Instructie voor de secretaris van de gemeente Oldambt

1 De secretaris draagt - onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester - de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2 De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken, die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3 De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4 De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

5 De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

6 De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

1 Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor: a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; b. het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; c. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid; d. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie; e. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer; f. de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid; g. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.  

2 Het college houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de secretaris.

1 Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij kan uit eigener beweging en/ of na en in overleg met het college aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

2 De secretaris houdt jaarlijks met ieder afdelingshoofd een functioneringsgesprek.

1 Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

2 Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

3 Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

1 Deze instructie treedt in werking op 1 januari 2010.

2 Op dat moment vervallen de geldende instructies voor secretarissen van de gemeenten Reiderland, Scheemda en Winschoten.