Kadernota Inkoop Omgevingsdienst Regio Nijmegen 2015

Doelstellingen

Met een professionele inkoopfunctie streeft de ODRN naar:

• -

  doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden;

• -

  het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen;

• -

  integriteit en betrouwbaarheid als opdrachtgever;

• -

  eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers;

• -

  maximale toegankelijkheid van overheidsopdrachten voor leveranciers;

• -

  het hanteren van een eenduidige, transparante en heldere werkwijze;

• -

  de optimalisatie van het bedrijfsresultaat en bedrijfsvoering met aandacht voor nieuwe ontwikkelingen zoals de Participatiewet in relatie tot toepassing Sociale Return;

• -

  het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie.

Relatie met andere beleidsterreinen

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op het scheppen van de kaders, waarmee wordt bijgedragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en het verhogen van het complete prestatieniveau van de ODRN. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere beleidsterreinen. Kernpunten komen terug in deze beleidsnota.

Borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Beleid en reglement zullen minimaal elke 2 jaar worden geëvalueerd, daar waar nodig aangepast en bekrachtigd op het juiste niveau. Basisvoorwaarde is dat de (regionale) regelgeving op het gebied van inkoop en het inkoopproces inzichtelijk, geactualiseerd en vastgesteld wordt.

Leeswijzer

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt beschreven volgens:

• 1.

  juridische aspecten;

• 2.

  maatschappelijke aspecten;

• 3.

  economische aspecten;

• 4.

  organisatorische aspecten.

Alle aspecten zijn relevant maar tellen niet op elk moment en voor elke inkoop even zwaar. Inkopen binnen de ODRN is het voortdurend zoeken naar een balans, waarbij het onderlinge belang van deze aspecten voortdurend wordt afgewogen. Belangrijk hierin is dat er bewust afweging in belangen wordt gemaakt. En dat de keuze van belangen wordt gemotiveerd.

Hoofdstuk 2 bespreekt de juridische beleidsuitgangspunten, met als basis rechtmarig handelen van de ODRN als één aanbestedende dienst. In hoofdstuk 3 komen de maatschappelijke uitgangspunten aan de orde. De ODRN sluit zoveel mogelijk aan bij de mogelijkheden om maatschappelijk verantwoord in te kopen.

In hoofdstuk 4 worden de economische uitgangspunten, inclusief het MKB-beleid, uiteengezet. Hierbij komen de marktbenaderingen en aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de selectie- en gunningscriteria en de omgang met leveranciers. In hoofdstuk 5 ten slotte, worden de organisatorische uitgangspunten beschreven. De inrichting van de gecoördineerde inkoopfunctie binnen de ODRN wordt hierin toegelicht.

Wettelijk kader

Op inkopen binnen de ODRN zijn verschillende nationale en internationale regelingen van toepassing:

• -

  Internationale verdragen. Agreement in Government Procurement (GPA). Het bevat regels met betrekking tot de aanbestedingspraktijk die zijn ingebed in de Europese richtlijnen;

• -

  Gemeenschapsrecht. EG-verdrag en Europese Richtlijnen, vooral de Europese Richtlijnen betreffende procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (2004/18/EG)

• -

  Nederlandse wetging:

  • -

    Nederlandse wetgeving, bestaande uit:

    • -

      Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012);

    • -

      Besluit van 11 februari 2013, houdende de regeling van enkele onderwerpen van de Aanbestedingswet 2012 (Aanbestedingsbesluit)

    • -

      de Gids proportionaliteit, zoals gepubliceerd in Staatscourant, 2013, nr. 3075;

    • -

      het Aanbestedingsreglement Werken 2012, zoals gepubliceerd in Staatscourant 2013, nr. 3075.

  • -

    Wet gemeenschappelijke regelingen;

  • -

    Wet Bibob die integriteitbeoordeling van leveranciers bevordert;

  • -

    Algemene wet bestuursrecht (algemene beginselen van behoorlijk bestuur);

  • -

    Bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek.

Rechtmatig handelen

Uitgangspunt van de ODRN is rechtmatig handelen, d.w.z. handelen conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Vanuit deze gedachte is de ODRN verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt voor alle inkopen. In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar de Aanbestedingswet 2012 en overige daaraan gelieerde regelgeving.

Rechtmatig handelen is één van de voorwaarden voor het indammen van financiële risico's (claims) en is een onderdeel voor de accountantscontrole.

Nastreven van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit

Vertaald in aanbestedingstermen betekenen de EG-beginselen van vrij verkeer van goederen, werknemers, dienstverlening en vestiging dat de ODRN bij aanbestedingen transparant, objectief en non-discriminatoir dient te handelen en daarbij geen disproportionele eisen mag stellen.

Deze beginselen hanteert de ODRN voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen. Hiermee onderstreept ze het belang van transparantie en objectiviteit, van gelijke kansen voor leveranciers, van ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 4 wordt dit nader ingevuld.

ODRN als één aanbestedende dienst

De ODRN wordt wettelijk gezien als één aanbestedende dienst.

Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoefte te bundelen, rekening houdende met de Aanbestedingswet 2012. Dit heeft gevolgen voor de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure per aanbesteding. Door deze vraagaggregatie zal vaker het drempelbedrag worden overschreden en een grotere mate van openbaarheid van overheidsopdrachten worden vereist.

Gebruik van inkoopvoorwaarden

Bij iedere inkoop worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van VNG voor de ODRN van toepassing verklaard en/of wordt een (concept)contract opgesteld. De inkoopvoorwaarden zijn als bijlage toegevoegd.

Toepassen van het inkoop- en aanbestedingsvoorschriften

Om gemakkelijk aan de juridische eisen te voldoen, kan bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden) gebruik worden gemaakt van de inkoop- & aanbestedingsvoorschriften. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de aanbestedingsprocedures. Deze worden als bijlage toegevoegd. Wanneer andere organisaties inkopen namens de ODRN, zijn de inkoop- en aanbestedingsvoorschriften zoveel als mogelijk van toepassing op die aanbesteding. Daarnaast kan de ODRN in haar subsidiebeschikking meegeven de inkoop- en aanbestedingsvoorschriften van toepassing zijn.

Integriteitseisen aan leveranciers

De ODRN stelt eisen op het gebied van integriteit aan leveranciers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) leverancier. Potentiële leveranciers worden hierop getoetst met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB).

Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de ODRN worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en medewerkers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de leverancier en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de ook voor de ODRN geldende 'Gedragscode ambtenaren' die sinds 2014 van kracht is. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.

Sociaal-maatschappelijke doelstellingen

De ambitie van de ODRN is om een bijdrage te leveren om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden geholpen om die achterstand te verkleinen. Op inkoopgebied betekent dit dat de ODRN ook rekening houdt met sociale criteria. Dit gebeurt in elk geval door toepassing van de door Agentschap NL opgestelde criteria op sociaal gebied, bij alle relevante aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen.

Leveranciers en dienstverleners van de ODRN worden geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Ook hie hoort het stellen van sociale criteria tot de mogelijkheden. Op zijn minst moeten deze leveranciers de maatregelen, grondrechten en beginselen van gelijke behandeling en non-discriminatie naleven. In de aanbestedingen worden de sociale criteria gedefinieerd waaraan de potentiële leverancier minimaal moet voldoen.

Rekening houden met maatschappelijke doelstellingen gebeurt ook door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale criteria in aanbestedingen te stellen. Het betreft hier criteria, die vooral ten doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het werkproces te integreren personen te bevorderen of de werkloosheid te bestrijden. Uitgangspunt hierbij is dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Return activiteiten. Afwijken van bovenstaande richtlijnen - bijvoorbeeld door ongewenste verdringingseffecten - is mogelijk, mits voldoende gemotiveerd.

Duurzaam Inkopen

Naast sociale doelstellingen is duurzaamheid de andere component van de Maatschappelijke aspecten van de inkoop, hetgeen ook onderwerp is in de nationale regelgeving (AW2012).

Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld energie verminderen, CO2 reductie of duurzamer materiaalgebruik.

Agentschap NL heeft per productgroep eisen opgesteld die op milieu en sociaal gebied worden toegepast op aan te leveren producten. Alle deelnemers van de ODRN hebben een deelnameverklaring aan het duurzaamheidprogramma van Agentschap NL ondertekend.

De ODRN zal bij alle relevante aanbestedingen de door Agentschap NL opgestelde duurzaamheidscriteria hanteren, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen.

Kostenbeheersing en -reductie

Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit worden bereikt door professionele marktbenadering en een beheerst en beheersbaar inkoopproces. Voor de ODRN die voornamelijk Diensten inkoopt betekent dit dat er zorgvuldig gekeken wordt naar de minimum kwaliteitseis die leidend is en vervolgens naar de daarbij behorende prijsstelling.

De mogelijkheid tot vermindering van de directe en indirecte inkoopkosten zijn het grootst aan de start van het inkoopproces. Onderstaand figuur illustreert dit:

De keuze voor zelf doen of uitbesteden

Inkopen start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens moet, daar waar relevant, worden bepaald of de organisatie zelf in deze behoefte kan en wil voorzien, of dat er moet worden overgegaan tot het inkopen van de vraag. De inkoop- en aanbestedingsprocedure start, bij een wezenlijke verandering van de inkoopbehoefte van de markt met dit strategische inkoopvraagstuk van "make or buy".

Vormen van marktbenadering

Wordt er besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de ODRN het maximale resultaat kan halen uit de markt. Het vaststellen van de te hanteren aanbestedingsprocedure is onderdeel van het vaststellen van de juiste inkoopstrategie.

Drempelbedragen en waardebepaling van een opdracht

Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012. Dat brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te clusteren. Tegelijkertijd houdt de ODRN bij het bepalen van de juiste marktbenadering er rekening mee dat opdrachten niet onnodig samengevoegd worden. Bij deze afweging wordt conform de Gids Proportionaliteit acht geslagen op:

• a.

  de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;

• b.

  de organisatorische gevolgen en risico's van de samenvoeging van de opdrahcten voor aanbestedende dienst en de ondernemer;

• c.

  de mate van samenhang van de opdrachten.

Uiteindelijk wordt per aanbesteding één van de onderstaande marktbenaderingen geselecteerd:

• 1.

  Enkelvoudig onderhands: de ODRN kiest zelf een potentiële leverancier uit. De opdracht wordt niet gepubliceerd en er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijke leveranciers. Deze vorm van marktbenadering wordt slechts in beperkte mate toegepast;

• 2.

  Meervoudig onderhands: de ODRN kiest minimaal drie en maximaal vijf potentiële leveranciers uit, die een offerte uitbrengen. Hier is sprake van beperkte concurrentie;

• 3.

  Nationaal Openbaar aanbesteden: de ODRN publiceert de opdracht via Tendernet of ander medium dat op dat moment voorgeschreven is. Iedere leverancier mag een aanbieding doen: er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke leveranciers;

• 4A.

  Europees aanbesteden van A diensten, werken en leveringen: de ODRN plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. De opdracht is toegankelijk voor alle leveranciers: er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers;

• 4B.

  (Europees) aanbesteden van B diensten: uitgangspunt is dat de ODRN minimaal drie leveranciers selecteert, die een offerte uitbrengen voor een opdracht voor diensten conform de Aanbestedingswet. Indien nodig om te voldoen aan de eis van een "passende mate van openbaarheid" publiceert de ODRN de opdracht openbaar op de voorgeschreven wijze. Bij opdrachten voor 2B diensten kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid tot afwijken.

Iedere twee jaar (elk even jaar) worden de Europese drempelbedragen aangepast. De nieuwe drempelwaarde heeft een directe werking op de inkopen van de ODRN.

Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingen

Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Wel is het mogelijk om gebruik te maken van de uitzonderingen die in de Aanbestedingswet 2012 zijn gedefineerd.

Afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is - mits binnen het kader van de Aanbestedingswet 2012 - slechts toegestaan bij:

• -

  dwingende spoed niet veroorzaakt of te voorzien door de ODRN;

• -

  zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen.

Afwijken mag alleen na positief advies van de controller die desgewenst advies vraagt bij het Inkoopteam van de gastheer, onder opgave van redenen en met schriftelijke toestemming van de manager/gemandateerde van de betrokken afdeling.

Te hanteren selectie- en gunningscriteria

Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningscriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld en tegelijkertijd met de offerteaanvraag gepubliceerd.

Selectiecriteria

De selectiecriteria zijn alle sociale -, milieu -, technische -, financiële -, organisatorische - en economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In de Aanbestedingswet 2012 staan de criteria vermeld die worden toegepast bij Europese aanbestedingsprocedures. Bij de nationaal openbare en onderhandse aanbestedingen wordt de lijn van de Aanbestedingswet 2012 gevolgd.

Voor alle aanbestedingen hanteert de ODRN zoveel mogelijk standaard selectiecriteria, die worden vastgelegd in de inkoop- en aanbestedingsvoorschriften. Hierbij wordt rekening gehouden met de maatschappelijke en economische doelstellingen van de ODRN. Op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Leveranciers die voldoen aan de selectie eisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningscriteria.

Gunningscriteria en beoordeling

Het uitgangspunt voor het bepalen van de gunningscriteria is: het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Gunning kan plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen, als, in uitzonderlijke gevallen, op basis van de laagste prijs. De keuze voor gunnen op basis van laagste prijs dient voor publicatie gemotiveerd te worden. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt verder beschreven in de inkoop- en aanbestedingsvoorschriften.

Omgang met leveranciers

Marktverkenning

De ODRN acht het essentieel dat er voorafgaande aan een aanbesteding een marktconsultatie plaatsvindt. Deze verkenning zal met regionale en landelijke leveranciers plaatsvinden.

Voorkomen van afhankelijkheid

De ODRN vindt het onwenselijk, dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom wil de ODRN bij voorkeur dat de omzet die een leverancier bij de ODRN realiseert, niet groter mag zijn dan maximaal 75% van de gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen, dat een leverancier niet kan voortbestaan als de ODRN, om wat voor reden dan ook, als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken. De ODRN zal specifiek voor de inhuur van personeel de regelgeving betrekken van de flexwet en andere regelgeving op dit vak zoals Waadi en Wet Werk en Zekerheid.

Alle leveranciers hebben gelijke kansen

Zoals gesteld in hoofdstuk 2, hanteert de ODRN de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

De ODRN streeft er specifiek naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken, binnen de mogelijkheden die de Aanbestedingswet 2012 hiervoor biedt. Worden opdrachten toch samengevoegd of niet in percelen opgedeeld dan motiveert de ODRN dit in de aanbestedingsstukken. Ook wordt er optimaal gebruikgemaakt van de mogelijkheden in de wetgeving om sociale - of milieucriteria te stellen.

De inkoopfunctie

Inkoop betreft 'alle handelingen en activiteiten waar een factuur tegenover staat, die door de ODRN moet worden betaald'.

De inkoopfunctie wordt gedefineerd als 'Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (leveringen, diensten en werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de gemeente meest gunstige voorwaarden'. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur:

De ODRN maakt gebruik van het gastheerschap van gemeente Nijmegen, waar ook Inkoopfunctie een onderdeel van uitmaakt (Strategisch en Tactisch). Afspraken hierover zijn opgenomen in de dienstvereleningsovereenkomst betreffende het gastheerschap. Tevens is door de gastheer een accountmanager Inkoop benoemd waarmee alle facetten met betrekking tot inkoopkennis en uitvoering geborgd zijn. De operationele inkoop wordt door ODRN geregeld.

Mocht de ODRN specifieke ondersteuning wensen op het gebied van Inkoop kan gebruik gemaakt worden van de inzet van Team Inkoop van de gastheer.

Onder strategische inkoop wordt verstaan die activiteiten die de positie van een organisatie op de middellange en lange termijn beïnvloeden. Dit bevat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, het vaststellen van een strategie per inkooppakket, hoofdlijnen van leveranciersmanagement en het opzetten van inkoopteams.

Onder tactische inkoop (het aanbestedingsproces) start vanaf het vaststellen van de inkoopbehoefte en het opstellen van de inkoopstrategie. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na vergelijking van meerdere aanbiedingen, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen en eindigt met het gunnen van de opdracht.

De operationele inkoop begint met het plaatsen van een bestelling. Contractbeheer en -management zijn essentiële in deze fase.

Het inkoopproces zal integer, beheersbaar, transparant en verifieerbaar plaatsvinden volgens uniforme inkoopprocedures en bevoegde functionarissen. Alle stappen in het inkoopproces zijn gericht op het realiseren van de inkoopdoelstellingen.

Inrichting inkoopfunctie

Binnen de ODRN is de directeur verantwoordelijk voor het budget. Hij bepaalt samen met het MT de inkoopstrategie voor de inkopen. Hij kan zich hierbij laten ondersteunen en adviseren door de afdeling Inkoop van de gastheer en medewerkers ODRN.

De ODRN is één entiteit. Ze voert een inkoop- een aanbestedingsbeleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften, rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel uit de Aanbestedingswet 2012. Waar mogelijk en wenselijk wordt gestreefd naar het afsluiten van gemeente brede (raam-)contracten voor gelijksoortige inkoopbehoefte.

Rechtmatigheid

Ieder beleid kent haar eigen beheersmaatregelen. Met deze maatregelen wordt bewaakt dat het beleid wordt uitgevoerd zoals afgesproken. De verantwoordelijkheid van de naleving van het beleid ligt bij de directeur. In dat kader moet de directeur actief meewerken aan de diverse beheersmaatregelen om zo de rechtmatigheid van onze inkopen te kunnen garanderen. De beheersmaatregelen zijn:

• -

  In de projectplannen specifiek een apart hoofdstuk opnemen voor Inkoop als het in te kopen bedrag meer bedraagt dan €50.000,-;

• -

  Waar nodig gebruik maken van ondersteuning van Team inkoop via gastheerschap bij opdrachten die meervoudig onderhands, nationaal of Europees worden aanbesteed.

Inkoop klachten loket

Indien marktpartijen klachten hebben over de wijze waarop de ODRN haar opdrachten in de markt zet dan kunnen zij deze klachten melden bij het centrale inkoopklachtenloket bij Team inkoop via gastheerschap. Doel hierbij is:

• -

  Het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, aangedragen door individuele ondernemers, hun brancheorganisaties, dan wel reeds bestaande, al dan niet gerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden;

• -

  De naleving van het motiverings- en transparantiebeginsel ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden.