Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Nieuwegein

1                       Uitgangspunten

De gemeenteraad van Nieuwegein heeft in artikel 27 van de Financiële beheersverordening bepaald dat het college van burgemeester en wethouders zorg dient te dragen voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van zowel werken als voor levering van goederen en diensten. Het college legt deze regels in een besluit vast. Met deze nota waarin het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Nieuwegein is vastgelegd, wordt aan deze bepaling uitvoering gegeven.

1.1                  Uitgangspunten

Beleidsregels op het gebied van inkoop en aanbestedingsbeleid zijn van groot belang voor de gemeente. De gemeente werkt met gemeenschapsgeld, waarmee zeer zorgvuldig moet worden omgegaan. Dat betekent dat de gemeente de financiële middelen zo efficiënt en transparant mogelijk moet inzetten. Daarnaast heeft de gemeente ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid, die mede via inkoop en aanbesteding vorm kan worden gegeven. Op basis daarvan kunnen voor het gemeentelijk aanbestedingsbeleid de volgende uitgangspunten worden geformuleerd:

1.1.1            Doelmatigheid

De gemeente streeft er naar om de beschikbare middelen zo doelmatig mogelijk in te zetten. Dit betekent dat de gemeente door middel van inkoop en aanbestedingen de economisch meest voordelige aanbieding probeert te verkrijgen. Aanbestedingen zijn een middel om zo veel mogelijk gebruik te maken van de marktwerking.

1.1.2            Rechtmatigheid

De rechtmatigheid van de gemeentelijke opdrachtverlening moet gegarandeerd zijn. Rechtmatigheid wil zeggen dat de gemeentelijke processen voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving (zowel Europees, landelijk als plaatselijk). Als niet wordt voldaan aan de Europese of landelijke regelgeving op dit gebied of aan ons eigen aanbestedingsbeleid, zoals vastgelegd in deze nota, is sprake van onrechtmatigheid. Rechtmatigheid is ook van belang voor het voorkomen van schadeclaims van bedrijven die geen opdracht hebben gekregen. In het kader van de wet WIRA kunnen benadeelde partijen ook vernietiging van een op onrechtmatige wijze gesloten overeenkomst eisen.

1.1.3            Openheid en zorgvuldigheid

De openheid en zorgvuldigheid van het gemeentelijke beleid moeten gewaarborgd zijn. Openheid wil zeggen dat de relevante stukken en ook de verdere stappen in het proces zoveel mogelijk openbaar zijn. Zorgvuldigheid wil zeggen dat elke aanbieder kan inschrijven en de uiteindelijke keuze kan worden getoetst aan de gestelde eisen.

1.1.4            Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De gemeente streeft als overheidsinstantie in het inkoop- en aanbestedingsbeleid ook naar het behalen van een aantal maatschappelijke doelen. Daarbij gaat het onder meer om het stimuleren van de lokale economie door het bieden van mogelijkheden aan bedrijven uit Nieuwegein om mee te doen bij aanbestedingen. Verder heeft de gemeente zich vastgelegd op het realiseren van de Fair Trade doelstellingen en op de doelstelling om in 2015 100% duurzaam in te kopen. Ook deze onderwerpen zijn, binnen de ruimte die de Europese regelgeving daarvoor biedt, een uitgangspunt voor het gemeentelijke beleid.

1.2                  Europese regelgeving

Sinds 1 december 2005 geldt de geïntegreerde richtlijn voor leveringen, diensten en werken (richtlijn 2004/18/EG). Voor Nederland is deze richtlijn door middel van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) omgezet in landelijke regelgeving. Dit betekent dat de Europese wet- en regelgeving voor de gemeente (en voor opdrachten die grotendeels met gemeentelijk geld worden verstrekt) onverkort van toepassing is.

 

Een complicerende factor op het gebied van aanbestedingen is dat lang niet alle regels in formeel recht zijn vastgelegd. Er moet rekening gehouden worden met ongeschreven regels en uitgangspunten. Belangrijk hierbij zijn de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie (gelijke behandeling van alle mogelijke inschrijvers). Deze regels gelden in principe voor alle opdrachtverleningen, dus ook onder de drempelwaarden. In veel gevallen wordt door middel van jurisprudentie gaandeweg duidelijk hoe deze principes moeten worden geïnterpreteerd en hoe hard deze zijn.

1.3                  Landelijke regelgeving

De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen en het Bao verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen. Naar verwachting treedt binnen afzienbare termijn de nieuwe Aanbestedingswet in werking. Hierin wordt formeel vastgelegd dat de gemeente ook onder de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen bij opdrachtverleningen moet voldoen aan de eisen van gelijkheid, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Om dit te bereiken zal de gemeente in de toekomst vaker openbaar moeten aanbesteden.

 Voor de aanbesteding van werken is er een standaardreglement opgesteld, het Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005). De gemeente hanteert dit reglement bij de aanbesteding van werken. Voor de aanbesteding van leveringen en diensten zijn er (nog) geen standaardreglementen. Als er dergelijk reglement worden opgesteld, zal de gemeente dit in principe hanteren. Voor bijzondere leveringen en diensten, bijvoorbeeld op het gebied van ICT, kan de gemeente gebruik maken van specifieke regelingen. 

Verder is voor de gemeente de wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) van belang. Deze wet biedt de mogelijkheid aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te

sluiten. Bij Besluit BIBOB zijn alleen de sectoren bouw, ICT en milieu aangewezen als de sectoren waarover met betrekking tot overheidsopdrachten advies kan worden

gevraagd. Een advies bij het bureau BIBOB is een zwaar middel, dat veel tijd kost (in de regel acht weken). Bij aanbestedingen van de gemeente Nieuwegein wordt dan ook voorgesteld alleen advies te vragen indien er bij de beoordeling van de selectie- en gunningscriteria twijfel bestaat over de integriteit van een bedrijf. In de aankondigingen van aanbestedingen in de betrokken sectoren (bouw, milieu en ICT) moet worden aangegeven dat de gemeente een BIBOB-advies kan vragen. Zie voor meer informatie hierover: www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/bibob.

1.4                  Gemeentelijke regelgeving

De gemeentelijk regelgeving bestaat met name uit deze nota en daarnaast ook uit datgene dat wordt bepaald in de Regeling Budgethouderschap gemeente Nieuwegein (raadsnummer 2010-030). In deze regeling wordt onder meer aangegeven wie binnen de organisatie als budgethouder is aangewezen.

1.5                  Wijzigingen in de regelgeving

Zoals aangegeven is de regelgeving op het gebied van aanbestedingen nog volop in beweging. Op korte termijn betreft dat met name de nieuwe aanbestedingswet, die voorschriften bevat voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden. Indien noodzakelijk zal deze nota naar aanleiding van belangrijke wijzigingen in de regelgeving worden geactualiseerd.

 

In de tussentijd is het verstandig bij elke aanbesteding na te gaan of de beschreven regels nog van toepassing zijn. Op internet zijn hiervoor een aantal sites beschikbaar:

• -

  www.europadecentraal.nl (dossier aanbestedingen)

• -

  www.vng.nl (aanbestedingen onder beleidsveld Economie)

• -

  www.pianoo.nl

2                       Werken, leveringen en diensten

2.1                  Werken

Een werk wordt in het Bao gedefinieerd als “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen” (art. 1g). Bij werken gaat het om bouwen of aanleggen van zaken door een aannemer. Onderhoudswerkzaamheden vallen daarmee niet onder de definitie van werken. Bij wegen ligt de grens tussen aanleg en onderhoud in het al dan niet vervangen van de deklaag. In het Bao is een limitatieve opsomming gegeven van de werkzaamheden die onder dit onderdeel vallen. Dit overzicht is opgenomen als bijlage 1 bij deze nota. Daaruit blijkt dat bijvoorbeeld onderhoud van groen niet als werk wordt gezien, maar als dienst. Baggeren is als onderdeel van waterbouw wel een werk.

 

Verschillende werkzaamheden die samen economisch of technisch een geheel vormen worden als een werk beschouwd. Waar het in Nederland gebruikelijk is bijvoorbeeld het bouwkundig deel en het installatie-technische deel in afzonderlijke opdrachten aan te besteden, moet volgens de bepalingen van de richtlijn de waarde van deze opdrachten bij elkaar worden geteld om de totale waarde van het werk te berekenen. Wel kan bij het aanbesteden van een dergelijke opdracht worden aangegeven dat aannemers kunnen inschrijven op delen van de opdracht, bijvoorbeeld slechts op het bouwkundig deel.

 

Onder werken wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht, zoals installatiewerkzaamheden, onder de richtlijn werken.

2.1.1            Waardebepaling bij werken

De Europese regels geven aanwijzingen hoe de waarde van een werk kan worden bepaald. Voor een werk geldt dat de waarde van alle delen die tezamen “een zelfstandige economische eenheid” vormen, bij elkaar opgeteld moeten worden. Bij deze totale waarde wordt ook de waarde van de diensten van bijvoorbeeld architecten en technische ontwerpers gerekend.

 De Bao bevat ook een bepaling voor de situatie waarin een werk bestaat uit meerdere opdrachten, zogenaamde ‘percelen’. Indien de waarde van de percelen tezamen het drempelbedrag overschrijdt, dan is de Richtlijn Werken voor alle percelen van toepassing. Hierop is één uitzondering van toepassing; indien de ‘kleine’ percelen de waarde van € 1 miljoen niet overschrijden en de waarde van deze percelen bij elkaar opgeteld niet meer dan 20% van de totaalwaarde van het gehele werk bedraagt, dan is de Richtlijn Werken niet van toepassing voor deze kleine percelen. Het eigen aanbestedingsbeleid van de gemeente is in dat geval wel van toepassing. Door te werken met percelen kunnen de mogelijkheden van kleinere aannemers om in aanmerking te komen voor gemeentelijke opdrachten worden vergroot.

 

Indien een aanbestedende dienst voor het werk noodzakelijke goederen inbrengt die aan de uitvoerende partij ter beschikking worden gesteld, de zogenaamde ‘directieleveringen’, dan dient de waarde hiervan bij de raming te worden opgeteld om de totale waarde van het werk te bepalen.

 

De vaststelling van de waarde moet voor derden toetsbaar zijn. Bij de waardebepaling moet rekening gehouden worden met alle feiten die op het moment van aanbesteden bekend zijn. Dit betekent dat ook eventuele optionele werkzaamheden of mogelijke uitbreidingen van de opdracht die in de overeenkomst staan, in de berekening moeten worden meegenomen.

2.2                  Leveringen

Onder een overheidsopdracht voor levering wordt in de Bao verstaan: “een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten”. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, zoals bij de aanschaf van een telefooncentrale, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is met name van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven de richtlijn moet worden toegepast. Bestaat er twijfel over het feit of een opdracht onder de Richtlijn Leveringen of de Richtlijn Werken valt, dan moet gekeken worden naar wat het voorwerp van de overeenkomst is: is het doel dat de gemeente het eigendom verwerft over goederen (een auto voor wegenonderhoud) of gaat het om het resultaat (reconstructie van een weg)?

 

Onder leveringen wordt verstaan: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen.

2.2.1            Waardebepaling bij leveringen

Voor leveringen geldt dat de waarde van alle “gelijksoortige” leveringen bij elkaar geteld moeten worden. Voor de waardebepaling van leveringen waarvoor een mantelcontract wordt afgesloten geldt de geschatte reële waarde van alle leveringen tijdens de contractduur.

 

Indien het gaat om aankoop, leasing, huur of huurkoop dan dient de raming van de omvang van de opdracht te worden gebaseerd op:

• 1.

  De totale waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst, indien de looptijd 12 maanden of minder bedraagt.

• 2.

  De totale waarde van de opdracht, met inbegrip van de geraamde restwaarde van de producten bij het einde van de overeenkomst, indien de looptijd meer bedraagt dan 12 maanden.

• 3.

  Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48, indien de opdracht voor onbepaalde duur wordt aangegaan of indien de looptijd niet bepaald kan worden.

• 4.

  Indien het gaat om een opdracht die regelmatig wordt verleend, dan moet gekeken worden naar de reële waarde van de in de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opdrachten of de in de komende twaalf maanden te verlenen soortgelijke opdrachten.

 

Indien een aankoop van homogene goederen, die in afzonderlijke percelen zijn gesplitst, gelijktijdig worden opgedragen dan moet de totale waarde van de percelen tezamen genomen worden.

 

Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden en optionele verlengingen die in de overeenkomst op zijn genomen. Werken die door aanvullingen of verlengingen boven de drempelwaarde voor Europees aanbesteden kunnen komen, dienen dan ook van te voren Europees te worden aanbesteed. Er kan een probleem met de rechtmatigheid ontstaan als achteraf blijkt dat een opdracht boven de drempelwaarde is uitgekomen, maar er geen Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden.

2.3                  Diensten

Het Bao omschrijft opdrachten voor dienstverlening als volgt: “een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een dienstverlener”. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen opdrachten voor dienstverlening die onder de volledige werking van het besluit vallen en opdrachten waarop slechts een deel van de regels van toepassing is. Dit geldt alleen voor de diensten die in het besluit met name zijn genoemd. Dit overzicht is opgenomen in bijlage 2B bij deze nota. Er bestaat geen definitie van.

 

Bijlage 2A geeft de diensten aan die onder de volledige werking van het besluit vallen zijn: Het gaat hierbij onder meer om onderhouds- en reparatiediensten, financiële diensten (waaronder verzekeringsdiensten), computer- en aanverwante diensten, diensten van accountancy, controle en boekhouding, advertentie- en reclamediensten, diensten voor het schoonmaken van gebouwen, uitgeverij- en drukkerijdiensten en vuilophaaldiensten. Opdrachten voor dit soort diensten moeten worden aanbesteed volgens de volledige procedure van de richtlijn Diensten.

 

In bijlage 2B zijn de diensten opgenomen waarop slechts een deel van de regels van toepassing is. Dit zijn met name diensten van juridische aard, plaatsing van personeel en personeelsverschaffing, opsporings- en bewakingsdiensten, diensten voor onderwijs en beroepsonderwijs, gezondheids- en sociale diensten, diensten voor recreatie, cultuur en sport. Bij aanbesteding van deze diensten moet wel voldaan worden aan de vereisten van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie, zeker als er sprake is van grensoverschrijdend belang en mogelijk ook aanbieders uit andere EU-landen geïnteresseerd zijn. De gemeente dient er voor te zorgen dat in de beschrijving van de opdracht geen discriminerende bepalingen zijn opgenomen die op voorhand bepaalde dienstverleners uitsluiten en achteraf dient een gunningsbericht gestuurd te worden naar de Europese Unie. De gemeente dient aan te geven aan wie de opdracht is gegund. Deze vorm van aanbesteden komt in de gemeentelijke praktijk veel voor, bijvoorbeeld bij groenonderhoud en bij allerhande diensten op het gebied van sociale zaken en onderwijs.

Onder diensten wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de richtlijn "Diensten" geregeld.

2.3.1.            Waardebepaling bij diensten

Voor diensten geldt dat de waarde van alle “gelijksoortige” diensten bij elkaar geteld moeten worden. Een opdracht mag niet worden gesplitst om zo onder de drempel voor Europees aanbesteden te komen. Voor de waardebepaling van diensten waarvoor een mantelcontract wordt afgesloten geldt de geschatte reële waarde van alle diensten tijdens de contractduur.

 

Ook hier geldt de totaalwaarde van percelen als raming. Indien de kleinere percelen de waarde van € 80.000 niet overschrijden, dan kunnen deze buiten de aanbesteding blijven, mits de totaalwaarde van de ‘kleinere’ percelen bij elkaar opgeteld niet meer dan 20% van de totaalwaarde bedraagt. Het eigen aanbestedingsbeleid van de gemeente is in dat geval wel van toepassing. Door te werken met percelen kunnen de mogelijkheden van kleinere dienstverleners om in aanmerking te komen voor gemeentelijke opdrachten worden vergroot.

 

Indien geen totaalprijs voor een opdracht kan worden vastgesteld, dienen de volgende berekeningsregels in acht te worden genomen:

• 1.

  De totale waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst, indien de looptijd korter is dan 48 maanden.

• 2.

  Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48, indien de opdracht voor onbepaalde duur wordt aangegaan of indien de looptijd niet kan worden vastgesteld.

• 3.

  Indien het gaat om een opdracht die regelmatig wordt verleend, dan moet gekeken worden naar de reële waarde van de in de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opdrachten of de in de komende twaalf maanden te verlenen soortgelijke opdrachten.

 

Bij de waardebepaling moet ook rekening gehouden worden met optionele werkzaamheden en mogelijke verlengingen die in de overeenkomst zijn opgenomen. Diensten die door aanvullingen of verlengingen boven de drempelwaarde voor Europees aanbesteden kunnen komen, dienen dan ook van te voren Europees te worden aanbesteed. Het is van groot belang hier bij het aangaan van verplichtingen rekening mee te houden. Op het moment van aanbesteden moet er een reële en ook toetsbare raming van de dienst worden gemaakt. Bijvoorbeeld bij het inschakelen van een externe bureau bij het voorbereiden en uitvoeren van grote projecten kan de drempelwaarde tijdens de uitvoering van het project gemakkelijk worden overschreden. Als van te voren geen goede inschatting wordt gemaakt van de omvang van de werkzaamheden bestaat het risico dat vervolgopdrachten na het overschrijden van de drempelwaarde opnieuw moeten worden aanbesteed. De meeste problemen met de rechtmatigheid ontstaan dan ook op dit punt. Bij opdrachten die verlengd kunnen worden, moet in de waardebepaling rekening gehouden met de mogelijke verlenging en moet de vorm van aanbesteding worden gekozen, die hoort bij het maximale bedrag.  

 

Voor een aantal specifieke categorieën is een aantal concrete waardebepalingen opgenomen in de Richtlijn Diensten. Het gaat hierbij om verzekeringsdiensten en diensten van financiële instellingen.

 

Bij prijsvragen voor ontwerpen is het totale bedrag aan prijzengeld en betalingen aan deelnemers maatgevend.

2.4                     Combinaties van werkzaamheden

In het geval een opdracht bestaat uit een combinatie van leveringen en diensten, moet de verhouding worden bepaald tussen het deel van de opdracht dat betrekking heeft op leveringen en het deel van de opdracht dat betrekking heeft op diensten. Indien de waarde van de leveringen groter is dan de waarde van de diensten, wordt het geheel geacht een levering te zijn. In het omgekeerde geval is de gehele opdracht een dienst. Voor wat betreft de aanbestedingssystematiek is het verschil tussen beide gering, behalve als er sprake is van een dienst waarbij slechts een beperkt aantal regels geldt.

 

Een combinatie van een werk met een levering of een dienst kan alleen als de werkzaamheden economisch of technisch één geheel vormen. Dit kan bijvoorbeeld als gelijktijdig ontwerp- en de bouwwerkzaamheden voor een gebouw worden aanbesteed. Ook leveringen kunnen een onderdeel vormen van een werk. Het kan dus niet zo zijn dat aan een werk een heel andere levering of dienst wordt gekoppeld of dat de omvang van de levering of de dienst groter is dan die van het werk. In de regel dienen leveringen of diensten afzonderlijk te worden aanbesteed, zeker als deze boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden liggen. In het geval er sprake is van een combinatie dienen de totale kosten te worden afgezet tegen de drempelwaarde voor werken, waarbij rekening moet worden gehouden met de bijzonderheden voor de berekening van de omvang van leveringen, dan wel diensten.

2.5                 Raamovereenkomsten

In het besluit worden ook regels gegeven voor raamovereenkomsten. Dit zijn overeenkomsten tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen. Een raamovereenkomst betreft afspraken tussen de gemeente (of gemeenten) en opdrachtnemers om gedurende een bepaalde periode opdrachten te plaatsen volgens vastgelegde voorwaarden en de eventuele prijsstelling.

 

Er wordt dan een raamwerk afgesloten dat als basis dient voor de komende afzonderlijke opdrachten. In de Nieuwegeinse situatie zijn dergelijke overeenkomsten onder meer afgesloten voor de inkoop van kantoorartikelen en voor de inhuur van personeel van derden. Bij raamovereenkomsten moet de totale waarde bepaald worden aan de hand van de geraamde maximale waarde van de opdrachten over de totale looptijd van de overeenkomst. Komt deze waarde boven de drempelwaarden voor werken, dan wel leveringen en diensten dan moet aanbesteding plaatsvinden conform de betreffende regelgeving.

2.6                  Concessieovereenkomsten

De aanbestedingsregels voor werken gelden ook bij concessieovereenkomsten van werken. Daarvan is sprake indien als tegenprestatie voor het totstandbrengen van het werk aan de concessiehouder het recht wordt gegeven om het werk te exploiteren. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als de overheid in ruil voor de aanleg van de weg aan de ondernemer het recht geeft om voor deze weg tol te heffen. Het verlenen van een opdracht tot aanleg van een weg moet ook op deze wijze volgens de regels van aanbestedingen van werken lopen.

 

De regels voor concessieovereenkomsten zijn niet van toepassing als tegelijk met de opdracht van de aanleg van de weg ook het onderhoud van die weg voor een aantal jaar wordt aanbesteed. In dit geval gelden de regels die ook gelden bij combinatie van een werk en een dienst. 

 

Concessieverlening is ook mogelijk bij diensten. Deze vallen echter niet onder de Europese aanbestedingsregels. Wel moet in dat geval voldaan worden aan de algemene beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie.

 

 3                       Soorten aanbestedingen

3.1                  Algemeen

De Europese Unie stelt de drempelbedragen vast, waarboven de Europese regels voor aanbesteden van toepassing zijn. Onder deze bedragen is het gemeentelijk beleid bepalend voor de soort aanbesteding die wordt gekozen. Afhankelijk van de omvang van de opdracht zijn er verschillende soorten aanbestedingen voorgeschreven. Onderstaand wordt het gemeentelijke beleid op dit punt beschreven. Alle bedragen zijn exclusief BTW.

3.2                  Enkelvoudige onderhandse aanbesteding

 

Onder een bedrag van € 30.000 kan voor werken, leveringen en diensten worden volstaan met een enkelvoudige onderhandse aanbesteding.

 

Tot een bedrag van € 30.000 kan worden volstaan met een aanbesteding via een enkelvoudige offerteaanvraag. Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij één natuurlijke of rechtspersoon in de gelegenheid wordt gesteld op basis van een "open" begroting in te schrijven op een werk. Deze vorm wordt ook wel aanbesteding "uit de hand" genoemd. Bij werken is er in dit geval geen sprake van een aanbestedingsprocedure conform de ARW.

 

Het staat de budgethouder vrij om ook onder het bedrag van € 30.000 meerdere offertes te vragen. In veel gevallen is dit ook verstandig omdat dan kan worden ingeschat of een aangeboden prijs marktconform is. Ook ontstaat dan geen probleem met de rechtmatigheid op het moment dat de opdracht uiteindelijk toch boven € 30.000 uitkomt.

3.3                  Meervoudige onderhandse aanbesteding

 

Vanaf € 30.000 tot en met € 192.999 voor werken, diensten en leveringen moet een meervoudig onderhands aanbesteding plaatsvinden bij tenminste drie aanbieders. Indien mogelijk, dient tenminste één daarvan een Nieuwegeins bedrijf te zijn. Het college kan besluiten tot een enkelvoudige aanbesteding.

 

Een onderhandse aanbesteding is een aanbeste­ding waarvoor een beperkt aantal natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving wordt uitgenodigd. Het gemeentelijke beleid is dat in dit geval ten minste drie aanbieders worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Er is geen maximum gesteld aan het aantal aanbieders dat kan worden gevraagd. Bij het bepalen van het aantal moet rekening worden gehouden met de marktomstandigheden en met de omvang van de opdracht.

 

Waar mogelijk wordt altijd een bedrijf uit Nieuwegein uitgenodigd om een offerte in te dienen. Daarbij mag niet steeds aan hetzelfde bedrijf worden gevraagd om offerte uit te brengen. Dat betekent dat de budgethouder er zorg voor moet dragen dat steeds andere ondernemers worden uitgenodigd. Vanuit Economische Zaken zal een overzicht worden gemaakt van alle Nieuwegeinse bedrijven die in een bepaalde branche actief zijn (long list). Het is de bedoeling om op termijn te komen tot een jaarlijks vast te stellen lijst met bedrijven, die kunnen worden gevraagd voor bepaalde opdrachten (short list).

 

Bij deze aanbestedingsvorm wordt geen adver­tentie geplaatst, maar wordt een uitnodiging tot inschrijving verstuurd. De procedure schrijft een tijd van minimaal 21 dagen voor (bij spoedeisende zaken 10 dagen). Bij de onderhandse aanbesteding van werken moeten dezelfde gegevens worden verstrekt als bij een openbare aanbesteding en dient het bestek kosteloos ter beschikking te worden gesteld.

 

Er mag bij opdrachten onder € 193.000 ook openbaar aanbesteed worden als de kosten van een openbare aanbesteding (voor de gemeente en de inschrijvers) in verhouding staan met het aanbestede bedrag en met het voordeel dat door een openbare aanbesteding zou kunnen worden behaald.

 

Het college kan bij opdrachten onder € 193.000 besluiten tot een enkelvoudige aanbesteding, in het geval één van de onderstaande omstandigheden zich voordoet. Het besluit van het college dient ten behoeve van het aanbestedingsregister schriftelijk vast te worden vastgelegd, zoals beschreven in hoofdstuk 5.

 

Doelmatigheid (in tijd of geld): als de transactiekosten van het opstellen van een offerte-aanvraag en het beoordelen van de offertes hoger zijn dan de aanschaf of het voordeel dat men verwacht te realiseren met een meervoudige aanbesteding, is enkelvoudige aanbesteding mogelijk.

Standaardisatie: als er in het verleden al producten zijn gekocht en het betreft hier een aanvulling op deze producten, kan op grond van beoogde standaardisatie aan de oorspronkelijke leverancier een offerte worden gevraagd.

Specialisme: indien duidelijk is dat een bepaald bureau als enige gespecialiseerd is in een bepaalde dienstverlening, is enkelvoudige aanbesteding mogelijk.

Spoedeisendheid: als door gevolg van gebeurtenissen, die door de gemeente niet konden worden voorzien, dwingende spoed is ontstaan.

Vertrouwelijkheid: voorbeelden hiervan zijn beveiligingswerken en –diensten en zaken op het gebied van openbare orde en veiligheid.

3.4                  Openbare aanbesteding

 

Bij werken vanaf € 193.000 tot en met € 4.844.999 moet een openbare aanbesteding plaatsvinden.Bij werken van € 193.000 tot en met € 999.999 kan het college besluiten tot een meervoudig onderhandse aanbesteding.

 

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd tenminste 36 kalenderdagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.).

 

Het college kan bij werken tot € 1.000.000 besluiten tot een meervoudige aanbesteding met tenminste vier offertes. Hiervoor moet één van de in paragraaf 3.3 genoemde omstandigheden zich voordoen. Het besluit van het college dient ten behoeve van het aanbestedingsregister schriftelijk vast te worden vastgelegd, zoals beschreven in hoofdstuk 5. 1.1.1   

3.4.1 Aanbesteding met voorafgaande selectie

 

Bij werken vanaf € 193.000 tot en met € 999.999 kan een afdelingshoofd besluiten een openbare aanbesteding met voorselectie te houden. Bij werken vanaf € 1.000.000 tot en met € 4.844.999 ligt deze bevoegdheid bij het college.

 

Een aanbesteding met voorafgaande selectie is een bijzondere vorm van openbaar aanbesteden. Dit is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - ten minste één, doch niet meer dan het aantal in de bekendmaking genoemde gegadigden, tot inschrijving kan worden uitgenodigd. Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure (benodigde tijd minimaal circa 22 da­gen) en kent naast de eisen met betrekking tot de aan­bestedingsdocumenten ook aanbeste­dingscriteria (zoals omvang van de omzet van het bedrijf, specialisme, kredietwaardigheid enz.).

 

Tot voorafgaande selectie kan worden besloten indien er sprake is van een van de volgende redenen. Ook hierbij geldt dat het besluit van het afdelingshoofd, dan wel van het college schriftelijk dient te worden vastgelegd.

 

Doelmatigheid: Werken waarbij, gelet op de marktomstandigheden, openbare aanbesteding niet wenselijk is.

Specialisme: indien duidelijk is dat een bepaald of enkele bureaus gespecialiseerd zijn in een bepaalde dienstverlening, kunnen deze worden geselecteerd.

Spoedeisendheid: als door gevolg van gebeurtenissen die door de gemeente niet konden worden voorzien, dwingende spoed is ontstaan.

Vertrouwelijkheid: voorbeelden hiervan zijn beveiligingswerken en -diensten.

3.5                  Europese aanbesteding

 

Bij leveringen en diensten vanaf € 193.000 en bij werken vanaf € 4.845.000 is openbare aanbesteding volgens de Europese regelgeving verplicht.

 

Een openbare aanbesteding is een aanbesteding die bekend wordt gemaakt in het supplement van het Europees Publicatieblad en op internet, waarbij een ieder kan inschrijven. Deze aanbestedingsvorm kent een voorgeschreven procedure voor de diverse te nemen stappen (benodigde tijd tenminste 52 kalenderdagen) en kent eisen met betrekking tot de aanbestedingsdocumenten (de bekendmaking, het bestek e.d.). In het volgende hoofdstuk wordt uitgebreid ingegaan op de verschillen vormen van aanbestedingen volgens de Europese regelgeving.

3.6                  Samenvatting drempelbedragen

Bij de drempelbedragen moet er rekening mee worden gehouden dat het hierbij gaat om de bedragen die in 2010 en 2011 gelden. Omdat deze bedragen elke twee jaar worden aangepast, moet voor elke aanbesteding worden geverifieerd of deze bedragen nog correct zijn.

3.6.1            Drempelbedragen bij werken

 

Onder € 30.000	Enkelvoudig onderhands
Van € 30.000 tot en met € 192.999	Meervoudig onderhands, tenminste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
Van € 193.000 tot en met € 999.999	Openbare aanbesteding, afdelingshoofd kan besluiten tot openbare aanbesteding met voorselectie, college kan besluiten tot meervoudige aanbesteding met tenminste 3 offertes
Van € 1.000.000 tot en met € 4.844.999	Openbare aanbesteding, college kan beslissen tot openbare aanbesteding met voorselectie
€ 4.845.000 en hoger	Europees aanbesteden

3.6.2            Drempelbedragen bij leveringen en diensten

Onder € 30.000	Enkelvoudig onderhands
Van € 30.000 tot en met € 192.999	Meervoudig onderhands, tenminste 3 offertes, college kan besluiten tot enkelvoudige aanbesteding
€ 193.000 en hoger	Europees aanbesteden

 

4                       Europees aanbesteden

Bij aanbesteding volgens de Europese regelgeving zijn er twee belangrijke procedures van aanbesteden:

4.1                  De openbare procedure

Bij deze procedure kunnen alle belangstellende aanbieders een offerte indienen op grond van de publicatie van de betreffende opdracht. De gemeente moet uit deze offertes, op grond van objectieve selectie- en gunningscriteria die vooraf bekendgemaakt zijn, een keuze maken aan wie de opdracht wordt gegund.

 

Voor deze procedure moet vanaf het tijdstip van publicatie tenminste 52 dagen worden aangehouden tot de sluitingstermijn van de inschrijvingen. Indien de gemeente, bijvoorbeeld aan het begin van het jaar, een vooraankondiging heeft geplaatst, mag de periode worden verkort tot 36 dagen (soms 22 dagen), onder voorwaarde dat er geen wijzigingen zijn ten opzichte van de vooraankondiging. Het toesturen van het bestek aan geïnteresseerden dient binnen 6 dagen na het verzoek daartoe te worden gedaan. Tot 6 dagen voor sluiting hebben de geïnteresseerden de mogelijkheid om inlichtingen te vragen. Het antwoord hierop dient als nota van inlichtingen aan alle partijen te worden toegezonden. Tot slot dient de gemeente binnen 48 dagen na de gunning dit te publiceren.

 

Schematisch ziet deze procedure er als volgt uit:

4.2                  De niet-openbare procedure

Dit is een procedure waarbij alle belangstellenden mogen verzoeken om deel te nemen, maar waarbij alleen de door de gemeente aangezochte ondernemers mogen inschrijven. Het verschil met de openbare procedure is, dat in dit geval de aanbesteding in twee fasen plaats vindt. De gemeente publiceert in de eerste fase een oproep aan belangstellende aanbieders om zich als gegadigde te melden voor de opdracht. Vervolgens selecteert de gemeente, op grond van vooraf bekendgemaakte objectieve selectiecriteria, een aantal aanbieders, die worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit aantal mag niet minder zijn dan vijf. Uit deze offertes maakt de gemeente, op grond van vooraf gepubliceerde objectieve gunningscriteria, een keuze aan wie de opdracht wordt gegund.

 

Voor deze procedure moet vanaf het tijdstip van publicatie tenminste 37 dagen worden aangehouden tot de sluitingstermijn van de inschrijving van de voorselectie. Bij dringende spoed (buiten invloed van de gemeente) mag dit worden beperkt tot minimaal 15 dagen. Na de selectie wordt aan de geselecteerde het bestek toegestuurd. Vervolgens moet er tenminste 40 dagen (of bij dwingende spoed 10 dagen) de tijd zijn voor het indienen van offertes door de geselecteerden. Indien de gemeente, bijvoorbeeld aan het begin van het jaar, een vooraankondiging heeft geplaatst, mag deze periode worden verkort tot 26 dagen, onder voorwaarde dat er geen wijzigingen zijn ten opzichte van de vooraankondiging. Tot 6 dagen voor sluiting hebben de geïnteresseerden de mogelijkheid om inlichtingen te vragen. Het antwoord hierop dient als nota van inlichtingen aan alle geselecteerden te worden toegezonden. Tot slot dient de gemeente binnen 48 dagen na de gunning dit te publiceren.

 

De keuze voor het hanteren van de openbare of niet-openbare procedure is vrij. Met name bij grote en complexe opdrachten kan worden gekozen voor de niet-openbare procedure. Het uitwerken en beoordelen van offertes voor dergelijke opdrachten kost immers veel tijd. Door eerst een voorselectie van aanbieders te maken hoeft, maar een beperkt aantal offertes doorgenomen te worden. De niet-openbare procedure wordt daarom met name gekozen bij de aanbesteding van (grote) werken. Ook als in het bestek vertrouwelijke informatie staat, kan gekozen worden voor de niet-openbare procedure. Bij eenvoudige opdrachten, zoals de inkoop van standaard producten, wordt aanbevolen de openbare procedure te hanteren.

 Schematisch ziet deze procedure er als volgt uit:

Daarnaast is er voor een aantal specifieke gevallen nog een drietal andere procedures, die in de gemeentelijke praktijk niet zo vaak voorkomen.

4.3                  Gunning via onderhandelingen 

Dit is een procedure waarbij de gemeente met door haar gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de contractuele voorwaarden vaststelt. Deze procedure is mogelijk als van te voren geen mogelijkheid bestaat om de totaalprijs en/of de inhoud van de opdracht vast te stellen. Ook in het geval van dringende spoed of het afnemen van aanvullende diensten is deze procedure mogelijk. Hiervoor gelden dezelfde termijnen als bij de niet-openbare procedure.

 

Ook in het geval er geen of geen geschikte inschrijvingen binnen zijn gekomen, mag de gemeente onderhandelen. In dat geval mogen de oorspronkelijke voorwaarden echter niet wezenlijk worden gewijzigd, omdat daardoor ondernemers die niet hebben ingeschreven kunnen worden benadeeld. Ook als er alleen onaanvaardbare of onrechtmatige inschrijvingen worden ingediend, kan er worden besloten tot onderhandeling. Omdat de voorwaarden hiervoor zeer stringent zijn, wordt geadviseerd indien een dergelijke situatie zich voordoet contact op te nemen met de centrale inkoopfunctie en/of de afdeling Financiën.

4.4                 Concurrentiegerichte dialoog

Dit is een procedure voor bijzonder complexe opdrachten waaraan alle ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de gemeente een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten gegadigden, om een oplossing te zoeken die aan de behoeften van de gemeente beantwoordt. Zoals deze omschrijving al aangeeft, kan deze procedure gebruikt worden als van te voren geen technische specificatie kan worden opgesteld of als geen financiële omvang kan worden bepaald. In een dergelijk geval is het van groot belang dat de door de ondernemers aangegeven informatie vertrouwelijk wordt gebruikt. Het voorstel tot oplossing van de één mag door de gemeente niet aan een ander worden voorgelegd. Uiteindelijk nodigt de gemeente op grond van de aangedragen oplossingen één van de geselecteerde gegadigden uit om in te schrijven.

4.5                  Prijsvragen

Een bijzonder geval is ook de prijsvraag, waarbij de gemeente een plan of ontwerp kiest dat op basis van mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen. Dit komt met name voor op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw. Hiervoor gelden bijzonder regels die in het Bao vermeld worden.

 

Aanbesteding volgens de Europese regelgeving kan, afhankelijk van het onderwerp, plaatsvinden volgens de openbare of volgens de niet-openbare procedure.

5                       Administratieve procedures

5.1                  Het aanbestedingsregister

Het is van groot belang om de aanbestedingen goed vast te leggen en te documenteren. Hiermee kan bij de interne controle worden bekeken of de aanbesteding goed is verlopen. Ook kunnen de accountant en eventuele controleurs van de Europese Unie gebruik maken van deze gegevens. In aansluiting op de bepalingen van het aanbestedingsbeleid, betekent dit dat alle opdrachtverleningen boven een bedrag van € 30.000 dienen te worden geregistreerd.

 

In het aanbestedingsregister dienen alle aanbestedingen (of andere vormen van opdrachtverlening) boven een bedrag van € 30.000 te worden opgenomen. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder dat de aanbestedingen worden gemeld ten behoeve van opname in het register. Dit kan door een melding te versturen aan de betreffende mailbox. Als bijlage dienen bij de aanbestedingsregisters per aanbesteding kopieën te worden gevoegd van de opdrachtverlening en van de eventuele beslissing van het college om af te wijken van het bepaalde in deze regeling.

 

Alle aanbestedingen boven € 30.000 dienen door de budgethouder te worden gemeld ten behoeve van het aanbestedingsregister.

5.2                  Interne controle

In het kader van het integraal management is de budgethouder verantwoordelijk voor de opdrachtverlening en daarmee ook voor de eventueel noodzakelijke aanbesteding. Voordat een opdracht wordt verleend zal een de budgethouder zich er dan ook van moeten vergewissen dat de aanbestedingsregels goed zijn toegepast.

 

Gedurende het jaar wordt bij de interne controles door de afdeling Financiën nagegaan of de regelgeving op het gebied van de aanbestedingen correct is toegepast. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt door de concerncontroller in het kader van de controle op de rechtmatigheid getoetst of alle aanbestedingen conform de regelgeving hebben plaatsgevonden.

5.3                  Inkoopvoorwaarden

Bij de aanbesteding van leveringen en diensten dient in beginsel gebruik gemaakt te worden van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwegein zoals die in 2008 door het college zijn vastgesteld. In de aankondiging van de aanbesteding wordt in deze gevallen aangegeven dat deze voorwaarden van toepassing zijn. Door het gebruik van de inkoopvoorwaarden wordt een aantal zaken juridisch vastgelegd, zoals vrijwaring van de gemeente voor claims op grond van de Wet Ketenaansprakelijkheid op het moment dat de ondernemer werkzaamheden uitbesteed aan derden. Voor nadere informatie en de meest actuele versie van de inkoopvoorwaarden kan contact opgenomen worden met de afdeling Support.

 

In een aantal sectoren zijn er specifieke voorwaarden overeengekomen tussen de opdrachtgevers en de aanbieders, die min of meer standaard worden gebruikt in de betreffende sector. In deze gevallen mogen deze voorwaarden worden gebruikt, maar vooraf moet in overleg met de afdeling CJP worden beoordeeld of deze voorwaarden niet nadelig zijn voor de gemeente. Bij de aanbesteding van werken geldt de meest actuele versie van het aanbestedingsreglement dat algemeen in de sector aanvaard wordt.

Bij leveringen en diensten worden in beginsel de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwegein gehanteerd, tenzij in de sector andere voorwaarden gelden die niet nadelg zijn voor de positie van de gemeente. Bij aanbestedingen van werken wordt de meest actuele versie van het aanbestedingsreglement gehanteerd.

5.4                  Verminderen administratieve lasten

Een van de meest gehoorde klachten naar aanleiding van het aanbestedingsbeleid van gemeenten is dat dit voor ondernemers teveel administratieve rompslomp oplevert. In de nieuwe aanbestedingswet worden hiervoor dwingende bepalingen opgenomen. De gemeente mag dan met betrekking tot de inschrijvings-, selectie- en gunningscriteria geen andere stukken meer van een aanbieder vragen dan een eigen verklaring. In die eigen verklaring geeft een ondernemer aan of de uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn, of hij voldoet aan de in de aankondiging of in de aanbestedingsstukken gestelde geschiktheidseisen en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria.

 

Tot het moment dat de aanbestedingswet in werking treedt is het goed om als gemeente scherp te letten op het beperken van de administratieve lasten voor bedrijven. Dit kan bijvoorbeeld door te werken met een standaardformulier dat ondernemers in kunnen vullen, waarin de relevante vragen voor de beoordeling van de inschrijvings-, selectie- en gunningscriteria zijn opgenomen. Dit formulier kan ook voor volgende aanbestedingen worden gebruikt, waarbij bedrijven die eerder hebben ingeschreven voor wat betreft de inschrijvings- en gunningscriteria alleen hoeven aan te geven of de eerder verstrekte gegevens nog actueel zijn.

 

6                       Inschrijvings, selectie- en gunningscriteria

6.1                  Criteria: Algemeen

De gunning van de opdracht moet plaatsvinden op basis van objectieve criteria waarbij het discriminatieverbod en de beginselen van transparantie en gelijke behandeling in acht worden genomen en de beoordeling van de inschrijvingen onder voorwaarden van daadwerkelijke mededinging wordt gewaarborgd. Daarom mogen er slechts twee gunningscriteria worden toegepast, namelijk het criterium van de "laagste prijs" en het criterium van de "economisch voordeligste inschrijving".

 

Van te voren moeten alle partijen inzicht hebben in de gehanteerde gunningscriteria en het relatieve gewicht van de verschillende criteria. Alleen als van te voren, bijvoorbeeld bij een zeer complexe opdracht, het gewicht van de criteria niet kan worden bepaald, kan hiervan worden afgeweken. Wel moeten dan de criteria in afnemende volgorde van belangrijkheid worden vermeld.

 

Wanneer de gemeente besluit om de opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige inschrijving, gaat zij na welke inschrijving de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. Daartoe moeten economische en kwalitatieve criteria vastgesteld worden, die het mogelijk maken om de voor de gemeente meest economisch voordelige inschrijving te bepalen. Bij de vaststelling van deze criteria wordt rekening gehouden met het voorwerp van de opdracht, omdat de criteria het mogelijk moeten maken het prestatieniveau van iedere inschrijving in verhouding tot het in de technische specificaties omschreven voorwerp van de opdracht te beoordelen, en de prijs-kwaliteitverhouding van iedere inschrijving te bepalen.

 

De gunningscriteria bieden de mogelijkheid om de inschrijvingen te vergelijken en op een objectieve manier te beoordelen. De gemeente kan economische, sociale (gericht op bijvoorbeeld de inschakeling van bepaalde doelgroepen) en kwalitatieve gunningscriteria (bijvoorbeeld de vervulling van bepaalde milieueisen, duurzaam inkopen) hanteren. Het gunningcriterium 'de economisch meest voordelige aanbieding' biedt daarmee een ruime beoordelingsmarge bij de vergelijking van ingediende offertes, mits deze beoordeling is gebaseerd op objectieve criteria, die expliciet en uitputtend in de aankondiging of het bestek moeten zijn vermeld. In de meeste juridische procedures gaat het er dan ook om dat de gunningcriteria niet objectief zijn geformuleerd, dan wel dat tijdens de aanbestedingsprocedure de criteria onrechtmatig wordengewijzigd. Door van te voren de criteria goed te formuleren, moet dit worden voorkomen.

6.2                  Inschrijvingscriteria

6.2.1            Algemeen

Bij openbare aanbestedingen mag de gemeente geen inschrijvingscriteria hanteren. Iedere aanbieder moet kunnen inschrijven op elke aanbesteding. Pas in de fase van de selectie wordt beoordeeld of de inschrijvers voldoen aan de door de gemeente vooraf bekend gemaakt eisen met betrekking tot financiële draagkracht en technische bekwaamheid. Het is dus niet mogelijk om partijen waarmee de gemeente slechte ervaringen heeft bij voorbaat uit te sluiten van inschrijving.

6.2.2            Sociale werkvoorzieningschappen

In het Bao is bepaald dat een gemeente een gunning van werken of diensten mag voorbehouden aan sociale werkvoorzieningschappen, mits dit in de aankondiging van de opdracht wordt aangegeven. Hiermee wordt voldaan aan het transparantiebeginsel. Overigens kunnen vervolgens alle werkvoorzieningschappen die voldoen aan de gestelde criteria meedingen naar de opdracht.

 

Ook kan de gemeente op grond van art. van het Bao alleenrecht geven aan een sociale Werkvoorzieningsschap. In Nieuwegein bestaat een dergelijk alleenrecht voor de Pauwbedrijven op het gebied van het schoonmaakonderhoud van een aantal gemeentelijke gebouwen en een aantal onderhoudswerkzaamheden in de openbare ruimte.

6.3                  Selectiecriteria

De gemeente moet bij de niet-openbare procedure en bij de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking gebruik maken van de selectiecriteria die in de richtlijn zijn opgenomen. De doelstelling is tweeërlei: enerzijds kan de gemeente met behulp van de selectiecriteria malafide en ongekwalificeerde aanbieders uitsluiten, anderzijds beschermen deze criteria de aanbieders tegen willekeur bij de aanbestedende dienst.

 

Er zijn drie soorten selectiecriteria:

• 1.

  Uitsluitingscriteria.

• 2.

  Criteria inzake financiële en economische draagkracht.

• 3.

  Criteria inzake technische bekwaamheid.

 

Een dwingend uitsluitingscriterium betreft aanbieders die op grond van een aantal in de regeling genoemde artikelen uit het wetboek van Strafrecht zijn veroordeeld. Omdat de gemeente niet onder de werking van de wet BIBOB valt, is de gemeente overigens niet verplicht om dit actief te onderzoeken. Daarnaast kan de gemeente bedrijven uitsluiten die failliet zijn of in staat van surseance verkeren. Een overzicht van de mogelijke criteria is opgenomen in bijlage 4.

 

De financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid worden tezamen ook wel met de term "geschiktheidcriteria" aangeduid. De gemeente hoeft niet alle criteria te hanteren. Bij het gebruik van criteria van financiële en economische draagkracht moeten de eisen wel in verhouding staan tot de omvang van de opdracht. Voor het herstraten van een kleine oppervlakte mag bijvoorbeeld niet als eis worden gesteld dat het bedrijf een miljoenenomzet heeft. Door de eisen voor draagkracht niet te hoog te stellen, kunnen kleinere bedrijven in staat worden gesteld om aan aanbestedingen deel te nemen. De selectiecriteria die in een concrete zaak worden toegepast, dienen in de aankondiging of in de uitnodiging tot het indienen van inschrijvingen te worden vermeld (artikel 26, lid 2).

6.4                  Gunningcriteria

 

De gemeente mag een opdracht in beginsel alleen aan een aanbieder gunnen op basis van een van de twee criteria

1. Laagste prijs.

2. Economisch voordeligste aanbieding.

 

Deze verplichting geldt echter alleen bij gebruik van de openbare of de niet-openbare procedure. Bij de andere twee procedures (de onderhandelingsprocedure met en zonder voorafgaande bekendmaking) spelen de gunningcriteria geen rol, omdat zij niet behoeven te worden toegepast.

6.4.1            Laagste prijs

Bij hantering van dit criterium moet de aanbestedende dienst de opdracht gunnen aan de aanbieder die de laagste prijs offreert. Er mag in dit geval niet worden gelet op andere (sub)criteria. In de praktijk zal deze vorm niet vaak voorkomen, omdat vrijwel altijd er meer overwegingen zijn dan alleen de laagste prijs.

6.4.2            Economisch meest voordelige aanbieding

Dit gunningcriterium is een verzamelbegrip voor de gunning van een opdracht aan een aanbieder op grond van andere overwegingen dan alleen de laagste prijs. Meestal worden bij hantering van het criterium van de economisch voordeligste aanbieding, verschillende subcriteria gehanteerd. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een matrix waarin de waarde van de verschillende subcriteria in percentages aangegeven wordt. De gehanteerde criteria moeten objectief meetbaar zijn. De gemeente moet de scores op de maatstaven kunnen verantwoorden.

 

In het Bao wordt een niet-limitatieve, toelichtende opsomming gegeven van subcriteria, die gehanteerd kunnen worden, zoals kwaliteit, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, klantenservice, technische bijstand, datum en termijn van levering of uitvoering en prijs. Naast deze subcriteria kan de gemeente ook andere subcriteria hanteren, mits deze niet in strijd zijn met het EG-recht (bijvoorbeeld niet-discriminerend). Zo mag de gemeente niet eisen dat een bedrijf in de regio gevestigd is, maar bijvoorbeeld wel dat men in geval van een calamiteit binnen een half uur aanwezig kan zijn. Eerdere ervaringen met bedrijven kunnen als subcriterium worden meegewogen, maar eventuele problemen moeten dan wel objectief aantoonbaar zijn (bijvoorbeeld op basis van correspondentie met het betreffende bedrijf).

 

Bij de gunning van werken wordt ook gekeken naar de verrekenbare posten en de daarbij opgenomen verrekenprijs. Een aannemer kan in principe de laagste prijs indienen, maar het kan zijn dat de verrekeningsprijs dermate ongunstig is, dat hij in die zin niet de meest economische aanbieding heeft gedaan. Op grond van de ARW kan de gemeente dan met de aannemer overleggen over de aanbieding en, indien nodig, vragen deze te corrigeren. Vindt geen correctie plaats, dan kan de aanbieding door de gemeente worden afgewezen.

De gemeente moet alle subcriteria die zij bij een bepaalde aanbestedingsprocedure wil hanteren, ofwel in de aankondiging, ofwel in het bestek vermelden. Daarbij moet de lijst van subcriteria zo worden opgesteld dat de criteria worden vermeld in volgorde van afnemend belang, inclusief de bijbehorende wegingsfactoren. Wanneer het aantal subcriteria groot is, zal de opsomming in de aankondiging niet volledig kunnen zijn. Indien niet alle subcriteria kunnen worden vermeld in de aankondiging, moet daarin wel worden aangegeven wat de belangrijkste subcriteria zijn en dat er ook andere subcriteria worden gebruikt.

 

Bij het criterium ‘economische voordeligste aanbieding’ moet de gemeente van te voren de subcriteria aangeven, die objectief meetbaar moeten zijn, en ook de wegingsfactoren van de subcriteria.

Abnormaal lage aanbiedingen

De gemeente mag abnormaal lage aanbiedingen, waarvan de geoffreerde prijs, in verhouding tot de uit te voeren opdracht abnormaal laag lijkt, niet zonder meer afwijzen. Eerst moet de desbetreffende aanbieders schriftelijk om precisering van de samenstelling van de inschrijving worden gevraagd. De gemeente kan zelf bepalen welke preciseringen zij nodig acht. Aan de hand van de toegezonden toelichting, die binnen een redelijke termijn moeten worden verstrekt, onderzoekt zij vervolgens de samenstelling van de aanbieding. De in de richtlijn genoemde toelichtingen die een aanbestedende dienst in aanmerking kan nemen, bestaan uit motiveringen die betrekking hebben op de zuinigheid van het bouwprocédé, de gekozen technische oplossingen, de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver voor de uitvoering van de werken kan profiteren, of de originaliteit van diens ontwerp.

 

Indien in de stukken is bepaald dat de opdracht aan de laagste inschrijver wordt gegund, is de gemeente bij een Europese aanbesteding verplicht om aan de Europese Commissie mee te delen welke te laag beoordeelde inschrijvingen zijn afgewezen.

Varianten

Varianten zijn alternatieve voorstellen voor de aan te besteden opdracht. De gemeente mag, alleen als het gunningcriterium van de economisch voordeligste aanbieding wordt gehanteerd, besluiten om varianten toe te staan. Dit moet aan het begin van de aanbestedingsprocedure bekend gemaakt worden. Dan moet ook worden aangegeven welke minimumeisen worden gesteld. Varianten die niet aan de minimumeisen voldoen, mogen niet in de beoordeling worden meegenomen.

7                       Uitvoeringsvoorwaarden

7.1                  Uitvoeringsvoorwaarden: algemeen

Op basis van artikel 26 van het Bao kan de gemeente bijzondere uitvoeringsvoorwaarden stellen vanwege sociale of milieuoverwegingen. Van belang daarbij is dat deze voorwaarden niet strijdig zijn met de uitgangspunten van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

 

Door de gemeente Nieuwegein worden, op grond van vastgesteld beleid, in voorkomende gevallen bijzondere uitvoeringsvoorwaarden gehanteerd op het gebied van Fair Trade en duurzaam inkopen.  

7.2                  Fair Trade

De gemeente Nieuwegein heeft onlangs het keurmerk Fair Tradegemeente ontvangen. Dit betekent dat de gemeente aantoonbaar naar de principes van Fair Trade moet handelen. Een belangrijk onderdeel hierin is het opnemen van de principes van eerlijke handel in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Sociaal duurzaam inkopen is mogelijk binnen de Europese wetgeving. Objectiviteit, transparantie en gelijkwaardigheid zijn hierbij sleutelwoorden. Deze sociale duurzaamheidseis kan aan de aanbestedingsspecificaties als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden (zoals bedoeld in artikel 26 Bao, het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten) worden toegevoegd. Sociale duurzaamheidseisen kunnen worden opgenomen in bestekken voor de aanbesteding van relevante producten zoals koffie, thee, catering en bedrijfskleding.

 

Om aan de principes van eerlijke inkoop te voldoen moeten in de bestekken voor relevante aanbestedingen de volgende uitgangspunten worden opgenomen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden (cf. art 26 Bao):

• -

  Een kostendekkende minimumprijs: De leverancier garandeert een vaste minimumprijs, om zeker te stellen dat de kosten van sociaal- en milieuvriendelijke productie worden gedekt.

• -

  Toeslag op de wereldmarktprijs: Als de wereldmarktprijs boven de garantieprijs komt, wordt de wereldmarktprijs betaald.

• -

  Voorfinanciering: boeren kunnen indien gewenst een percentage van de verkoopprijs van hun product al ontvangen voor verscheping, zodat zij noodzakelijke investeringen kunnen doen.

• -

  Langdurige handelsrelaties: De samenwerking is van lange duur.

 

Aan inschrijvers wordt in dit kader, om te bewijzen dat zij aan bovengenoemde uitgangspunten voldoet, gevraagd naar bijvoorbeeld het Fairtrade keurmerk. Daarbij is het van belang dat een leverancier die niet beschikt over het gevraagde keurmerk, in de gelegenheid wordt gesteld om aan te tonen (bijvoorbeeld door middel van een accountantsverklaring) dat hij toch voldoet aan de uitgangspunten. Dat niet naar een specifiek certificaat wordt gevraagd, moet duidelijk in het bestek worden vermeld. Niet het keurmerk is doorslaggevend, maar bovenstaande uitgangspunten van duurzaamheid die de gemeente hanteert. Daarmee wordt voldaan aan de eisen op het gebied van objectiviteit, transparantie en gelijkwaardigheid.

7.3                  Duurzaam inkopen

Om in 2015 aan de doelstelling van 100% duurzaam inkopen te voldoen, is het ook noodzakelijk duurzaamheidseisen op milieuaspecten op te nemen. De eis van duurzaam inkopen op milieuaspecten kan eveneens aan de aanbestedingsspecificaties als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden worden toegevoegd. Duurzaamheidseisen op milieuaspecten kunnen worden opgenomen in bestekken voor de aanbestedingen. Het college kan besluiten om af te wijken van het beleid met betrekking tot duurzaam inkopen het hanteren van deze voorwaarden voor de gemeente leidt tot grote meerkosten.

 

De rijksoverheid heeft de duurzaamheidscriteria in overleg met marktpartijen en andere overheden opgesteld. Deze criteria zijn per productgroep terug te vinden op de website van PIANOo (www.pianoo.nl). De productgroepen worden bijgehouden en steeds verder uitgebreid. Deze criteria kunnen dus altijd gehanteerd worden. Zolang bepaalde productgroepen nog niet opgenomen zijn, kan de gemeente voor die productgroepen zelf criteria hanteren. De eisen om aan een bepaald (milieu)keurmerk te voldoen, kunnen hierbij helpen. 

7.4                  Sociaal-maatschappelijke doelstellingen

De gemeente kan bij aanbestedingen ook uitvoeringsvoorwaarden stellen op sociaal en maatschappelijk gebied. Het betreft hier criteria, die ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek (bijvoorbeeld in de bouw) te stimuleren, de arbeidsparticipatie van moeilijk in het werkproces te integreren personen te bevorderen of de werkloosheid te bestrijden. Omdat het hanteren van deze voorwaarden de markt niet mag verstoren, zal dit met name aan de orde zijn bij grotere aanbestedingen.

8                       Samenvatting aanbestedingsbeleid

8.1                  Werken, leveringen en diensten

Onder werken wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht, zoals installatiewerkzaamheden, onder de richtlijn werken.

 

Onder leveringen wordt verstaan: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen.

 

Onder diensten wordt verstaan: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoud, schoonmaak, accountantsdiensten, vuilnisophaal, verzekeringen, etc. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de richtlijn "Diensten" geregeld.

8.2                  Soorten aanbestedingen

Onder een bedrag van € 30.000 kan voor werken, leveringen en diensten worden volstaan met een enkelvoudige onderhandse aanbesteding.

 

Van € 30.000 tot en met € 192.999 voor werken, diensten en leveringen moet een meervoudig onderhands aanbesteding plaatsvinden bij tenminste drie aanbieders. Indien mogelijk, dient tenminste één daarvan een Nieuwegeins bedrijf te zijn. Het college kan besluiten tot een enkelvoudige aanbesteding.

 

Bij werken van € 193.000 tot en met € 4.844.999 moet een openbare aanbesteding plaatsvinden. Bij werken van € 193.000 tot en met € 999.999 kan een afdelingshoofd besluiten een openbare aanbesteding met voorselectie te houden Bij werken van € 1.000.000 tot en met € 4.844.999 ligt deze bevoegdheid bij het college. Bij werken van € 193.000 tot en met € 999.999 en kan het college besluiten tot een meervoudig onderhandse aanbesteding.

 

Bij leveringen en diensten vanaf € 193.000 en bij werken vanaf € 4.845.000 is openbare aanbesteding volgens de Europese regelgeving verplicht.

8.3                  Europees aanbesteden

Aanbesteding volgens de Europese regelgeving kan, afhankelijk van het onderwerp, plaatsvinden volgens de openbare of volgens de niet-openbare procedure.

8.4                  Administratieve procedures

Alle aanbestedingen boven € 30.000 dienen door de budgethouder te worden gemeld ten behoeve van het aanbestedingsregister.

 

Bij leveringen en diensten worden de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwegein gehanteerd, tenzij in de sector andere voorwaarden gelden die niet nadelig zijn voor de positie van de gemeente. Bij aanbestedingen van werken wordt de meest actuele versie van het aanbestedingsreglement gehanteerd.

8.5                  Selectie- en gunningscriteria

Er zijn drie soorten selectiecriteria: uitsluitingscriteria, criteria inzake financiële en economische draagkracht en criteria inzake technische bekwaamheid.

 

De gemeente mag een opdracht in beginsel alleen aan een aanbieder gunnen op basis van een van de twee criteria: laagste prijs of economisch voordeligste aanbieding.

 

Bij het criterium ‘economische voordeligste aanbieding’ moet de gemeente van te voren de subcriteria aangeven, die objectief meetbaar moeten zijn, en ook de wegingsfactoren van deze subcriteria.

8.6                  Uitvoeringsvoorwaarden

Door de gemeente Nieuwegein worden, op grond van vastgesteld beleid, in voorkomende gevallen bijzondere uitvoeringsvoorwaarden gehanteerd op het gebied van Fair Trade en duurzaam inkopen. Ook kunnen uitvoeringsvoorwaarden worden gehanteerd om sociaal-maatschappelijke doelstellingen te bereiken.

9                       Begrippenlijst

Aannemer: inschrijver aan wie een werk is opgedragen (ARW);

 

Bestek: beschrijving van een werk, de daarbij behorende tekeningen en de voor dat werk geldende voorwaarden. Bij werken wordt vaak gebruik gemaakt van een standaardbestek, opgesteld volgens de STABU-systematiek van de Stichting STABU, gevestigd te Ede, dan wel volgens de RAW-systematiek van de Stichting CROW, eveneens gevestigd te Ede, dan wel volgens een andere gezamenlijk door organisaties van opdrachtgevers en opdrachtnemers ontwikkelde systematiek (ARW);

 

CPV (Common Procurement Vocabulary): de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten, vastgesteld bij verordening (EG) nr. 213/2008 van de Europese commissie van november 2007 betreffende de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (BAO);

 

Overheidsopdracht voor diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:

• -

  het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2, of

• -

  het leveren van producten en het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2, waarvan de waarde van de desbetreffende diensten hoger is dan die van de in de overheidsopdracht opgenomen producten, of

• -

  het verrichten van de diensten, bedoeld in bijlage 2, en van werkzaamheden, genoemd in bijlage 1, waarbij de werkzaamheden bijkomstig zijn ten opzichte van het verrichten van de diensten (BAO);

 

Concessieovereenkomst voor diensten: een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor diensten met uitzondering van het feit dat de tegenprestatie voor de te verrichten diensten bestaat uit het recht de dienst te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs;

 

Gegadigde: natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich bij een aanbesteding met voorafgaande selectie aanmeldt met het verzoek tot de inschrijving te worden uitgenodigd (ARW);

 

Inschrijver: een ondernemer die een inschrijving heeft ingediend (BAO);

 

Inschrijvingssom: bedrag waarvoor een inschrijver heeft aangeboden het werk uit te voeren (ARW).

 

Overheidsopdracht voorleveringen: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:

• -

  de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of

• -

  de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering (BAO);

 

Nota van inlichtingen: een of meer nota's die van verstrekte inlichtingen zijn opgemaakt (ARW);

 

Openbare procedure: een procedure waarbij ondernemers mogen inschrijven (BAO);

 

Niet-openbare procedure: een procedure waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de aanbestedende dienst aangezochte ondernemers mogen inschrijven (BAO);

 

Procedure van gunning door onderhandelingen: een procedure waarbij de aanbestedende dienst met door hem gekozen ondernemers overleg pleegt en door onderhandelingen met een of meer van hen de voorwaarden van de overheidsopdracht vaststelt (BAO);

 

Prijsvraag: een procedure die tot doel heeft de aanbestedende dienst een plan of ontwerp te verschaffen dat na een oproep tot mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen (BAO);

 

Raamovereenkomst: een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen (BAO);

 

Werk: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen (BAO);

 

Overheidsopdracht voor werken: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten en betrekking heeft op:

• -

  de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van een van de werkzaamheden, genoemd in bijlage 1, of

• -

  het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet (BAO);

 

Concessieovereenkomst voor werken: een overeenkomst met dezelfde kenmerken als een overheidsopdracht voor werken, waarbij de tegenprestatie voor de uit te voeren werken in ieder geval bestaat uit het recht het werk te exploiteren, al dan niet gecombineerd met een prijs (BAO).