Besluit van Provinciale Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent de vertrouwenscommissie Verordening op de vertrouwenscommissie commissaris van de Koning Noord-Holland 2018

1. Provinciale Staten stellen uit hun midden een vertrouwenscommissie in.

2. De commissie bestaat uit 11 leden.

3. Elke politieke fractie in Provinciale Staten kan een lid voordragen.

4. Het lidmaatschap van de commissie is persoonlijk.

5. In geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of bij overlijden kan een lid van de commissie worden vervangen.

6. De commissie beslist over de vervanging als bedoeld in het vierde lid, op voordracht van de fractievoorzitters.

7. Provinciale Staten wijzen uit hun midden de voorzitter aan op voordracht van de fractievoorzitters.

8. De commissie wijst uit haar midden de plaatsvervangend voorzitter aan.

9. Mochten er gedurende de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie nieuwe fracties in Provinciale Staten worden geformeerd, dan maken deze geen aanspraak op een lidmaatschap van de vertrouwenscommissie.

1. Gedeputeerde Staten wijzen uit hun midden een lid aan dat als adviseur aan de commissie wordt toegevoegd.

2. Het adviseurschap van de commissie is persoonlijk.

3. De adviseur als bedoeld in het eerste lid neemt deel aan de vergaderingen, maar is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

4. In geval van langdurige ziekte van meer dan een maand of bij overlijden van de adviseur worden Gedeputeerde Staten in de gelegenheid gesteld aan de commissie een vervanger voor te dragen.

1. De griffier van Provinciale Staten is secretaris van de commissie.

2. De plaatsvervangend griffier van Provinciale Staten is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

3. Bij ontstentenis kunnen de griffier of plaatsvervangend griffier worden vervangen door een Staten- en commissieadviseur van de griffie.

4. De secretaris van Gedeputeerde Staten, als bedoeld in art. 97 van de Provinciewet, die tevens algemeen directeur is van het ambtelijk apparaat van Gedeputeerde Staten, is ondersteuner van de commissie.

5. De ondersteuning van de commissie door de secretaris van Gedeputeerde Staten is persoonlijk.

6. De griffier van Provinciale Staten, de plaatsvervangend griffier van Provinciale Staten en de secretaris van Gedeputeerde Staten nemen deel aan de vergaderingen, maar zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht.

1. De commissie is belast met het beoordelen van kandidaten aan de hand van de door Provinciale Staten vastgestelde profielschets.

2. De commissie voert gesprekken met de door de minister aan haar doorgeleide kandidaten die de minister in beginsel geschikt acht voor benoeming.

3. De commissie kan besluiten om ook met een of meer niet door de minister aan haar doorgeleide kandidaten een gesprek te voeren.

4. De commissie doet van het geval als bedoeld in het zesde lid van dit artikel onverwijld mededeling aan de minister en betrekt het oordeel van de minister over deze kandidaat of kandidaten in haar eigen beoordeling.

5. Indien de commissie besluit met een door de minister in beginsel geschikt geachte kandidaat geen gesprek te hebben, dan stelt de commissie de minister en de desbetreffende kandidaat daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte.

6. De commissie verschaft zich door tussenkomst van de minister de door de commissie nodig geachte informatie over de kandidaten als bedoeld in artikel 61, vierde lid, van de Provinciewet.

1. De voorzitter en secretaris nodigen de kandidaten als bedoeld in artikel 7 uit.

2. Plaats, datum en tijdstip van een gesprek worden zodanig vastgesteld, dat de naam van een kandidaat niet bekend kan worden bij een of meer andere kandidaten of bij derden.

1. De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten.

2. De commissie brengt aan de hand van een voordracht en bijbehorend ontwerpbesluit over haar bevindingen schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten.

3. De commissie neemt in het verslag aan de Staten een concept aanbeveling op van tenminste twee kandidaten die naar haar oordeel voor benoeming in aanmerking komen.

4. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

5. De commissie geeft tevens een beredeneerde volgorde van de kandidaten.

6. De voordracht en het bijbehorende ontwerpbesluit en het verslag als bedoeld in het tweede lid zijn geheim.

1. De concept aanbeveling als bedoeld in artikel 9 wordt bij een meerderheid van stemmen vastgesteld.

2. In het verslag met daarin de concept aanbeveling kunnen leden van de commissie van minderheidsstandpunten blijk geven.

3. De commissie streeft naar een unanieme concept aanbeveling.

4. Indien niet tot een unaniem oordeel gekomen kan worden, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering.

5. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk, of is ook in de volgende vergadering geen sprake van unanimiteit dan worden de verschillende standpunten binnen de commissie ook ter kennis van Provinciale Staten gebracht.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk achten.

2. De commissie vergadert uitsluitend wanneer meer dan de helft van de stemhebbende commissieleden aanwezig is.

3. Als niet wordt voldaan aan het gestelde in het tweede lid, belegt de voorzitter op zo kort mogelijke termijn een nieuwe vergadering.

4. De vergaderingen van de commissie vinden plaats achter gesloten deuren.

5. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een concept verslag van het ter vergadering behandelde opgemaakt.

6. Het verslag als bedoeld in het vijfde lid wordt door de commissie vastgesteld en is geheim.

7. Indien geen volgende vergadering wordt gehouden, stelt de voorzitter het verslag vast, nadat de leden van de commissie met het concept verslag hebben ingestemd.

1. Ten aanzien van al hetgeen voor, tijdens of na het verrichten van de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie direct of indirect door de commissie wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd en/of aan de leden van de commissie wordt voorgelegd, geldt voor de voorzitter en de leden van de commissie, de adviseur als bedoeld in artikel 5, eerste lid, de secretaris, de plaatsvervangend secretaris en de ondersteuner een volstrekte geheimhoudingsplicht.

2. De geheimhoudingsplicht als bedoeld in het eerste lid van dit artikel geldt niet tegenover de minister wanneer zij daar expliciet om verzoekt.

3. Noch aan de leden van Provinciale Staten, die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen wordt inzage gegeven in of informatie verstrekt over de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering.

4. Ten aanzien van al hetgeen door de vertrouwenscommissie aan Provinciale Staten wordt overgelegd, medegedeeld of anderszins ter kennis wordt gebracht geldt voor Provinciale Staten, alsmede voor de afzonderlijke leden van Provinciale Staten een volstrekte geheimhoudingsplicht.

5. De behandeling in de vergaderingen van Provinciale Staten van de in het vierde lid bedoelde stukken, gegevens of informatie zal steeds achter gesloten deuren plaatsvinden.

6. De verslagen van de vergaderingen als bedoeld in het vijfde lid zijn geheim.

7. De geheimhoudingsverplichtingen die krachtens deze verordening gelden, of zullen komen te gelden, blijven onverminderd van kracht na ontbinding van de commissie, na het voltooien van de benoemingsprocedure en na verval van deze verordening.

8. Indien en voor zover voor de uitvoering van het bepaalde in artikel 9 lid 6, artikel 11 lid 4 en artikel 12 van de verordening ingevolge de Provinciewet nog afzonderlijke, c.q. aanvullende besluitvorming van de commissie en/of haar voorzitter, dan wel van Provinciale Staten en/of hun voorzitter vereist mocht zijn, wordt daartoe onverwijld door het desbetreffende orgaan overgegaan.

1. De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder.

2. Alle stukken, bestemd voor de commissie, worden gericht aan de voorzitter of secretaris.

3. Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1. De aanbeveling over de benoeming van de commissaris van de Koning is, voor zover het de eerste naam op de aanbeveling betreft, openbaar met ingang van het moment waarop deze door Provinciale Staten als zodanig is vastge¬steld.

2. De bij de aanbeveling behorende stukken, alsmede de overige stukken, gegevens of informatie waarop Provinciale Staten de aanbeveling hebben gebaseerd, blijven onverminderd geheim overeenkomstig hetgeen dienaangaande in deze verordening is bepaald.

1. De secretaris draagt er zorg voor, dat alle stukken die de commissie in het kader van haar werkzaamheden zelf heeft opgemaakt, alsmede de overige stukken die op grond van de Archiefwet of naar het oordeel van de voorzitter voor archivering in aanmerking komen, worden verpakt in gesloten en verzegelde enveloppen, welke worden voorzien van een duidelijke aanduiding “GEHEIM”.

2. De secretaris brengt de in lid 1 bedoelde enveloppen overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de Archiefwet 1995 vóór het tijdstip van ontbinding van de commissie over naar de krachtens die wet aangewezen archiefbewaarplaats.

3. In het kader van de overbrenging van de in lid 1 bedoelde enveloppen naar de archiefbewaarplaats wordt bepaald dat de betreffende archiefbescheiden gedurende 75 jaar geheim dienen te blijven. Zulks overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995 en op grond van de in lid 1, sub a en c van dat artikel genoemde gronden.

4. Van de in lid 2 bedoelde overbrenging wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid.

5. In afwijking van het tweede lid worden de originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de minister, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de minister teruggezonden.

6. Indien voor de uitvoering van het bepaalde in de leden 1 tot en met 4 de tussenkomst van Gedeputeerde Staten in haar hoedanigheid van zorgdrager als bedoeld in de Archiefwet 1995 vereist is, verleent zij daaraan volledig en onverkort haar medewerking. Wanneer dit noodzakelijkerwijze met zich mee mocht brengen dat de enveloppen aan Gedeputeerde Staten dienen te worden overgedragen, zal het dit college niet zijn toegestaan deze te openen.

7. De voorzitter en de leden, de adviseur als bedoeld in artikel 5, de plaatsvervangend secretaris en de ondersteuner overhandigen alle aan hun verstrekte bescheiden, dan wel kopieën die zij van deze bescheiden onder zich hebben, vóór het tijdstip van de ontbinding van de commissie aan de secretaris.

8. De in het vorige lid bedoelde bescheiden, alsmede de bescheiden en de kopieën die de secretaris onder zich heeft, worden, voor zover het geen archiefbescheiden betreffen, door de secretaris onverwijld vernietigd.

1. In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie, met inachtneming van hetgeen bij of krachtens wettelijk voorschrift is bepaald.

2. Zo nodigt voert de voorzitter voorafgaand aan de beslissing als bedoeld in het eerste lid overleg met de minister.

1. Deze verordening treedt direct na vaststelling in werking.

2. Deze verordening zal na vaststelling aan de minister ter kennis worden gebracht.

3. Deze verordening vervalt met ingang van de dag waarop het Koninklijk Besluit tot benoeming van de commissaris van de Koning aan Provinciale Staten bekend is gemaakt, met uitzondering van het bepaalde in artikel 12, lid 7.