Verordening op de raadscommissies 2004 met de daarbij behorende toelichting

Ondertekening

Toelichting behorende bij de Verordening op de raadscommissies 2004

(Vastgesteld bij raadsbesluit van 8 juli 2004, nr. 43)

Algemeen

De raadscommissies nieuwe stijl hebben in principe twee hoofdtaken (artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet):

• a.

  voorbereiding van besluitvorming van de raad;

• b.

  overleg met het college respectievelijk de burgemeester.

  Dat overleg kan plaatsvinden op initiatief van het college, het verantwoordelijke lid van het college, de raad en/of de raadscommissie.

De functie van de raadscommissies is in essentie dezelfde als die van de raad: die van volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend lichaam. De raadscommissie is niet langer een voorportaal van de besluitvorming van het college, maar ondersteunt de besluitvorming in de raad. Het overleg met het college en de burgemeester dient niet gericht te zijn op het creëren van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling en controle door de raad en het afleggen van verantwoording door het college. Een belangrijk aspect bij de taakinvulling van de raadscommissie is het bepalen van de verhouding tot de raad. In Oldenzaal is er voor gekozen dat de raadscommissies voorbereidend zijn en gericht zijn op informatievoorziening; het politieke debat wordt in de raad gevoerd. Dat wil echter niet zeggen dat dat niet is toegestaan en er nimmer debatten worden gevoerd, standpunten worden ingenomen etc. in de raadscommissies. Dit kan wel zeker voorkomen in de gevallen dat de behandeling in de raadscommissie het “eindstation” is en de raadscommissie geen aanleiding ziet de aangelegenheid verder te leiden naar de raad (zie ook de toelichting op artikel 2.2).

Artikelsgewijze toelichting

HOOFDSTUK 1 BEGRIPSBEPALINGEN 

Artikel 1.1 Begripsomschrijvingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

HOOFDSTUK 2 INSTELLING, TAKEN EN SAMENSTELLING

Artikel 2.1 Instelling raadscommissies

Er is gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies.

Het zesde en zevende zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. Dit kan zowel de raad, het præsidium als spoedheidshalve de voorzitters van de betrokken raadscommissies doen.

In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.

Artikel 2.2 Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Zie voor de invulling van de taken het vermelde onder “algemeen”.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad.

Hiervoor onder “algemeen” wordt vermeld dat het kan voorkomen dat de behandeling in de raadscommissie “eindstation” kan zijn.

Dit zal voorkomen bij de onder c vermelde taak. Er zal dan in de raadscommissie overleg plaatsvinden en wel op initiatief van de raadscommissie of het college en de burgemeester. Het zal duidelijk zijn dat het niet gaat om een voorstel van het college of de burgemeester richting raad. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het college of de burgemeester in een bepaalde aangelegenheid het gevoelen van de raadscommissie wenst te polsen (een dergelijk overleg past binnen het duale stelsel, zolang het niet gericht is op het creëren van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling en controle en het afleggen van verantwoording door het college). Het overleg eindigt dan met de bevindingen, conclusies etc. tijdens dat overleg en geeft voor de raadscommissie geen aanleiding over de aangelegenheid advies uit te brengen naar de raad.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar het præsidium en de voorzitter van de raadscommissie in concept en uiteindelijk de raadscommissie zelf bepalen of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.

Artikel 2.3 Samenstelling 

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen.

In het VNG-model is bepaald dat een raadscommissie uit ten minste een en maximaal drie leden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad bestaat. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is in het VNG-model gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden.

In deze verordening is gekozen voor handhaving van het in Oldenzaal bestaande systeem, te weten een minimum en een maximum aantal leden. Bij de verdeling moet uiteraard rekening worden gehouden met de eis van een evenwichtige verhouding.

Verder is gehandhaafd de mogelijkheid een voordracht te doen tot het benoemen van een fractievertegenwoordiger. In aanvulling daarop kunnen thans echter fractievertegenwoordigers benoemd worden in alle raadscommissies en kunnen zij ook worden aangewezen als plaatsvervangend lid.

Verder kunnen fractievertegenwoordigers net als de raadsleden ook de besloten vergaderingen van andere raadscommissies als toehoorder bijwonen (zie art. 5.2).

Voor de volledigheid is in deze toelichting opnieuw het gedeelte van de toelichting opgenomen, dat eertijds bij de instelling van de fractievertegenwoordiger behoorde d.w.z. voorzover nodig in aangepaste vorm.

Er zijn twee redenen om fractievertegenwoordigers toe te laten als lid van de raadscommissies:

• 1.

  (vermindering van ) de naar verhouding hoge werkdruk voor de eenpersoonsfrac­ties;

• 2.

  (vergemakkelijking van) het inwerken van en het ervaring opdoen door een nieuw raadslid in het geval van een tussentijdse vacature.

In de aanhef van derde lid is bepaald dat de voordracht via tussenkomst van het præsidium (voorheen via het college) moet worden gedaan, omdat het præsidium is of zal worden belast met de voorbereiding van procedurele aangelegenheden en de desbetreffende raadsbesluiten.

Omdat het een voordracht is, kan en moet de raad de besluitvorming beperken tot die persoon en hier alleen toetsen aan de onder a en b genoemde eisen. Ditzelfde geldt voor het præsidium bij de voorbereiding. Andere toetsingseisen, zoals op voorhand geen vertrouwen schenken, zijn niet opgenomen, omdat dat ook niet bij de benoeming van raadsleden gebeurt. Voordeel van een voordracht en een beperkte toetsing is trouwens nog, dat daarmee voorkomen wordt dat de raad betrokken wordt bij eventuele meningsver­schillen binnen een fractie (en een politieke partij).

De onder b genoemde beperking houdt verband met de hiervoor als tweede genoemde reden om fractievertegenwoordigers toe te laten.

Het kan zijn dat een eerste opvolger niet in aanmerking wenst te komen voor het lidmaatschap van de commissie of de raad dan wel niet aan de vereisten kan of wil voldoen. Gelet op de als eerst genoemde reden om fractievertegenwoordigers toe te laten, is de mogelijk­heid opgenomen de daaropvolgende persoon op de kandidatenlijst voor te dragen. Met het oog op de reeds aangehaalde tweede reden tot het toelaten van fractievertegen­woordi­gers is in de tweede alinea van sub b de voorwaarde opgenomen, dat de eerstvolgende persoon op de kandida­tenlijst zich officieel terugtrekt als kandi­daat. Volgens de Kieswet kan een dergelijke verklaring wel weer worden ingetrokken.

Van deze mogelijkheid kan ook gebruik worden gemaakt, wanneer een fractie zich splitst en de fractievertegenwoordiger zich aansluit bij de afscheiding. Daarbij zij als eerste opgemerkt, dat in dat soort gevallen alleen een nieuwe voordracht kan worden gedaan door het overblijvende gedeelte van de fractie en niet door het afgescheiden gedeelte, want de eerste kan gebruikmaken van de kandidatenlijst en de tweede niet. Ten tweede, dat een voordracht en benoeming verder nog van andere factoren afhanke­lijk is, zoals een ontslag op eigen verzoek door de fractievertegenwoordiger of een voordracht tot vervallenverklaring op grond van artikel 2.5, zevende lid onder b van deze verordening. Maar dit is een zaak, die buiten de raad ligt en de betrokken fractie aangaat. Indien het onverhoopt uit de hand loopt of dreigt te lopen, kan de raad op grond van het gestelde in artikel 2.5, zevende lid onder d besluiten tot vervallenverkla­ring.

Mede gelet op de als tweede genoemde reden, is het logisch dat voor de fractievertegenwoordiger dezelfde eisen worden gesteld als aan een raadslid, te weten artikel 10 van de Gemeentewet (vereisten, zoals ingezete­ne, achttien jaar etc.), artikel 12 (openbaarmaking functies), artikel 13 (onver­enigbare betrekkingen) en artikel 15 (verboden handelingen).

Artikel 28 van de Gemeen­tewet (stemverbod bij bepaalde aangelegenheden) is hier niet genoemd, omdat er in de commissies niet gestemd wordt over besluiten en ook voor de commissieleden daarover niets in de verordening is opgenomen. Bij overtreding van artikel 25 van de Gemeentewet heeft het ook geen consequenties voor het raadslid zelf, maar mogelijk consequenties voor de rechtsgeldigheid van het besluit. Wel is het gebruike­lijk/een ongeschre­ven regel, dat commissieleden niet deelnemen aan de beraadslaging en advisering in de commissie, wanneer hen dat direct of indirect persoonlijk aangaat.

Het vereiste van een eedsaflegging, zoals bij raadsleden op grond van artikel 14 van de Gemeentewet is voorgeschreven, is ook niet opgenomen. Bij de gemeenteraad is de eedafleg­ging voorwaarde om de functie daadwerkelijk te kunnen uitoefenen. Indien een raadslid een eed valselijk heeft afgelegd, kan de raad daaromtrent niets ondernemen. Wel is het op grond van artikel 207 van het Wetboek van Strafrecht strafbaar gesteld. Het is voor discussie vatbaar, of een eed of iets vergelijk­baars voor een functie zoals fractievertegenwoordiger mag worden voorge­schre­ven. Mede daarom is die verplichting ook niet opgenomen in de ons bekende voorbeelden van andere gemeenten. Daaren­boven is het ook niet strikt noodza­ke­lijk, want er zijn andere mogelijk­heden een fractie­vertegenwoor­diger ter verantwoor­ding te roepen, zoals de in artikel 2.5 opgenomen mogelijkheid tot verval­len­verklaring. Verder betreft het "slechts" raadscommissies, waar geen besluiten worden genomen. Ook zal een valselijk afgelegde eed niet strafbaar zijn op grond van artikel 207 van het Wetboek van Strafrecht, omdat volgens dat artikel de verklaring onder ede moet worden gevorderd door een wettelijk voor­schrift; onder wettelijk voorschrift wordt hier een wet in formele zin verstaan en deze Verorde­ning is dat niet.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie en met name ook de kleine fracties in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissie bepaalt het vijfde lid dat iedere fractie een plaatsvervangend lid kan voordragen. Voor de plaatsvervangende leden gelden dezelfde eisen als voor het lid van een raadscommissie. De leden kunnen zich laten vervangen door andere fractieleden of een fractievertegenwoordiger of andersom.

Behalve de fractievertegenwoordiger is in deze verordening niet de mogelijkheid opgenomen andere niet-raadsleden te benoemen.

Artikel 2.4 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers “uit zijn midden” benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies en de plaatsvervangers door de raad te laten benoemen.

Op basis van het tweede lid, zijn de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter (door de begripsomschrijving in artikel 1.1) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als technisch voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van diens fractie in de raadscommissie.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 2.5, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 2.4, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 2.3, tweede lid.

Artikel 2.5 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden (raadsleden én fractievertegenwoordigers) de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie.

De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vierde en vijfde voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden. Indien er plaatsvervangers zijn aangewezen op grond van artikel 2.3, vierde lid, behoeven er overigens wat de samenstelling en het quorum betreft geen problemen te ontstaan.

Ten aanzien van het bepaalde in het zevende en achtste lid over de fractievertegenwoordiger wordt het volgende opgemerkt.

In de vorige verordeningen was niet expliciet een bepaling opgenomen voor het geval dat een fractievertegenwoordiger raadslid wordt. Als tijdstip voor het einde van het lidmaatschap is gekozen de aanvang van het raadslidmaatschap, te weten de onherroepelijke toelating zoals dat in artikel V11 van de Kieswet is bepaald (en dus niet als tijdstip het bepaalde in artikel 14 van de Gemeentewet c.q. de eedsaflegging).

Fractievertegenwoordigers zijn als lid benoemd, zodat ook het eerste lid voor hen geldt.

Door de verwijzing in sub b naar artikel X1, eerste lid, van de Kieswet zal, zodra onherroepelijk is komen vast te staan dat een fractieverte­genwoordiger een van de vereisten voor het lidmaatschap niet (meer) bezit (zie artikel 10 van de Gemeentewet) of dat hij/zij een met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult (artikel 13 van de Gemeentewet), hij/zij van rechtswege ophoudt commissielid te zijn. Artikel X5 bepaalt wat een fractieverte­genwoordiger in zo'n geval moet doen en welke mogelijkheden er zijn, wanneer deze daaraan niet voldoet. Omdat het college geen enkele rol meer speelt met betrekking tot de benoeming etc. van een fractievertegenwoordiger, is het logisch dat de rol van het college hier wordt overgenomen door het præsidium (fractievertegenwoordiger waarschuwen dat deze niet meer aan de vereisten voldoet).

Bij de in sub c bedoelde voordracht zal de raad, vanwege de tekst, verplicht zijn te besluiten tot vervallen verklaren. Dit is ook logisch, want ook de benoeming geschiedt op voordracht c.q. initiatief van een fractie. Gelijk bij de toelichting op artikel 2.3, derde lid geldt, hoeft de raad zich niet te mengen in de interne reden van een fractie om de hier bedoelde voordracht te doen. Indien die fractie vervolgens een andere fractiever­te­gen­woordiger wenst voor te dragen, zal moeten worden voldaan aan artikel 2.3, derde lid, onder a, tweede alinea. Voor de tussenkomst van het præsidium wordt verwezen naar de toelichting op artikel 2.3, derde lid.

Ten aanzien van sub d heeft de raad een ruime bevoegdheid.

Richting fractievertegenwoordiger worden met name de volgende voorbeelden ge­noemd:

• •

  de raad zegt het vertrouwen op in de fractievertegenwoordiger. Dit is dan verge­lijkbaar met de voor wethouders geldende bepaling in artikel 49 van de Gemeen­tewet. Het besluit zal gemotiveerd dienen te zijn en de bepalingen van de Algeme­ne wet bestuurs­recht zullen in acht moeten worden genomen, zoals betrokkene in de gelegenheid stellen vooraf zijn zienswijze naar voren te brengen, maar een rechter zal slechts margi­naal toetsen en niet treden in de vraag of de raad al dan niet ten onrechte het vertrouwen heeft opgezegd. Aanleiding voor het opzeggen zou kunnen zijn, dat een fractievertegenwoordiger zich niet houdt aan het in de toelichting op artikel 2.3, derde lid genoemde gebruik om niet deel te nemen aan de beraadslaging en advisering wanneer hem/haar dat direct of indirect persoonlijk aangaat, of oneigenlijk gebruik of misbruik maakt van voorkennis of vertrouwelij­ke informatie dan wel de vertrouwelijk­heid niet in acht neemt, of wanneer er sprake is het aannemen van steekpenningen. Hiermee kan ook tegemoet worden gekomen aan het ontbreken van de eedsaflegging.

• •

  de hiervoor genoemde aanleidingen kunnen op zich zelf redenen tot vervallenver­klaring zijn;

• •

  het fractielid handelt in strijd met de artikelen 12 (openbaarmaking nevenfuncties) en 15 (verboden handelingen) van de Gemeentewet;

• •

  fracties kunnen worden samengevoegd. In dat geval zou het niet juist zijn, dat de nieuwe, samengevoegde fractie twee fractievertegenwoordigers heeft.

Het kan ongewenst zijn, dat een fractievertegenwoordiger ongestoord zijn lidmaatschap van een commissie uitoefent, terwijl een procedure is gestart tot het vervallen verklaren van dat lidmaatschap. Vandaar dat de mogelijkheid is opgenomen de fractie­vertegen­woordi­ger te schorsen. Deze bevoegdheid is ook aan het præsidium gegeven, omdat die nu eenmaal sneller een besluit kunnen nemen dan de raad en met de voorbe­reiding van het raadsbesluit zijn belast.

Ook is rekening gehouden met de mogelijkheid, dat vanuit de raad een initiatiefvoorstel wordt gedaan tot het vervallen verklaren.

In artikel X8 van de Kieswet is een procedure vastgelegd, die hier van toepassing is verklaard. Daarin is ook een schorsings­bevoegdheid voor de raad opgenomen. Door de verwijzing hoeft laatstgenoem­de bevoegdheid niet meer expliciet in de Verordening te worden opgenomen. Ook hier is de oude rol van het college richting fractievertegenwoordiger overgedragen aan het præsidium.

Opgemerkt zij, dat het vijfde lid van artikel X8 niet is genoemd, zodat een besluit tot vervallen verklaren voor een fractievertegenwoordiger direct in werking treedt.

Artikel 2.6 Griffier en commissiegriffier

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Gelet op de grootte van de Oldenzaalse griffie en de taken van de griffier wordt ervan uitgegaan dat de griffier tevens commissiegriffier is. In het eerste lid is rekening gehouden met de (toekomstige) mogelijkheid van uitbreiding van de griffie en iemand anders van de griffie dan de griffier benoemd kan worden tot commissiegriffier. De medewerker van de griffie kan ook parttime door de raad als commissiegriffier worden benoemd. Indien de commissiegriffier een medewerker van de griffie is, is de raad na de inwerkingtreding van het nieuwe hoofdstuk VII over de secretaris en de griffier de werkgever en benoemt deze de commissiegriffier en regelt zijn vervanging. De vervanging van de commissiegriffiers zou ook kunnen worden overgelaten aan de griffier, maar daarvoor is hier niet gekozen.

Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie is, is het college de werkgever en zal de raad in overleg met het college moeten beslissen welke ambtenaar deze functie vervult en wie deze bij diens afwezigheid of verhindering vervangt.

De facto zal de secretaris bij deze beslissing vaak een rol vervullen.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt de commissiegriffier geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 4.2.12 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Of de griffier aanwezig is in de vergaderingen van de raadscommissies zal afhangen van de omvang van de griffie en het daarmee samenhangende profiel van de commissiegriffier. Als de commissiegriffier een ambtenaar uit de reguliere organisatie is en voornamelijk administratieve taken vervult, ligt het meer voor de hand dat de griffier ook in de vergaderingen van de raadscommissies aanwezig is.

HOOFDSTUK 3 AANWEZIGHEID COLLEGE, BURGEMEESTER EN SECRETARIS 

Artikel 3.1 Burgemeester en wethouders

De burgemeester en de wethouders zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of deze aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zullen ze veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.

Gelet op de rol van het præsidium met betrekking tot de collegevoorstellen en om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om het præsidium en spoedheidshalve de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van het præsidium of de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van het præsidium of de commissievoorzitter.

Artikel 3.2 Gemeentesecretaris

Ook de aanwezigheid van de secretaris is in een gedualiseerd stelsel niet langer vanzelfsprekend. Indien de raadscommissie het wenselijk acht dat de secretaris bij een vergadering van een raadscommissie aanwezig is, zal de raadscommissie het college moeten verzoeken de secretaris aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen. Het college is immers diens werkgever. Ook deze bepaling geldt zowel voor openbare als besloten vergaderingen. Op basis van artikel 4.2.12 kan de raadscommissie ook andere ambtenaren aan de beraadslagingen deel laten nemen, ook hiertoe zal de raadscommissie een verzoek aan het college moeten doen.

HOOFDSTUK 4 VERGADERINGEN 

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen

Artikel 4.1.1 Vergaderfrequentie

Op grond van het Reglement van orde voor de raad wordt er voor de raadsvergaderingen een rooster opgesteld. Aangezien de raadscommissies mede als taak hebben de besluitvorming van de raad voor te bereiden, is het logisch de vergaderingen van de raadscommissies te laten aansluiten aan die raadsvergaderingen en deze op te nemen in dat rooster. Dit was ook gebruikelijk, maar niet expliciet in de vorige reglementen en verordeningen opgenomen.

Een raadscommissie vergadert vaker als het præsidium of de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Gekozen is voor fracties en niet meer voor een bepaald aantal leden van de raadscommissie.

Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze en de modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is, tenzij de raadscommissie anders beslist.

Artikel 4.1.2 Oproep

De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering tenminste dertien dagen voor de vergadering. In de oude verordeningen was een termijn van vier werkdagen opgenomen. Dit is ten behoeve van de voorbereiding op de raadscommissie dus verruimd naar dertien dagen. De dertien dagen komen mede voort uit de gebruikelijke data voor de vergaderingen van het præsidium (op maandag), van het college (op dinsdag), het verzenden van de oproep (op de woensdag na het præsidium en de dinsdag van het college) en de vergadering van de eerste raadscommissie (op een dinsdag; voorheen de eerste dinsdag en nu dus de tweede dinsdag na de oproep). Voor de laatste raadscommissie, thans de derde dinsdag na de oproep, volgt hieruit dus zelfs een termijn van twintig dagen dat de leden zich op de vergadering kunnen voorbereiden.

Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. .

Artikel 4.1.3 De agenda

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een raadscommissie de agenda voorlopig vast. Gelet op de rol van het præsidium met betrekking tot collegevoorstellen doet de voorzitter dat aan de hand van de door het præsidium doorgezonden stukken. Aangezien de griffier aanwezig is bij de vergaderingen van het præsidium, is geen afzonderlijk overleg meer met die griffier of de commissiegriffier nodig. De voorzitter kan het aan de commissiegriffier overlaten om namens hem de voorlopige agenda op te stellen.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.

Artikel 4.1.4 Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.

.

In het VNG-model was opgenomen dat geheime stukken onder berusting van de griffier blijven en de griffier de leden van de raad inzage verleent. In Oldenzaal liggen dergelijke stukken in een afgesloten ruimte in de raadskamer, waartoe alleen de raadscommisieleden, andere raadsleden en enkele andere betrokken personen toegang hebben. Deze praktijk blijft gehandhaafd.

Artikel 4.1.5 Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.

Paragraaf 2 Orde van de vergadering

Artikel 4.2.1 Reserveartikel

In de modelverordening van de VNG is op deze plaats een bepaling opgenomen over de presentielijst. De raadscommissies in Oldenzaal kenden echter geen presentielijst (de aanwezige leden werden vermeld in de notulen). Dit is in deze verordening gehandhaafd. Omdat er in de toekomst toch aanleiding kan zijn een presentielijst in te voeren, is het artikel(nummer) gereserveerd.

Artikel 4.2.2 Opening vergadering; quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, kan worden vergaderd. Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 4.2.3 Uitnodiging en spreekrecht burgers

Met betrekking tot het uitnodigen van burgers etc. die zich tot de gemeente gewend hebben is de gebruikelijke gang van zaken aangehouden (verplichting om die burgers uit te nodigen voor de raadscommissievergadering).

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.

Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan.

In het tweede lid zijn onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. In de modelverordening van de VNG is opgenomen dat als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, de burger een bezwaarschrift kan indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Het kan echter zijn dat de raadscommissievergadering onderdeel uitmaakt van de mogelijkheid voor de burger om zijn bedenkingen of zienswijze naar voren te brengen. Vandaar de aanvulling ten opzichte van de modelverordening.

Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Ook kunnen burgers zich niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.

In de vorige verordeningen was ook opgenomen dat geen spreekrecht bestond ten aanzien van de besluiten(lijsten), informaties, mededelingen en de rondvraag. Die uitsluitingen zijn ook nu weer opgenomen (dus in aanvulling op de modelverordening van de VNG).

Volgens de modelverordening van de VNG moeten de burgers die wensen in te spreken zich ten minste 48 uur voor de vergadering melden bij de griffier. Verder kan de burger volgens die modelverordening slechts eenmaal het woord voeren.

Er is voor gekozen de huidige gang van zaken rond het spreekrecht te handhaven, dus geen aanmelding vooraf; verder de mogelijkheid het woord te voeren in twee termijnen en wel voordat de raadscommissieleden het woord voeren.

Aan degene, die zich niet goed schriftelijk kan uiten, en om de communicatiedrempel richting raad en raadscommissies zo laag mogelijk te maken, zal de mogelijkheid worden geschapen de aangelegenheid mondeling tot uiting te brengen bij de griffier of commissiegriffier, waarna deze de aangelegenheid kort op papier zal zetten. Vervolgens wordt dit dan op de ingekomen stukken geplaatst en bepaald wat daarmee verder zal geschieden.

Op basis van artikel 4.2.4, eerste lid wordt het verslag (ontwerpnotulen) toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.

Artikel 4.2.4 Notulen

De ontwerpnotulen worden tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord hebben gevoerd. De voorzitter, de leden, de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend of tijdens de behandeling van de notulen. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De commissiegriffier stelt de notulen op, maar er is voor gekozen de uiteindelijke verantwoordelijkheid hiervoor bij de griffier te leggen (zie het vijfde lid). Na vaststelling van de notulen ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze (dit is nieuw ten opzichte van de vorige verordeningen).

Artikel 4.2.5 Spreekregels

Indien er andere sprekers zijn, bepaalt de voorzitter vanaf welke plaats zij spreken.

Artikel 4.2.6 Volgorde sprekers

Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 4.2.9 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.

Artikel 4.2.7 Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de gangbare praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

Artikel 4.2.8 Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van diens taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 4.2.9 Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 4.2.6, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.

Artikel 4.2.10 Handhaven orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan deze de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan de voorzitter een lid het verdere verblijf ontzeggen en dat uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in diens gedrag kan dat lid de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 6.1 van deze verordening.

Artikel 4.2.11 Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 4.2.7, eerste lid).

Artikel 4.2.12 Deelname aan de beraadslagingen door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van de artikelen 3.8, 3.2, 4.2.5 en 4.2.6 van deze verordening reeds het recht om (op uitnodiging) aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 4.2.13 Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als deze vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, worden de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

HOOFDSTUK 5 BESLOTEN VERGADERING 

Artikel 5.1 Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 5.2 Raadsleden en fractievertegenwoordigers als toehoorder

In de vorige verordeningen was de bepaling opgenomen dat raadsleden, geen lid zijnde van de desbetreffende raadscommissie, ook besloten vergaderingen van die andere raadscommissies mocht bezoeken als toehoorder. Achtergrond van die bepaling was dat een raadslid zich van alle zaken, die de raad aangaan, op de hoogte moet kunnen stellen.

De modelverordening van de VNG kent deze bepaling niet expliciet. Gelet op het Oldenzaalse gebruik en ook om discussie te voorkomen, indien de bepaling nu zou zijn weggelaten, is deze bepaling ook weer in de nieuwe verordening opgenomen.

Mede met het oog op de kleinere en de eenpersoonsfracties is bedoelde mogelijkheid nu ook geopend voor de fractievertegenwoordigers.

Artikel 5.3 Notulen

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij in casu een raadscommissie anders beslist.

Ten aanzien van het toezenden wordt afgeweken van de modelverordening van de VNG (de notulen van een besloten vergadering liggen ter inzage liggen bij de griffier) en de huidige gang van zaken gehandhaafd (toezenden aan leden etc.). De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.

Artikel 5.4 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Het is in Oldenzaal goed gebruik aan het eind van een besloten vergadering te evalueren of het nu wel zo noodzakelijk of gewenst is geweest in beslotenheid te vergaderen. Deze evaluatie kan tegelijk geschieden met en sluit ook aan bij het besluit tot al dan niet geheimhouding.

De geheimhouding geldt totdat de raadscommissie haar opheft. Dit laatste kan bij een afzonderlijk besluit, maar de raad kan ook in het besluit tot geheimhouding een tijdsbepaling of een zekere gebeurtenis opnemen waarna de geheimhouding vervalt. Met name in de gevallen dat een afzonderlijk besluit nodig is, zal na enige tijd (de voortzetting van) de geheimhouding in de vergetelheid raken. Daarom is afgesproken dat er een lijst van de besluiten tot geheimhouding wordt bijgehouden door de commissiegriffier en dat periodiek (bijv. eens per jaar) die lijst wordt doorgenomen in een besloten vergadering.

Artikel 5.5 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 5.3 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze modelbepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

HOOFDSTUK 6 TOEHOORDERS EN PERS 

Artikel 6.1 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 6.2 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 6.3 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.

HOOFDSTUK 7 SLOTBEPALINGEN 

Artikel 7.1 Uitleg verordening

Aangezien het voorstel tot deze verordening is gedaan door het præsidium en deze het beste de diepere, eventueel niet op papier gezette achtergronden kent, is hierin een rol toegedacht aan het præsidium. Het is echter niet altijd mogelijk eerst het præsidium te raadplegen en moet er direct een beslissing worden genomen.

Artikelen 7.2 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 7.3 Citeertitel

Het jaar 2004 maakt onderdeel uit van de citeertitel om een duidelijk onderscheid te verkrijgen naar de oude, gelijknamige in 2002 vastgestelde verordening en verwarring daarmee te voorkomen.