Verordening commissie herbenoeming burgemeester Oldebroek

Verordening commissie herbenoeming burgemeester Oldebroek

Kenmerk: 275875

De raad van de gemeente Oldebroek;

gelezen het voorstel van het presidium van 21 februari 2017;

gelet op

• -

  de artikelen 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;

• -

  de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

• -

  de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  B E S L U I T:

  vast te stellen de navolgende Verordening commissie herbenoeming burgemeester Oldebroek.

  Artikel 1 Taak

  De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

  Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit één lid per fractie van de onderscheiden fracties in de gemeenteraad, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

  Artikel 4 Adviseur

• 1.

  De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taak.

• 2.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3.

  Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

  Artikel 5 Geheimhouding

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2.

  De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 8, tweede lid, en 9 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 4.

  De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 12 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden en het voeren van correspondentie.

• 5.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 7.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris van de commissie en, indien van toepassing, de adviseur.

  Artikel 6 Vergaderingen

  1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

  2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

  3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

  Artikel 7 Contactpersoon bij de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2.

  De voorzitter borgt de geheimhouding van alle stukken bestemd voor de commissie en uitgaande van de commissie en draagt zorg voor adequate opberging tot het moment van archivering.

  Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

• 1.

  De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

• 2.

  Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 3.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

  Artikel 9 Verslag

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

• b.

  een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• c.

  aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

  En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

• d.

  het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  Artikel 10 Onvoorziene gevallen

  In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

  Artikel 11 Ontbinding van de commissie

  De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

  Artikel 12 Archivering

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

  Artikel 13 Inwerkingtreding

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

  Aldus besloten in de openbare vergadering

  van de gemeenteraad van Oldebroek

  op 9 maart 2017.

  , voorzitter mr. A. Hoogendoorn,

  , griffier J. Tabak.

  Toelichting

  Algemeen

  Deze verordening is gebaseerd op de modelverordening zoals opgenomen bij de Circulaire benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van 15 juli 2012. In de verordening worden de werkzaamheden geregeld van de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

  Artikelsgewijze toelichting

  Artikel 1

  In de herbenoemingsprocedure gaat het niet alleen om een terugblik. Het gaat ook over de vraag of er wensen zijn ten aanzien van het functioneren van de burgemeester in de nieuwe ambtstermijn, zowel inhoudelijk als voor de samenwerkingsrelaties die hij onderhoudt of bevordert.

  Artikel 2

  De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd.

  De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

  De bepaling over plaatsvervangende leden is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’ wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

  Artikel 4

  Ingevolge artikel 61a, derde lid, van de Gemeentewet overlegt de gemeenteraad voorafgaand aan het opstellen van zijn aanbeveling met de commissaris van de Koning over het functioneren van de burgemeester. Het ligt voor de hand dat de raad bij het opstellen van zijn uiteindelijke aanbeveling het gevoelen van de wethouders over het functioneren van de burgemeester inwint en meeweegt. Er bestaat geen bezwaar tegen als deze consultatie in die zin wordt vormgegeven, dat, conform de procedure bij benoeming van een burgemeester, één of meer wethouders als adviseur aan de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt, worden toegevoegd. Deze adviseur is geen lid van de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt en heeft geen stemrecht. De geheimhoudingsplicht geldt vanzelfsprekend ook voor de adviseur.

  Artikel 7

  Het eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de geheimhoudingsplicht.

  Artikel 8

  Het is belangrijk dat de gemeenteraad alle aspecten van het functioneren van de burgemeester meeweegt in zijn oordeel en dat de gemeenteraad zijn oordeel baseert op zo volledig mogelijke informatie, die een evenwichtig beeld geeft van het functioneren van de burgemeester. Tegelijk moet de geheimhouding rondom de herbenoeming gewaarborgd blijven. Dit is met name een aandachtspunt indien referentiegesprekken gevoerd worden.

  Artikel 9

  Het verslag van bevindingen moet voldoende onderbouwing bevatten van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling.

  Het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk dient in het verslag van bevindingen zijn weerslag te krijgen (proces, chronologie en inhoud van de activiteiten en werkzaamheden van de commissie; bevindingen en conclusie van de commissie).

  Artikel 12

  Ten aanzien van eventuele digitale bestanden in de herbenoemingsprocedure maken de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 geen onderscheid naar de vorm van bescheiden. Zij zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.