Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016

Geldend van 18-03-2016 t/m heden

Intitulé

Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016

De raad van de gemeente Olst-Wijhe;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 23 februari 2016;

gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet;

besluit:

De verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de (analoge en digitale) informatie van de gemeentelijke organen (Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016) vast te stellen.

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de Wet: de Archiefwet 1995

  • b.

    informatie: de informatie zoals vervat in archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van taken en/of de werkprocessen van gemeentelijke organen

  • c.

    beheerder: degene die verantwoordelijk is voor het beheer van de informatie van een gemeentelijk orgaan of een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

  • d.

    archiefruimte: een in artikel 1 onder e van de wet bedoelde en aangewezen archiefruimte

  • e.

    de archiefbewaarplaats: de in artikel 1 onder f bedoelde en overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats, waaronder een e-depot

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de informatie een kwaliteitssysteem vast, waarbij op basis van gestelde normen de kwaliteit van dat beheer wordt ge-audit of gecontroleerd.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van informatie.

Artikel 5

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanstellen of aanwijzen van voldoende deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van informatie.

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van informatie.

Artikel 7

  • 1.

    Het college van burgemeester en wethouders wijst de beheerders aan belast met de uitvoering van de voorschriften als bedoeld in artikel 6 alsmede welke specifieke verantwoordelijkheden en rollen in de organisatie nodig zijn om het beheer van de informatie te reguleren en regisseren.

  • 2.

    De griffier is de beheerder voor de gemeenteraad.

Artikel 8

Het college van burgemeester en wethouders wijst archiefruimtes aan en, voor zover dat niet is bepaald in een specifieke regeling, de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III Het afleggen van verantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 9

Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeenteraad jaarlijks over het beheer van de informatie. Daarbij voegen zij verslagen en rapporten die zijn opgesteld in het kader van de uitgevoerde audits of controles als bedoeld in artikel 3.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 10

De Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2008, vastgesteld bij raadsbesluit van 15 december 2008, wordt ingetrokken.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Olst-Wijhe 2016

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 14 maart 2016.
De raad voornoemd,
De griffier de voorzitter
B.A. (Bart) Duursema A.G.J. (Ton)Strien