NOTA RESERVES EN VOORZIENINGEN GEMEENTE NIEUWKOOP

Inhoud

1. Begrippen en kaders 4

Artikel 1.1 Reserves 4

Artikel 1.2 Voorzieningen 4

Artikel 1.3 Rente 4

2. Beleid ten aanzien van reserves 5

Artikel 2.1 Instellingscriteria reserves 5

Artikel 2.2 Mutaties reserves 5

Artikel 2.3 Opheffen reserves 5

Artikel 2.4 Wijzigen van bestemming 5

Artikel 2.5 Presentatie in de jaarrekening 5

Artikel 2.6 Presentatie in de begroting 6

3. Beleid ten aanzien van voorzieningen 7

Artikel 3.1 Instellingscriteria voorzieningen 7

Artikel 3.2 Mutaties voorzieningen 7

Artikel 3.3 Opheffen voorzieningen 7

Artikel 3.4 Wijzigen van bestemming 7

Artikel 3.5 Presentatie in de jaarrekening 8

Artikel 3.6 Presentatie in de begroting 8

4. Slotbepalingen 9

Artikel 4.1 Citeertitel 9

Artikel 4.2 Wijziging van de nota 9

Artikel 4.3 Inwerkingtreding 9

Artikelsgewijze toelichting 10

Artikel 2.1 Instellingscriteria reserves 11

Artikel 2.2.3 Mandaat college 12

Artikel 3.1 Instellingscriteria voorzieningen 12

Het kader voor de reserves en voorzieningen wordt gevormd door artikel 42 tot en met 45 van het BBV. Daarnaast heeft de commissie BBV via notities, stellige uitspraken, richtlijnen en antwoorden op vragen het kader verder uitgewerkt.

Artikel 1.1 Reserves

Conform artikel 43 van het BBV worden twee soorten reserves onderscheiden:

• a.

  De algemene reserve

  De algemene reserve is een reserve waaraan geen bestemming is gegeven, deze dient om risico’s in algemene zin op te vangen.

• b.

  De bestemmingsreserves

  Bestemmingsreserves zijn reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.

Artikel 1.2 Voorzieningen

Conform artikel 44 BBV worden voorzieningen gevormd wegens:

• a.

  Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

• b.

  Op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

• c.

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

• d.

  Bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven

• e.

  Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

Artikel 1.3 Rente

1.3.1. Rente wordt alleen toegevoegd aan reserves die gebruikt worden voor de dekking van kapitaallasten. Hiervoor wordt dezelfde rente toegepast als die voor de activa wordt gehanteerd.

1.3.2. Conform artikel 45 BBV zijn rentetoevoegingen aan voorzieningen niet toegestaan.

Artikel 2.1 Instellingscriteria reserves

2.1.1.Algemene reserves:

Voor de Algemene reserve gelden geen instellingscriteria.

2.1.2.Bestemmingsreserves

Bij het instellen van bestemmingsreserves worden de volgende criteria gehanteerd:

• a.

  Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor concrete, in principe binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doelen.

• b.

  Het instellen van bestemmingsreserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden.

• c.

  In het raadsbesluit zal voor zover van toepassing aangegeven moeten worden:

  - Het specifieke doel waarvoor de reserve wordt gevormd.

  - De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang.

  - De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning.

  - Noodzakelijkheid rentetoevoeging en de bepaling van de rente.

  - De einddatum.

Artikel 2.2 Mutaties reserves

2.2.1 Stortingen

• a.

  Stortingen in reserves worden vooraf door de gemeenteraad goedgekeurd.

2.2.2 Onttrekkingen

• a.

  Onttrekkingen aan reserves worden vooraf door de gemeenteraad goedgekeurd.

• b.

  Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat de reserve een negatieve omvang bereikt.

• c.

  Bedragen die niet zijn besteed worden niet onttrokken aan de reserves.

2.2.3 Mandaat college

De raad kan het college mandateren om voor bepaalde reserves en binnen bepaalde grenzen zonder voorafgaand specifiek raadsbesluit stortingen of onttrekkingen te doen.

Artikel 2.3 Opheffen reserves

Het opheffen van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.

Artikel 2.4 Wijzigen van bestemming

Het wijzigen van de bestemming van een reserve vindt plaats door middel van een raadsbesluit.

Artikel 2.5 Presentatie in de jaarrekening

Conform artikel 54 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en reden van elke reserve en de toevoegingen en onttrekkingen daaraan toegelicht. Per reserve wordt inzicht gegeven in:

• a.

  Het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• b.

  De toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;

• c.

  De toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

• d.

  De verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

• e.

  Het saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• f.

  Bestemming van de reserve.

• g.

  Verantwoordelijke portefeuillehouder en budgethouder

Artikel 2.6 Presentatie in de begroting

Conform artikel 20 BBV wordt er afzonderlijk aandacht besteed aan:

• -

  de stand en het gespecificeerde verloop van de reserves.

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• a.

  Bestemming van de reserve.

• b.

  Verantwoordelijke portefeuillehouder en budgethouder

Artikel 3.2 Mutaties voorzieningen

Toevoegingen aan voorzieningen zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening.

Voor voorzieningen met betrekking tot verplichtingen, verliezen of risico’s wordt per einde jaar door het college bepaald wat de noodzakelijke omvang moet zijn;.

Voorzieningen ter egalisatie van kosten zijn gebaseerd op vastgestelde beheerplannen, de toevoegingen worden in de begroting opgenomen;

Ook voor voorzieningen van derden verkregen middelen wordt bij de jaarrekening door het college bepaald wat de noodzakelijke omvang moet zijn.

Ter onderbouwing van de bestedingen dienen actuele beheerplannen of deugdelijke calculaties aanwezig te zijn.

Artikel 3.3 Opheffen voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting / risico waarvoor de voorziening is gevormd is ingelost of op een andere wijze ophoudt te bestaan.

Voorzieningen ter egalisatie van kosten en toekomstige vervangingsinvesteringen waarvoor een heffing wordt geheven worden opgeheven na besluit van de raad.

Artikel 3.4 Wijzigen van bestemming

Het doel van een voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders.

Artikel 3.5 Presentatie in de jaarrekening

Conform artikel 55 BBV wordt in de toelichting op de balans de aard en reden van de voorzieningen en de wijzigingen daarin toeligelicht. Per voorziening wordt het verloop gedurende het jaar in een overzicht weergegeven daaruit blijken:

• a.

  Het saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• b.

  De toevoegingen;

• c.

  Ten gunste van de rekening van baten en lasten vrijgevallen bedragen;

• d.

  De aanwendingen;

• e.

  Het saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• f.

  Bestemming van de voorziening;.

• g.

  Verantwoordelijke portefeuillehouder en budgethouder

Artikel 3.6 Presentatie in de begroting

Conform artikel 20 BBV wordt er afzonderlijk aandacht besteed aan:

• -

  de stand en het gespecificeerde verloop van de voorzieningen.

Tevens wordt inzicht gegeven in:

• a.

  Bestemming van de reserve.

• b.

  Verantwoordelijke portefeuillehouder en budgethouder

Artikel 4.1 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Reserves en Voorzieningen 2017.

Artikel 4.2 Wijziging van de nota

Indien wet- en regelgeving of omstandigheid dit vereist zal deze nota worden beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit, en eventueel worden aangepast.

Artikel 4.3 Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Algemeen

In onderstaande tabel wordt het onderscheid tussen reserves en voorzieningen samengevat:

Artikel 1.1 Reserves

De algemene reserve is bestanddeel van het eigen vermogen. De omvang ervan wordt bepaald als sluitpost (saldo) van de balans. De inrichting vereist daardoor geen expliciet besluit van de raad.

Reserves hebben een aantal functies. De volgende functies zijn te onderscheiden:

• a.

  Bufferfunctie

• b.

  Inkomensfunctie

• c.

  Financieringsfunctie

• d.

  Bestedingsfunctie

• e.

  Egalisatiefunctie

De bufferfunctie van reserves

Reserves met een bufferfunctie zijn reserves die zijn gecreëerd om enerzijds onvoorziene toekomstige uitgaven op te kunnen vangen en anderzijds om bestaande risico’s af te dekken.

De inkomensfunctie van reserves

De bespaarde rente kan als resultaatbestemming aan het vermogen worden toegevoegd of (deels) als structureel dekkingsmiddel worden ingezet bijvoorbeeld voor kapitaalslasten. Als de bespaarde rente wordt ingezet als structureel dekkingsmiddel bestaat bij het aanwenden van de reserves een dekkingstekort voor de vervallen rentebaten.

De financieringsfunctie van reserves

In de totale financieringsbehoefte wordt in Nieuwkoop voor een groot deel voorzien door eigen middelen. Als de gemeente een commercieel bedrijf was geeft dit aan dat onze solvabiliteit goed is. Het begrip solvabiliteit geeft aan in welke mate de onderneming aan haar totale schulden kan voldoen. Een relatief sterke financiering met eigen middelen heeft als voordeel dat een niet te grote afhankelijkheid van renteschommelingen op de kapitaalmarkt ontstaat.

De bestedingsfunctie van reserves

De bestemmingsreserves zijn gevormd voor door de Raad bepaalde bestemmingen en zijn gevoed vanuit de exploitatie. Die reserves hebben specifiek een bestedingsfunctie.

De egalisatiefunctie van reserves

Reserves kunnen worden gevormd om baten en lasten over de jaren heen gelijkmatig te verdelen. Extreme pieken en dalen in de exploitatie kunnen zodoende worden vermeden. Ongewenste schommelingen in tarieven die aan derden in rekening gebracht worden, kunnen door middel van een egalisatiereserve worden opgevangen.

Artikel 1.3 Rente

Het BBV staat toe dat er een rentevergoeding over het eigen vermogen (reserves) wordt berekend. Dit is een rentelast ten laste van de taakvelden. Hierdoor wordt een “vergoeding” berekend over het eigen vermogen (= een eigen financieringsmiddel) van de gemeente. De gemeente heeft de keuze om deze rente als baten op te nemen in de begroting – ook wel aangeduid als bespaarde rente. Of de gemeente kan ervoor kiezen deze rentevergoeding toe te voegen aan de reserves/het eigen vermogen. Wanneer een bedrag gelijk aan deze vergoeding daadwerkelijk wordt toegevoegd aan het eigen vermogen kan dit ook worden beschouwd als een “inflatievergoeding” om “de waarde” van het eigen vermogen (koopkracht) in stand gehouden.

Deze systematiek creëert een fictieve rentelast en leidt naar het oordeel van de commissie BBV tot het (onnodig) opblazen van de programmalasten en gaat daarmee ten koste van de eenvoud en transparantie en doet daarom de aanbeveling om geen rente over het eigen vermogen te berekenen.

Als er wel een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, dan moet deze vergoeding op een realistisch niveau liggen. Daarom mag deze vergoeding maximaal het rentepercentage zijn dat door de gemeente over extern aangetrokken financieringsmiddelen wordt vergoed. Als er sprake is van een samenstel van meerdere langlopende en kortlopende leningen, moet hiertoe het gewogen percentage worden berekend.

Nieuwkoop rekent alleen rente toe aan de bestemmingsreserve die dient ter dekking van kapitaallasten. Zo lang er geen gebruik wordt gemaakt van externe financiering wordt conform het BBV 0% rente toegerekend. Wanneer externe financiering wordt aangetrokken, zal de werkelijke rente daarvan de basis vormen voor de rentetoerekening.

Artikel 2.1 Instellingscriteria reserves

Algemene reserve

Omdat de algemene reserve als sluitpost (saldo) van de balans wordt bepaald, is geen expliciet raadsbesluit nodig voor de instelling ervan.

Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserves kunnen uitsluitend tot stand komen door een raadsbesluit. De raad richt dan een reserve in voor een specifiek doel of bestemming. De raad kan de bestemming van zulke reserves ook wijzigen. Wijziging van de bestemming zal echter altijd samen gaan met een wijziging in een project of beleidslijn of met de dekking of egalisatie van kosten in de meerjarenbegroting.

Artikel 2.2.3 Mandaat college

Een dergelijk mandaat kan in de begroting worden opgenomen in de bijlage Reserves en voorzieningen.

De Notitie budgetoverheveling tussen begrotingsjaren en rechtmatigheid (http://www.commissiebbv.nl/rechtmatigheid/notities/) zegt hier over:

“De gemeenteraad neemt het besluit dat bij het niet volledig besteden van specifieke

budgetten een bestemmingsreserve mag worden gevormd waaruit in een volgend jaar deze

specifieke lasten kunnen worden gedekt. Een dergelijk besluit kan bijvoorbeeld worden

genomen voor bepaalde projecten of bijvoorbeeld de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Het is een min of meer generiek besluit waarbij de specifieke budgetten worden benoemd.

Het is aan de gemeenteraad om een dergelijk besluit voor één of meerdere jaren te nemen.

Uit oogpunt van een goede en integrale allocatiefunctie adviseert de Commissie BBV om

terughoudend te zijn met dergelijke besluiten en de kaders daarvoor in de financiële

verordening (artikel 212 Gemeentewet) op te nemen. Volgens de Commissie BBV moet

worden voorkomen dat het gepresenteerde gerealiseerde resultaat na bestemming volgend

uit de programmarekening via een automatisme van potjes vullen richting nul tendeert.”

Artikel 3.1 Instellingscriteria voorzieningen

f. Niet verplichte voorzieningen

ad 2. Voor zover zich situaties voordoen waarin het wenselijk is om buiten de criteria van artikel 3.1 lid c 1 tot en met 5 voorzieningen in te stellen, vallen deze volgens de definitie onder de niet verplichte voorzieningen.