VERORDENING VOOR PERIODIEK ONDERZOEK DOOR HET COLLEGE NAAR DE DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID VAN HET DOOR HET COLLEGE GEVOERDE BESTUUR

Ondertekening

Nota-toelichting

Algemeen

Artikel 213a Gemeentewet (zie box hieronder) verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Periodiek onderzoek

Het college moet periodiek toetsen of bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid - bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting - wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is. Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.

Relatie met lokale rekenkamer(functie)

Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het college een aantal (organisatorische) maatregelen te treffen. De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschieden dus primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doet de rekenkamercommissie onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamercommissie kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kan de rekenkamercommissie zonodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Onderwerp van onderzoek

Systematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Zoals uit het artikel blijkt, moet speciale aandacht worden besteed aan doelmatigheid en doeltreffendheid. Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid. De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking. Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden, is het doorlichten van de

beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de interne controle.

Regels voor periodiek onderzoek

Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a Gemeentewet, bevat deze kaders. De raad bepaalt de regels in deze verordening, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.

Toelichting op de artikelen

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 2 Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

In het onderzoeksplan wordt de noodzakelijkheid en wenselijkheid bepaald van het aantal uit te voeren specifieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, rekening houdend met de beschikbare capaciteit en middelen. Dit gebeurt in samenhang met en aansluitend op de overige onderzoeken en controles die dat jaar binnen de gemeente Oegstgeest worden uitgevoerd. Bij overige onderzoeken moet bv. gedacht worden aan evaluaties van beleid en klanttevredenheidsonderzoeken.

In het onderzoeksplan wordt het object van onderzoek benoemd. In het vervolg op het onderzoeksplan wordt door het auditteam een plan van aanpak opgesteld waarin de volgende aspecten aan bod komen:

• a.

  de reikwijdte van het onderzoek

• b.

  de onderzoeksmethode

• c.

  doorlooptijd van het onderzoek

• d.

  de wijze van uitvoering

Het plan van aanpak wordt voor akkoord voorgelegd aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever.

Artikel 3 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 4 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 5 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 6 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.