Regeling Budgethouderschap 2010

1 Algemeen

1.1 Inleiding

Met ingang van 2010 wordt in de organisatie van de gemeente Nieuwegein het directiemodel ingevoerd. Dit heeft gevolgen voor de wijze waarop het budgetbeheer in de gemeente wordt vormgegeven. De ‘Regeling Budgethouderschap Nieuwegein’ die in april 2007 door de raad is vastgesteld (raadsstuk 2007-097) is daarom op een aantal punten achterhaald. In deze nieuwe regeling zijn de nieuwe ontwikkelingen verwerkt en zijn ook op andere onderdelen enkele aanpassingen aangebracht. Met vaststelling van deze nieuwe regeling wordt de oude regeling Budgethouderschap van 2007 ingetrokken.

1.2 Uitgangspunten

Het budgetrecht ligt bij de gemeenteraad. Dit betekent dat de gemeenteraad in de programmabegroting of in een wijziging daarvan budgetten en kredieten beschikbaar stelt, die beslag leggen op de begrotingsruimte of leiden tot een wijziging in het totaal van lasten of baten van één of meerdere programma’s of van het overzicht algemene dekkingsmiddelen. Alleen de raad heeft de bevoegdheid om te besluiten tot het inzetten van reserves.

Het college heeft als taak, binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten per programma, de door de raad vastgelegde maatschappelijke effecten te bereiken. De raad kan de voortgang daarvan beoordelen aan de hand van de in de begroting vastgestelde indicatoren. Het college stelt in de productenraming vast hoe de middelen, binnen het totaal van de lasten en baten per programma, worden ingezet over de producten om de gewenste effecten te kunnen halen en om de (wettelijke) taken, waarvoor geen maatschappelijke effecten zijn vastgelegd uit te voeren. Het college kan de productenraming wijzigen.

De regeling Budgethouderschap geeft het college een instrument om de uitvoering van de begroting te mandateren aan functionarissen in de organisatie. Omdat het hierbij om mandaat gaat, behoudt het college ten opzichte van de raad de uiteindelijke (politieke) verantwoordelijkheid voor de besteding van de middelen en het bereiken van de resultaten. Aan de andere kant geeft deze regeling voor de betrokken functionarissen in de organisatie de taken en bevoegdheden aan die samenhangen met het uitvoeren van het budgethouderschap. In deze regeling is ook vastgelegd hoe de budgethouders verantwoording afleggen over de inzet van de middelen en de bereikte effecten.

2 Omschrijving begrippen

Voor een goed gebruik van de regeling is het van belang dat er overeenstemming bestaat over de gebruikte terminologie. In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Budgethouderschap: het op basis van deze regeling aangaan van verplichtingen of besteden van de door de raad beschikbaar gestelde middelen om daarmee de in de begroting aangegeven doeleinden te bereiken.

Integraal management: het leidinggeven door integraal aan te sturen op output en de daaraan verbonden productiemiddelen, op grond van strategisch beleid en het verantwoording daarover afleggen.

Programma: een door de raad benoemd samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten. De raad voteert in de programmabegroting de lasten en baten op programmaniveau.

Beleidsveld: een in de productenraming specifiek aangegeven verzameling budgetten en doorberekeningen waarvan rechtstreeks kan worden aangegeven ten behoeve van welk doel deze worden ingezet. Het college stelt de ramingen op productniveau vast, op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting.

Kostenplaats: een in de productenraming specifiek aangegeven verzameling budgetten die door middel van de kostenverdeelstaat worden toegerekend aan beleidsvelden, andere kostenplaatsen, projecten of kapitaalskredieten.

Budget: een door het college in de productenraming voor een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten.

Krediet: een door de raad of het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering. De raad kan dit bedrag beschikbaar stellen bij de begroting van een bepaald jaar (veelal vervangingsinvesteringen), maar ook bij afzonderlijk besluit in de loop van het jaar.

Het college kan kredieten beschikbaar stellen als de kapitaallasten niet leiden tot een verhoging van het totaal van de lasten van een bepaald programma.

Project: Een project is een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel van een nieuw, tijdelijk samenwerkingsverband (projectorganisatie) wordt gerealiseerd. Een project heeft een concreet eindresultaat, een duidelijk begin en eind, beperkende randvoorwaarden waarbinnen het eindresultaat gerealiseerd dient te worden, één opdrachtgever die zich aan het eindresultaat heeft verbonden, een uniek en eenmalig karakter en een mate van risico dat het eindresultaat niet wordt behaald.

Strategisch thema: Een door het college benoemd maatschappelijke vraagstuk met een hoge prioriteit, waarvoor een concerndirecteur als verantwoordelijke voor de aanpak is aangewezen.

Subsidie: een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Verplichting: In de regeling van het budgethouderschap heeft het begrip verplichting twee betekenissen. In juridische zin is een verplichting het aangaan van een bindende overeenkomst, bijvoorbeeld voor de aankoop van goederen, de levering van diensten of het toekennen van een subsidie. In financiële zin wordt gesproken over het vastleggen van een verplichting. Hierbij wordt het bedrag van een komende factuur of een toegekende subsidie, vooruitlopend op de financiële transactie, vastgelegd in de administratie.

Doelmatigheid: de mate waarin de besteding van de budgetten bijdraagt aan het bereiken van de maatschappelijk effecten, zoals vastgelegd in de programmabegroting, dan wel aan de doelen die in de productenraming zijn vermeld.

Rechtmatigheid: In het kader van het budgetbeheer is dit de mate waarin de besteding van de budgetten op een juridisch juiste wijze gebeurt, dat wil zeggen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving. Dit kan zowel Europese, landelijke als gemeentelijk regelgeving betreffen. Gemeentelijk regelgeving is vastgelegd in verordeningen en nota’s, zoals het aanbestedingsbeleid, het beleid reserves en voorzieningen en het investerings- en afschrijvingsbeleid.

Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht).

Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te doen (artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht).

3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid bestuur

3.1 Gemeenteraad

Uitgangspunt van deze regeling zijn de bepalingen in de Gemeentewet, op grond waarvan de gemeenteraad het budgetrecht heeft (artikel 191 e.v.). Dat wil zeggen dat de gemeenteraad de kaders vaststelt, waarbinnen het college gedurende het jaar het beleid dient uit te voeren. Dit gebeurt door het vaststellen van de lasten en baten per programma in de programmabegroting en van de daarin opgenomen kredieten. De gemeenteraad kan in de loop van het jaar door middel van begrotingswijzigingen de eerder vastgestelde begroting en kredieten aanpassen. De raad heeft deze bevoegdheid op het niveau van de programma’s. Aanpassingen in het totaal van de bedragen van de lasten en/of van de baten op een bepaald programma dienen dan ook altijd in een begrotingswijziging via de raad plaats te vinden. Dat geldt ook voor vermeerderingen of verminderingen van stelposten, algemene dekkingsmiddelen en reserves.

De raad is op grond van de Gemeentewet bevoegd tot het vaststellen van verordeningen (artikel 108 in combinatie met artikel 149). Zo is het de raad die de belastingverordeningen en de bijbehorende tarieven vaststelt.

3.2 College van burgemeester en wethouders

Het college voert, binnen het kader van de door de raad vastgestelde programmabegroting, het beleid uit. Het college heeft de bevoegdheid om, binnen de bedragen die per programma door de raad in de programmabegroting beschikbaar gesteld zijn, de productenraming vast te stellen. Het college kan gedurende het jaar de productenraming wijzigen. Als dit leidt tot een aanpassing van de programmabegroting, kan dit alleen als de raad ook de programmabegroting wijzigt.

Op grond van artikel 160, lid 1 van de Gemeentewet is het college bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Dit betekent onder meer dat het college overeenkomsten kan sluiten, zoals bij het aankopen van grond, sluiten van een contract, verlenen van een opdracht tot onderzoek of aanschaffen van een product. Het college is om diezelfde reden ook bevoegd om privaatrechtelijke tarieven vast te stellen. Het gaat hierbij om gemeentelijke diensten die niet op basis van een verordening worden geleverd.

Het college kan, in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling, bevoegdheden mandateren aan functionarissen in de organisatie. De verleende mandaten worden schriftelijk vastgelegd. Het college kan deze mandaten op elk moment intrekken.

Omdat het hier een mandaat betreft, blijft het college ten opzichte van de raad verantwoordelijk voor het gevoerde beleid, ook als (een deel van) de uitvoering ambtelijk heeft plaatsgevonden.

3.3 Burgemeester

Op grond van artikel 171 van de gemeentewet heeft de burgemeester een bijzondere taak. Hij is namelijk degene die de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt. Dat betekent dat de burgemeester degene is die overeenkomsten, offertes en contracten namens de gemeente mag ondertekenen. Anderen in de organisatie kunnen alleen tekenen als zij hiervoor een volmacht van de burgemeester hebben. In het kader van deze regeling is een algemene volmacht aan budgethouders opgesteld voor ondertekening van overeenkomsten, offertes, contracten, etc. voor zover het bestedingen betreffen van de door de raad beschikbaar gestelde middelen om daarmee de in de begroting aangegeven doeleinden te bereiken (en die dus binnen het budget en binnen de kaders van de begroting vallen). Overeenkomsten die op basis van deze regeling worden aangegaan mogen maximaal een looptijd hebben van 4 jaar. Deze volmacht is als bijlage 3 bij deze regeling gevoegd.

4 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid budgethouders

4.1 Algemeen

Het college mandateert op basis van deze regeling de gemeentesecretaris tot het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de loco-secretaris. De gemeentesecretaris geeft op zijn beurt mandaat aan de concerndirecteuren en afdelingshoofden. Op basis van dit mandaat treden zij op als budgethouder voor de aan hen toegewezen budgetten in de begroting. Zowel bij directeuren als bij afdelingshoofden geldt dat zij bij afwezigheid horizontaal worden vervangen door een andere directeur, dan wel afdelingshoofd. Bij organisatieonderdelen die geen afdeling zijn, vervult de verantwoordelijke directeur de taken van afdelinghoofd op grond van deze regeling.

4.2 Taken en verantwoordelijkheden budgethouders

De gemeentesecretaris is als concernbudgethouder eindverantwoordelijk voor het concernjaarplan en het geheel van de budgetten en de kredieten in de begroting, met uitzondering van de budgetten van de griffie (zie paragraaf 4.5). Daarnaast draagt hij binnen de organisatie de eindverantwoordelijkheid voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

Een concerndirecteur is ten opzichte van de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor de aan hem opgedragen strategische thema’s. Hij maakt met de betrokken afdelingsbudgethouders afspraken over de beschikbare budgetten en kredieten voor de betreffende strategische thema’s. Verder is hij budgethouder voor de rechtstreeks aan hem toegewezen budgetten in de begroting.

Een afdelingshoofd is als budgethouder ten opzichte van de directie verantwoordelijk voor het afdelingsplan en de budgetten en de kredieten van zijn afdeling in de begroting en de bijbehorende doelstellingen.

Budgethouders dragen binnen hun strategisch thema, project of afdeling zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

Budgethouders voorzien de directie periodiek van informatie betreffende de beschikbaar gestelde budgetten en kredieten en de bijbehorende activiteiten. Zij verstrekken gegevens en onderliggende documenten aan de concerncontroller en aan de afdeling Financiën, die nodig zijn voor de financiële administratie, de begroting, de budget- en kredietbewaking en de verslaglegging.

4.3 Bijzondere budgethouders

In de organisatie zijn er twee functies die niet passen binnen bovenstaande organisatiestructuur. Daarbij gaat het met om functies bij de griffie, waarvoor niet de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris geldt.

De griffier dient in het kader van deze regeling door de gemeenteraad aangewezen te worden als budgethouder voor de budgetten van de griffie. Hiervoor gelden dezelfde taken en verantwoordelijkheden als voor de andere budgethouders, met uitzondering van de verantwoording aan de directie. In plaats hiervan legt de griffier rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad.

Vanwege de onafhankelijke positie binnen de gemeentelijke organisatie moet ook de ambtelijk secretaris van de rekenkamer door de raad worden aangewezen als budgethouder. De bevoegdheden van de secretaris van de rekenkamer komen overeen met die van de andere budgethouders, waarbij de secretaris van de rekenkamer verantwoording aflegt aan de griffier.

4.4 Overige medewerkers

Afdelingshoofden hebben de mogelijkheid om binnen hun afdeling medewerkers aan te wijzen als controleur/codeur. Deze controleur/codeur heeft een ondersteunende functie ten behoeve van het afdelingshoofd in het controleren van de geleverde prestatie en/of het coderen van facturen in het financieel systeem. Het aangaan van financiële verplichtingen en het accorderen van facturen kan alleen gebeuren door afdelingshoofden zelf. Afdelingshoofden dienen (wijzigingen bij) de aangewezen controleurs/codeurs te melden bij de afdeling Financiën ten behoeve van de routing van de facturen.

De gemeentesecretaris kan, na overleg met de concerncontroller en het hoofd Financiën in uitzonderingsgevallen bij afdelingen waar zeer veel facturen binnenkomen, een teamleider aanwijzen als deelbudgethouder. Deze kan, onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd, een deel van de taken in het kader van het budgetbeheer overnemen. Hieraan kunnen voorwaarden worden verbonden, bijvoorbeeld over het maximum bedrag waarvoor verplichtingen mogen worden aangegaan door de deelbudgethouder. Het budgethouderschap van de afdelingskostenplaats berust altijd bij het afdelingshoofd.

In aanvulling op deze regeling bestaan er bij de afdelingen Maatschappelijke Ondersteuning en Werk en Inkomen ondermandaten van het afdelingshoofd aan de klantmanagers en consulenten om (tot een maximum bedrag) met klanten contracten aan te gaan over de inzet van bepaalde instrumenten en daarvoor verplichtingen aan te gaan ten laste van de beschikbare budgetten. Deze mandaten zijn noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering voor de afdelingen, maar wijzigen niet de eindverantwoordelijkheid van de budgethouder voor de aan hem toegewezen budgetten.

4.5 Programmahouders

In het kader van de dualisering bestaat er naast de productenraming ook een programmabegroting. Binnen de organisatie is een aantal afdelingshoofden en medewerkers aangewezen als programmahouder. Deze functionarissen adviseren de raad bij het opstellen van het raamwerk voor de programmabegroting en hebben een coördinerende rol bij de totstandkoming van de programma’s in de begroting en bij de verantwoording in het jaarverslag. De rol van de programmahouders is adviserend en coördinerend en staat los van de budgetbevoegdheden op grond van deze nota. Wel kunnen individuele programmahouders op grond van hun plaats in de organisatie budgetverantwoordelijkheid hebben.

4.6 Projecten

Binnen de organisatie wordt op een aantal plaatsen gewerkt met projecten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op dezelfde wijze vormgegeven als dat van reguliere budgetten. Dat betekent dat alleen afdelingshoofden die projectleider zijn budgethouder zijn. Bij projecten waarbij een medewerker projectleider is, loopt de budgetverantwoordelijkheid via zijn afdelingshoofd.

4.7 Afdelingsoverstijgende budgetten

Voor een aantal soorten uitgaven ontvangt de gemeente centraal een factuur, die betrekking kan hebben op budgetten van verschillende afdelingen. Het gaat hierbij om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen en verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Daarnaast worden ook de personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen) en de kapitaallasten centraal berekend in de organisatie.

Om redenen van efficiëntie worden die facturen en doorbelastingen centraal verwerkt. In afwijking van de bepalingen in deze regeling worden deze kosten door de afdeling Financiën verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. Het hoofd van de afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten. De hierboven aangegeven opsomming is limitatief. Wel kan het college besluiten om hierin ook andere kosten op te nemen.

4.8 Interne leveringen en diensten

Het budgetbeheer is ook van toepassing bij leveringen of diensten die intern binnen de gemeentelijke organisatie worden verricht. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het budgetbeheer. Het beschikbare budget moet dan ook op één van zijn beleidsvelden, kostenplaatsen, projecten of kredieten worden verantwoord. Als het gaat om uren, worden deze aan de hand van een uurtarief doorberekend van de kostenplaats van de opdrachtnemer aan het product van de opdrachtgever.

Bij het opstellen van de begroting gaan de opdrachtgever en de opdrachtnemer een overeenkomst aan voor de in het jaar te leveren goederen of diensten. Hierover worden schriftelijk afspraken gemaakt. De bijbehorende bedragen worden in de begroting opgenomen of tussentijds door middel van een begrotingswijziging daarin verwerkt. De opdrachtgever en de opdrachtnemers stellen elkaar zo snel mogelijk op de hoogte indien zich belangrijke wijzigingen voordoen.

5 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden controllers en administratie

5.1 Concerncontroller

Zoals vastgelegd in de instructie voor de concerncontroller kan de concerncontroller het college van B&W, de gemeentesecretaris, de directie en de afdelingshoofden gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van beheersingsvraagstukken van het concern, waartoe ook het budgethouderschap behoort.

De concerncontroller overlegt met de directie en de afdelingshoofden omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar het oordeel van de concerncontroller in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in deze regeling. Indien de opinie van de concerncontroller niet door de gemeentesecretaris wordt gedeeld, kan de concerncontroller zich rechtstreeks wenden tot het college van B&W onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de gemeentesecretaris.

5.2 Centrale administratie

Voor de administratieve organisatie van de facturenstroom wordt verwezen naar de beschrijvingen van de betreffende processen. De meeste facturen worden elektronisch afgehandeld. De afdeling Financiën stelt een lijst met tekenbevoegdheden op en verwerkt de verschillende autorisaties in het financieel systeem. De afdelingsbudgethouders geven alle wijzigingen daarin zo snel mogelijk door aan de afdeling Financiën. De afdeling Financiën controleert periodiek of de aangegeven tekenbevoegdheden nog actueel zijn.

Voor zover facturen niet elektronisch worden afgehandeld, gaat de centrale administratie na of de factuur geparafeerd is door iemand die op basis van deze regeling gerechtigd is uitgaven te doen ten laste van het betreffende budget of krediet. Is dit niet het geval dan wordt de factuur teruggestuurd aan de budgethouder.

6 Aangaan van verplichtingen

6.1 Het aangaan van verplichtingen (juridisch)

6.1.1 Algemeen

De afdelingshoofden mogen tot een bedrag van € 30.000 per opdracht beslissen tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van overeenkomsten tot koop, huur etc.) ten laste van onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten, voor zover deze een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en voor zover het resterende budget of krediet toereikend is. Alle opdrachten dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Boven een bedrag van € 30.000 dient een concerndirecteur de opdracht te verlenen. De griffier wordt op dit punt gelijkgesteld aan een concerndirecteur en kan verplichtingen aangaan boven € 30.000 voor de griffie en de rekenkamer.

Een budgethouder mag geen verplichtingen aangaan, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen of die een beleidswijziging inhouden.

6.1.2 Opdrachtverlening en aanbesteden

Bij opdrachtverleningen voor werken, leveringen en diensten boven € 30.000 is het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nieuwegein van toepassing. Concreet betekent dit dat voor opdrachten afhankelijk van de omvang de volgende procedures moeten worden gevolgd. Voor 2010 en 2011 zijn de bedragen (exclusief BTW) als volgt. Voor latere jaren kunnen de bedragen worden aangepast.

Werken:
Van € 30.000 tot en met € 192.999	Meervoudig onderhands, tenminste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
Van € 193.000 tot en met € 499.999	Openbare aanbesteding, directie kan besluiten tot openbare aanbesteding met voorselectie
Van € 500.000 tot en met € 4.844.999	Openbare aanbesteding, college kan beslissen tot openbare aanbesteding met voorselectie
€ 4.845.000 en hoger	Europees aanbesteden
Leveringen en diensten:
Onder € 30.000	Enkelvoudig onderhands
Van € 30.000 tot en met € 192.999	Meervoudig onderhands, tenminste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
€ 193.000 en hoger	Europees aanbesteden

6.1.3 Inhuren van derden

Bij het inhuren van derden moet met een aantal bijzonderheden rekening gehouden te worden, die staan aangegeven in het Protocol Inhuur Externen. Inhuur van derden dient plaats te vinden binnen de door de gemeente afgesloten raamcontracten. Verzoeken voor inhuur dienen op de in het protocol aangegeven wijze gemeld te worden bij de afdeling CJP. De afdeling CJP houdt een register van inhuur derden bij.

De gemeente kan als inlener aansprakelijk worden gesteld voor niet betaalde belastingen en premies. Om het risico van aansprakelijkstelling te beperken, moet met het bedrijf dat personeel uitleent worden afgesproken dat het de bedragen aan loonbelasting, premies en omzetbelasting stort op een geblokkeerde rekening (g-rekening) bij de Belastingdienst. Bij betalingsproblemen kan dan eerst deze rekening worden gebruikt, voordat de gemeente wordt aangesproken.

In de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwegein1 is een aantal bepalingen opgenomen die van belang zijn bij de inhuur van derden. In artikel 15, lid 2 is bepaald dat de gemeente gevrijwaard blijft van elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid en/of andere wetten en regelingen.

Daarnaast is in artikel 21 een bepaling opgenomen dat er tussen de gemeente Nieuwegein en de leverancier geen arbeidsovereenkomst tot stand komt. De leverancier dient er voor in te staan dat de Belastingdienst hem een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) verstrekt, waaruit blijkt dat er geen arbeidsovereenkomst is en dat het inkomen als Winst Uit Onderneming wordt aangemerkt (VAR-WUO). De gemeente Nieuwegein is gerechtigd te eisen dat de leverancier (een afschrift van) het VAR-WUO-formulier verstrekt. Voor elke ingehuurde die zelfstandig werkzaam is, dient de budgethouder een dergelijk afschrift te vragen en deze aan de afdeling CJP te sturen, die zorg draagt voor archivering.

6.1.4 Subsidieverstrekking

Ook het toekennen van een subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat er sprake is van betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten.

Als bepaalde activiteiten niet kunnen worden ingekocht of de gemeente daarvoor geen marktconforme prijs betaalt (bijvoorbeeld omdat de prijs niet afhankelijk is van de geleverde eenheden) is er sprake van subsidie.

Bij subsidies dienen de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening (ASV), dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen te worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat er geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet-discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd.

6.2 Vastleggen van verplichtingen (financieel)

Opdrachten boven € 30.000 dienen door de budgethouder als verplichting in de administratie te worden vastgelegd. Opdrachten onder € 5.000 worden niet als verplichting vastgelegd. Opdrachten tussen € 5.000 en € 30.000 dienen door de budgethouder als verplichting vastgelegd te worden als het gaat om concernprojecten, projecten van het grondbedrijf, uitgaven ten laste van voorzieningen (ingesteld op basis van de nota reserves en voorzieningen) of (vervangings)investeringen (kapitaaluitgaven met meerjarig nut waarop wordt afgeschreven).

Opdrachten boven € 30.000 dienen daarnaast ook te worden geregistreerd ten behoeve van het aanbestedingsregister. Daarbij dient de gevolgde procedure te worden aangegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder dat de aanbestedingen aan de afdeling Financiën te worden gemeld ten behoeve van opname in het register. De aanbestedingsregisters worden bijgehouden door de afdeling Financiën. Als bijlage dienen bij de aanbestedingsregisters per aanbesteding kopieën te worden gevoegd van de opdrachtverlening en van de eventuele beslissing van de directie of het college om af te wijken van het bepaalde in de regeling.

6.3 Uitgaven ten laste van voorzieningen

Budgethouders kunnen uitgaven doen ten laste van (onderhouds)voorzieningen. Daarbij dienen zij er zorg voor te dragen dat de omvang van de voorziening voldoende is voor het doen van de betreffende uitgaven in relatie tot het beheerplan dat de basis vormt voor de bepaling van de omvang van de voorziening. Concreet betekent dit dat de budgethouder geen verplichtingen aan mag gaan, die er toe leiden dat de voorziening niet meer toereikend is voor de resterende looptijd van het beheerplan. In dat geval dient de budgethouder bij de tussentijdse rapportages te melden dat de omvang van de voorziening moet worden aangepast. Bij de jaarrekening dient de budgethouder de aansluiting aan te geven tussen de omvang van de voorziening en het onderliggende beheerplan voor de resterende jaren van het plan. Omgekeerd dient de budgethouder ook te melden indien middelen in de voorziening niet meer benodigd zijn voor uitvoering van het beheerplan en daarmee vrijvallen.

7 Betalen en verantwoorden

7.1 Betalen

Nadat de opdracht is verleend en de factuur is ontvangen, dient deze te worden betaald. De procedure hiervoor staat aangegeven in de betaalprocedure, die als bijlage 4 bij deze regeling is gevoegd. Hierin worden ook de taken van de controleur betaalvoorstellen, de comptabele en de kassier in dit proces beschreven.

7.2 Verantwoorden

De lasten en baten dienen te worden verantwoord op de daarvoor bestemde begrotingsposten. Het grootboeknummer (FCL) moet betrekking hebben op het doel waarvoor de uitgave is bestemd. Het boeken op een ander grootboeknummer (verschrijven), bijvoorbeeld omdat daar nog budget beschikbaar is, is niet toegestaan. Ook moet de last op de juiste economische categorie (ECL) worden geboekt. Voor leveringen en diensten bestaan andere categorieën dan voor bijvoorbeeld salarislasten en inkomensoverdrachten (zoals subsidies). Deze indeling is met name van belang voor de informatievoorziening aan het CBS, die daaruit overzichten maakt van de geldstromen binnen de overheid en van de overheid naar instellingen en marktpartijen. De budgethouder is verantwoordelijk dat de lasten en baten op de juiste wijze gecodeerd worden aangeleverd bij de afdeling Financiën.

7.3 Integriteit en fraudepreventie

Een belangrijk doel van de regeling Budgethouderschap is om regels te geven voor een zo doelmatige mogelijke inzet van budgetten van de gemeente. Een onderdeel hiervan is het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit wordt onder meer vormgegeven door een functiescheiding, waarbij verschillende functionarissen in de organisatie verschillende taken hebben in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden. Hierdoor wordt de mogelijkheid beperkt dat individuele medewerkers ten onrechte uitgaven kunnen doen.

Daarnaast wordt regelmatig gecontroleerd of bestelde en gefactureerde leveringen en diensten ook daadwerkelijk aan de gemeente zijn geleverd. Vanuit de afdeling Financiën wordt daarom een steekproefsgewijze controle van geleverde goederen en diensten gehouden. Op basis van betaalde facturen wordt gecontroleerd of de levering aan de gemeente is verricht. Dit kan door vast te stellen dat het betreffende goed ook daadwerkelijk in het gemeentehuis of op de gemeentewerf aanwezig is, dan wel of de dienst een concreet resultaat heeft opgeleverd.

8 Uitvoeringsregels

8.1 Begroting is taakstellend

Alle begrotingsbedragen zijn taakstellend. Dat wil zeggen dat met de door de raad in de programmabegroting beschikbaar gestelde budgetten de vastgestelde doelen moeten worden bereikt. Hetzelfde geldt voor de door het college vastgestelde productenraming. De budgethouder draagt zorg voor een doelmatige besteding van de middelen voor het bereiken van de gestelde doelen.

Een budgethouder kan pas beschikken over budgetten en kredieten nadat de raad, dan wel het college heeft ingestemd met de begroting, dan wel met de begrotingswijziging, waarin deze budgetten en kredieten beschikbaar worden gesteld. Tot die tijd mogen geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan ten laste van deze budgetten en kredieten. In spoedeisende gevallen kan het college de budgethouder schriftelijk toestemming geven vooruitlopend op de goedkeuring door de raad verplichtingen aan te gaan of uitgaven te doen. Het college maakt hiervan onverwijld melding aan de raad.

8.2 Afwijkingen bij budgetten en inkomsten

Hoewel de budgetten en de geraamde inkomsten in de begroting taakstellend zijn, kan het voorkomen dat de vastgelegde doelen niet met de beschikbare budgetten kunnen worden gehaald, of dat er gedurende het jaar op andere wijze afwijkingen ontstaan.

In het kader van de rechtmatigheid mogen budgetten in de begroting niet overschreden worden. Tijdige signalering en eventueel wijziging van de begroting zijn dan ook van groot belang. Begrotingswijzigingen worden genomen door de raad of, als deze binnen een programma plaatsvinden, door het college. Begrotingswijzigingen kunnen gedurende het hele jaar worden genomen bij voorstellen aan de raad of adviezen aan het college. Verder worden in maandwijzigingen aanpassingen in de begroting voorgesteld die administratief van aard zijn. Begrotingswijzigingen die beslag leggen op de begrotingsruimte kunnen worden genomen bij de voor- en de najaarsnota, omdat daarbij een integrale afweging van de voor- en nadelen plaatsvindt.

De wijze van omgaan met afwijkingen hangt af van de mate waarin de budgethouder de afwijking al dan niet kan beïnvloeden. Een ontwikkeling is niet-beïnvloedbaar als de budgethouder geen invloed kan of had kunnen uitoefenen op de (financiële) ontwikkeling binnen het budget en binnen het daarvoor geldend beleid.

Als een budgethouder wel invloed kan of had kunnen uitoefenen is er sprake van een beïnvloedbare ontwikkeling, ook als de budgethouder geen gebruik heeft gemaakt van die mogelijkheid.

8.2.1 Beïnvloedbare meevallers

Meevallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter vloeien in principe terug naar de algemene middelen. Onderuitputting van budgetten mag wel worden aangewend om tegenvallers binnen hetzelfde product of kostenplaats te compenseren. Deze aanwending mag niet leiden tot een beleidsaanpassing.

8.2.2 Niet beïnvloedbare meevallers

Meevallers in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter vloeien altijd terug naar de algemene middelen. Bij de voor- en najaarsnota kan het college aan de raad een voorstel doen om deze meevallers aan te wenden om tegenvallers elders te compenseren. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.

8.2.3 Beïnvloedbare tegenvallers

Tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter moeten door de budgethouder binnen hetzelfde product of kostenplaats en in hetzelfde jaar worden gecompenseerd. Compensatie mag niet leiden tot beleidsaanpassing.

Als dit niet mogelijk is, kan het college door middel van een begrotingswijziging besluiten tot compensatie elders binnen hetzelfde programma, zonder dat daarbij het totaal van de lasten of van de baten van dat programma wordt gewijzigd. Als er wel een wijziging van de programma’s ontstaat of er een beroep gedaan wordt op algemene dekkingsmiddelen, stelposten of reserves, dan dient de begrotingswijziging door de raad te worden genomen.

8.2.4 Niet beïnvloedbare tegenvallers

Tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een niet-beïnvloedbaar karakter komen ten laste van de algemene middelen. Bij de voor- en najaarsnota kan het college een voorstel aan de raad doen om begrotingsruimte of meevallers elders in de begroting aan te wenden ter compensatie, dan wel om de doelstelling aan te passen of extra middelen ter beschikking te stellen. Bij instemming door de raad wordt dit in een begrotingswijziging vastgelegd.

8.3 Afwijkingen in kredieten

Zoals ook in het investerings- en afschrijvingsbeleid2 is aangegeven, gelden voor kredieten een aantal bijzondere regels. Dit is een gevolg van het feit dat kredieten door de gemeenteraad beschikbaar worden gesteld voor het doen van een concrete investering.

8.3.1 Meevallers op kredieten

De raad of het college heeft een krediet voor een specifieke investering beschikbaar gesteld. Is voor een investering minder geld nodig, dan vloeit het voordeel terug naar de algemene middelen. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raads- of collegebesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers elders.

8.3.2 Tegenvallers op kredieten

Kredieten mogen niet worden overschreden. Er mag ook geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden Bij een dreigende overschrijding dient aan het college of de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd.. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal door de budgethouder dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten, die ontstaan als gevolg van het hogere krediet. Verhoging van het krediet wordt door middel van een begrotingswijziging vastgelegd.

8.4 Doeluitkeringen, subsidies en algemene uitkering

8.4.1 Doeluitkeringen en subsidies

Verlagingen en verhogingen van doeluitkeringen en subsidies, die de gemeente ontvangt, worden door middel van een begrotingswijziging in de begroting verwerkt. Dit geeft de raad de mogelijkheid om zich uit te spreken over de wijze besteding van de middelen. Dit geldt ook voor doeluitkeringen waarbij er afgerekend wordt op basis van geleverde output, zodra duidelijk wordt dat de gerealiseerde output aanzienlijk afwijkt van de raming.

8.4.2 Algemene uitkering

Voor- en nadelige ontwikkelingen van de algemene uitkering komen altijd ten gunste of ten laste van de algemene middelen. De raad besluit over de besteding van gelden die voor een bepaalde taak aan de algemene uitkering worden toegevoegd. Ook kan zij besluiten deze bedragen tijdelijk op een stelpost te zetten, in afwachting van een bestedingsplan voor de betreffende middelen.

9 Rapportage en verantwoording

9.1 Begroting

In de begroting van een jaar stelt de gemeenteraad per programma de taakstellende budgetten vast, alsmede de gewenste maatschappelijke effecten die met de beschikbare middelen moeten worden gerealiseerd. De gemeenteraad kan de programmabegroting in de loop van het jaar wijzigen.

Het college stelt de productenraming op als een verdere uitwerking van de programmabegroting. Het college wijzigt de productenraming na een wijziging van de programmabegroting en kan ook zelf wijzigingen nemen, die het totaal van de lasten en baten per programma niet beïnvloeden. De totalen van de lasten en de baten van de programmabegroting en van de productenraming dienen altijd gelijk te zijn.

De budgethouders dragen er zorg voor dat de concerncontroller en de afdeling Financiën tijdig over de benodigde gegevens en toelichtingen beschikken ten behoeve van het opstellen van de begroting, conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

9.1.1 Begrotingswijzigingen

Zoals eerder aangegeven kunnen zowel de raad als ook het college begrotingswijzigingen nemen.

Wijzigingen in de programmabegroting dienen altijd door de raad te worden vastgesteld. Wijzigingen in de productenraming worden door het college genomen. In vrijwel alle gevallen waarin de raad de programmabegroting wijzigt, zal ook een wijziging van de programmaraming nodig zijn, waarin het college de wijzigingen in de programmabegroting doorvertaald naar de productenraming.

Aan de hand van onderstaande punten kan worden vastgesteld of een wijziging van de begroting door de raad of door het college dient plaats te vinden:

• 1.

  Als het totaal van de baten of lasten van een programma door de begrotingswijziging verandert, dient er een wijziging van de programmabegroting door de raad te worden genomen.

• 2.

  Als de door de begrotingswijziging een wijziging in het overzicht algemene dekkingsmiddelen (begrotingsruimte, belastingopbrengsten, algemene uitkering), de stelposten of de reserves optreedt, dient er een begrotingswijziging door de raad te worden genomen.

• 3.

  Op grond van de Financiële beheersverordening van de gemeente Nieuwegein kan het college pas beslissen over investeringen groter dan € 500.000 en mutaties in voorzieningen (in afwijking van besluitvorming van de raad) nadat zij de raad hiervan in kennis gesteld heeft.

• 4.

  In andere gevallen kan het college de begrotingswijzing vaststellen. Een wijziging van de productenraming is dan voldoende.

9.2 Managementinformatie

Door middel van managementinformatie legt de budgethouder verantwoording af aan de directie over de voortgang van de projecten uit het concernjaarplan van de betreffende afdeling en eventuele afwijkingen op de budgetten en de kredieten. De gegevens van de managementinformatie worden ook gebuikt als basis voor het opstellen van de betreffende onderdelen van de voor- en de najaarsnota.

9.3 Voor- en najaarsnota

Door middel van de voor- en de najaarsnota legt de concernbudgethouder verantwoording af aan het college en het college aan de raad over de voortgang van de projecten uit het concernjaarplan en eventuele afwijkingen op de budgetten en de kredieten. Naar aanleiding van de voor- en de najaarsnota wordt aan de raad een begrotingswijziging voorgelegd waarin, conform de in hoofdstuk 8 aangegeven richtlijnen, wordt voorgesteld een aantal budgetten op grond van de gesignaleerde ontwikkelingen aan te passen.

9.4 Jaarverslag en -rekening

De jaarstukken worden op een vergelijkbare manier opgebouwd als de begroting. Over de voortgang van de maatschappelijke effecten uit de programmabegroting wordt gerapporteerd in het jaarverslag. De jaarrekening geeft (onder meer) een toelichting op de lasten en baten per programma. De programmahouders en de budgethouders dragen er zorg voor dat de concerncontroller en de afdeling Financiën tijdig beschikken over de benodigde gegevens en de analyses ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening, conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

In de productenrekening legt de concernbudgethouder verantwoording af van de financiële gang van zaken in het afgelopen jaar. Hiervoor leveren de budgethouders de gegevens en analyses van hun begrotingsonderdelen aan.