Besluit van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noordelijk Belastingkantoor houdende regels omtrent mandaat en volmacht (Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor)

Ondertekening

Bijlage 1: Mandaterings- en Volmachtenlijst.

Overzicht van over te dragen bevoegdheden van het bestuur aan de directeur van het Noordelijk Belastingkantoor.

Bijlage 2: Financieel Mandaat- en Volmachtvoorschrift.

Behorende bij het Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor;

Dit voorschrift bevat algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de bevoegdheden door budgethouders in acht genomen moeten worden.

Artikel 1 Budget

• 1.

  Onder een budget wordt in dit besluit verstaan: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet.

• 2.

  Onder een exploitatiebudget wordt in dit besluit verstaan: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget.

• 3.

  Onder een investeringskrediet wordt in dit besluit verstaan: een door het bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet.

Artikel 2 Aanwijzing (sub-)budgethouders

• 1.

  De volgende budgethouders worden onderkend:

  • a.

    de directeur;

  • b.

    de teammanagers;

• 2.

  De directeur wordt als budgethouder aangewezen door het bestuur.

• 3.

  De directeur wijst bij afzonderlijk besluit de onder lid 1 letter b genoemde budgethouders aan, met uitzondering van projectleiders die uit een vastgesteld projectplan voortvloeien.

• 4.

  Projectleiders worden in een projectplan aangewezen. Dit projectplan wordt goedgekeurd door de directeur.

• 5.

  Een budgethouder is bevoegd sub-budgethouders aan te wijzen, waarbij alsdan benoeming door de directeur achterwege blijft. Een subbudgethouder wordt aangemerkt als inkoper.

• 6.

  De directeur is bevoegd de aanwijzing van budgethouders en inkopers te wijzigen, mits dit wordt gemeld aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau.

Artikel 3 Bijhouden lijst

• 1.

  De aanwijzing van een budgethouder of inkoper dient aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau te worden medegedeeld onder overlegging van een paraaf van de budgethouder of inkoper. Bij de aanwijzing van een budgethouder wordt tevens aangegeven waaruit diens budget bestaat.

• 2.

  De teammanager Financiën en Bedrijfsbureau houdt een lijst bij van de budgethouders, hun budgetten en hun parafen.

• 3.

  De teammanager Financiën en Bedrijfsbureau stelt een afschrift van deze lijst ter hand van de adviseur Financiën, de adviseur Interne Controle en de externe accountant.

• 4.

  Iedere wijziging in deze lijst wordt terstond door de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau schriftelijk doorgegeven aan de adviseur Financiën, de adviseur Interne Controle en de externe accountant.

Artikel 4 Uitgangspunten van het budgethouderschap

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer en de aanwending van het toegewezen budget en de resultaten daarvan. Vanaf het moment dat de budgethouder meer dan twee maanden afwezig is, is diens plaatsvervanger verantwoordelijk, tenzij een andere budgethouder is aangewezen.

• 2.

  Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien en voorzover het budget dat aan een budgethouder is toegekend, toereikend is, met inachtneming van het in dit voorschrift bepaalde.

Artikel 5 Aangaan van financiële verplichtingen

• 1.

  Het aangaan van financiële verplichtingen dient schriftelijk te geschieden, in de vorm van een contract, bevestigingsbrief of (digitale) bestelbon. Hierbij wordt verwezen naar de van toepassing zijnde voorschriften.

• 2.

  Het gestelde in het eerste lid is niet van toepassing op:

  • a.

    gesprekskosten ten behoeve van de telefoon;

  • b.

    verzekeringen/belastingen;

  • c.

    declaraties, zoals van incidentele reis- en verblijfkosten;

  • d.

    energiekosten van nutsbedrijven.

• 3.

  De directeur en de teammanagers zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximumbedrag van € 50.000, -.

• 4.

  De directeur is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een bedrag hoger dan € 50.000, - mits het routine-investeringen betreft die in de begroting zijn opgenomen.

• 5.

  Inkopers zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximumbedrag van € 12.500, - na goedkeuring door de budgethouder.

Artikel 6 Werkwijze bij projectplannen

• 1.

  In afwijking van het in artikel 5 lid 3 bepaalde dient het aangaan van de aldaar genoemde omvangrijke financiële verplichtingen vooraf te worden overlegd met de opdrachtgever, waarna deze de directeur informeert.

• 2.

  In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde beoordeelt de directeur of de in lid 1 bedoelde financiële verplichting door hem(haar)zelf of de budgethouder wordt aangegaan, dan wel aan het bestuur dient te worden voorgelegd.

• 3.

  In geval van afwijking van het projectplan geldt ten aanzien van de budgethouder het in de artikelen 8 lid 2, 9 lid 3 en 10 bepaalde.

Artikel 7 Werkwijze bij personeelsbudgetten

• 1.

  In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde worden financiële verplichtingen met betrekking tot benoeming en ontslag van personeel conform de Mandaterings- en Volmachtenlijst aangegaan door de directeur.

• 2.

  In geval van wijziging of overschrijding van het personeelsbudget geldt het in de artikelen 8, 9 lid 1 en 2, en 10 bepaalde.

Artikel 8 Toegestane wijzigingen

• 1.

  Een budgethouder mag de aan hem toegekende budgetten wijzigen, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

  • a.

    het wijzigen van bedragen binnen één of meer budgetten is slechts toegestaan indien dit budget-neutraal is;

  • b.

    de wijzigingen in de budgetten dienen zo spoedig mogelijk te worden gemeld bij de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau.

• Letter a is niet van toepassing op over- en onderschrijdingen in verband met de inzet van eigen personeel en materieel.

• 2.

  In tegenstelling tot het bepaalde in lid 1 kan van een projectplan slechts worden afgeweken indien en voorzover de hierin opgenomen post onvoorzien dit toelaat.

Artikel 9 Meldingsplicht bij overschrijdingen

• 1.

  Bij een dreigende overschrijding anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet dat niet in een projectplan is vastgelegd meldt de budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

• 2.

  Bij een dreigende overschrijding door een sub-budgethouder, anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, is de sub-budgethouder gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de oorspronkelijke budgethouder te melden. Vervolgens meldt de oorspronkelijke budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de oorspronkelijke budgethouder dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

• 3.

  Bij een dreigende overschrijding, anders dan in de zin van artikel 8 lid 2, van een investeringskrediet dat is vastgelegd in een projectplan, is de projectleider gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de opdrachtgever te melden. Vervolgens meldt de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de opdrachtgever dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.

Artikel 10 Goedkeuring bij overschrijdingen

• 1.

  Het in artikel 9 bedoelde dekkingsvoorstel dient te worden goedgekeurd door:

• a.

  de directeur, indien wordt voorgesteld de overschrijding ten laste van een ander budget te laten komen en binnen de totale begroting wordt gebleven;

• b.

  de directeur, indien wordt voorgesteld de overschrijding ten laste van de post onvoorzien te laten komen, de overschrijding niet meer bedraagt dan € 25.000, - en binnen de totale begroting wordt gebleven;

• c.

  het bestuur, in andere gevallen.

• 2.

  Indien de in lid 1 genoemde goedkeuring wordt verkregen, dient dit door de budgethouder aan de teammanager Financiën en Bedrijfsbureau te worden gemeld.

Artikel 11 Werkwijze bij een positief aanbestedingsresultaat en een beroep op de post onvoorzien

• 1.

  Een positief aanbestedingsresultaat in het kader van een investeringsproject kan door de opdrachtgever ten behoeve van het desbetreffende project aangewend worden voor eventuele tekorten binnen het project na goedkeuring van het bestuur. Deze aanwending dient goed te worden gemotiveerd en onderbouwd.

• 2.

  De opdrachtgever maakt bij aanwending van een positief aanbestedingsresultaat zoals bedoeld in lid 1 hiervan melding in de kwartaalrapportage en in de jaarrekening conform artikel 12 lid 1.

• 3.

  Van de post onvoorzien in het kader van een investeringsproject kan door de desbetreffende projectleider alleen gebruik worden gemaakt in overleg met en na akkoord van de opdrachtgever.

Artikel 12 Rapportage

• 1.

  Budgethouders rapporteren bij de kwartaalrapportage en bij de jaarrekening aan de directeur over de budgetwijzigingen, de bestedingen en de resultaten daarvan.

• 2.

  De kwartaalrapportage en de jaarrekening worden door de directeur aangeboden aan het bestuur.

• 3.

  Projectleiders en opdrachtgevers worden geacht regelmatig met elkaar te overleggen over de stand van zaken t.a.v. de (financiële) planning van een project met behulp van de daartoe ter beschikking staande systemen en conform de daartoe opgestelde voorschriften.

Bijlage 3: Plaatsvervangerslijst

Behorende bij het Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor.

Op het moment dat een plaatsvervanger afwezig is, bijvoorbeeld wegens ziekte of vakantie, kan een

andere teammanager optreden als vervanger.

Bijlage 4: Toelichting bij het Besluit Mandaat en Volmacht NBk

Met behulp van mandaat kan een bestuursorgaan het nemen van besluiten opdragen aan de ambtelijke organisatie (publiekrecht).

Volmacht is de bevoegdheid om namens een rechtspersoon of natuurlijk persoon privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Privaatrechtelijke rechtshandelingen kunnen formeel alleen worden verricht door (rechts)personen en niet door bestuursorganen.

De inwerkingtreding van de Wnra op 1-1-2020 zorgt voor een systeemwijziging van publiekrecht naar privaatrecht.

Vanaf dat moment is er geen sprake meer van een publiekrechtelijke (eenzijdige) aanstelling, wijziging of beëindiging van aanstelling van ambtenaren, maar van het aangaan, wijzigen of beëindigen van een arbeidsovereenkomst waar privaatrechtelijke regels voor gelden.

Dit besluit is daarom aangepast aan de gewijzigde situatie die geldt vanaf 2020.

Met de vaststelling van het Besluit Mandaat en Volmacht heeft het bestuur een aantal besluitvormende en uitvoerende bevoegdheden op- en overgedragen aan een of meer ambtenaren. In een aantal gevallen zijn aan de overdracht voorwaarden of beperkingen verbonden.

Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Volmacht is de bevoegdheid om namens een natuurlijk persoon (i.c. de voorzitter van het bestuur) die de rechtspersoon vertegenwoordigt een besluit te nemen.

Voor mandaat- of volmachtverlening is geen wettelijke basis vereist. Een bestuursorgaan of wettelijk vertegenwoordiger van de rechtspersoon (voorzitter) kan in beginsel altijd mandaat of volmacht verlenen. In bepaalde gevallen is het echter niet toegestaan, zoals wanneer de wet het

uitdrukkelijk verbiedt of wanneer de aard van een bevoegdheid zich ertegen verzet.

De wet noemt enkele specifieke bevoegdheden die niet kunnen worden opgedragen. Voorbeeld daarvan is de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, zoals verordeningen e.d.

Mandatering en volmacht houdt niet de overdracht van een bevoegdheid in, maar de opdracht een bevoegdheid namens het bestuursorgaan of (rechts)persoon uit te oefenen. Een besluit dat door een gemandateerde of gevolmachtigde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen wordt, geldt dan ook als een besluit van de mandaat- of volmachtverlener.

Doordat geen sprake is van overdracht van de bevoegdheid, kan de (rechts)persoon de bevoegdheid ook zelf nog uitoefenen, eventueel incidenteel. Aan de uitoefening van de bevoegdheid kan de mandaat- of volmachtverlener algemene regels, voorschriften en beperkingen verbinden.

Ook kan een verleend mandaat of volmacht te allen tijde worden ingetrokken.

De ambtelijke organisatie voert het door het bestuur aangegeven beleid uit, binnen de daarvoor door het bestuur vastgestelde of vast te stellen algemene beleidskaders.

Het besluit is opgezet volgens het zogenaamde positieve stelsel. Dat houdt in dat alleen voor uitdrukkelijk genoemde bevoegdheden mandaat of volmacht is verleend.

Bevoegdheden die niet in de lijst zijn opgenomen kunnen niet namens de opdrachtgever worden uitgevoerd.

Deze blijven dus voorbehouden aan het bestuur.

Mandaat of volmacht tot het nemen van besluiten omvat op zichzelf niet de bevoegdheid die besluiten ook te ondertekenen. Die bevoegdheid dient aanvullend te worden verleend. De regeling voorziet hierin. Dit houdt in dat alle besluiten die op grond van een verleend mandaat of volmacht worden genomen, ook door de gemandateerde of gevolmachtigde worden ondertekend.

Een krachtens mandaat of volmacht genomen besluit dient te vermelden namens welk bestuursorgaan of persoon het besluit genomen is.

In verband hiermee is een ondertekeningsinstructie in de regeling opgenomen.

Het besluit bevat geen fiscale mandaten of volmachten. Reden daarvoor is dat de meeste fiscale bevoegdheden bij wet zijn toegekend aan de ambtenaren belast met de heffing of invordering van belastingen. Daarbij is dus geen sprake van een afgeleide bevoegdheid, zoals bij mandaat of volmacht maar van een wettelijk rechtstreeks toegekende bevoegdheid (attributie).

In een aantal gevallen berusten fiscale bevoegdheden wettelijk nog bij het bestuur.

Dit zijn:

• -

  voor bepaalde gevallen of groepen van gevallen bij onbillijkheden van overwegende aard de hardheidsclausule toe te passen;

• -

  van de bij beschikking opgelegde boete gehele of gedeeltelijke kwijtschelding te verlenen;

• -

  beroep in cassatie in te stellen in belastingprocedures betreffende de waterschapsbelastingen.

Het Besluit Mandaat en Volmacht heeft ten doel de uitoefening van bevoegdheden op heldere en juridisch correcte wijze aan de ambtelijke organisatie op te dragen. In voorkomende gevallen moet kunnen worden aangetoond dat een functionaris of (rechts)persoon bevoegd is een bepaald besluit te nemen of een bepaalde handeling te verrichten.

De regeling heeft geen betrekking op en is niet bedoeld voor strikt uitvoerende werkzaamheden, zoals het toezenden van stukken, het inwinnen van informatie, het opvragen van offertes, het voeren van overleg, het beantwoorden van vragen, het doen van mededelingen van feitelijke aard, het routinematig aankopen van goederen en laten verrichten van diensten enz.

Dergelijke werkzaamheden kunnen aan de daarvoor aangestelde medewerkers worden opgedragen zonder dat daarvoor (onder)mandaat- of volmachtbesluiten nodig zijn.

Via de lijst is getracht het de functionarissen van het Noordelijk Belastingkantoor mogelijk te maken hun taak op de meest doelmatige wijze uit te voeren. De mandaat- en volmachtverlening heeft niet ten doel wijziging te brengen in bestaande functies, takenpakketten, gebiedsverdelingen, verantwoordelijkheden of hiërarchische structuren. In het algemeen geldt dan ook dat een gemandateerde en gevolmachtigde slechts gebruik mag maken van een verleend mandaat of volmacht voor zover dat ligt in de sfeer van zijn normale taakuitoefening.