Organisatiebesluit gemeente Nieuwkoop 2013

1. De organisatie is opgebouwd op basis van het directiemodel, en bestaat uit organisatieonderdelen die worden aangeduid als afdelingen.

2. De afdelingen zijn, afhankelijk van diversiteit in taakvelden en aantallen fte’s, onderverdeeld in teams. Daarnaast kunnen medewerkers die niet zijn ondergebracht in een team, direct rapporteren aan een afdelingsmanager of de directeur.

1. Het college van burgemeester en wethouders kan nadere besluiten nemen over de inrichting van de organisatie. Deze besluiten kunnen betrekking hebben op het aantal en de taken van de afdelingen en taakvelden binnen afdelingen.

2. Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten dat één of meer teams of taakvelden buiten de afdelingen bestaan. Voor die onderdelen die niet in de afdelingen zijn geplaatst, heeft de directeur de bevoegdheden als direct leidinggevende.

3. De directeur kan in overleg met het gemeentelijk managementteam de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en teams nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de directeur. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingsmanagers en na overleg met het college aanwijzingen geven aan de concerncontroller om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

2. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de productie, bedrijfsvoering en ontwikkeling van de organisatie bij de directeur.

3. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij de afdelingsmanager van de afdeling.

4. Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende afdelingsmanager van de afdeling berust het dagelijks beheer van een taakveld bij de teamleider van het taakveld voor zover aanwezig.

5. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de directeur, de afdelingsmanagers, de teamleiders en de concerncontroller. Bij de verlening van mandaten wordt onderscheid gemaakt tussen afdoenings-, vertegenwoordigings- en ondertekeningmandaten. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten, is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

6. Mandaten als bedoeld in lid 5 van dit artikel zijn vastgelegd in het Mandaatstatuut Nieuwkoop.

1. Het college wijst één van de afdelingsmanagers bij roulatie aan als eerste, tweede en derde loco-secretaris.

2. De loco-secretaris treedt bij afwezigheid van de secretaris tevens op als plaatsvervangend directeur.

3. De directeur wijst voor elke afdeling een afdelingsmanager van een andere afdeling aan als plaatsvervangend afdelingsmanager. Bij afwezigheid van de betreffende afdelingsmanager wordt zijn functie uitgeoefend door de plaatsvervangend afdelingsmanager.

4. De directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

5. De afdelingsmanagers en de concerncontroller worden op voordracht van de directeur benoemd, geschorst en ontslagen door het college, voor zover niet anders bepaald in dit besluit of andere besluiten.

6. Aan de directeur is, voor zover niet anders bepaald in dit besluit of andere besluiten, het mandaat verleend om medewerkers voor de gemeente te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

1. Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college, welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen afdelingen bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels, die gelden voor de gemeentelijke afdelingen.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt de concerncontroller de zorg voor:

• a.

  advisering van de directeur inzake de ontwikkeling en implementatie van planning en control, het besturingsmodel, de instrumenten en de op dit gebied noodzakelijke administratieve organisatie;

• b.

  advisering met betrekking tot het meten en normeren van effectiviteit van de producten (beleidseffectiviteit) en de bedrijfsprocessen, de doelmatigheid daarvan, in samenhang met de te leveren, dan wel geleverde beleidsinspanning, zo mogelijk vertaald in kosten;

• c.

  toetsing op naleving van kaders en richtlijnen en op de kwaliteit van de in dit kader van verantwoordingsrapportages overgelegde informatie;

• d.

  coördinatie en advisering bij de ontwikkeling van planning en controlinstrumenten/documenten ten behoeve van het bestuur en de directie (collegebeleidsplan, planning, managementrapportages, auditrapporten);

• e.

  het in opdracht van de directie of het college initiëren, begeleiden en verrichten van analyses en onderzoeken op bedrijfseconomisch en bedrijfskundig terrein;

• f.

  het verrichten van onderzoeken die op grond van artikel 213a van de Gemeentewet (en de daarbij behorende Verordening) moeten worden uitgevoerd naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van door het college gevoerde bestuur;

• g.

  toetsing van management- en bestuursrapportages op juistheid en volledigheid

• h.

  optreden als beveiligingsfunctionaris waardedocumenten, in het kader van de Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland.

2. De concerncontroller treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de directeur. Van zwaarwichtige verschillen van inzicht met de directeur in de noodzaak van het uitvoeren van audits en eventuele omissies in rapportages stelt de concerncontroller de directeur en het college op de hoogte.

3. Naast de afdelingsmanager Bedrijfsvoering is de concerncontroller mede gesprekspartner van de externe accountant in alle zaken die de bedrijfsvoering betreffen.

1. Onder verantwoordelijkheid van de directeur draagt de afdelingsmanager met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor:

• a.

  de directe aansturing van de medewerkers van de afdeling, en indirecte aansturing door tussenkomst van de teamleider

• b.

  het formuleren, realiseren en evalueren van doel- en taakstellingen van de afdeling

• c.

  de kwaliteit, kwantiteit, integraliteit en tijdigheid van de producten en diensten van de afdeling

• d.

  de bewaking van de processen van de afdeling

• e.

  het beleid ten aanzien van de inzet van productiemiddelen binnen de afdeling (op het gebied van personeel, organisatie, informatie, bestuurlijk juridische zaken, financiën, belastingen en inkoop, automatisering, communicatie en huisvesting)

• f.

  de beleidsontwikkeling en kaderstelling ten aanzien van de organisatiebrede inzet van productiemiddelen, waaronder het signaleren en analyseren van maatschappelijke en politiek strategische ontwikkelingen en de vertaling in beleidsinitiatieven en het toetsen van beleidsvoornemens op effecten

2. De afdelingsmanager draagt met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor de bedrijfsvoering van de afdeling, waarin het accent ligt op beleidsontwikkeling en –advisering.

3. De afdelingsmanager draagt vanuit het managementteam medeverantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en het functioneren van de gehele organisatie en de horizontale afstemming tussen de afdelingen.

4. De afdelingsmanager adviseert en rapporteert aan de directeur over de realisatie van gestelde doelen, inzet van productiemiddelen en beleidsontwikkelingen betreffende de producten van de afdeling.

1. Onder de eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt de afdelingsmanager Bedrijfsvoering de zorg voor:

• a.

  het opstellen van een programmabegroting

• b.

  het opstellen van tussentijdse rapportages

• c.

  de programmarekening en het programmaverslag voor de gemeente als geheel

• d.

  het opstellen van de productraming en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;

• e.

  het opstellen van productrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel;

• f.

  het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

• g.

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• h.

  de interne controle.

2. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur draagt de afdelingsmanager Bedrijfsvoering de zorg voor de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.

1. Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuuropdrachten aan de directeur.

2. Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3. De directeur draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

4. Ten behoeve van beleidsvoorbereiding, informatieuitwisseling en afstemming voeren de afzonderlijke leden van het college overleg met één of meer afdelingsmanagers, die verantwoordelijk zijn voor uitvoering van (delen van) de portefeuille van het betreffende lid van het college (portefeuillehoudersoverleg).

1. Op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

2. Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de productgroepraming van de gemeente, maken de afdelingsmanagers in afstemming met de directeur voor elke afdeling een afdelingsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

3. In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

4. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de directeur. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingsmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

1. Iedere afdeling legt door middel van tussentijdse rapportages en de jaarverslaglegging verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1. De afdelingsmanager draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur de zorg voor de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke- en nationale regels en richtlijnen ten aanzien van integriteit en integer handelen door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren;

2. De teamleider Personeel & Organisatie treedt op als integriteitcoördinator binnen de organisatie en adviseert directeur en managementteam gevraagd en ongevraagd ten aanzien van integriteit en integer handelen binnen de organisatie.

3. De integriteitcoördinator treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de directeur. Van zwaarwichtige verschillen van inzicht met de directeur ten aanzien van integriteit en integer gedrag stelt de integriteitcoördinator de directeur en het college op de hoogte.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 september 2013;

2. Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Nieuwkoop 2013”.

3. De regeling “Organisatiebesluit gemeente Nieuwkoop 2011” vervalt met ingang van de inwerkingtreding van het “Organisatiebesluit gemeente Nieuwkoop 2013”.