Verordening financieel beheer Noord-Holland 2010

1. Jaarlijks, uiterlijk in de maand september zenden Gedeputeerde Staten de in artikel 194 van de Provinciewet bedoelde ontwerpbegroting en ontwerp-meerjarenraming aan Provinciale Staten toe, ingedeeld volgens de door Provinciale Staten vastgestelde programma-indeling.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

1. Gedeputeerde staten informeren provinciale staten door middel van een of meer tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.

2. De tussentijdse rapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

• a.

  de baten en lasten per programma;

• b.

  het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

• c.

  het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

3. Gedeputeerde staten leggen beleidsplannen met gevolgen voor de meerjarenraming slechts ter besluitvorming aan provinciale staten voor bij gelegenheid van de presentatie van de begroting als bedoeld in artikel 2.2, eerste lid.

4. Gedeputeerde staten leggen voorstellen voor beleidsbeslissingen met gevolgen voor de begroting uitsluitend vergezeld van een voorstel voor een begrotingswijziging voor aan provinciale staten.

1. Jaarlijks uiterlijk in april zenden gedeputeerde staten het concept jaarverslag en de concept jaarrekening van het voorgaande jaar aan provinciale staten toe, vergezeld van een productenrealisatie als bedoeld in hoofdstuk VI van het Bbv met toelichting.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

1. Provinciale staten autoriseren met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

2. Bij de begrotingsbehandeling geven provinciale staten aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet willen ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Indien gedeputeerde staten voorzien dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door gedeputeerde staten in de eerstvolgende vergadering aan provinciale staten gemeld. gedeputeerde staten voegen hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, leggen gedeputeerde staten vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan provinciale staten voor.

1. Voor elke bestemmingsreserve leggen gedeputeerde staten een besluit aan provinciale staten ter vaststelling voor waarin de stortingen in de reserve worden geregeld en de bestemming is vastgelegd waarvoor de reserve wordt aangehouden.

2. Een bestemmingsreserve kan noch op verplichtingenbasis noch op kasbasis negatief worden.

1. Overschotten van uitgavenramingen voor directe uitgaven mogen uitsluitend worden aangewend ter aanvulling van geraamde andere directe uitgaven binnen het programma waarin het overschot optreedt.

2. Dreigende tegenvallers in de inkomstenramingen worden voorkomen door tijdige en passende maatregelen binnen het programma waarin de tegenvallers optreden, tenzij zij voortvloeien uit rechtstreeks daarmee in verband staande vermindering van de uitgaven.

1. Voor zover de in de balanspost crediteuren opgenomen bedragen uiterlijk na drie jaar nog niet zijn besteed, vloeien deze terug naar de algemene reserve.

2. Gedeputeerde staten overleggen bij het toezenden van de jaarrekening een overzicht van de afboekingen die op grond van het vorige lid hebben plaatsgevonden.

3. Het saldo van afrekeningverschillen van uitgaven voor verplichtingen die worden gedekt uit reserves en voorzieningen vloeit in het jaar waarin het afrekeningverschil blijkt terug naar de algemene reserve, tenzij provinciale staten bij de instelling van de reserve of voorziening anders hebben bepaald.

1. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen de niet geactiveerde kunstvoorwerpen en de niet geactiveerde gebruiksvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde.

2. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor een actuele en volledige registratie van lopende privaatrechtelijke overeenkomsten.

1. Investeringen met een economisch nut als bedoeld in artikel 35, eerste lid onder a. van het Bbv en met een verkrijgingsprijs kleiner dan € 500.000,– worden niet geactiveerd.

2. Apparaatskosten mogen niet worden geactiveerd, behoudens in het geval provinciale medewerkers worden ingezet voor de voorbereiding van een kapitaalwerk.

3. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut als bedoeld in artikel 35, eerste lid onder b. van het Bbv worden niet geactiveerd, tenzij bij de raming van het desbetreffende investeringskrediet anders is bepaald door provinciale staten.

1. De provincie Noord-Holland hanteert primair de lineaire afschrijvingsmethode. Daar waar de annuïtaire methode de voorkeur geniet wordt dit specifiek bij de beschikbaarstelling van het kapitaalkrediet besloten.

2. De te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende soorten vaste activa is in onderstaande tabel vastgelegd.

*) Voorbereidingskosten met aankoop of groot onderhoud meeactiveren.

Technische installaties bij aankoop of nieuwbouw bedrijfsgebouw niet op levensduur activeren maar meenemen met afschrijvingstermijn aankoop/nieuwbouw.

3. Op de activa als bedoeld in artikel 59, vierde lid van het Bbv kan, in afwijking van het bepaalde in de vorige leden, extra worden afgeschreven.

4. Met afschrijven op vaste activa wordt een begin gemaakt op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het werk gereed is gekomen.

5. In afwijking van het vorige lid wordt met het afschrijven op wegen een begin gemaakt op 1 januari van het jaar, volgend op het jaar waarin de werkzaamheden zijn uitgevoerd.

1. Tijdens de werkzaamheden vindt rentetoereke- ning plaats op basis van 3 maands Euribor over de uitgaven van dat jaar. Deze rentetoerekening wordt meegeactiveerd.

2. Aan afgeronde investeringen waarvan de afschrijvingstermijn 5 jaar of minder is wordt rente toegerekend op basis van 2 jaars Euribor over de gemiddelde boekwaarde van het jaar van afronding.

3. Aan afgeronde investeringen waarvan de afschrijvingstermijn langer is dan vijf jaar wordt rente toegerekend op basis van 10 jaar staatspapier over de gemiddelde boekwaarde van dat jaar.

4. Voor het berekenen van de gemiddelde boekwaarde gelden als peildata 1 januari en 31 december.

5. De op de eerste werkdag van het jaar geldende waarden van de in het eerste lid genoemde rentepercentages worden voor het gehele jaar gehanteerd.

1. De prijzen die in een privaatrechtelijke relatie in rekening worden gebracht dekken alle directe en indirecte aan de desbetreffende activiteit toe te rekenen kosten.

2. Het eerste lid is niet van toepassing wanneer in concurrentie wordt getreden met ondernemingen.

1. De functie van concerncontroller is onderdeel van de ambtelijke organisatie en valt hiërarchisch rechtstreeks onder de provinciesecretaris.

2. De functie van concerncontroller is onverenigbaar met enige andere functie binnen de provinciale organisatie.

3. Voor audits in het kader van Provinciewet artikel 217a treden gedeputeerde staten op als opdrachtgever.

4. Als opdrachtgever van de concerncontroller kunnen optreden gedeputeerde staten of een directeur.

1. Tot de taken van de concerncontroller behoren bovendien:

• a.

  Het uitvoeren of laten uitvoeren van audits;

• b.

  Het toezien op het functioneren van de administratieve organisatie en de interne controle;

• c.

  Het adviseren van maatregelen om de bedrijfsvoering te optimaliseren;

• d.

  Het adviseren over ontwerp, uitvoering en beheersing van het planning- en controlinstrumentarium in het kader van een ordelijke en controleerbare bedrijfsvoering.

• e.

  Het doen van voorstellen over de wijze waarop op macro-economische ontwikkelingen moet worden ingespeeld.

• f.

  Het rapporteren over de wijze waarop deze verordening wordt uitgevoerd.

2. De taakuitoefening van de concerncontroller kan niet worden ingeperkt door die van provinciale commissies of instanties met een vergelijkbare taakstelling.

3. De concerncontroller is niet in uitvoerende zin betrokken bij de bedrijfsvoering van andere organisatieonderdelen dan het organisatieonderdeel waar de concerncontroller onderdeel van uitmaakt.

1. De concerncontroller adviseert gedeputeerde staten gevraagd en ongevraagd.

2. De concerncontroller adviseert de provinciesecretaris gevraagd en ongevraagd.

3. De concerncontroller is bevoegd, indien het provinciaal belang dit naar zijn oordeel vereist, en gehoord gedeputeerde staten, zich rechtstreeks tot provinciale staten te richten.

4. De controller is te allen tijde bevoegd informatie- en gegevensbronnen en -bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat hij overigens noodzakelijk acht om zijn taken te kunnen vervullen. Provinciale ambtenaren zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen.

1. De concerncontroller stelt jaarlijks een jaarplan op dat hij ter vaststelling voorlegt aan gedeputeerde staten. De concerncontroller blijft echter bevoegd om, indien de actuele situatie dit naar zijn inzicht vergt, af te wijken van een vastgesteld jaarplan.

2. Jaarlijks stelt de concerncontroller een openbaar verslag op van zijn werkzaamheden, dat hij vervolgens voorlegt aan gedeputeerde staten.

3. De concerncontroller rapporteert over elke audit of adviesopdracht aan de desbetreffende opdrachtgever en voegt daarbij een voorstel voor verdere behandeling.

4. De opdrachtgever kan de bevindingen van de concerncontroller voorzien van zijn opmerkingen of aanbevelingen.

1. Ter ondersteuning van zijn werkzaamheden worden aan de concerncontroller één of meer medewerkers toegevoegd. Deze medewerkers vallen hiërarchisch onder de concerncontroller.

2. Het bepaalde in artikel 8.5, vierde lid van deze verordening met betrekking tot de concerncon- troller is van overeenkomstige toepassing op de medewerkers van de concerncontroller.

1. Er is een auditstuurgroep die bestaat uit tenminste 5 leden

2. De auditstuurgroep bestaat uit de portefeuille- houder Concern Controlling, de provinciesecretaris en de concerncontroller, alsmede een extern onaf hankelijk door gedeputeerde staten aan te wijzen lid. De overige leden worden door gedeputeerde staten benoemd.

1. De auditstuurgroep is belast met het voorbereiden van besluiten, die liggen op het gebied van de interne auditfunctie.

2. De auditstuurgroep heeft tot doel het verhogen van de doeltreffendheid van de interne auditfunctie, waaraan de concerncontroller uitvoering geeft.

1. Tot de taken van de auditstuurgroep behoren:

• a.

  Het adviseren van gedeputeerde staten met betrekking tot zaken gerelateerd aan de interne auditfunctie;

• b.

  Het periodiek bespreken van de voornaamste bevindingen van de concerncontroller en eventuele verschillen van inzicht tussen de concerncontroller en gedeputeerde staten of de provinciesecretaris;

• c.

  Toezicht houden op de naleving van de aanbevelingen van de concerncontroller, de externe accountant en de Randstedelijke Rekenkamer;

• d.

  Toezicht houden op de naleving van hoofdstuk 8 van deze verordening.

1. De auditstuurgroep adviseert gedeputeerde staten gevraagd en ongevraagd.

2. De auditstuurgroep adviseert de concerncontroller gevraagd en ongevraagd.

3. De auditstuurgroep kan zich doen bijstaan door anderen voor specifieke onderwerpen, in het bijzonder de portefeuillehouder van het onderwerp dat in een audit aan de orde is dan wel een interne of externe specialist, die aan een audit heeft bijgedragen.

1. De concerncontroller stelt de in opdracht van gedeputeerde staten opgestelde auditrapporten beschikbaar aan de leden van de auditstuurgroep.

2. De concerncontroller verschaft informatie aan de auditstuurgroep over de opvolging van de aanbevelingen van de concerncontroller, de externe accountant en de Randstedelijke Rekenkamer.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010

2. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening financieel beheer Noord-Holland 2010