Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Noardeast-Fryslân 2021

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. bericht: een bericht als bedoeld in artikel 2, eerste lid of derde lid;

b. Berichtenbox op MijnOverheid: de persoonlijke digitale brievenbus van een burger voor post van de overheid of de digitale brievenbus van een rechtspersoon;

c. bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester of de gemeenteraad of door de bestuursorganen aangewezen personen;

d. DigiD: het systeem om de authenticiteit van een burger te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet;

e. E-IDAS: het systeem om de authenticiteit van een Europese burger of een Europese rechtspersoon te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet anders dan DigiD of e-Herkenning;

f. E-Herkenning: een landelijk systeem om de authenticiteit van een rechtspersoon te verifiëren ten behoeve van het gebruik van overheidsdiensten via het internet;

g. elektronische handtekening: een geavanceerde elektronische handtekening gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat;

h. info@noardeast-fryslan.nl: de algemene elektronische postbus van de gemeente Noardeast-Fryslân voor de ontvangst van een bericht;

i. digitaal loket: de omgeving die de gemeente beschikbaar stelt om diensten digitaal af te handelen (zoals het Omgevingsloket en de Persoonlijke Internetpagina);

j. webformulier: een elektronisch formulier dat op de website van gemeente Noardeast-Fryslân is geplaatst voor het aanmaken en in behandeling nemen van een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht;

k. wet: Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Openstelling elektronische weg

1. Een burger of een rechtspersoon kan voor een melding, een mededeling, een uitnodiging, een aanvraag, een bezwaarschrift, een klacht, een zienswijze, een bericht elektronisch verzenden aan een bestuursorgaan via:

a. webformulier met inachtneming van artikel 3.

b. bij ontbreken webformulier het emailadres info@noardeast-fryslan.nl

c. voor de gemeenteraad via het emailadres griffie@noardeast-fryslan.nl

d. het emailadres van het specialistisch onderdeel van het Klant Contact Centrum, behorende bij de centrale toegang voor de inwoner, namelijk: burgerzaken@noardeast-fryslan.nl; kccsociaaldomein@noardeast-fryslan.nl en kccvergunningen@noardeast-fryslan.nl

e. voor aangelegenheden die verband houden met de verwerking van gegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming via het mailadres fg@noardeast-fryslan.nl

2. Een bestuursorgaan kan aan een burger of een rechtspersoon een bericht elektronisch verzenden dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit of een klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht via de

a. beveiligde mailserver van de gemeente Noardeast-Fryslân of

b. berichtenbox op MijnOverheid;

3. Een bestuursorgaan verzendt een bericht elektronisch aan een Europese burger of een Europese rechtspersoon met e-IDAS. Indien deze verzending niet lukt wordt het bericht via de beveiligde mailserver van de gemeente Noardeast-Fryslân verzonden.

4. Een burger of een rechtspersoon kan een melding met betrekking tot de openbare ruimte ook via Whatsapp verzenden.

5. Een bestuursorgaan, een burger of een rechtspersoon kan een mededeling of een uitnodiging ook via een andere digitale uitingsvorm verzenden.

Artikel 3 Wijze van verzending

1. Een burger kan een bericht verzenden aan een bestuursorgaan via het emailadres info@noardeastFryslan.nl, tenzij er een webformulier met DigiD hiervoor is open gesteld.

2. Een rechtspersoon kan een bericht verzenden aan een bestuursorgaan via het emailadres info@noardeastFryslan.nl, tenzij er een webformulier met DigiD voor dat bericht bestaat.

3. Een Europese burger of een Europese rechtspersoon verzendt een bericht elektronisch via een webformulier met e-IDAS aan een bestuursorgaan.

4. Het bestuursorgaan zorgt ervoor dat burgers en rechtspersonen voldoende bekend zijn met het gebruik van webformulieren, en dat deze goed vindbaar zijn op de gemeentelijke website voor het elektronisch verzenden van een bericht.

Artikel 4 Vereisten voor verzending en ontvangst

1. Een bestuursorgaan verzendt een bericht als bedoeld in artikel 2, eerste lid, met een gekwalificeerde elektronische handtekening, voor zo ver het betreft:

a) Besluiten en beschikkingen van het bestuursorgaan;

b) Documenten waarmee de gemeente een beschikkingsaanvraag doet en documenten die worden gebruikt in juridische procedures. Bijvoorbeeld als de gemeente in een bestuursrechtelijk proces een bezwaar- of beroepschrift indient;

c) (Privaatrechtelijke) overeenkomsten die door of namens de gemeente worden aangegaan van € 100.000 of meer;

d) Beleidsregels, verordeningen;

e) Brieven met een juridische lading (ingebrekestelling, ontbindingsverklaring etc.).

Overige berichten kunnen worden voorzien van een gewone elektronische handtekening;

2. Het bestuursorgaan draagt er zorg voor dat een gekwalificeerde handtekening voldoet aan de technische vereisten als bedoeld in artikel 2:16 van de wet.

3. Een burger of een rechtspersoon draagt er zorg voor dat de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van een bericht voldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

4. Een bestuursorgaan kan besluiten om een bericht niet in behandeling te nemen, indien niet aan het derde lid is voldaan.

5. Een bestuursorgaan besluit een bericht in ieder geval niet in behandeling te nemen indien:

a) het bericht niet op de aangewezen wijze wordt ingediend;

b) het bericht en/of de bijlage wordt aangeboden in een bestandsformaat dat niet voorkomt op de lijst met voorkeursformaten (toegestane formaten), welke is gepubliceerd op de website van de gemeente Noardeast-Fryslân;

c) het bericht of de bijlagen niet geopend kunnen worden doordat het op een zodanige wijze al dan niet met een wachtwoord is versleuteld dat het openen van het bericht of de bijlagen onmogelijk is geworden;

d) het bericht niet is voorzien van naam en adres van de burger of de rechtspersoon, tenzij voor specifieke gevallen anders is vastgesteld(bijvoorbeeld voor fraude meldingen);

e) het bericht of de bijlagen door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Noardeast-Fryslân wordt tegengehouden;

f) het bericht een virus bevat of gekenmerkt wordt als spam;

g) het bericht groter is dan de mailserver van de gemeente toe staat;

h) het bericht ongepast beeldmateriaal of geschrift bevat;

i) voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden.

6. Indien het vijfde lid van toepassing is, wordt een hersteltermijn geboden als bedoeld in artikel 4:5, eerste lid, onder c, van de wet.

7. Voor het tijdstip van verzending en ontvangst is artikel 2:17 van de wet van toepassing.

Artikel 5 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Noardeast-Fryslân 2021.