Beheerregeling WABO DIV Archivering gemeente Oldambt

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

archiefbescheiden: de in de Archiefwet artikel 1 onder c bedoelde documenten en gegevens, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit betrokken is, zoals bedoeld in artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht;

bevoegd gezag: de gemeente, provincie of rijksoverheid die is aangewezen om de aanvraag of melding in het kader van de omgevingsvergunning in ontvangst te nemen en verder te behandelen;

coördinator: degene die de behandeling van de aanvraag voor een omgevingsvergunning lokaal inhoudelijk coördineert;

deelzaak: de archiefbescheiden betreffende de activiteit(en) waar een omgevingsvergunning voor kan worden afgegeven, zoals genoemd in artikel 2.1 en 2.2 van de Wabo;

Div Documentaire informatie voorziening

documenttypen: lijst van standaarddocumenten zoals overeengekomen in het kader van de Wabo;

events: taken die met Omgevingsloket online kunnen worden uitgevoerd, zoals ‘behandelaar toewijzen’ of ‘onderdeel beoordelen’;

hoofdzaak: de archiefbescheiden betreffende de aanvraag voor een omgevingsvergunning met bijlagen, de beschikking en een eventuele ontwerpbeschikking;

informatiebeheerder: degene die ingevolge een verordening als bedoeld in artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

informatiesysteem: het geheel van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archief-bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, opgeslagen, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

lokale beheerder: de lokale beheerder als bedoeld in artikel 3, tweede lid, van de Regeling landelijke voorziening Omgevingsloket online;

metagegevensschema: een schema zoals bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 overeenkomstig art. 19 van de Archiefregeling, bevattende een overzicht van alle metadata die nodig zijn om de authenticiteit van de archiefbescheiden aan te tonen en om verantwoording te kunnen afleggen over het beheer ervan; het kan ook betrekking hebben op daarbij behorende aspecten als actor, bedrijfsproces of mandaat;

Omgevingsloket online: de door de minister van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) ontwikkelde geautomatiseerde landelijke voorziening voor het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning, zoals bedoeld in artikel 7.6 van de Wabo;

open standaard: een (digitaal) bestandsformaat waarvan informatie over de specificaties bekend en vrijelijk beschikbaar is;

regionale uitvoeringsdienst: het openbaar lichaam ingesteld in opdracht van provincie en gemeenten voor de uitvoering van de vergunningverlening en het toezicht op de omgevingsvergunningen;

systeembeheerder: de functionaris binnen de gemeente die verantwoordelijk is voor de goede werking van het computersysteem;

Wabo: Wet algemene bepalingen omgevingsrecht per 1 oktober 2010.

Artikel 2

Deze regeling heeft betrekking op het beheer van de archiefbescheiden die in de aanvraagmodule en eventueel in de behandelmodule van Omgevingsloket online tijdelijk worden opgeslagen tijdens het behandelen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning waarvoor de gemeente bevoegd gezag is en vervolgens worden overgedragen naar het eigen informatiesysteem.

Artikel 3

In afwijking van artikel 9 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Oldambt wijst het college, indien er in het Besluit Informatiebeheer meerdere beheereenheden zijn geïdentificeerd, één hoofd van een beheereenheid aan die belast is met het geheel van de informatievoorziening wat betreft de behandeling van een aanvraag voor een omgevingsvergunning alsmede met het beheer van de bijbehorende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4

In afwijking van artikel 20 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Oldambt wijst het college, indien er in het Besluit Informatiebeheer meerdere beheereenheden zijn geïdentificeerd, één hoofd van een beheereenheid aan die er zorg voor draagt dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 5

Het college bepaalt, na ingewonnen advies van de informatiebeheerder, dat het Omgevingsloket online op de navolgende wijze zal worden gebruikt voor het gegevensbeheer en de archivering.

Het in Omgevingsloket online aanwezige aanvraagdossier wordt na indiening gereproduceerd in het eigen informatiesysteem van de gemeente, waar vervolgens zonder verder gebruik van Omgevingsloket online het behandeldossier wordt samengesteld. Dit behandeldossier is tevens bestemd om samen met het originele aanvraagdossier, na afhandeling van de aanvraag, te dienen als het archiefexemplaar, met dien verstande dat de voorziening na indiening van het aanvraagdossier dient als integraal platform voor informatie-uitwisseling voor de betrokken organisaties. Hiertoe blijft tijdens de behandeling van alle aanvragen het aanvraagdossier in Omgevingsloket online voor alle daarbij betrokken functionarissen beschikbaar.

Artikel 6

De lokale beheerder is bij de in artikel 5 genoemde wijze van gebruik verantwoordelijk voor de overdracht van de aanvraag en de bijlagen naar het eigen informatiesysteem.

Artikel 7

Bij de in artikel 5 genoemde wijze van gebruik is de lokale beheerder verantwoordelijk voor de synchronisatie van de aanwezige informatie in Omgevingsloket online met het eigen informatiesysteem. Hij doet dit aan de hand van een protocol dat onder verantwoordelijkheid van het college als archiefzorgdrager is opgesteld door de informatiebeheerder, de coördinator en de lokale beheerder.

Artikel 8

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het aanpassen van de ordeningsstructuur van het eigen informatiesysteem aan de omgevingsvergunning, zodat deze ruimte biedt voor de hoofdzaak van de behandeling van de aanvraag voor de omgevingsvergunning en de deelzaken die betrekking hebben op de beoordeling van de verschillende activiteiten waar de omgevingsvergunning voor wordt aangevraagd.

Artikel 9

De informatiebeheerder zorgt voor het afstemmen van de documenttypen die in het eigen informatiesysteem in het kader van de Wabo kunnen worden ontvangen of gecreëerd op de documenttypen die in Omgevingsloket online kunnen worden toegevoegd.

Artikel 10

De informatiebeheerder zorgt voor het opstellen van een metagegevensschema voor het eigen informatiesysteem ten aanzien van die archiefbescheiden die in het kader van een aanvraag voor een omgevingsvergunning zelfstandig of vanuit het Omgevingsloket online worden opgemaakt of ontvangen.

Artikel 11

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de technische randvoorwaarden die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen Omgevingsloket online en het eigen informatiesysteem. Deze randvoorwaarden bestaan in ieder geval uit:

- de werking van het e-mailprogramma voor een tijdige ontvangst van berichten vanuit Omgevingsloket online;

- de grootte van de e-mailboxen;

- het aantal attachments dat aan een mail kan worden gehangen;

- de grootte van de attachments die aan een mail kunnen worden gehangen;

- de webservices om de interoperabiliteit van de diverse systemen te vergroten;

- de inlogmogelijkheden voor de ftp-server Omgevingsloket online, die wordt gebruikt om bestanden te downloaden van Omgevingsloket online naar het eigen informatiesysteem;

- de downloadsnelheid van bestanden;

- de instellingen van de internet-browser en overige benodigde drivers en software die nodig zijn om de van Omgevingsloket online onderdeel uitmakende CAD-viewer goed te laten functioneren.

Artikel 12

De lokale beheerder van Omgevingsloket online is verantwoordelijk voor:

- het technisch instellen van de vergunningplicht en de indieningsvereisten voor activiteiten waarvoor het college op grond van artikel 2.2 lid 2 van de Wabo bij een gemeentelijke verordening heeft bepaald dat zij niet mogen worden uitgevoerd zonder omgevingsvergunning;

- het aanpassen van de standaardinstellingen van het eigen domein binnen Omgevingsloket online op basis van het door het college in artikel 5 gekozen gebruik ervan.

Artikel 13

De lokale beheerder van Omgevingsloket online stelt een autorisatietabel op, zoals bepaald in artikel 3.2 van de Regeling Landelijke voorziening Omgevingsloket online, die wordt vastgesteld door het college. Met het oog op de toekenning van de in de autorisatietabel te vermelden rechten voor Omgevingsloket online worden de volgende rollen onderscheiden:

- Aanvrager / gemachtigde

- Baliemedewerker

- Coördinator

- Behandelaar

- Adviseur

- Lokale Beheerder

Artikel 14

De lokale beheerder van Omgevingsloket online is als eerste aanspreekpunt verantwoordelijk voor het verhelpen (signaleren) van foutmeldingen of storingen.

Artikel 15

Wanneer het de lokale beheerder niet lukt om een fout of storing zelf te verhelpen, geeft hij deze door aan de landelijke beheerder.

Artikel 16

De lokale beheerder is het aanspreekpunt binnen de gemeentelijke organisatie voor:

- vragen vanuit de organisatie over Omgevingsloket online;

- vragen van de landelijke beheerder van Omgevingsloket online.

Artikel 17

De lokale beheerder voert periodiek overleg met de informatiebeheerder.

Artikel 18

De rechten voor het inzien, muteren of toevoegen van archiefbescheiden in Omgevingsloket online zijn vastgelegd in de in artikel 13 genoemde autorisatietabel.

Artikel 19

In het geval van een enkelvoudige aanvraag bepaalt de coördinator per soort aanvraag welke behandelaar en/of adviseurs wordt betrokken bij de behandeling.

In het geval van een meervoudige aanvraag bepaalt de coördinator per aanvraag welke behandelaars en/of adviseurs bij de behandeling worden betrokken.

Artikel 20

De lokale beheerder controleert tijdens de behandeling van de aanvraag of alle archiefbescheiden op de juiste manier hetzij in Omgevingsloket online hetzij in het eigen informatiesysteem worden opgeslagen.

Artikel 21

Archiefbescheiden die tijdens de behandeling worden toegevoegd aan Omgevingsloket online dienen van een bestandsformaat te zijn dat deel uitmaakt van het beperkt aantal open standaarden waarmee in Omgevingsloket online wordt gewerkt.

Artikel 22

Indien de gekozen gebruiksoptie van het Omgevingsloket online inhoudt dat geen gebruik wordt gemaakt van de functionaliteit tot het automatisch verzenden van een statusbericht, is de coördinator verantwoordelijk voor het verzenden van een statusmelding aan de aanvrager.

De statusmelding geschiedt door middel van het verzenden van een fysiek voortgangsbericht.

Artikel 23

Het college stelt in een richtlijn vast welke gegevens door de klant contact centrum (k.c.c.) medewerker op verzoek in een digitaal of fysiek voortgangsbericht mogen worden meegedeeld aan een belanghebbende, zodat voldaan wordt aan punt 5 van de Gebruiksvoorwaarden Omgevingsloket online met betrekking tot de privacy van door een aanvrager verstrekte persoonsgegevens.

Artikel 24

Op grond van de tussen de gemeente en één of meerdere adviesorganisatie gesloten dienstverleningsovereenkomsten en afhankelijk van de gekozen gebruiksoptie van Omgevingsloket online als bedoeld in artikel 5 verstrekt de coördinator de gegevens aan de adviseur, deels:

via Omgevingsloket online waarbij volledig gebruik wordt gemaakt van de behandelmodule. Via de behandelmodule verzoekt de coördinator de adviseur om advies en de adviseur uploadt het advies in de behandelmodule van Omgevingsloket online, en

buiten Omgevingsloket online om op één met de adviseur overeengekomen wijze.

Artikel 25

De lokale beheerder is verantwoordelijk voor de overdracht van de archiefwaardige bestanden van Omgevingsloket online naar het eigen informatiesysteem, nadat hij door de coördinator ervan op de hoogte is gesteld dat de aanvraag is behandeld.

Artikel 26

De lokale beheerder draagt de archiefbescheiden over binnen de termijn die in artikel 3.3 en 3.4 van de Regeling Landelijke voorziening Omgevingsloket online staat genoemd.

De overdracht vindt plaats drie maanden nadat het besluit op de aanvraag is genomen of nadat de melding is ontvangen.

Artikel 27

Met inachtneming van de desbetreffende gevolgen van een bepaalde gebruiksoptie is de informatiebeheerder verantwoordelijk voor de uitvoering van de archivering van de overgedragen archiefbescheiden in verband met een aanvraag.

Daartoe draagt hij zorg dat de lokale beheerder en de coördinator te allen tijde kunnen beschikken over de voor hen in dit verband benodigde eisen ten aanzien van de archivering van bepaalde archiefbescheiden.

Artikel 28

Het in artikel 3 genoemde hoofd van de beheereenheid controleert binnen 14 dagen na overdracht de overgedragen archiefbescheiden.

Hij doet dit aan de hand van een protocol dat onder verantwoordelijkheid van het college als archiefzorgdrager is opgesteld door de informatiebeheerder, de coördinator en de lokale beheerder.

Artikel 29

De manier waarop de informatiebeheerder de archiefbescheiden opslaat in het eigen informatiesysteem wordt vastgelegd in een protocol dat onder verantwoordelijkheid van het college als archiefzorgdrager is opgesteld door de informatiebeheerder, de coördinator en de lokale beheerder.

Artikel 30

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor het afstemmen van de dossiervorming in het eigen informatiesysteem op de modulaire werkwijze van selecteren en vernietigen van in het kader van de Wabo aanwezige archiefbescheiden.

Artikel 31

Indien het in verband met de archivering wenselijk is dat oorspronkelijk digitale bescheiden door analoge bescheiden worden vervangen of omgekeerd, dient het college op voorstel van de informatiebeheerder inzake te bewaren archiefbescheiden een machtiging van gedeputeerde staten hiertoe te verkrijgen, zoals genoemd in artikel 7 van de Archiefwet. In alle gevallen dient het college het vervangingsbesluit bekend te maken, zoals bepaald in artikel 6 van het Archiefbesluit en een vervangingsverklaring op te stellen, zoals bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit.