Regeling GPS gemeente Noordoostpolder

1. De doelen van het verwerken van gegevens afkomstig van GPS op diverse voertuigen van de gemeente zijn:

• a.

  Het efficiënt en effectief inzetten van de veegmachines en de overige voertuigen;

• b.

  Het kunnen weerleggen van eventuele schadeclaims door schade, veroorzaakt door gemeentelijke voertuigen;

• c.

  Het kunnen overleggen van een heldere rapportage van verplichte inspecties en uitgevoerde werkzaamheden, bijvoorbeeld naar aanleiding van klachten van burgers.

• d.

  Het mogelijk maken van een periodieke controle van inzet van de diverse voertuigen en controle op rij- en rusttijden (Rijtijden besluit)

• e.

  Monitoren van operationele kosten voor een efficiënte en effectieve planning van de gemeentelijke voertuigen.

• f.

  Het bevorderen van veiligheid van medewerkers. Bij calamiteiten kunnen medewerkers snel opgespoord worden.

• g.

  Het vanuit fiscaal oogpunt een digitale administratie bijhouden ter voorkoming van het betalen van BPM voor gemeentelijke voertuigen.

1. De gemeente is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens.

2. De opzichter treedt op als beheerder van de verwerking en is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden en het muteren van de gewerkte uren.

3. De opzichter of een door de opzichter aangewezen medewerker treedt op als planner van werkzaamheden en zorgt ervoor dat per dag wordt vastgelegd welke bestuurder op welk voertuig gereden heeft.

1. Alle gemeentelijke dienstvoertuigen van de clusters civiel- en cultuurtechniek.

2. Voertuigen van derden die in opdracht van de gemeente (inspectie)werkzaamheden uitvoeren.

1. Voor deze verwerking worden de volgende soorten van gegevens verzameld:

a. De middels GPS zichtbare acties van het voertuig, waaronder de diverse locaties waar het voertuig is geweest en routes die het voertuig heeft gereden. Al deze voertuiginformatie wordt gerelateerd aan de tijd.

b. De naam en functie van de medewerker in relatie tot de uitgevoerde acties met de diverse voertuigen.

1. De gegevens over acties en de locatie van het voertuig worden gegenereerd door GPS.

2. Alle geplande activiteiten worden op voertuigniveau vastgelegd.

3. Door het aanmaken van een opdracht of klacht en het toewijzen daarvan aan een voertuig wordt de planning van de uit te voeren opdrachten zichtbaar en daarmee onder meer de locatie van het voertuig.

1. In artikel 6 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

a. Gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de bestuurder

b. Naam en/of codering van het cluster/eenheid, afdeling/bureau waaronder de bestuurder valt.

c. Het voertuig dat door de bestuurder is gebruikt.

d. De planning cq. activiteit die door de bestuurder is uitgevoerd.

e. Data in rapportagevorm, afkomstig van het GPS.

2. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik van gemeentelijke voertuigen door de bestuurder, kunnen de gegevens worden gebruikt om maatregelen tegen de bestuurder te treffen.

1. De volgende personen kunnen de vastgelegde gegevens opvragen:

a. Binnen de organisatie:

● Bestuurders van de bewuste voertuigen -alleen waar het zichzelf betreft-

● Leden van de Directie

● Leidinggevende(n) van de bestuurder.

● Monteur (alleen voor het uitvoeren van reparaties en onderhoud)

● Beheerder

b. Buiten de organisatie:

● De gemeente kan bij schade en op verzoek van de Belastingdienst de GPS data als bewijsmateriaal overleggen.

c. De onder sub a en b genoemde personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt zijn tot geheimhouding verplicht, behoudens de personen die op grond van wet –en regelgeving tot mededeling verplicht zijn.

Het voertuig wordt aan een bestuurder voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Gebruik is verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie en de taken/werkzaamheden zoals door de planner of opzichter zijn ingeroosterd.

1. Wekelijks draait de opzichter een overzicht uit van en de door het GPS systeem vastgelegde feitelijke acties en routes.

2. Op basis van de gegevens van artikel 5, lid 1, sub a en b kan er een optimalisatie in de werkplanning plaatsvinden.

3. Indien er niet te traceren afwijkingen tussen de planning en de vastgelegde feitelijke acties door de leidinggevende worden geconstateerd laat hij zich hierover nader informeren door de bestuurder van het voertuig.

4. De planning van de activiteiten van bestuurders op gemeentelijke voertuigen wordt bewaard om achteraf te kunnen achterhalen welke bestuurder op welk voertuig gereden heeft.

1. De bestuurder heeft het recht de over hem/haar verwerkte gegevens in te zien. Aan degene die daarom verzoekt wordt een overzicht en/of desgewenst een afschrift (voor zover mogelijk) van de hem/haar betreffende persoonsgegevens verstrekt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit vereist, wordt aan dit verzoek voldaan in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

2. Verzoeken als bedoeld in het eerste lid worden binnen 4 weken ingewilligd.

3. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem/haar betreffende persoonsgegevens, kan verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat gemotiveerd de aan te brengen wijzigingen.

4. De verzoeker verneemt binnen vier weken na ontvangst van het in het derde lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordtvoldaan. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.

5. De gemeente draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Alle gegevens worden uiterlijk vijf jaar bewaard en automatisch verwijderd.

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de Directie.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 november 2009.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als "regeling GPS gemeente Noordoostpolder”.