Klachtenmeldpunt bij aanbestedingen

Inleiding

Bij de behandeling van de Aanbestedingswet in oktober 2012 is de zogenaamde motie Gesthuizen aangenomen (bijlage II), waarin het Kabinet wordt verzocht een volwaardige en onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts in te stellen. Deze commissie is, volgens de indiener van de motie, tijdens de beginfase van de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet van grote waarde. In deze beginperiode zullen ondernemers en aanbestedende diensten op onduidelijkheden in de wet stuiten die zij moeten kunnen voorleggen aan een onafhankelijke commissie van Aanbestedingsexperts. Een schrijfgroep heeft op verzoek van de minister de definitieve Regeling Klachtafhandeling bij aanbesteden opgesteld (bijlage 1). Deze regeling wordt na twee jaar geëvalueerd.

De klachtenregeling in het kort

Bij elke aanbesteding dient in de aanbestedingsstukken vermeld te worden waar ondernemers een klacht kunnen indienen. Dit is het zogenaamde klachtenmeldpunt. Een klachtenmeldpunt is een persoon en (voor alle duidelijkheid) niet een lid van de commissie van Aanbestedingsexperts.

Een klacht kan worden ingediend door een ondernemer die belang heeft bij de aanbesteding, maar ook door brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra.

Een klacht kan worden ingediend over een bepaald handelen of nalaten van de aanbestedende dienst welke in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor de aanbesteding gelden. Ook kan een klacht worden ingediend wegens inbreuk op de beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

De klachtenprocedure

De aanbestedende dienst dient in zijn aanbestedingsbeleid een beschrijving van de klachtenprocedure op te nemen. In het inkoopbeleid is al wel melding gemaakt van de komst van de Standaardregeling voor klachtafhandeling. De klachtenprocedure is echter niet in het inkoopbeleid beschreven. Voorgesteld wordt de in bijlage 3 beschreven klachtenprocedure, welke gelijk is aan de landelijke regeling, vast te stellen.

De landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts

Het klachtenmeldpunt onderzoekt eerst de ingediende klacht en beoordeelt of deze terecht is of niet. Vervolgens besluit de aanbestedende dienst zelf of de klacht terecht is of niet en meldt dit aan de ondernemer. Het klachtenmeldpunt kan, op verzoek van de ondernemer of de aanbestedende dienst, voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Ook aanbestedende diensten zelf kunnen klachten indienen bij de commissie. In beginsel wordt een ondernemer verzocht zijn klacht eerst bij de aanbestedende dienst in te dienen en deze klacht pas aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voor te leggen als de aanbestedende dienst hetzij op de klacht heeft beslist hetzij in gebreke is gebleven om binnen redelijke tijd die beslissing te nemen.

Wie kan als klachtenmeldpunt fungeren?

De regeling geeft aan dat het wenselijk is dat personen die het klachtenmeldpunt vormen verstand hebben van inkopen en inzicht hebben in aanbestedingsprocedures. Deze personen dienen bij voorkeur bij de aanbestedende dienst een zeker gezag te hebben. Het is daarnaast een pré als een of meer van deze personen een juridische achtergrond hebben.

De afhandeling van de klacht geschiedt door personen die niet direct betrokken zijn geweest bij de aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft.

Het is mogelijk dat aanbestedende diensten klachten door een gezamenlijk klachtenmeldpunt laten behandelen. Dit ligt voor de hand als de aanbestedende dienst zelf te klein is.

Aanwijzen van personen als klachtenmeldpunt

Bij de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen op de Noord-Veluwe zijn de inkoopcoördinatoren de personen die het meest verstand hebben van inkopen en zij hebben inzicht in aanbestedingsprocedures. Zij dienen voldoende kennis en ervaring te hebben. Verondersteld mag worden dat inkoopcoördinatoren met de diploma’s Nevi 1 en Nevi 2 (of gelijkwaardige diploma’s) voldoende kennis en ervaring hebben. Concreet betekent dit dat XXX van de gemeente Zeewolde en XXX van de gemeente Ermelo kunnen worden ingezet als klachtenmeldpunt. Als alternatief kan een contract met een extern bedrijf worden gesloten die de klachten behandeld.

Wij stellen u voor de genoemde inkoopcoördinatoren aan te wijzen als klachtenmeldpunt. In elk aanbestedingsdocument zal worden aangegeven wie als klachtenmeldpunt zal functioneren. Het mag duidelijk zijn dat zij niet als klachtenmeldpunt zullen functioneren als zij zelf intern de aanbesteding begeleiden.

De gemaakte uren zullen via de jaarafrekening ISNV bij de gemeenten worden gedeclareerd.

De klachtenprocedure zal vermeld worden op de website van ISNV. Via een link kan in aanbestedingsdocumenten naar de klachtenprocedure worden verwezen.

Bijlagen

Bijlage I Definitieve versie Standaardregeling voor klachtafhandeling voor aanbestedende diensten en ondernemers

Bijlage II Motie Gesthuizen (onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts)

Bijlage III Klachtenprocedure ISNV