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap. In deze regeling is ook vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.

In deze nieuwe regeling is rekening gehouden met de aanvullende eisen die op grond van de nieuwe rechtmatigheidsvereisten aan de gemeentelijke administratie worden gesteld. Daarnaast is de regeling aangepast op grond van het nieuwe beleid met betrekking tot aanbestedingen, dat begin 2006 door het college is vastgesteld1.

Verder zijn de bepalingen van de financiële beheersverordening2 verwerkt, die in het kader van de dualisering door de raad is vastgesteld.

2. Omschrijving begrippen

Voor een goed gebruik van de regeling is het van belang dat er overeenstemming bestaat over de gebruikte terminologie. In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Budgethouderschap	het op basis van deze regeling aangaan van verplichtingen of besteden van de door de raad beschikbaar gestelde middelen om daarmee de in de begroting aangegeven doeleinden te bereiken.
Integraal management	het leidinggeven door integraal aan te sturen op output en de daaraan verbonden productiemiddelen, op grond van strategisch beleid en het verantwoording daarover afleggen
Programma	een door de raad benoemd samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten. De raad voteert in de programmabegroting de lasten en baten op programmaniveau
Beleidsveld	een in de productenraming specifiek aangegeven verzameling budgetten en doorberekeningen waarvan rechtstreeks kan worden aangegeven ten behoeve van welk doel deze worden ingezet. Het college stelt de ramingen op productniveau vast, op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting
Kostenplaats	een in de productenraming specifiek aangegeven verzameling budgetten die door middel van de kostenverdeelstaat worden toegerekend aan beleidsvelden, andere kostenplaatsen, projecten of kapitaalskredieten
Budget	een door het college in de productenraming voor een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten
Krediet	een door de raad of het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering. De raad kan dit bedrag beschikbaar stellen bij de begroting van een bepaald jaar (veelal vervangingsinvesteringen), maar ook bij afzonderlijk besluit in de loop van het jaar. Het college kan kredieten beschikbaar stellen als de kapitaallasten niet leiden tot een verhoging van het totaal van de lasten van een bepaald programma
Project	Een project is een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel van een nieuw, tijdelijk samenwerkingsverband (projectorganisatie) wordt gerealiseerd. Een project heeft een concreet eindresultaat, een duidelijk begin en eind, beperkende randvoorwaarden waarbinnen het eindresultaat gerealiseerd dient te worden, één opdrachtgever die zich aan het eindresultaat heeft verbonden, een uniek en eenmalig karakter en een mate van risico dat het eindresultaat niet wordt behaald.
Subsidie	een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten
Verplichting	In de regeling van het budgethouderschap heeft het begrip verplichting twee betekenissen. In juridische zin is een verplichting het aangaan van een bindende overeenkomst, bijvoorbeeld voor de aankoop van goederen, de levering van diensten of het toekennen van een subsidie. In financiële zin wordt gesproken over het vastleggen van een verplichting. Hierbij wordt het bedrag van een komende factuur of een toegekende subsidie, vooruitlopend op de financiële transactie, vastgelegd in de administratie
Doelmatigheid	de mate waarin de besteding van de budgetten bijdraagt aan het bereiken van de maatschappelijk effecten, zoals vastgelegd in de programmabegroting, dan wel aan de doelen die in de productenraming zijn vermeld
Rechtmatigheid	in het kader van het budgetbeheer is dit de mate waarin de besteding van de budgetten op een juridisch juiste wijze gebeurt, dat wil zeggen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Dit kan zowel Europese, landelijke als gemeentelijk regelgeving betreffen. Gemeentelijk regelgeving is vastgelegd in verordeningen en nota’s, zoals het aanbestedingsbeleid, het beleid reserves en voorzieningen en het investerings- en afschrijvingsbeleid
Mandaat	de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht)
Volmacht	de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te doen (artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht)

3. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid bestuur

3.1 Gemeenteraad

Uitgangspunt van deze regeling zijn de bepalingen in de Gemeentewet, op grond waarvan de gemeenteraad het budgetrecht heeft (artikel 191 e.v.). Dat wil zeggen dat de gemeenteraad de kaders vaststelt, waarbinnen het college gedurende het jaar het beleid dient uit te voeren. Dit gebeurt door het vaststellen van de lasten en baten per programma in de programmabegroting en van de daarin opgenomen kredieten. De gemeenteraad kan in de loop van het jaar door middel van begrotingswijzigingen de eerder vastgestelde begroting en kredieten aanpassen. De raad heeft deze bevoegdheid op het niveau van de programma’s. Aanpassingen in het totaal van de bedragen van de lasten en/of van de baten op een bepaald programma dienen dan ook altijd in een begrotingswijziging via de raad plaats te vinden. Dat geldt ook voor vermeerderingen of verminderingen van stelposten, algemene dekkingsmiddelen en reserves.

De raad is op grond van de Gemeentewet bevoegd tot het vaststellen van verordeningen (artikel 108 in combinatie met artikel 149). Zo is het de raad die de belastingverordeningen en de bijbehorende tarieven vaststelt.

3.2 College van burgemeester en wethouders

Het college voert, binnen het kader van de door de raad vastgestelde programmabegroting, het beleid uit. Het college heeft de bevoegdheid om, binnen de bedragen die per programma door de raad in de programmabegroting beschikbaar gesteld zijn, de productenraming vast te stellen. Het college kan gedurende het jaar de productenraming wijzigen. Als dit leidt tot een aanpassing van de programmabegroting, kan dit alleen als de raad ook de programmabegroting wijzigt.

Op grond van artikel 160, lid 1 van de Gemeentewet is het college bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Dit betekent onder meer dat het college overeenkomsten kan sluiten, zoals bij het aankopen van grond, sluiten van een contract, verlenen van een opdracht tot onderzoek of aanschaffen van een product. Het college is om diezelfde reden ook bevoegd om privaatrechtelijke tarieven vast te stellen. Het gaat hierbij om gemeentelijke diensten die niet op basis van een verordening worden geleverd.

Het college kan, in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling, bevoegdheden mandateren aan functionarissen in de organisatie. De verleende mandaten worden schriftelijk vastgelegd. Het college kan deze mandaten op elk moment intrekken. Omdat het hier een mandaat betreft, blijft het college ten opzichte van de raad verantwoordelijk voor het gevoerde beleid, ook als (een deel van) de uitvoering ambtelijk heeft plaatsgevonden.

3.3 Burgemeester

Op grond van artikel 171 van de gemeentewet heeft de burgemeester een bijzondere taak. Hij is namelijk degene die de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt. Dat betekent dat de burgemeester degene is die overeenkomsten, offertes en contracten namens de gemeente mag ondertekenen. Anderen in de organisatie kunnen alleen tekenen als zij hiervoor een volmacht van de burgemeester hebben. In het kader van deze regeling is een algemene volmacht aan budgethouders opgesteld voor ondertekening van overeenkomsten, offertes, contracten, etc. voor zover het bestedingen betreffen van de door de raad beschikbaar gestelde middelen om daarmee de in de begroting aangegeven doeleinden te bereiken (en die dus binnen het budget en binnen de kaders van de begroting vallen). Overeenkomsten die op basis van deze regeling worden aangegaan mogen maximaal een looptijd hebben van 4 jaar. Deze volmacht is als bijlage 3 bij deze regeling gevoegd.

4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid management

4.1 Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris draagt als concernbudgethouder ten opzichte van het college de verantwoordelijkheid op het niveau van het jaarwerkplan en het geheel van de budgetten en de kredieten in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie (zie paragraaf 4.5).

Op grond van deze regeling wordt de concernbudgethouder door het college aangewezen. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de loco-secretaris.

De concernbudgethouder draagt binnen de organisatie zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

De concernbudgethouder is verantwoordelijk voor de cijfermatige onderbouwing van zijn budgetten en kredieten. Hij verstrekt gegevens en onderliggende documenten aan de concerncontroller en aan de afdeling Financiën, die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de budget- en kredietbewaking en de verslaglegging nodig zijn. Ook zorgt de concernbudgethouder ervoor dat inzicht wordt gegeven in de bij het budget behorende activiteiten. De concernbudgethouder voorziet het college periodiek van informatie betreffende de beschikbaar gestelde budgetten en kredieten en de bijbehorende activiteiten.

De concernbudgethouder is verantwoordelijk voor de toelichting op en de analyse van de ontwikkelingen in zijn budgetten en kredieten en in de bijbehorende doelstellingen en levert deze onderdelen aan bij de concerncontroller ten behoeve van de verschillende rapportagemomenten.

4.2 Directeuren

4.2.1 Sectordirecteur

De sectordirecteur draagt als sectorbudgethouder ten opzichte van de gemeentesecretaris de verantwoordelijkheid op het niveau van het sectorplan en zijn budgetten en kredieten in de programmabegroting en de productenraming.

Op grond van deze regeling wordt de sectorbudgethouder door de concernbudgethouder aangewezen. Tegelijkertijd wordt een vervanger aangewezen in geval van afwezigheid van de sectorbudgethouder. De functie van (plaatsvervangend) sectorbudgethouder is niet verenigbaar met die van sectorcontroller.

De sectorbudgethouder draagt binnen de sector zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

De sectorbudgethouder is verantwoordelijk voor de cijfermatige onderbouwing van zijn budgetten en kredieten. Hij verstrekt gegevens en onderliggende documenten aan de sectorcontroller en aan de afdeling Financiën, die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de budget- en kredietbewaking en de verslaglegging nodig zijn. Ook zorgt de sectorbudgethouder ervoor dat inzicht wordt gegeven in de bij het budget behorende activiteiten. De sectorbudgethouder voorziet de concernbudgethouder en de concerncontroller periodiek van informatie betreffende de beschikbaar gestelde budgetten en kredieten en de bijbehorende activiteiten.

De sectorbudgethouder is verantwoordelijk voor de toelichting op en de analyse van de ontwikkelingen in zijn budgetten en kredieten en in de bijbehorende doelstellingen en levert deze onderdelen aan bij de concerncontroller ten behoeve van de verschillende rapportagemomenten.

4.2.2 Projectdirecteur

In een aantal gevallen wordt in de organisatie gewerkt met een directeur die een of meerdere projecten aanstuurt. De taken en verantwoordelijkheden van een projectdirecteur zijn gelijk aan die van een sectordirecteur. Voor de onder zijn bevoegdheid vallende budgetten treedt hij op als sectorbudgethouder.

Meestal zal dit een investeringskrediet zijn, maar het is ook mogelijk dat het een kostenplaats betreft. Bij het begin van het project dienen de budgettaire bevoegdheden duidelijk te worden vastgelegd.

4.3 Afdelingshoofd

Het afdelingshoofd draagt als afdelingsbudgethouder ten opzichte van de sectordirecteur de verantwoordelijkheid op het niveau van het afdelingsplan en zijn budgetten en kredieten in de productenraming.

Op grond van deze regeling wordt de afdelingsbudgethouder door de sectorbudgethouder aangewezen. Tegelijkertijd wordt een vervanger aangewezen in geval van afwezigheid van de afdelingsbudgethouder. Dit is ook een afdelingshoofd.

De afdelingsbudgethouder draagt binnen de afdeling zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

De afdelingsbudgethouder is verantwoordelijk voor de cijfermatige onderbouwing van zijn budgetten en kredieten. Hij verstrekt gegevens en onderliggende documenten aan de sectorbudgethouder, de sectorcontroller en de afdeling Financiën, die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de budget- en kredietbewaking en de verslaglegging nodig zijn. Ook zorgt de afdelingsbudgethouder ervoor dat inzicht wordt gegeven in de bij het budget behorende activiteiten. De afdelingsbudgethouder voorziet de sectorbudgethouder en de sectorcontroller periodiek van informatie betreffende de beschikbaar gestelde budgetten en kredieten en de bijbehorende activiteiten.

De afdelingsbudgethouder is verantwoordelijk voor de toelichting op en de analyse van de ontwikkelingen in zijn budgetten en kredieten en in de bijbehorende doelstellingen en levert deze onderdelen aan bij de sectorbudgethouder, die deze verwerkt in zijn toelichting en analyse ten behoeve van de verschillende rapportagemomenten.

Bovenstaande verantwoordelijkheden gelden ook als de administratie geheel of gedeeltelijk elders plaatsvindt, zoals bij de parkeerexploitatie en de bestuurscommissies openbaar onderwijs.

4.4 Overige medewerkers

Het afdelingshoofd heeft de mogelijkheid om binnen zijn afdeling deelbudgethouders aan te wijzen. De deelbudgethouder heeft een ondersteunende functie ten behoeve van de (afdelings)budgethouder: de verantwoordelijkheid voor de budgetten blijft liggen bij de budgethouder.

Op grond van deze regelingen wordt een deelbudgethouder door de afdelingsbudgethouder in overleg met de sectorbudgethouder aangewezen. Bij afwezigheid van de deelbudgethouder is de afdelingsbudgethouder zelf verantwoordelijk voor het beheer van het betreffende deelbudget.

De deelbudgethouder verstrekt gegevens en onderliggende documenten aan de administratie die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie nodig zijn. De deelbudgethouder voorziet de afdelingsbudgethouder periodiek van informatie betreffende de beschikbaar gestelde budgetten en kredieten en de bijbehorende activiteiten, mede met het oog op de verschillende rapportagemomenten.

4.5 Bijzondere functies

In de organisatie is een aantal functies te onderscheiden die niet passen binnen bovenstaande organisatiestructuur. Daarbij gaat het met name om functies bij de griffie, waarvoor niet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris geldt.

Met betrekking tot de griffier geldt dat deze in het kader van deze regeling door de gemeenteraad wordt aangewezen als budgethouder. De bevoegdheden van de griffier zijn gelijk aan die van een sectorbudgethouder. Uiteindelijk dienen de uitgaven van de griffie via de jaarrekening te worden verantwoord in de gemeentelijke administratie. Om die reden dient de griffier de benodigde gegevens aan te leveren aan de afdeling Financiën, dan wel aan de sectorcontroller van de sector Bestuur en dienstverlening.

De rekenkamer heeft ook een onafhankelijke positie binnen de gemeentelijke organisatie. Dat betekent dat de ambtelijk secretaris door de raad moet worden aangewezen als budgethouder. De bevoegdheden van de secretaris van de rekenkamer komen overeen met die van een afdelingsbudgethouder.

4.6 Programmahouders

In het kader van de dualisering bestaat er naast de productenraming ook een programmabegroting. Binnen de organisatie is een aantal afdelingshoofden en medewerkers aangewezen als programmahouder. Deze functionarissen adviseren de raad bij het opstellen van het raamwerk voor de programmabegroting en hebben een coördinerende rol bij de totstandkoming van de programma’s in de begroting en bij de verantwoording in het jaarverslag. De rol van de programmahouders is adviserend en coördinerend en staat los van de budgetbevoegdheden op grond van deze nota. Wel kunnen individuele programmahouders op grond van hun plaats in de organisatie budgetverantwoordelijkheid hebben.

4.7 Projecten

Binnen de organisatie wordt op een aantal plaatsen gewerkt met projecten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op dezelfde wijze vormgegeven als dat van reguliere budgetten. Dat betekent dat de projectleider dezelfde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft als de budgethouder met een zelfde of vergelijkbare plaats in de organisatie, waaronder het mandaat voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Ook de verantwoording wordt in de lijn van het project overeenkomstig geregeld.

De boven de projectleider staande budgethouder maakt voor het begin van het project afspraken met de projectleider over de te bereiken doelen van het project en de daarvoor beschikbare budgetten. Als een afdelingshoofd projectleider is, heeft zijn directeur de rol van sectorbudgethouder, tenzij hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt.

4.8 Sectoroverschrijdende budgetten

Voor een aantal soorten uitgaven ontvangt de gemeente centraal een factuur, die betrekking kan hebben op budgetten van verschillende budgethouders. Het gaat hierbij om kosten van energie, telecommunicatie, publiekrechtelijke heffingen en verzekeringen en om interne doorbelastingen van de sector Bestuur en Dienstverlening, automatisering en de copyshop. Om redenen van efficiëntie is het beter om die facturen en doorbelastingen centraal te verwerken. Daarnaast worden de personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen) en de kapitaallasten centraal berekend in de organisatie.

In afwijking van de bepalingen in deze regeling worden deze kosten door de afdeling Financiën verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders blijven verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

De hierboven aangegeven opsomming is limitatief. Wel kan het college besluiten om hierin ook andere kosten op te nemen.

4.9 Interne leveringen en diensten

Het budgetbeheer is ook van toepassing bij leveringen of diensten die intern binnen de gemeentelijke organisatie worden verricht. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het budgetbeheer. Het beschikbare budget moet dan ook op één van zijn beleidsvelden, kostenplaatsen, projecten of kredieten worden verantwoord. Als het gaat om uren, worden deze aan de hand van een uurtarief doorberekend van de kostenplaats van de opdrachtnemer aan het product van de opdrachtgever.

Bij het opstellen van de begroting gaan de opdrachtgever en de opdrachtnemer een overeenkomst aan voor de in het jaar te leveren goederen of diensten. Zo nodig worden hierover schriftelijk nadere afspraken gemaakt. De bijbehorende bedragen worden in de begroting opgenomen of tussentijds door middel van een begrotingswijziging daarin verwerkt. De opdrachtgever en de opdrachtnemers stellen elkaar zo snel mogelijk op de hoogte indien zich belangrijke wijzigingen voordoen. Bij interne leveringen en diensten die in de begroting zijn opgenomen, is bij een opdracht boven € 15.000 geen ondertekening door de sector budgethouder nodig.

5. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden controllers en administratie

5.1 Concerncontroller

Zoals vastgelegd in de instructie voor de concerncontroller3 kan de concerncontroller het college van B&W, de gemeentesecretaris, het directieteam (DT) en de sectordirecteuren gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van beheersingsvraagstukken van het concern, waartoe ook het budgethouderschap behoort.

De concerncontroller overlegt met de sectordirecteuren en het DT omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar het oordeel van de concerncontroller in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in deze regeling. Indien de opinie van de concerncontroller niet door de gemeentesecretaris wordt gedeeld, kan de concerncontroller zich rechtstreeks wenden tot het college van B&W onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de gemeentesecretaris.

De concerncontroller draagt, op basis van de door de sectorbudgethouders aangedragen informatie, zorg voor het samenstellen van de verschillende in hoofdstuk 9 genoemde rapportages, waarin verantwoording wordt afgelegd over de besteding van de budgetten en kredieten en de realisatie van de vastgestelde doelen.

5.2 Sectorcontrollers

De sectorcontrollers ondersteunen in het kader van het budgethouderschap de sectordirecteuren, afdelingshoofden en projectleiders in hun taken en verantwoordelijkheden op grond van deze regeling. Verder ziet de sectorcontroller toe op de naleving van de bepalingen in deze regeling binnen de sector. Hij adviseert de sectordirecteur gevraagd en ongevraagd over de juiste toepassing van het budgethouderschap binnen de sector. Indien de opinie van de sectorcontroller niet door de sectordirecteur wordt gedeeld, kan de sectorcontroller zich dienaangaande wenden tot de concerncontroller onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de sectordirecteur.

De sectorcontroller draagt er zorg voor dat de lijst met verantwoordelijke afdelingsbudgethouders en de aangewezen deelbudgethouders actueel blijft en meldt wijzigingen daarin aan de afdeling Financiën. Twee keer per jaar sturen de sectorcontrollers een door de directeur getekende lijst aan de afdeling Financiën met het oog op de tekenbevoegdheid in het financieel systeem.

5.3 Centrale administratie

Voor de administratieve organisatie van de facturenstroom wordt verwezen naar de beschrijvingen van de betreffende processen. De meeste facturen worden elektronisch afgehandeld. Op basis van de in paragraaf 5.2 genoemde lijst met tekenbevoegdheden worden de verschillende autorisaties door de afdeling Financiën in het financieel systeem verwerkt.

Voor zover facturen niet elektronisch worden afgehandeld, gaat de centrale administratie bij elke factuur boven € 5.000 na of de factuur geparafeerd is door iemand die op basis van deze regeling gerechtigd is uitgaven te doen ten laste van het betreffende budget of krediet. Is dit niet het geval dan wordt de factuur teruggestuurd aan de budgethouder. Bij facturen voor een lager bedrag wordt dit steekproefsgewijs nagegaan.

De administratie geeft in het kader van de reguliere kredietrapportages (zie § 9.2) een signaal aan de betrokken budgethouder zodra bij een budget of een krediet, inclusief vastgelegde verplichtingen, de grens van 90% besteding gepasseerd is. In het kader van de rechtmatigheideisen is een overschrijding van een budget of een krediet niet toegestaan. Indien dit zich toch voordoet wordt de budgethouder schriftelijk door de administratie op de hoogte gebracht van de overschrijding. De administratie stuurt een afschrift van deze mededeling aan de sectorcontroller.

6. Aangaan van verplichtingen

6.1 Het aangaan van verplichtingen (juridisch)

6.1.1 Algemeen

De afdelingsbudgethouder en de door hem gemandateerde deelbudgethouder mogen tot een bedrag van € 15.000 per opdracht beslissen tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van overeenkomsten tot koop, huur etc.) ten laste van onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten, voor zover deze een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en voor zover het resterende budget of krediet toereikend is. Alle opdrachten dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Boven een bedrag van € 15.000 dient de sectorbudgethouder de opdracht te verlenen. Bij opdrachten boven € 15.000 ten behoeve van de rekenkamer treedt de griffier op als sectorbudgethouder.

De budgethouder mag geen verplichtingen aangaan, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen of die een beleidswijziging inhouden.

6.1.2 Opdrachtverlening en aanbesteden

Bij opdrachtverleningen voor werken, leveringen en diensten boven € 30.000 is het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nieuwegein van toepassing. Concreet betekent dit dat voor opdrachten afhankelijk van de omvang de volgende procedures moeten worden gevolgd (bedragen gelden voor 2007 en kunnen voor latere jaren worden aangepast):

Werken:

Van € 30.000 tot en met € 210.999	Meervoudig onderhands, ten minste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
Van € 211.000 tot en met € 499.999	Openbare aanbesteding, directeur kan besluiten tot openbare aanbesteding met voorselectie
Van € 500.000 tot en met € 5.277.999	Openbare aanbesteding, college kan beslissen tot openbare aanbesteding met voorselectie
€ 5.278.000 en hoger	Europees aanbesteden

Leveringen en diensten:

Onder € 30.000	Enkelvoudig onderhands
Van € 30.000 tot en met € 210.999	Meervoudig onderhands, ten minste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
€ 211.000 en hoger	Europees aanbesteden

6.1.3 Inhuren van derden

Bij het inhuren van derden moet met een aantal bijzonderheden rekening gehouden te worden, die ook staan aangegeven in het Protocol Inhuur Externen. De gemeente kan als inlener aansprakelijk worden gesteld voor niet betaalde belastingen en premies. Om het risico van aansprakelijkstelling te beperken, moet met het bedrijf dat personeel uitleent worden afgesproken dat het de bedragen aan loonbelasting, premies en omzetbelasting stort op een geblokkeerde rekening (g-rekening) bij de Belastingdienst. Bij betalingsproblemen kan dan eerst deze rekening worden gebruikt, voordat de gemeente wordt aangesproken.

In de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwegein4 is een aantal bepalingen opgenomen die van belang zijn bij de inhuur van derden. In artikel 15, lid 2 is bepaald dat de gemeente gevrijwaard blijft van elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en regelingen.

Daarnaast is in artikel 21 een bepaling opgenomen dat er tussen de gemeente Nieuwegein en de leverancier geen arbeidsovereenkomst tot stand komt. De leverancier dient er voor in te staan dat de Belastingdienst hem een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) verstrekt, waaruit blijkt dat er geen arbeidsovereenkomst is en dat het inkomen als Winst Uit Onderneming wordt aangemerkt (VAR-WUO). De gemeente Nieuwegein is gerechtigd te eisen dat de leverancier (een afschrift van) het VAR-WUO-formulier verstrekt. Voor elke ingehuurde die zelfstandig werkzaam is, dient de budgethouder een dergelijk afschrift te vragen en deze aan de afdeling P&O te sturen, die zorg draagt voor archivering.

6.1.4 Subsidieverstrekking

Ook het toekennen van een subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat er sprake is van betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten. Als bepaalde activiteiten niet kunnen worden ingekocht of de gemeente daarvoor geen marktconforme prijs betaalt (bijvoorbeeld omdat de prijs niet afhankelijk is van de geleverde eenheden) is er sprake van subsidie.

Bij subsidies dienen de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening (ASV), dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen te worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat er geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet-discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd.

6.2 Vastleggen van verplichtingen (financieel)

Bij projecten van het grondbedrijf en bij investeringen dienen opdrachten boven een bedrag van € 5.000 door de budgethouder als verplichting te worden vastgelegd. Bij overige opdrachten boven € 5.000 bestaat de mogelijkheid om een verplichting vast te leggen. Bij opdrachten onder dit bedrag is aanmelding van de verplichting niet zinvol.

Opdrachten boven € 30.000 dienen te worden geregistreerd ten behoeve van het aanbestedingsregister. Daarbij dient ook de gevolgde procedure te worden aangegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder dat de aanbestedingen via de sectorcontroller worden gemeld ten behoeve van opname in het register. Het register voor werken wordt bijgehouden door de sector Stadsontwikkeling en Beheer en dat voor leveringen en diensten door de sector Bestuur en Dienstverlening. Als bijlage dienen bij de aanbestedingsregisters per aanbesteding kopieën te worden gevoegd van de opdrachtverlening en van de eventuele beslissing van de directeur en het college om af te wijken van het bepaalde in de regeling.

7. Betalen en verantwoorden

7.1 Betalen

Nadat de opdracht is verleend en de factuur is ontvangen, dient deze te worden betaald. De procedure hiervoor staat aangegeven in de betaalprocedure, die als bijlage 4 bij deze regeling is gevoegd5. Hierin worden ook de taken van de sectorcontroller, de comptabele en de kassier beschreven.

7.2 Verantwoorden

De lasten en baten dienen te worden verantwoord op de daarvoor bestemde begrotingsposten. Het grootboeknummer (FCL) moet betrekking hebben op het doel waarvoor de uitgave is bestemd. Het boeken op een ander grootboeknummer (verschrijven), bijvoorbeeld omdat daar nog budget beschikbaar is, is niet toegestaan. Ook moet de last op de juiste economische categorie (ECL) worden geboekt. Voor leveringen en diensten bestaan andere categorieën dan voor bijvoorbeeld salarislasten en inkomensoverdrachten (zoals subsidies). Deze indeling is met name van belang voor de informatievoorziening aan het CBS, die daaruit overzichten maakt van de geldstromen binnen de overheid en van de overheid naar instellingen en marktpartijen. De budgethouder is verantwoordelijk dat de lasten en baten op de juiste wijze in de administratie worden verantwoord.

7.3 Integriteit en fraudepreventie

Een belangrijk doel van de regeling Budgethouderschap is om regels te geven voor een zo doelmatige mogelijke inzet van budgetten van de gemeente. Een onderdeel hiervan is het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit wordt onder meer vormgegeven door een functiescheiding, waarbij verschillende functionarissen in de organisatie verschillende taken hebben in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden. Hierdoor wordt de mogelijkheid beperkt dat individuele medewerkers ten onrechte uitgaven kunnen doen.

Daarnaast is het goed om regelmatig te controleren of bestelde en gefactureerde leveringen en diensten ook daadwerkelijk aan de gemeente zijn geleverd. Vanuit de afdeling Financiën zal daarom een steekproefsgewijze controle van geleverde goederen en diensten worden gehouden. Op basis van betaalde facturen zal worden gecontroleerd of de levering ook daadwerkelijk aan de gemeente is verricht. Dit kan door vast te stellen dat het betreffende goed ook daadwerkelijk in het gemeentehuis of op de gemeentewerf aanwezig is, dan wel of de dienst een concreet resultaat heeft opgeleverd.

8. Uitvoeringsregels

8.1 Begroting is taakstellend

Alle begrotingsbedragen zijn taakstellend. Dat wil zeggen dat met de door de raad in de programmabegroting beschikbaar gestelde budgetten de vastgestelde doelen moeten worden bereikt. Hetzelfde geldt voor de door het college vastgestelde productenraming. De budgethouder draagt zorg voor een doelmatige besteding van de middelen voor het bereiken van de gestelde doelen.

Een budgethouder kan pas beschikken over budgetten en kredieten nadat de raad, dan wel het college heeft ingestemd met de begroting, dan wel met de begrotingswijziging, waarin deze budgetten en kredieten beschikbaar worden gesteld. Tot die tijd mogen geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan ten laste van deze budgetten en kredieten. In spoedeisende gevallen kan het college de budgethouder schriftelijk toestemming geven vooruitlopend op de goedkeuring door de raad verplichtingen aan te gaan of uitgaven te doen. Het college maakt hiervan onverwijld melding aan de raad.

8.2 Afwijkingen bij budgetten en inkomsten

Hoewel de budgetten en de geraamde inkomsten in de begroting taakstellend zijn, kan het voorkomen dat de vastgelegde doelen niet met de beschikbare budgetten kunnen worden gehaald, of dat er gedurende het jaar op andere wijze afwijkingen ontstaan.

In het kader van de rechtmatigheid mogen budgetten in de begroting niet overschreden worden. Tijdige signalering en eventueel wijziging van de begroting zijn dan ook van groot belang. Begrotingswijzigingen worden genomen door de raad of, als deze binnen een programma plaatsvinden, door het college. Begrotingswijzigingen kunnen gedurende het hele jaar worden genomen bij voorstellen aan de raad of adviezen aan het college. Verder worden in maandwijzigingen aanpassingen in de begroting voorgesteld die administratief van aard zijn. Begrotingswijzigingen die beslag leggen op de begrotingsruimte kunnen worden genomen bij de voor- en de najaarsnota, omdat daarbij een integrale afweging van de voor- en nadelen plaatsvindt.

De wijze van omgaan met afwijkingen hangt af van de mate waarin de budgethouder de afwijking al dan niet kan beïnvloeden. Een ontwikkeling is niet-beïnvloedbaar als de budgethouder geen invloed kan of had kunnen uitoefenen op de (financiële) ontwikkeling binnen het budget en binnen het daarvoor geldend beleid. Als een budgethouder wel invloed kan of had kunnen uitoefenen is er sprake van een beïnvloedbare ontwikkeling, ook als de budgethouder geen gebruik heeft gemaakt van die mogelijkheid.

8.2.1 Beïnvloedbare meevallers

Meevallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter vloeien in principe terug naar de algemene middelen. Meevallers mogen worden aangewend om tegenvallers binnen hetzelfde product of kostenplaats en binnen dezelfde economische categorie te compenseren. Deze aanwending mag niet leiden tot een beleidsaanpassing.

8.2.2 Niet beïnvloedbare meevallers

Meevallers in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter vloeien altijd terug naar de algemene middelen. Bij de voor- en najaarsnota kan het college aan de raad een voorstel doen om deze meevallers aan te wenden om tegenvallers elders te compenseren. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.

8.2.3 Beïnvloedbare tegenvallers

Tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter moeten in principe door de budgethouder binnen hetzelfde product of kostenplaats en binnen dezelfde economische categorie in hetzelfde jaar worden gecompenseerd. Compensatie mag niet leiden tot beleidsaanpassing.

Als dit niet mogelijk is, kan het college door middel van een begrotingswijziging besluiten tot compensatie elders binnen hetzelfde programma, zonder dat daarbij het totaal van de lasten of van de baten van dat programma wordt gewijzigd. Als er wel een wijziging van de programma’s ontstaat of er een beroep gedaan wordt op algemene dekkingsmiddelen, stelposten of reserves, dan dient de begrotingswijziging door de raad te worden genomen.

8.2.4 Niet beïnvloedbare tegenvallers

Tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter komen ten laste van de algemene middelen. Bij de voor- en najaarsnota kan het college een voorstel aan de raad doen om begrotingsruimte of meevallers elders in de begroting aan te wenden ter compensatie, dan wel om de doelstelling aan te passen of extra middelen ter beschikking te stellen. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.

8.3 Afwijkingen in kredieten

Zoals ook in het investerings- en afschrijvingsbeleid6 is aangegeven, gelden voor kredieten een aantal bijzondere regels. Dit is een gevolg van het feit dat kredieten door de gemeenteraad beschikbaar worden gesteld voor het doen van een concrete investering.

8.3.1 Meevallers op kredieten

De raad of het college heeft een krediet voor een specifieke investering beschikbaar gesteld. Is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het voordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raads- of collegebesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.

8.3.2 Tegenvallers op kredieten

Kredieten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden Bij een dreigende overschrijding dient aan het college of de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd.. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten, die ontstaan als gevolg van het hogere krediet. Verhoging van het krediet wordt door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

8.4 Doeluitkeringen, subsidies en algemene uitkering

8.4.1 Doeluitkeringen en subsidies

Verlagingen en verhogingen van doeluitkeringen en subsidies, die de gemeente ontvangt, worden door middel van een begrotingswijziging in de begroting verwerkt. Dit geeft de raad de mogelijkheid om zich uit te spreken over de wijze besteding van de middelen. Dit geldt ook voor doeluitkeringen waarbij er afgerekend wordt op basis van geleverde output, zodra duidelijk wordt dat de gerealiseerde output aanzienlijk afwijkt van de raming.

8.4.2 Algemene uitkering

Voor- en nadelige ontwikkelingen van de algemene uitkering komen altijd ten gunste of ten laste van de algemene middelen. De raad besluit over de besteding van gelden die voor een bepaalde taak aan de algemene uitkering worden toegevoegd. Ook kan zij besluiten deze bedragen tijdelijk op een stelpost te zetten, in afwachting van een bestedingsplan voor de betreffende middelen.

9. Rapportage en verantwoording

9.1 Begroting

In de begroting van een jaar stelt de gemeenteraad per programma de taakstellende budgetten vast, alsmede de gewenste maatschappelijke effecten die met de beschikbare middelen moeten worden gerealiseerd. De gemeenteraad kan de programmabegroting in de loop van het jaar wijzigen.

Het college stelt de productenraming op als een verdere uitwerking van de programmabegroting. Het college wijzigt de productenraming na een wijziging van de programmabegroting en kan ook zelf wijzigingen nemen die het totaal van de lasten en baten per programma niet beïnvloeden. De totalen van de lasten en de baten van de programmabegroting en van de productenraming dienen altijd gelijk te zijn.

De sectorbudgethouders dragen er zorg voor dat de concerncontroller tijdig over de benodigde gegevens en toelichtingen ten behoeve van het opstellen van de begroting beschikt, conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

9.1.1 Begrotingswijzigingen

Zoals eerder aangegeven kunnen zowel de raad als ook het college begrotingswijzigingen nemen.

Wijzigingen in de programmabegroting dienen altijd door de raad te worden vastgesteld. Wijzigingen in de productenraming worden door het college genomen. In vrijwel alle gevallen waarin de raad de programmabegroting wijzigt, zal ook een wijziging van de programmaraming nodig zijn, waarin het college de wijzigingen in de programmabegroting doorvertaald naar de productenraming.

Aan de hand van onderstaande punten kan worden vastgesteld of een wijziging van de begroting door de raad of door het college dient plaats te vinden:

• 1.

  Als het totaal van de baten of lasten van een programma door de begrotingswijziging verandert, dient er een wijziging van de programmabegroting door de raad te worden genomen.

• 2.

  Als de door de begrotingswijziging een wijziging in het overzicht algemene dekkingsmiddelen (begrotingsruimte, belastingopbrengsten, algemene uitkering), de stelposten of de reserves optreedt, dient er een begrotingswijziging door de raad te worden genomen.

• 3.

  Op grond van de Financiële beheersverordening van de gemeente Nieuwegein kan het college pas beslissen over investeringen groter dan € 500.000 en mutaties in voorzieningen (in afwijking van besluitvorming van de raad) nadat zij de raad hiervan in kennis gesteld heeft.

• 4.

  In andere gevallen kan het college de begrotingswijzing vaststellen. Een wijziging van de productenraming is dan voldoende.

9.2 Krediet- en budgetbewaking

Acht keer per jaar (maandelijks met uitzondering van januari, juli, augustus en december) rapporteert de sectorbudgethouder op hoofdlijnen aan de concernbudgethouder over de te verwachten afwijkingen in de budgetten en de kredieten. De sectorbudgethouder maakt hierbij gebruik van de informatie die hij van de afdelingsbudgethouders en deelbudgethouders heeft ontvangen.

9.3 Managementrapportages

Door middel van managementrapportages legt de sectorbudgethouder verantwoording af aan de concernbudgethouder over de voortgang van de projecten uit het jaarwerkplan van de betreffende sector en eventuele afwijkingen op de budgetten en de kredieten. De gegevens van de managementsrapportages worden gebuikt als basis voor het opstellen van de betreffende onderdelen van de voor- en de najaarsnota.

9.4 Voor- en najaarsnota

Door middel van de voor- en de najaarsnota legt de concernbudgethouder verantwoording af aan het college en het college aan de raad over de voortgang van de projecten uit het jaarwerkplan en eventuele afwijkingen op de budgetten en de kredieten. Naar aanleiding van de voor- en de najaarsnota wordt aan de raad een begrotingswijziging voorgelegd waarin, conform de in hoofdstuk 8 aangegeven richtlijnen, wordt voorgesteld een aantal budgetten op grond van de gesignaleerde ontwikkelingen aan te passen.

9.5 Jaarverslag en -rekening

De jaarstukken worden op een vergelijkbare manier opgebouwd als de begroting. Over de voortgang van de maatschappelijke effecten uit de programmabegroting wordt gerapporteerd in het jaarverslag. De jaarrekening geeft (onder meer) een toelichting op de lasten en baten per programma. De programmahouders en de sectorbudgethouders dragen er zorg voor dat de concerncontroller tijdig over de benodigde gegevens en de analyses ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening beschikt, conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

In de productenrekening legt de concernbudgethouder verantwoording af van de financiële gang van zaken in het afgelopen jaar. Hiervoor leveren de sectorbudgethouders de gegevens en analyses van hun taakvelden en kostenplaatsen aan.

10. Bijlagen

10.1 Mandaat privaatrechtelijke rechtshandelingen binnen Regeling budgethouderschap (van college aan concernbudgethouder)

10.2 Mandaat privaatrechtelijke rechtshandelingen binnen Regeling budgethouderschap (van concernbudgethouder aan overige budgethouders)

10.3 Machtiging budgethouders tot ondertekening van overeenkomsten tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen

10.4 Betaalprocedure

Autorisatiestructuur van het betalingsverkeer

Op dit moment kennen we 4 type betalingen:

• ·

  Betaalbestanden

• ·

  Incidentele betalingen

• ·

  Automatische incasso’s

• ·

  Cheques

In principe is er geen onderscheid in de autorisatie van deze betalingen. Alle betalingen gaan immers van bank- en girorekeningen van de gemeente Nieuwegein af.

99% van de betalingen gaat thans vanuit het financiële systeem naar een betaalbestand (voorheen een diskette). De autorisatie van deze betalingen gaat via een vast patroon, namelijk ter tekening van sectorcontroller naar de afdeling Financiën waar vervolgens kassier en comptabele tekenen. Het belangrijkste oogmerk van de functiescheiding is fraudepreventie. Omdat er ook een foutenkans in het betaalproces zit, is het belangrijk de betrokken functionarissen in bescherming te nemen door helderheid te geven over hun verantwoordelijkheid.

Betekenis handtekeningen

In principe zijn voor elke betaling drie handtekeningen nodig.

Betaalvoorstel		Betekenis
Handtekening 1		De facturen liggen vast in de crediteurenadministratie; Ze zijn getoetst aan de budgethoudersregeling; Ze mogen betaald worden; Alle aangeboden betalingen zitten er in. Met deze handtekening wordt het betaalvoorstel definitief.
Handtekening 2 (digitaal)		Dit is de handtekening van de kassier die de bewaarfunctie over de gemeentegelden heeft. De kassier effectueert de betalingen. Deze handtekening geeft aan dat de betalingen van een bank- of girorekening van de gemeente Nieuwegein gaan.
Handtekening 3 (digitaal)		Dit is de handtekening van de comptabele (in de zin van procuratiehouder). Hiermee wordt het eindfiat voor de betaling gegeven. Gecontroleerd wordt het eindbedrag en het hashtotaal van de bankrekeningen en of de betaalprocedure goed is verlopen. De comptabele beschikt hierbij over het definitieve betaalvoorstel.

Toelichting handtekening 1

De toets op de budgethoudersregeling maakt de eerste handtekening erg belangrijk en maakt dat deze bij de sectorcontroller hoort. Dit betreft met name de toets dat bevoegde functionarissen tekenen voor budgetten en dat bedragen boven de € 15.000 worden (mee)getekend door de directeur. De sectorcontroller kan dit bij zijn sectoradministratie in de procedures inbouwen. Bij de betaalvoorstellen kan hij dit steeksproefgewijs controleren.

Voor incidentele betalingen en automatische incasso’s komt er nog een handtekening extra. Een incidenteel betaalvoorstel gaat vergezeld van een betalingsformulier, van een kascrediteurenformulier en van de originele factuur. De betalingen via cheques en automatische incasso’s worden beschouwd als incidentele betalingen (d.w.z. worden separaat aangeboden) en moeten dus op dezelfde wijze geautoriseerd worden.

Incidenteel betaalvoorstel		Betekenis
Handtekening 1a		Voor een incidentele betaling zet de comptabele na de eerste handtekening een handtekening dat hij de originele factuur heeft gezien. Tevens bekijkt hij bij verzoeken tot spoedbetaling of er noodzaak tot spoedbetaling is.

De kosten van de spoedbetalingen worden op het kascrediteurenformulier gezet ten laste van de sector. De sector heeft de verplichting de kascrediteur binnen een dag vast te leggen in de financiële administratie.

Autorisatie

De autorisatiestructuur is gelet op het bovenstaande eenvoudig (de nummering van de handtekening geeft de volgorde weer).

Betaalvoorstel		Handtekening 1		Handtekening 1a		Handtekening 2		Handtekening 3
Betaalbestand Salarisadministratie		Salaris-administrateur				Kassier		Comptabele
Cheques SZA						Subkassier SZA
Overige betalingen		Sectorcontroller		Comptabele		Kassier		Comptabele

De reden van uitzondering van de salarisadministratie is het feit dat geen sectorcontroller voor de salarisbetaling kan worden aangewezen. Wel zal binnen de afdeling POIA de controle op de salarismutaties moeten worden geregeld.

Handtekenlijsten

Voor de uitvoering van het bovenstaande is een handtekenlijst nodig van tekenbevoegde functionarissen.

Voor de functie van kassier en voor de functie van comptabele zijn elk vier functionarissen binnen de afdeling Financiën aangewezen. De functies zijn onverenigbaar. Voor het uitschrijven van cheques van SZA zijn drie subkassiers aangewezen. Deze functionarissen hebben een benoeming door B&W. Voor de salarisadministratie stel ik voor twee functionarissen te benoemen die de betaalopdracht van een eerste handtekening voorzien, te weten de salaris-administrateur en de plv. salaris-administrateur. Voor de handtekening van de sectorcontroller zijn ook vier bevoegde personen nodig. Voorgesteld wordt naar boven te vervangen: sectorcontroller, directeur, plv. directeur, tweede plv. directeur. In totaal betreft dit 29 handtekenbevoegde personen.

Betaalvoorstellen van iemand anders dan de handtekenlijst aangeeft, worden geweigerd. De handtekenlijst zal worden bijgehouden door de eerste kassier. De lijst is als bijlage bijgevoegd.

Ontvangsten

In bepaalde gevallen dient ten behoeve van een derde een bevestiging van ontvangst van een betaling te worden afgegeven. Gelet op de bewaarfunctie van de kassier, moet een dergelijke verklaring door de kassier worden afgegeven. Deze verklaringen worden door de kassier bijgehouden met bijgevoegd een bankafschrift dan wel een rekeningafschrift uit het telebankierenpakket.