Organisatieverordening 2004

1. De directie geeft leiding aan de afdelingshoofden. De toewijzing van aan te sturen afdelingshoofden geschiedt in onderling overleg tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur.

2. Als afdelingen, bedoeld in artikel 1 F, zijn ingesteld:

• -

  Sociale Zaken (SOZA)

• -

  Maatschappelijke Ontwikkeling (MO)

• -

  Sportaccommodaties (SP)

• -

  Burgerzaken (BZ) (wordt t.z.t. omgezet in de afdeling Publiekszaken (PZ))

• -

  Ruimtelijke Ontwikkeling (RO)

• -

  Bouw- en Milieuzaken (BMZ) (wordt t.z.t. omgezet in de afdeling Vergunningen en Handhaving (V&H))

• -

  Gemeentewerken (GW)

• -

  Bestuur, Personeel & Organisatie (BPO) (wordt 1 juli 2004 gevormd door samenvoeging van de afdeling Bestuursondersteuning (BO) met de afdeling Personeel & Organisatie (P&O))

• -

  Facilitaire Zaken (FZ)

• -

  Brandweer (BR)

• -

  Informatisering & Automatisering (I&A)

• -

  Financiën (FIN) (wordt ultimo 2005 gevormd door samenvoeging van de afdeling Beheer (BEH) met de afdeling Planning & Beheersing (P&B)).

1. Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij het college.

2. Het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie als geheel is opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur die daarmee aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en een scharnierfunctie bekleedt tussen het college en de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is, met inachtneming van het bepaalde in het volgende lid, bevoegd en gehouden alle maatregelen te treffen die voor de vervulling van deze eindverantwoordelijkheid nodig zijn.

3. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van de directie.

1. Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college, op voorstel van de directie, de structuur van de ambtelijke organisatie onderverdelen in nader te benoemen afdelingen.

2. Tot wijziging van de structuur van de ambtelijke organisatie wordt niet besloten dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden bij de voorbereiding en besluitvorming daarvan is betrokken.

3. Wijzigingen als bedoeld in het vorige lid zullen leiden tot collegebesluiten tot wijziging van deze verordening.

1. Het college stelt in een instructie nadere richtlijnen voor het functioneren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur als eerste adviseurs van het college en tesamen als hoofd van de ambtelijke organisatie.

2. Tot vaststelling, wijziging of aanpassing van de nadere richtlijnen als bedoeld in het vorige lid wordt niet overgegaan dan nadat de ondernemingsraad op basis van artikel 25, lid 1, e van de Wet op de Ondernemingsraden bij de besluitvorming is betrokken.

1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de directie en met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden heeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een deugdelijk niveau van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van het college van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden afdelingen;

• e.

  een goed niveau van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;

• f.

  het op doelmatige wijze ter zijde staan van het college door de ambtelijke organisatie;

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur verdelen in onderling overleg de uit lid 1.a. tot en met 1.f. van dit artikel voortvloeiende taken. Voor de uitoefening van zijn taken en werkzaamheden legt de directeur verantwoording af aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur rapporteert het college over de takenverdeling als bedoeld in lid 2.

4. Gelet op het bepaalde in artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden heeft de ondernemingsraad ten aanzien van de in lid 2 en 3 bedoelde verdeling van taken- en bevoegdheden adviesrecht.

5. Bij afwezigheid vervangen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeur elkaar.

1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college voor nader door hem aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van één of meer bevoegdheden overeenkomstig artikel 10.3 Awb mandateren dan wel overeenkomstig artikel10.12 Awb volmacht verlenen aan door hem aan te wijzen ambtenaren.

2. Mandatering c.q. het verlenen van volmacht vindt niet plaats zonder instemming van de betrokken ambtenaar.

3. Het college verwerkt zijn besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor eenieder ter inzage wordt gelegd, doet daarvan mededeling aan de raad en publiceert zulks in de plaatselijke bladen.

1. Ter uitvoering van het bepaalde in het eerste lid van het vorige artikel en met inachtneming van de taakstelling van de afdelingshoofden komt het college – onverlet het bepaalde in hoofdstuk VIII van de Gemeentewet – met de directie voor een begrotingsjaar overeen:

• a.

  de werkplannen van de afdelingen en in relatie daarmee

• b.

  het budget van elke afdeling, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget;

• c.

  de wijze waarop de verantwoording over het onder b bedoelde budget zal worden afgelegd.

2. Indien tussen het college en de directie geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in het vorige lid, stelt het college deze aangelegenheden eenzijdig vast.

1. De richtlijnen, waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de afdelingen zal worden uitgevoerd, worden vastgesteld door het college.

2. Tot het gemeentelijk middelenbeleid worden in ieder geval gerekend:

• -

  het personeelsbeleid;

• -

  het financiële beleid;

• -

  het organisatiebeleid;

• -

  het juridisch beleid;

• -

  het communicatiebeleid;

• -

  het informatiebeleid;

• -

  het automatiseringsbeleid;

• -

  het aanschaffingsbeleid;

• -

  het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

1. Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de directie wekelijks overleg.

2. De directie kan zich op door haar te bepalen onderwerpen laten adviseren en daartoe – al dan niet in incidentele gevallen – derden aanwijzen voor deelname aan het directieoverleg.

1. Met het oog op de doelstelling als verwoord in artikel 14, lid 1, overlegt de directie wekelijks in het managementoverleg met de afdelingshoofden.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementoverleg vast. De directeur en de afdelingshoofden kunnen zaken voor agendering indienen bij de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk tenminste twee werkdagen voor de betreffende vergadering in het bezit zijn van de deelnemers.

3. Doel van het overleg is om, binnen de daartoe door het college gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en diens taak, te komen tot: - het adviseren over de gemeentelijke strategie, het langere termijnbeleid en strategische keuzen, alsmede over actuele ontwikkelingen; - het adviseren over product-/prestatiebegroting, meerjarenbegroting, het meerjaren- investeringsplan, de jaarrekening; - het aanduiden van primaatschap bij afdelingoverschrijdende zaken; - het adviseren over en mede ontwikkelen van het gemeentelijk middelenbeleid als vermeld in artikel 12, lid 2; - het coördineren en bewaken van de voortgang van de uitvoering van met name de beleidsvoorbereiding, onder meer via de managementrapportage; - het stimuleren en bewaken van een effectief en efficiënt functioneren van de gemeentelijke organisatie; - het ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan een doorzichtige, klantgerichte en doelmatig functionerende organisatie, uitgaande van een effectieve sturing en een zo groot mogelijke betrokkenheid van de ambtenaren.

4. Omtrent de in het derde lid genoemde zaken en met inachtname van het advies van het managementoverleg, brengt de directie gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college.

5. De directie heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te kunnen vervullen, voor zover passend binnen de richtlijnen zoals genoemd onder artikel 3, lid 3 en artikel 6, lid 1.

6. De leden van de directie streven in hun besluitvorming zoveel mogelijk unanimiteit na. Indien consensus binnen de directie ontbreekt, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

1. Met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 10, 11, 12 en 13 bevordert de directie een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen. Zij doet, indien noodzakelijk met inachtneming van het bepaalde in artikel 18, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

2. De directie besluit tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen de afdelingen ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere afdelingen aangaat. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een projectleider.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van de directeur doorkruisen dan wel inperken.

2. Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:

• a.

  hij dit van te voren met de directeur besproken heeft;

• b.

  het college hiermee instemt;

• c.

  de ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld hierover op grond van artikel 25, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden advies uit te brengen.

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan die andere afdeling.

3. De afdeling die aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met de met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste afdeling, teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

4. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding of uitvoering is belast.

5. Bij verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies is belast, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen afdelingen voegt het directielid dat belast is met de aansturingvan de "primaire" afdeling zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies. Bij blijvend verschil van inzicht tussen een afdeling en het met de aansturing van die afdelingbelaste directielid voegt dat directielid zijn concluderend advies nadrukkelijk toe aan het advies.

1. Binnen de vastgestelde structuur en onverlet het bepaalde in artikel 4 en artikel 16, lid 2 regelt de directie de indeling van de afdelingen.

2. Van zijn op grond van het eerste lid genomen besluit doet de directie schriftelijk mededeling aan het college.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur respectievelijk de directeur dragen ieder voor de door hen aangestuurde afdelingen in vacatures van afdelingshoofd te benoemen kandidaten voor aan het college.

2. De afdelingshoofden dragen in hun afdelingen te benoemen medewerkers voor aan het college. Het college kan zijn beslissingsbevoegdheid om medewerkers, niet zijnde afdelingshoofden, te benoemen met toepassing van artikel 8 en overeenkomstig hetbepaalde in artikel 10.3 Awb mandateren aan de directie.

3. Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van medewerkers bij de selectie en voordracht tot benoeming van afdelingshoofden en medewerkers en de daarbij te volgen procedure.

4. Ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde regels (inzake werving & selectie) heeft de ondernemingsraad op grond van artikel 27, lid 1 e van de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsrecht.

1. Met inachtneming van de door het college gestelde regels treft de gemeentesecretaris/algemeen directeur respectievelijk de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdelingen opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college. Alvorens hiertoe over te gaan, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur c.q. de directeur de maatregelen, voorzieningen en rapportages op grond van dit artikel ter kennis van het betreffende afdelingshoofd c.q. afdelingshoofden en/of indien wenselijk ter kennis van het managementoverleg.

2. In de Wet op de Ondernemingsraden is ten aanzien van het in het vorige lid bepaalde geregeld wat, in welke situatie de betrokkenheid en de bevoegdheid is van de ondernemingsraad.

1. Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in twee afzonderlijke verordeningen in elk geval de navolgende aangelegenheden geregeld:

• a.

  de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het hoofd van de afdeling Planning & Beheersing, de comptabele, de kassier en sub-kassiers en de deurwaarder;

• b.

  de interne administratief-organisatorische voorschriften;

• c.

  het beheer van de geldmiddelen;

• d.

  het betalingsverkeer;

• e.

  de gemeentebegroting en –rekening;

• f.

  de budget- en kredietbewaking;

• g.

  de controle op de financiële administratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen.

2. Het college geeft ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordeningen nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken.

1. De directie is ervoor verantwoordelijk dat door haar bij het college ingediende beleidsvoorstellen zijn getoetst op:

• a.

  de rechtmatigheid, wetmatigheid en integriteit;

• b.

  de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie, onder meer met het oog op handhaving van de vastgestelde begrotingsdiscipline;

• c.

  de doelmatigheid;

• d.

  de juistheid van de gevolgde en te volgen procedure;

• e.

  toedeling van verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt.

2. Deze toetsing vindt in elk geval plaats aan de hand van de verordeningen en de besluiten als bedoeld in artikel 26.

1. Om de twee jaar, ingaande 1 april 2004, en voorts op ieder tijdstip wanneer hij dit nodig acht, brengt de gemeentesecretaris/algemeen directeur aan het college een rapport uit inzake het functioneren van het bij of krachtens deze verordening bepaalde. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie aanpassing behoeft bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde beleid.

2. Het college brengt het in het lid 1 bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door hem daarover ingenomen standpunt.

3. De in het lid 1 bedoelde rapporten en het standpunt van het college als bedoeld in het lid 2 vormen, voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp van bespreking in de ondernemingsraad.

1. Voor zover dit nodig is, kunnen door het college op voorstel van de directie voor bepaalde aangewezen afdelingen of delen daarvan afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.

2. In de Wet op de Ondernemingsraden is ten aanzien van het in het vorige lid bepaalde geregeld wat, in welke situatie de betrokkenheid en de bevoegdheid is van de ondernemingsraad.

1. Voor zover uit hoofdstuk 4 van deze verordening taken en verantwoordelijkheden voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden waren belast, tenzij hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt getroffen.

2. Tot het tijdstip van inwerkingtreding van de op grond van deze verordening te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en instructies, die vóór de inwerkingtreding van deze verordening zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.