Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordwijk houdende regels omtrent elektronisch berichtenverkeer Besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk

Ondertekening

Bijlage A Beleid elektronisch Berichtenverkeer Noordwijk

Beleid elektronisch berichtenverkeer

1. Inleiding

De burger vindt steeds makkelijker digitaal de weg naar de gemeente Noordwijk door:

• -

  een aanvraag / melding / bezwaar / klacht in te dienen middels DigiD via de gemeentelijke website(s);

• -

  een e-mailbericht te sturen met hierin een vraag of verzoek;

E-mailberichtenverkeer hoort thuis in het huidige concept van communiceren met en door de gemeente Noordwijk. De vraag is nu hoe binnen de gemeente aan behandeling van e-mailberichten vorm moet worden gegeven.

Belangrijk is de vraag binnen welke wettelijke kaders e-mail verantwoord kan worden ontvangen en in behandeling kan worden genomen. Door procedures en werkafspraken te maken kan op een uniforme wijze e-mailregistratie verantwoord worden ingericht.

E-mail moet ingezet kunnen worden als volwaardig en verantwoord communicatiemiddel waarbij rekening is gehouden met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen.

2. Gewenste situatie

De gemeente Noordwijk zal in toenemende mate zaakgericht werken, registreren en archiveren. Dat wil zeggen dat ontvangen informatie of zelf geproduceerde informatie behorende bij een zaak aan elkaar wordt gerelateerd: vanaf het ontstaan tot aan de afhandeling. Zo ontstaat er een dossier ofwel zaakregistratie. Informatie die ontvangen wordt door middel van e-mail behoort hier ook toe en moet worden vastgelegd binnen de zaak. E-mailregistratie zal in belangrijke mate bijdragen aan een efficiëntere en effectievere bedrijfsvoering.

2. 1. Digitale kanalen om een zaak (proces) te starten

De klant wil een zaak / proces (aanvraag / melding / klacht / bezwaar) starten.

2.2.1 Middels DigiD via het Digitaal Loket

Middels DigiD zijn via de gemeentelijke website(s) een aantal producten / diensten digitaal aan te vragen met product / dienstgerichte formulieren. Daarbij is een gecertificeerd DigiD noodzakelijk. Een tijdelijk DigiD is NIET toegestaan.

2.2.3 Per e-mailbericht

Met het openstellen van de digitale weg voor berichtenverkeer heeft communicatie per e-mailbericht dezelfde wettelijke status gekregen als die per brief. Het e-mailbericht moet dan wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

• -

  Het e-mailbericht wordt alleen in behandeling genomen als het is verstuurd naar de algemene postbus gemeente@Noordwijk.nl.

• -

  E-mailberichten die NIET in behandeling worden genomen zijn:

  • -

    berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden;

    • -

      berichten die de maximale e-mail grootte overschrijden;

  • -

    berichten die niet voorzien zijn van naam / adres / woonplaats en handtekening van de afzender (*);

  • -

    berichten die door de externe virus- en spammailfilters van de gemeente Noordwijk worden tegengehouden.

  • -

    per email ingediende Wob verzoeken; vanwege het feit dat de afgelopen periode dergelijk verzoeken veelal worden ingediend door zgn. beroepswobbers (burgers die de mogelijkheid van het indienen van een Wob verzoek gebruiken om een dwangsom dan wel een proceskostenvergoeding te verkrijgen), wordt de digitale weg voor dergelijke verzoeken niet open gesteld.

• -

  E-mailberichten moeten aan de volgende eisen voldoen:

  • -

    het bericht mag inclusief bijlagen niet groter zijn dan 9Mb (**);

  • -

    het bericht moet door de e-mailserver van de gemeente Noordwijk verwerkt kunnen worden;

  • -

    eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Noordwijk gehanteerde pakketten, zoals Word, Excel, Access, Powerpoint en de formaten die gehanteerd moeten worden zijn PDF, JPG en TIFF;

  • -

    het e-mailadres moet herleidbaar zijn;

    • -

      het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten;

  • -

    berichten mogen geen virussen bevatten en mogen niet worden gekenmerkt als spammail.

(*) De relevante / benodigde informatie voor de aanvraag / melding / klacht / bezwaar dient niet alleen te zijn vermeld in het e-mailbericht, maar met name juist wel in de bijlage:

• -

  een ingevuld en van een handtekening voorzien gedownload formulier van de gemeentelijke website;

• -

  een zelf opgestelde en ondertekende brief.

(**) Een alternatief voor het e-mailbericht inclusief bijlagen is het digitale formulier. Het limiet van een bijlage van het digitale formulier is 20mb. Andere alternatieven zijn landelijke voorzieningen zoals het Omgevingsloket Online of het versturen van bestanden op CD/DVD.

E-mailbericht wordt niet in behandeling genomen

Als wordt geconstateerd dat het e-mailbericht en de bijlage(n) niet voldoet aan de voorwaarden en daardoor niet in behandeling genomen kan worden, wordt het e-mailbericht geretourneerd waarbij wordt aangegeven aan welke voorwaarden niet wordt voldaan.

Behandeling e-mailbericht (en bijlage)

Het e-mailbericht wordt op een identieke wijze behandeld als een per post of aan de balie afgegeven (post)document = door DIV:

• -

  registreren als inkomend e-mailbericht;

• -

  van het e-mailbericht en bijlage een zaak maken en digitaal verzenden naar de betreffende afdeling ter werkverdeling.

Ontvangstbevestiging e-mailbericht (en bijlage)

Per proces/ zaak wordt bepaald moment de afzender van het e-mailbericht een ontvangstbevestiging ontvangt. Als datum van ontvangst geldt hierbij de datum waarop het e-mailbericht door de gemeente Noordwijk is ontvangen.

Mogelijkheid 1)

De afzender van het e-mailbericht ontvangt van IV (na het aanmaken van een zaak) binnen 2 werkdagen na ontvangst een algemene ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat de behandelende afdeling is en wat het zaaknummer is.

Mogelijkheid 2)

De afzender van het e-mailbericht ontvangt (nadat door de werkverdeler op de afdeling de zaak is toegewezen aan een behandelaar) van de behandelend ambtenaar binnen 3 werkdagen na ontvangst een vakinhoudelijke ontvangstbevestiging waarin aangegeven wordt wat het zaaknummer is.

Het kanaal e-mail is voor burgers en bedrijven bij uitstek geschikt voor het stellen van vragen en opmerkingen, waaraan geen directe rechtsgevolgen zitten. Dit soort vragen kunnen snel en afdoende worden beantwoord door het KlantContactCentrum. Informele vragen die per email zijn ontvangen, worden beantwoord zonder dat een ontvangstbevestiging wordt gestuurd.

Afhandeling zaken (mededeling besluitvorming) via e-mailbericht

Is alleen toegestaan indien:

• •

  de klant een e-mailadres heeft opgegeven en heeft aangegeven prijs te stellen op communicatie via het e-mailkanaal;

• •

  de klant expliciet kenbaar heeft gemaakt langs het e-mailkanaal voldoende bereikbaar te zijn;

• •

  het bericht ondertekend is middels een met voldoende waarborgen omgeven digitale handtekening;

Tekst website

“Mails aan de gemeente Noordwijk kunt u sturen naar: gemeente@noordwijk.nl Voor gemeentelijke belastingen naar belastingen@noordwijk.nl ; belastingenlisse@noordwijk.nl of belastingenteylingen@noordwijk.nl (afhankelijk van de gemeente die het betreft). Officiële aanvragen kunnen via een e-mail kunnen worden afgehandeld, mits wordt voldaan aan de formele vereisten. Wij verwijzen hiervoor naar het besluit elektronisch berichtenverkeer Noordwijk en het beleid elektronisch berichtenverkeer Noordwijk. Indien voor uw verzoek een webformulier beschikbaar is, verzoeken wij u dit formulier te gebruiken.

Tekst disclaimer

Dit e-mailbericht is slechts bestemd voor de geadresseerde en kan informatie bevatten die persoonlijk of vertrouwelijk is en niet openbaar mag worden gemaakt. Indien een ander dan geadresseerde dit e-mailbericht ontvangt of anderszins in handen krijgt, is hij niet gerechtigd tot kennisneming, verspreiding of vermenigvuldiging daarvan.

De gemeente Noordwijk kan op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk worden gehouden voor schade die is ontstaan door het onjuist, onvolledig of niet-tijdig versturen en ontvangen van dit bericht. De gemeente Noordwijk betracht de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij het voorkomen van virussen in de (eventuele) bijlage(n) bij dit bericht. Desondanks dient u zelf de bijlage(n) te controleren op de aanwezigheid van virussen en kan de gemeente Noordwijk niet aansprakelijk worden gehouden indien bijlage(n) schade, waaronder schade aan computer(systeem), veroorzaken.

Elektronische berichten geadresseerd aan de gemeente Noordwijk kunnen worden geaccepteerd als een officiële aanvraag en/of bezwaar en/of verzoek, tenzij nadrukkelijk anders is vermeld op de website www.noordwijk.nl onder besluit elektronisch berichtenverkeer en beleid elektronisch berichtenverkeer.