Regeling van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent zakelijk gebruik mobiele apparaten (Regeling zakelijk gebruik smartphone en tablet Noord-Brabant)

Ondertekening

Toelichting bij Regeling vergoeding zakelijk gebruik smartphone Noord-Brabant

Algemeen De provincie is groot voorstander van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers worden ondersteund in het tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dit stelt ook bijzondere eisen aan de -technische- voorzieningen. Tegelijkertijd wil de provincie faciliteren dat medewerkers kunnen werken zoals ze dat prettig vinden. Een eerste stap daartoe is gemaakt via het zogenoemde Bring Your Own-concept. Daarbij werd aan medewerkers de mogelijkheid geboden om voor zakelijk gebruik een eigen, en dus zelf gekozen smartphone in te zetten. Na de smartphone was een tweede toepassing van deze benaderingswijze het bieden van de mogelijkheid aan medewerkers om voor zakelijk gebruik een eigen, en dus zelf gekozen tablet in te zetten. De tablet is daarbij niet bedoeld als vervanging van een PC, maar heeft een specifieke functie aanvullend aan de standaard werkplek. De tablet kan bijvoorbeeld gebruikt worden als archief, als vervanger van printwerk (bijvoorbeeld voor vergaderstukken) en als digitaal schrijfblok. Samenvattend heeft een tablet vooral een raadpleegfunctie: vooral geschikt voor het lezen van documenten.

In de tussentijd zijn stappen gezet naar een opgave gestuurde organisatie, waarbij we steeds meer werken in het netwerk Brabant. Deze manier van werken vraagt om moderne en goede faciliteiten, ook voor mobiel werken en vraagt dat iedereen in principe met een smartphone werkt. De provincie is van mening dat een moderne werkgever passende faciliteiten zoals een smartphone en een tablet aan de medewerkers ter beschikking dient te stellen. Tegelijkertijd heeft extern onderzoek aangetoond, dat de provincie risico’s loopt op het gebied van informatiebeveiliging, ook op mobiele apparaten. Goede informatiebeveiliging stelt eisen aan apparaten en vraagt om goede voorlichting aan gebruikers.

Verder heeft evaluatie van de huidige regelingen aangetoond, dat een deel van de deelnemers aan de regeling ontevreden zijn over het ontbreken van ondersteuning bij het gebruik van mobiele apparaten. Dit levert ook voor degenen die binnen de provincie belast zijn met het bieden van ondersteuning in het algemeen regelmatige onduidelijke situaties op.

Deze ervaringen hebben ertoe geleid, dat de provincie wenst over te stappen van een zogenoemd Bring Your Own-concept naar een Choose Your Own-concept, dat zowel voor smartphones en tablets zal gaan gelden. De gebruiker heeft daarbij de keuze uit een selectie van apparaten, die voldoen aan gestelde eisen. Tevens worden medewerkers de gelegenheid geboden te kiezen voor een ‘luxer’ apparaat tegen een eigen bijdrage.

Elke medewerker heeft straks in principe de beschikking over een smartphone. Elke medewerker is vrij om al dan niet te kiezen voor een tablet, tenzij dit voor de werkzaamheden noodzakelijk is. De toestellen blijven eigendom van de provincie. Gebruikers worden ondersteund bij en opgeleid in de manier van werken zodat de apparaten optimaal kunnen worden gebruikt.

Artikelsgewijs

Artikel 2 Doelgroep De regeling is uitsluitend bestemd voor medewerkers in –vaste- dienst van de provincie, dan wel met een daarmee voor de toepassing van deze regeling gelijk te stellen dienstverband. Voor anderen die toegang moeten kunnen krijgen tot provinciale informatie en voorzieningen, zoals tijdelijke medewerkers, stagiaires, externen, zullen aparte voorzieningen worden getroffen.

Artikel 3 Verstrekte faciliteit De primaire activiteit betreft het zakelijk gebruik van de smartphone of de tablet. Dat staat beperkt privé-gebruik niet in de weg.

Artikel 4 Weigeringsgronden en overname mobiel apparaat Er wordt vooraf geen vaste gebruiksduur voor de mobiele apparaten vastgesteld. De medewerker komt pas in aanmerking voor een nieuw apparaat zodra vervanging naar het oordeel van de provincie noodzakelijk is. Deze noodzaak tot vervanging kan samenhangen met puur technische vereisten, bijvoorbeeld wanneer het niet –meer- mogelijk is gebruik te maken van een beveiligde verbinding voor toegang tot provinciale systemen of wanneer het toestel anderszins ongeschikt is voor dagelijks gebruik in het algemeen. Wanneer het toestel defect is, kan het voorkomen dat door de provincie wordt besloten af te zien van een eventuele reparatie, bijvoorbeeld omdat dit in het concrete geval gezien de daaraan verbonden kosten niet meer verantwoord wordt geacht. Afhankelijk van de omstandigheden krijgt de medewerker een zelfde, vervangend toestel, dan wel dient de medewerker een nieuwe aanvraag in te dienen. Indien het resultaat is, dat de medewerker een nieuwe aanvraag moet indienen, kan hij uiteraard ook kiezen voor een ander type apparaat.

De regeling voorziet ook in de mogelijkheid voor de medewerker het mobiele apparaat tegen restwaarde over te nemen van de provincie. Dit is voor smartphones mogelijk vanaf twee jaar na verstrekking en voor tablets vanaf drie jaar na verstrekking. Voor het bepalen van die restwaarde worden de volgende –door de belastingdienst akkoord bevonden- uitgangspunten gehanteerd: de restwaarde ligt op 10% van de aanschafwaarde (incl. BTW) na drie jaar. Vindt overname eerder plaats, dan dient die 10% te worden vermeerderd met 2,5% voor elke maand dat de periode van 3 jaar nog niet is verstreken. Indien de medewerker een duurder apparaat heeft gekozen, kan ervan worden uitgegaan dat hij na drie jaar het verschil in aanschaf tussen een ‘basis-apparaat’ en het ‘plus-apparaat’ volledig zelf heeft betaald. In dat geval wordt de restwaarde daarom uitsluitend berekend over de aanschafwaarde van een ‘basis-apparaat’.

Artikel 5 Vereisten aanvraag smartphone en tablet Ter voldoening aan dit artikel dient de medewerker die gebruik wil maken van deze regeling via Mijn Administratie (SAP) een aanvraag in.

Artikel 6 Te verstrekken faciliteiten smartphone basis Eerste lid Onder a Door medewerkers een –zij het beperkte- keuze te bieden, wordt getracht enigszins in te spelen op de persoonlijke voorkeuren van de medewerker. Daarbij spelen uiteraard budgettaire en bedrijfsvoeringsoverwegingen een belangrijke rol. Welke accessoires concreet bij de smartphone worden geleverd, hangt af van wat de fabrikant meelevert. In ieder geval zal een oplader worden meegeleverd.Onder b tot en met d In deze onderdelen is aangegeven van welk soort gebruik de provincie de kosten in principe vergoedt. Een concretere aanduiding van gebruik dat wel en van gebruik dat niet is toegestaan, is opgenomen in artikel 14. Dit artikel bevat onder meer nadere normen omtrent het gebruik van de simkaart. Sancties op overtreding van die normen zijn te vinden in artikel 19.

Tweede lid Naast een smartphone wordt aan de medewerker ook een provinciale simkaart in bruikleen gegeven. Aan deze simkaart is een abonnement verbonden. Hierdoor kan de medewerker bellen, sms-en en verbinding maken met internet.

Artikel 7 Te verstrekken faciliteiten smartphone plus Om medewerkers de gelegenheid te bieden gebruik te maken van een duurdere smartphone, bestaat de mogelijkheid te kiezen voor een zogenaamde smartphone plus. Daarvoor is de medewerker een eigen bijdrage verschuldigd. De smartphone blijft eigendom van de provincie, ook al draagt de medewerker zelf bij aan de kosten daarvan. Daar staat tegenover, dat de bijdrage slechts verschuldigd is gedurende de periode dat de medewerker feitelijk het apparaat in bruikleen heeft. Eindigt deze bruikleen voordat alle inhoudingen hebben plaatsgevonden, bijvoorbeeld als gevolg van vertrek bij de provincie, dan is de medewerker daarna geen bijdragen voor het desbetreffende toestel verschuldigd.

 Artikel 8 Te verstrekken faciliteiten eigen smartphone Dit artikel opent voor medewerkers de mogelijkheid een eigen smartphone voor zakelijk gebruik in te zetten, zonder dat hij voor dat gebruik aanspraak kan maken op een financiële tegemoetkoming voor dat gebruik. Voorwaarde daarbij is, dat de smartphone voldoet aan de technische vereisten om van een beveiligde verbinding gebruik te kunnen maken voor toegang tot provinciale systemen. Ten behoeve van dat gebruik kan de medewerker een provinciale simkaart in bruikleen krijgen. Ondersteuning vanuit de provincie beperkt zich tot zaken rond het gebruik van de simkaart als zodanig, als in geval van storing of schade daaraan. Overigens zijn aan het gebruik van de simkaart dezelfde voorwaarden en verplichtingen verbonden als aan het gebruik van een dergelijke simkaart in combinatie met een provinciale smartphone.

Artikel 9 Te verstrekken faciliteiten tablet Zoals in het algemeen deel is aangegeven, zal de medewerker een afweging –moeten- maken of het gebruik van een tablet wenselijk of noodzakelijk is voor het goed kunnen vervullen van zijn functie. Indien hij deze vraag positief beantwoordt, kan hij een verzoek indienen voor een tablet.

Artikel 10 Te verstrekken faciliteiten tablet plus Om medewerkers de gelegenheid te bieden gebruik te maken van een duurdere tablet, bestaat de mogelijkheid te kiezen voor een zogenaamde tablet plus. Daarvoor is de medewerker een eigen bijdrage verschuldigd. De tablet blijft eigendom van de provincie, ook al draagt de medewerker zelf bij aan de kosten daarvan gedurende 36 maanden. Daarna maakt de medewerker zonder een eigen bijdrage gebruik van de tablet plus.

Artikel 11 Gebruik van eigen tablet voor zakelijk gebruik Dit artikel opent voor medewerkers de mogelijkheid een eigen tablet voor zakelijk gebruik in te zetten, zonder dat hij voor dat gebruik aanspraak kan maken op een financiële tegemoetkoming. Voorwaarde daarbij is, dat de tablet voldoet aan de technische vereisten om van een beveiligde verbinding gebruik te kunnen maken voor toegang tot provinciale systemen.

Artikel 12 Beslistermijn Na inzending van het aanvraagformulier ontvangt de medewerker binnen een week via het Dienstenplein een digitale beschikking op zijn aanvraag, waarbij hij tevens wordt geïnformeerd over een aantal praktische zaken omtrent de deelname.

Artikel 13 Verplichtingen smartphoneOnder a De deelnemer wordt geacht gedurende de volle periode dat hij beschikt over een door de provincie verstrekte simkaart telefonisch beschikbaar te zijn gedurende zijn werktijden. Deze verplichting gaat in op het moment van ontvangst van de simkaart. Voor een nadere toelichting op het begrip ‘werktijd’ zij verwezen naar de Regeling werktijden Noord-Brabant.Onder b en c Omdat de smartphone alle functies van een ‘gewoon’ mobiel toestel bezit, dient degene die al een mobiele telefoon van de provincie had, deze in te leveren. Deze deelnemer houdt het bij die mobiele telefoon behorende nummer. Medewerkers die op basis van een andere regeling al gebruik maken van een smartphone van de provincie, leveren dit toestel eveneens in of nemen het toestel tegen vergoeding van de provincie over. Afhankelijk van de concrete situatie, zoals die blijkt uit de aanvraag, worden specifieke afspraken gemaakt omtrent de overgang.

Indien beschikbaarheid van een vaste telefoon wenselijk of noodzakelijk is voor een goede functievervulling, zoals bij helpdeskmedewerkers of secretaresses, kan de deelnemer tevens gebruik blijven maken van zijn vaste toestel.

Artikel 14 Verplichtingen inzake gebruik smartphone en simkaart Onder a Bij het gebruik van de simkaart gelden enkele beperkingen, die inherent zijn aan het doel van het gebruik of om bepaald specifiek gebruik uit te sluiten. Het spreekt voor zich dat de simkaart uitsluitend bedoeld is om door de deelnemer zelf te worden gebruikt. Het gebruik dient zich in hoofdzaak te beperken tot binnenlands zakelijk gebruik en beperkt privé-gebruik. Wat betreft privé-gebruik wordt uitgegaan van het ‘faire use’ beginsel. Uitgangspunt is dus dat privé-gebruik binnen redelijke grenzen is toegestaan. Gezien de hoge kosten van bellen naar 0900-nummers en van betaalde sms-diensten, zal ander dan incidenteel gebruik daarvan al snel uitgaan boven de grenzen van ‘faire use’. Privé-gebruik van de simkaart in het buitenland voor telefoongesprekken en het versturen van sms-berichten is slechts incidenteel toegestaan. Privé-gebruik van de simkaart in het buitenland voor internet, dus ook voor e-mail, is expliciet uitgesloten. Hieruit volgt dat gebruik van de smartphone voor internet-gebruik in het buitenland wel is toegestaan, indien gebruik wordt gemaakt van Wi-Fi-spots. Zakelijk gebruik van de simkaart voor bellen in en naar het buitenland, respectievelijk internetgebruik in het buitenland is alleen toegestaan voor zover de leidinggevende daarvoor vooraf schriftelijke toestemming heeft gegeven. Dit laatste houdt in, dat de leidinggevende daarbij ook het specifieke doel van het toegestane gebruik aangeeft.

Onder b Deze regeling bevat geen specifieke verplichting ten aanzien van beveiliging, omdat van medewerkers van de provincie altijd wordt verwacht dat zij zorgvuldig met vertrouwelijke informatie omgaan, bijvoorbeeld op grond van de Leidraad voor integer handelen. Niettemin wordt de deelnemer wel geadviseerd zijn toestel adequaat te beveiligen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot bijvoorbeeld de e-mail, agenda, contactpersonen en (al dan niet vertrouwelijke) documenten van de provincie. Nadere informatie over het beveiligen van smartphone en tablet zal te vinden zijn op Brain. Bij het gebruik van vertrouwelijke gegevens dient de medewerker de afweging te maken of hij deze met een smartphone wil raadplegen. Zo ja, dan wordt dringend aangeraden de beveiliging van het toestel daarop af te stemmen. Goede beveiliging voorkomt bovendien onbevoegd gebruik van de simkaart voor telefoon- of internetverkeer.

Onder c Een goede bereikbaarheid van de medewerkers is van groot belang voor een goed functioneren. Om die reden is in de regeling zelf de verplichting opgenomen dat de medewerker ook zijn mobiele nummer in de Telegids vermeldt.

Onder d Wanneer een deelnemer wegens afwezigheid of om andere redenen zijn telefoon niet kan beantwoorden, stelt de deelnemer zijn voicemail in en vermeldt daar de mogelijkheid om terug te worden gebeld of verwijst naar het telefoonnummer van een collega of de secretaresse. Ook kan hij via het algemene nummer van de provincie verwijzen naar het Brabantloket. Een andere mogelijkheid is het doorschakelen van het toestel naar een collega of de secretaresse. Op diverse wijzen zullen medewerkers van de provincie hierover worden geïnformeerd.

Onder e Aan het maken van een verbinding met het internet door middel van de simkaart zijn voor de provincie (hoge) kosten verbonden. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het bekijken of versturen van filmpjes, uploaden van grote bestanden naar Dropbox, Facebook, en het downloaden of updaten van applicaties. Deze kosten kunnen aanzienlijk worden beperkt door verbinding met het internet te leggen via Wi-Fi-spots. Deze zijn in het hele provinciehuis beschikbaar, terwijl veel medewerkers hierover ook thuis beschikken. Op grond van dit artikel wordt de deelnemer verplicht hiervan waar mogelijk ook daadwerkelijk gebruik te maken.

Artikel 15 Verplichtingen gebruik tablet Hoewel de medewerker zelf kan beslissen deel te nemen aan de regeling, is het van belang dat de medewerker de toegevoegde waarde van de tablet voor het werk met zijn leidinggevende bespreekt en hierover afspraken maakt. Het geëigende moment hiervoor is het planningsgesprek, waarna deze afspraken worden vastgelegd in het jaargesprekformulier. Op deze wijze kunnen deze afspraken in het voortgangs- en evaluatiegesprek ook aan de orde komen.

Het belang van het werken met mobiele apparaten voor Het Nieuwe Werken is in het algemeen deel al aangegeven. Daarnaast is nog een grote slag te slaan met minder printen. Dit bevordert duurzamer werken en bespaart bovendien veel kosten. Van een deelnemer wordt verwacht dat hij hieraan ook een significante bijdrage levert.

Voor wat betreft het aspect beveiliging wordt verwezen naar de toelichting bij artikel 14, eerste lid, onder b.

Artikel 16 Verplichtingen bij diefstal of verlies en bij schade Eerste lid De meldingen die plaatsvinden in geval van diefstal, hebben meerdere achtergronden. Snelle melding bij de provincie, in het bijzonder het Dienstenplein, is van belang met het oog op het blokkeren van bellen en van data. Na melding van de diefstal bij de politie, kan de medewerker zich met het proces-verbaal wenden tot het Dienstenplein met het oog op vervanging van het toestel en het treffen van eventuele tijdelijke voorzieningen.

Tweede lid In geval van schade aan het apparaat kan de medewerker zich rechtstreeks melden bij het Dienstenplein. Vervolgens wordt door de provincie beoordeeld of reparatie mogelijk is. Daarbij zal tevens betrokken worden of een eventuele reparatie zinvol is, dan wel dat dit gezien de daaraan verbonden kosten naar het oordeel van de provincie niet meer verantwoord is. . Zie verder de toelichting bii artikel 4. Mocht de schade aan het apparaat zijn toegebracht door de medewerker zelf, dan hoeft hij die schade op grond van artikel F.3, eerste lid, van de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Provincies niet te vergoeden, tenzij die schade een gevolg is van zijn opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 17 Verstrekking faciliteiten De deelnemer ontvangt -per e-mail- een bericht wanneer positief is beslist op zijn aanvraag. Vervolgens ontvangt de deelnemer bericht, dat zijn aanvraag is voltooid en hij zijn mobiel apparaat of simkaart kan afhalen op het Dienstenplein. Met het tekenen van het ontvangstbewijs geeft hij tevens aan in te stemmen met de voorwaarden waaronder deze verstrekking plaats vindt.

Artikel 18 Hardheidsclausule De hardheidsclausule is specifiek voor gevallen waarin in deze regeling niet is voorzien en waarbij afwijking noodzakelijk is om in een concreet geval het met deze regeling beoogde doel toch te kunnen bereiken. Is afwijking niet noodzakelijk om dit doel te bereiken, dan kan van deze hardheidsclausule geen gebruik worden gemaakt.  Artikel 19 Sancties Eerste lid Uit het samenstel van vereisten en verplichtingen volgt onder meer, dat de deelnemer binnen de grenzen van redelijkheid voor privé-doeleinden binnen Nederland gebruik mag maken van de door de provincie verstrekte simkaart. Incidenteel privé-gebruik in het buitenland voor het voeren van telefoongesprekken en verzenden van sms-berichten is eveneens toegestaan. De deelnemer draagt als integer ambtenaar zelf de verantwoordelijkheid om het bel- en internetgedrag te kunnen verantwoorden naar de organisatie, die het zakelijke abonnement verstrekt. Wanneer deze redelijke grenzen worden overschreden, of wanneer zonder voorafgaande toestemming en anders dan incidenteel van de simkaart gebruik is gemaakt voor bellen en sms-en in of naar het buitenland, kunnen de daaruit voortvloeiende kosten op de deelnemer worden verhaald. Het gaat daarbij om de voor rekening van de provincie blijvende kosten, dus exclusief eventuele kosten die de provincie op derden kan verhalen. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor kosten van anders dan incidenteel gebruik van 0900-nummers of betaalde sms-diensten en om kosten van internet-gebruik in het buitenland zonder of buiten de grenzen van een verleende toestemming. Het besluit wordt per brief medegedeeld, voorzien van een specificatie (ter motivering van het besluit). Zoals gebruikelijk wordt een dergelijke brief ook voorzien van een bezwaarclausule. Zie ook de toelichting bij artikel 21.

Artikel 20 Registratie Eerste lid De deelnemer wordt inzicht in zijn totale persoonlijke verbruik verschaft, zodat hij dit zelf kan volgen. Deze zijn zodanig uitgesplitst, dat hij zicht heeft op de omvang van zijn gebruik, alsmede in de kosten die bij de provincie daarvoor in rekening worden gebracht.Tweede lid Daarnaast heeft de provincie inzicht in het gebruik van alle deelnemers, maar deze gegevens bevatten -in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemers- uitsluitend de totalen per rubriek. Met deze zogenaamde verkeersgegevens heeft de provincie zicht op de aard van het gebruik, alsmede op de intensiteit. Deze gegevens zijn van belang om de belasting van het net in de gaten te houden, maar komen als historische gegevens omtrent gebruik ook bij aanbestedingen van pas. Niet zichtbaar zijn bijvoorbeeld de tijdstippen waarop is gebeld, noch het nummer waarnaar is gebeld. Hiermee worden de eisen van de Wet bescherming persoonsgegevens in acht genomen.

Artikel 21 Toezicht De provincie kan de gegevens, bedoeld in artikel 15, ook gebruiken om het gebruik van de deelnemers te monitoren. Wanneer die gegevens het beeld opleveren van buitenproportioneel gebruik dat niet te verklaren is vanuit de functie van de deelnemer, kan deze om een toelichting worden gevraagd. Op basis van deze regeling, maar ook op grond van de geldende privacyregelingen, is diepgaandere analyse van individuele gegevens slechts bij hoge uitzondering en alleen wanneer daarvoor zwaarwichtige redenen aanwezig zijn, toegestaan. Een zwaarwichtige reden kan zijn het vermoeden van misbruik. Dat kan ertoe leiden dat de provincie ook inzicht krijgt in alle gegevens, bedoeld in artikel 15, eerste lid. Aangezien de omstandigheden deze verdere inbreuk op de privacy moeten kunnen rechtvaardigen, mag hiertoe pas worden overgegaan indien de secretaris daartoe schriftelijk toestemming heeft gegeven. Op deze wijze kan ook achteraf verantwoording worden afgelegd van deze verdergaande inbreuk in de privacy van de deelnemer.

Artikel 22 Evaluatie In de praktijk zal moeten blijken, of de nu gekozen opzet blijkt te voldoen aan de verwachtingen: biedt het de deelnemers de beoogde vrijheid en draagt het daadwerkelijk bij tot beter kunnen functioneren. Ook zal in de praktijk moeten blijken of de gemaakte keuzes wat betreft de inrichting van deze regeling en de technische oplossingen naar wens werken. Om op deze en andere vragen een antwoord te krijgen, is opgenomen dat deze regeling -in ieder geval na afloop van het eerste volledige kalenderjaar na in werking treden zal worden geëvalueerd. Voor deze periode is gekozen, omdat voor een goede evaluatie ten minste ervaring gedurende een volledig kalenderjaar nodig is. De uitkomsten van de evaluatie kunnen voor Gedeputeerde Staten de aanleiding vormen tot wijziging van de regeling. Dit sluit overigens niet uit dat indien daartoe eerder aanleiding is, ook voor die tijd kan worden besloten tot aanpassing van de regeling.

Artikel 23 Overgangsrecht Een medewerker die op het moment van invoering van deze regeling nog gebruik maakt van de eerdere regelingen voor smartphone of tablet, kunnen pas een aanvraag indienen op grond van deze regeling indien de overeengekomen periode van twee jaar is verstreken. Dit is slechts anders, indien die apparaten weliswaar voldeden aan de eisen die golden op grond van die regeling, maar niettemin niet geschikt zijn voor de door de provincie gekozen methode van beveiligde verbindingen met de provinciale systemen. Indien de apparaten om andere redenen niet meer naar behoren functioneren, komt dat conform de voorwaarden van die regelingen voor rekening en risico van de medewerker zelf.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,

de voorzitter de secretaris prof. dr. W.B.H.J. van de Donk mw. ir. A.M. Burger