Nota Reserves en Voorzieningen 2016

Inhoudsopgave

Inleiding

1.Bestuurlijke samenvatting

• 2.1. Reserves

• 2.2. Voorzieningen

• 2.3. Onderscheid reserves en voorzieningen

3.Spelregels reserves

• 3.1 Instellingscriteria reserves

• 3.2 Mutaties reserves

• 3.3 Opheffen reserves

• 3.4 Wijzigen doel of bestemming

• 3.5 Presentatie in jaarrekening

4.Spelregels voorzieningen

• 4.1 Instellingscriteria voorzieningen

• 4.2 Mutaties voorzieningen

• 4.3 Opheffen voorzieningen

• 4.4 Wijzigen doel of bestemming

• 4.5 Presentatie in jaarrekening

5.Beleidsuitgangspunten

• 5.1 Een duidelijke en overzichtelijke indeling van de reserves en voorzieningen

• 5.2 Instellen nieuwe reserves en voorzieningen

• 5.3 Toevoeging en aanwending reserves

• 5.4 Toevoeging en aanwending voorzieningen

• 5.5 Het reservebeleid dient regelmatig te worden geëvalueerd

6.Rentebeleid

• 6.1. Algemeen

• 6.2. Rente bijschrijven op het saldo van de reserve/ voorziening (bestedingsfunctie)

• 6.3. De rente ten gunste brengen van de exploitatie (inkomensfunctie)

7. Resultaatbepaling en -bestemming

8. Weerstandsvermogen

• 8.1. Weerstandsvermogen

• 8.2. Minimale hoogte Algemene reserve

• 8.3. Algemene bedrijfsreserve grondexploitatie

• 8.4. Vrije reserve

9. Toetsing huidige reserves en voorziening

10. Gesloten circuits reserves

11. Slotbepalingen

• 11.1 Citeertitel

• 11.2 Wijziging van de nota

• 11.3 Inwerkingtreding

Bijlage 1 Overzicht reserves en voorzieningen per 1 januari 2015

Inleiding

De belangrijkste doelstelling van de nota reserves en voorzieningen is het (continu) herijken van de reserves en voorzieningen binnen de gemeente Oosterhout.

Deze nota geeft de uitgangspunten voor het vormen, gebruiken en opheffen van reserves en voorzieningen en definieert de bevoegdheden hieromtrent. Daarnaast worden alle aanwezige reserves en voorzieningen kritisch doorgelicht en worden er voorstellen gedaan om bepaalde reserves op te heffen.

In de verordening 212 is door de gemeenteraad ook besloten om deze nota één keer in de vier jaar op te stellen. In 2010 is de nota reserves en voorzieningen voor het laatst door de gemeenteraad vastgesteld.

In deze nota zijn tevens de veranderingen in de wettelijke verslagleggingvoorschriften (Besluit Begroting & Verantwoording) verwerkt. Deze wijzigingen hebben voornamelijk betrekking op voorzieningen.

1. Bestuurlijke samenvatting

Reserves en voorzieningen zijn eenvoudig gezegd geldpotjes waarin middelen zitten voor het bereiken van bepaalde doelstellingen.

Zij kunnen in die vorm verschillende functies hebben, namelijk:

• ▪

  als buffer voor het opvangen van tegenvallers;

• ▪

  als spaargeld voor concrete besteding op een later moment;

• ▪

  als spaarmiddel, waarvan de renteopbrengst als structureel dekkingsmiddel wordt ingezet.

Reserves zijn onder te verdelen in algemene reserves en bestemmingsreserves (al bestemming aangegeven). We spreken over voorzieningen als er sprake is van een verplichting c.q. schuld, gekoppeld aan een bepaald risico. Het belangrijkste verschil tussen reserves en voorzieningen is dan ook dat er bij reserves in principe sprake is van een vrije keuze van het bestuur om gelden apart ter zetten, al dan niet voor een bepaalde bestemming. Bij voorzieningen is er sprake van een oorzaak uit het verleden: er is iets gebeurd wat niet terug te draaien is en wat waarschijnlijk leidt tot lasten in de toekomst die niet waren voorzien. Van een vrije keuze is daardoor geen sprake.

De werking van de bespaarde rente is erg financieel technisch van aard. In het kort komt het er op neer dat door het afzonderen van reserves en voorzieningen het niet nodig is om externe leningen aan te trekken. Hierdoor bespaart de gemeente rentekosten, die anders over deze leningen betaald zou moeten worden. Deze bespaarde rente wordt gezien als een inkomst in de gemeentebegroting.

In de presentatie van de begroting en jaarrekening is het verplicht om alle onttrekkingen en toevoegingen aan reserves apart te presenteren. Hierdoor krijg je een resultaat van baten en lasten voor onttrekkingen en stortingen de reserves en een resultaat na stortingen en onttrekkingen reserves.

Belangrijke algemeen uitgangspunten c.q. spelregels voor reserves en voorzieningen zijn:

• 1.

  Een duidelijke en overzichtelijke indeling van de reserves en voorzieningen: dit betekent onder andere dat het aantal reserves en voorzieningen beperkt blijft tot de hoogst noodzakelijke. Indien er teveel potjes ontstaan (en tot een te grote omvang), bestaat het gevaar dat er onnodig beslag wordt gelegd op de beschikbare gelden. Goede onderbouwing van de reserves en voorzieningen is daarom een vereiste.

• 2.

  Instellen en opheffen van reserves: het instellen en opheffen van reserves is de bevoegdheid van de Raad. Dit past volledig bij het budgetrecht van de Raad.

• 3.

  Toevoeging en onttrekkingen reserves: toevoegingen en onttrekkingen aan reserves moeten in de begroting zijn opgenomen. Indien dit niet het geval is, mag pas na definitieve bepaling van het resultaat in de jaarrekening gestort of onttrokken worden.

• 4.

  Instellen en opheffen van voorzieningen: voorzieningen kunnen, aangezien deze gekoppeld zijn aan risico’s, door het college worden getroffen in de jaarrekening voordat het resultaat wordt bepaald.

• 5.

  Onderbouwing voorzieningen: voor elke voorziening moet een beheerplan aanwezig zijn. Dit beheerplan moet ruim worden gedefinieerd.

• 6.

  Budgetbeheer: alle reserves en voorzieningen zijn gekoppeld aan de producten binnen de gemeente. Via deze koppeling is er ook een directe koppeling met de budgethouder en budgetbeheerder, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de gestelde kaders op het gebied van reserves en voorzieningen.

• 7.

  Het reservebeleid dient regelmatig te worden geëvalueerd. Het College is bevoegd tussentijdse aanpassingen in de nota door te voeren. Dit kan bijvoorbeeld als er sprake is van wijzigingen in de regelgeving. Het College is dan wel verplicht om de raad via de begroting en/of jaarrekening hiervan op de hoogte te stellen.

• 8.

  Rentebeleid: op voorzieningen wordt geen rente bijgeschreven, tenzij deze tegen contante waarde zijn ingesteld. Aan algemene- en bestemmingsreserves wordt in zijn algemeenheid alleen inflatiecorrectie bijgeschreven, tenzij hiervoor specifiek een uitzondering wordt gemaakt. Dit wordt jaarlijks bij het vaststellen van de uitgangspunten van de begroting vastgelegd.

In de voorgaande nota reserves & voorzieningen is de omvang van de Algemene reserve grondbedrijf (ABR) bepaald op € 9 miljoen minimaal en € 12,5 miljoen maximaal. Dit op basis van normen die in het verleden vanuit de provincie gehanteerd werden. Aangezien er geen normen meer vanuit de provincie worden gesteld over de minimale hoogte van de ABR, is het nodig dat de gemeente zelf haar beleid bepaalt omtrent de hoogte van de ABR.

Voor de komende jaren wordt, met het oog op de verschillende grondexploitaties, voorgesteld om de ABR op te hogen naar € 17,5 miljoen. Er zitten momenteel namelijk nog twee grote projecten binnen het grondbedrijf welke nog niet in ontwikkeling zijn genomen, te weten Everdenberg Oost en de Zwaaikom. Voorgesteld wordt om de ABR de komende jaren op te hogen totdat er meer duidelijkheid is over de exploitatie van deze twee projecten.

Via de nota zijn alle huidige reserves en voorzieningen geanalyseerd op basis van de volgende onderdelen:

• •

  Wat is het doel van de reserve of voorziening en is deze doelstelling nog actueel?

• •

  Betreft het hier een reserve of voorziening?

• •

  Hoe wordt omgegaan met de rentetoerekening?

• •

  Gaat het om geoormerkte gelden?

• •

  Ligt er een plan aan ten grondslag en wanneer is dit geactualiseerd?

• •

  Einddatum van de reserve of voorziening?

Dit heeft samenvattend geleid tot:

A. Op te heffen reserves/ voorzieningen

Voorgesteld wordt de volgende reserves/ voorzieningen met een saldo op te heffen:

* Deze bedragen kunnen nog afwijken vanwege werkelijke boekingen in 2015. Indien deze reserves een lager saldo bevatten, zal er ook minder worden overgeheveld naar de bestemmingsreserve sociaal domein.

Voorgesteld wordt de bestemmingsreserve boekwaarde panden op te heffen en dit bedrag (€ 667.000) te storten in de vrije reserve.

Daarnaast wordt voorgesteld om de bestemmingsreserves transitie jeugdzorg en transitie AWBZ op te heffen en het saldo (€ 481.000) toe te voegen bij de bestemmingsreserve sociaal domein.

B. Vaststelling hoogte aantal reserves

Voor de volgende reserves wordt voorgesteld de omvang te verhogen:

Dekking voor deze verhoging is gevonden in de voorziening grondexploitaties binnen het grondbedrijf waartoe reeds in de raadsvergadering van december 2015 (BI.0150540) is besloten.

C. Naamswijziging reserve

In 2018 zal naar verwachting de nieuwe Wet ruimtelijke ordening (Wro) worden ingevoerd. De Wro kent bepalingen over de reserve bovenwijkse voorzieningen. Om spraakverwarring te voorkomen, wordt voorgesteld om onze huidige reserve bovenwijkse voorzieningen (Bovo) te hernoemen naar de reserve infrastructurele werken.

2. Begrippen en wettelijk kader

Het Besluit Begroting en Verantwoorden (BBV) geeft in artikel 42 t/m 45 de kaders aan voor reserves en voorzieningen binnen gemeenten. Daarnaast heeft de commissie BBV nadere invulling hiervan gegeven middels notities, stellige uitspraken en richtlijnen.

2.1. Reserves

Reserves kunnen worden omschreven als vermogensbestanddelen, die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij te besteden zijn. Ze worden gevormd door bestemming van het resultaat. Onttrekkingen en toevoegingen verlopen altijd via de resultaatbestemming en derhalve nimmer via de exploitatie. Dit houdt tevens in dat alle mutaties in de reserves de goedkeuring behoeven van de gemeenteraad.

Er zijn twee soorten reserves (BBV, artikel 43, lid 1): algemene reserves en de bestemmingsreserves.

• 1.

  Algemene reserves zijn reserves waaraan geen bestemming is gegeven, deze dienen om risico’sin algemene zin op te vangen (bufferfunctie);

• 2.

  Bestemmingsreserves zijn reserves waar de raad een bepaalde bestemming aan heeft gegeven.

Reserves en voorzieningen kunnen de volgende functies vervullen:

a. de bufferfunctie

Dit is de belangrijkste functie van het eigen vermogen. Hiermee wordt het mogelijk gemaakt om onverwachte tegenvallers op te vangen om zodoende de continuïteit te waarborgen. Zo is de algemene reserve in principe bedoeld als buffer voor het opvangen van risico’s, waarvan de financiële gevolgen vooraf niet redelijkerwijs zijn in te schatten.

b. de bestedingsfunctie

De bestemmingsreserves en voorzieningen zijn ingesteld met een bepaald doel. Er is in dat geval sprake van een bestedingsfunctie: een reservering om te zijner tijd de realisatie van bepaalde activiteiten mogelijk te maken. In dit soort gevallen wordt het gereserveerde bedrag gebruikt ter dekking van toekomstige lasten.

c. de financieringsfunctie

Op grond van de Wet financiering decentrale overheden (wet Fido) moeten alle investeringsuitgaven worden gefinancierd met langlopende middelen. Dit kan in de vorm van eigen vermogen (reserves) of vreemd vermogen (o.a. voorzieningen en geldleningen). In het eerste geval leent de gemeente als het ware van zichzelf in plaats van derden (dus intern financieren).

d. De inkomensfunctie

Door het gebruiken van de reserves en voorzieningen voor de financiering, wordt aan derden te betalen rente bespaard. De bespaarde rente wordt niet aan de reserves toegevoegd, maar gebruikt als dekkingsmiddel. Wanneer echter deze budgettaire ruimte wordt gebruikt als structureel dekkingsmiddel van exploitatielasten is sprake van beperking in de besteedbaarheid van de reserve. Voorbeeld hiervan binnen onze gemeente is de financieringsreserve.

e. de egalisatiefunctie

Hiermee wordt het mogelijk gemaakt noodzakelijke aanpassingsprocessen geleidelijk (en dus niet schoksgewijs) te laten verlopen. Er ontstaat zodoende een regelmatige verdeling over de jaren heen. Hierbij kan gedacht worden aan het parkeerfonds en de egalisatievoorzieningen afvalverwijdering en riolering.

2.2. Voorzieningen

Doel van het treffen van voorzieningen is dat de gemeente in de toekomst kan voldoen aan financiële verplichtingen en dat duidelijk is wat voor invloed dat heeft op de financiële positie van de gemeente. Voorzieningen zijn passiefposten in de balans, die een schatting geven van de voorzienbare lasten in verband met risico's en verplichtingen, waarvan de omvang en/of het tijdstip van optreden per de balansdatum min of meer onzeker zijn, en die oorzakelijk samenhangen met de periode voorafgaande aan die datum. Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de gemeente.

Onttrekkingen en toevoegingen aan voorzieningen verlopen via de exploitatie.

In artikel 44 van het BBV is over voorzieningen onder andere het volgende opgenomen:

• 1.

  Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a.

    verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

  • b.

    op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c.

    kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

• 2.

  Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten, met uitzondering van de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

• 3.

  Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Toevoeging aan en vrijval van voorzieningen vindt plaats ten laste of ten gunste van de exploitatie(niet via resultaatbestemming zoals bij reserves). Onttrekkingen worden rechtstreeks ten laste van devoorziening gebracht.

Voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een vergelijkbaarvolume mag geen voorziening worden gevormd.

Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan, tenzij de waardering tegen contantewaarde is of voorzieningen als gevolg van bijdragen van derden dit verplicht stellen.

2.3. Onderscheid reserves en voorzieningen

Het belangrijkste onderscheid tussen reserves en voorzieningen is dat er bij reserves in principe sprake is van een vrije keuze van het bestuur om gelden apart te zetten, al dan niet voor een bepaalde bestemming.

Bij voorzieningen is er sprake van een oorzaak uit het verleden: er is iets gebeurd wat niet terug te draaien is en wat waarschijnlijk leidt tot lasten in de toekomst die niet waren voorzien (begroot). Van een vrije keuze is derhalve geen sprake. Wel kunnen soms de gevolgen nog beïnvloed worden. Bij het bepalen van de noodzakelijk omvang van een voorziening wordt hiermee ook rekening gehouden. In onderstaande tabel is het onderscheid tussen reserves en voorziening samengevat.

3. Spelregels reserves

3.1 Instellingscriteria reserves

Algemene reserves

Deze reserves behoren tot het eigen vermogen van de gemeente en dienen om risico’s in algemenezin op te vangen (bufferfunctie).

Bestemmingsreserves

Het uitgangspunt is om de bestemmingsreserves te beperken, zowel in aantal als omvang. Dewettelijke voorschriften over de reserves zijn hier mede bepalend in. Door periodiek de reserves teevalueren wordt voorkomen dat reserves blijven bestaan waarvan het beoogde doel niet meeraanwezig is.

Bij het instellen van reserves moeten de volgende criteria worden gehanteerd:

-Een bestemmingsreserve wordt ingesteld voor een concreet, in principe binnen een voorafbepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doel;

• -

  Het instellen van reserves dient bij raadsbesluit plaats te vinden

• -

  In het raadsbesluit zal, voor zover van toepassing, aangegeven moeten worden:

  • o

    Het doel waarvoor de reserve wordt gevormd.

  • o

    Het motief voor instelling (o.a. nodig voor koppeling met het rentemotief).

  • o

    De gewenste of noodzakelijke, minimale en/of maximale omvang..

  • o

    De omvang en de wijze van stortingen en onttrekkingen (structureel of incidenteel), inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning.

  • o

    Noodzakelijkheid rentetoevoeging en de bepaling van de rente.

  • o

    De einddatum in combinatie met beëindiging bij het onbenut laten van de reserve.

• -

  Voor alle bestemmingsreserves wordt een budgethouder aangewezen.

  Negatieve (bestemmings)reserves zijn niet toegestaan.

3.2 Mutaties reserves

Toevoegingen (stortingen)

• -

  Toevoegingen aan reserves moeten altijd door de raad worden goedgekeurd. Deze goedkeuringis zichtbaar bij een begrotingspost of begrotingswijziging.

• -

  Bij bestemmingsreserves ter dekking van kapitaallasten moet het rentepercentage van derentetoevoeging aan de reserve gelijk zijn aan het rentepercentage van de geactiveerdeinvestering.

Onttrekkingen

• -

  Onttrekkingen aan reserves vinden alleen plaats na besluit van de raad. Deze goedkeuring is zichtbaar bij een begrotingspost of begrotingswijziging.

• -

  Wel is het mogelijk dat een storting of onttrekking kan afwijken van het geraamde bedrag. In dit geval moet dit in de toelichting op de exploitatie duidelijk worden aangegeven en verklaard.

• -

  Onttrekkingen mogen niet tot gevolg hebben dat een reserve negatief wordt

• -

  Bijdragen uit reserves aan de exploitatie zijn gelijk aan de bijbehorende werkelijke lasten.

In aanvulling op de financiële verordening (artikel 6b) geeft de raad het college bevoegdheid ommutaties (toevoegingen of onttrekkingen) te doen in de egalisatiereserves, indien voldaan is aan devolgende voorwaarden:

• a.

  de mutatie past binnen het beleid en de doelstellingen van de egalisatiereserve en

• b.

  de mutatie heeft geen consequenties voor eerder vastgestelde onttrekkingen aan debetreffende reserve in de begroting of meerjarenraming.

3.3 Opheffen reserves

Wanneer het doel op basis waarvan een reserve is gevormd op enig moment vervalt, of devastgestelde einddatum verstreken is, dan dient de reserve te worden opgeheven. Het opheffen vaneen reserve kan alleen door een raadsbesluit.

3.4 Wijzigen doel of bestemming

Als het doel van een reserve in belangrijke mate wijzigt (het nieuwe doel ligt niet in de lijn van hetoorspronkelijk doel), dan dient de reserve vrij te vallen, te worden opgeheven en zal de gewijzigdereserve opnieuw door de raad moeten worden vastgesteld.

3.5 Presentatie in jaarrekening

In de jaarrekening worden toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreservesverwerkt tot maximaal de bedragen die op begrotingsbasis door de raad zijn goedgekeurd. Bijoverschrijding van deze maximale bedragen moet voor het verschil bij resultaatbestemming een

afzonderlijk raadsbesluit worden genomen.

Conform artikel 54 BBV dient in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke reserve ende mutaties (toevoegingen en onttrekkingen) te worden vermeld. Een overzicht per reserve geeftinzicht in:

• -

  Het saldo aan het begin van het boekjaar;

• -

  De toevoegingen of onttrekkingen uit hoofde van het voorgaande boekjaar;

• -

  De toevoegingen of onttrekkingen bij het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening;

• -

  De verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifiekebestemmingsreserve is gevormd;

• -

  Het saldo aan het einde van het boekjaar.

4. Spelregels voorzieningen

4.1 Instellingscriteria voorzieningen

Het BBV schrijft een aantal criteria voor die moeten worden gehanteerd voor het vormen van eenvoorziening:

• -

  Bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in teschatten;

• -

  Bij bestaande risico’s ter zake van te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvangredelijkerwijs is in te schatten;

• -

  Voor egalisatie van sterk wisselende kosten van grote omvang (onderhoud riolering, wegen,gebouwen en dergelijke). De mate waarin schommelingen afgedekt moeten worden is medeafhankelijk van de vraag in hoeverre deze schommelingen verstorend werken op het totaalbeelden daardoor de structurele financiële positie voor de gemeente vertekenen. Incidentele

• -

  schommelingen moeten dus zoveel mogelijk worden verwerkt in de meerjarenramingen. Teronderbouwing van deze kosten dienen actuele beheerplannen of andere deugdelijke calculatiesaanwezig te zijn.

• -

  De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven alsbedoeld in art 35 1b BBV

• -

  Voor van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. Uitgezonderd zijnvoorschotbedragen ontvangen van de Europese en Nederlandse overheidslichamen met eenspecifiek bestedingsdoel ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren art 49b BBV.

Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden uitsluitend bij raadsbesluit ingesteld omdat aandergelijke voorzieningen keuzes ten grondslag liggen, zoals onderhouds- en kwaliteitsniveaus.

Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen of risico’s wordt de raad geïnformeerd.

Elke voorziening moet de omvang hebben van de desbetreffende verplichting of het geschatte risico. Voor elke voorziening moet een beheerplan aanwezig zijn, waarbij een onderbouwing aanwezig is van de voorziening gekoppeld aan het risico dat de gemeente op termijn loopt. Indien er een kans is dat een risico zich zal voordoen en de omvang van het risico niet goed is in te schatten, dan kan er geen voorziening worden getroffen. Het risico moet dan meegenomen worden in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing (W&R) bij de meerjarenbegroting en jaarstukken.

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

4.2 Mutaties voorzieningen

Toevoegingen

Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor verplichtingen en risico’s. Ze mogen daarom niet groter ofkleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Toevoegingen moeten zijngebaseerd op de gewenste of noodzakelijke omvang. Voorzieningen ter egalisatie van kosten wordenafgestemd op de door de raad bepaalde kaders (in het bijzonder de beheerplannen). Indien eenvoorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijke niveau, valt het meerdere vrijten gunste van de exploitatie. Bij tekorten dienen de voorzieningen te worden aangevuld. Dit betekent dat een voorziening door het college wordt getroffen in de jaarrekening voordat het resultaat wordt bepaald.

Bestedingen

Bestedingen ten laste van de voorzieningen vinden alleen plaats indien de onttrekkingen zijn geplandbij de vorming van de voorziening. Deze staan in directe relatie tot het doel van de voorziening en nabesluitvorming door het college van burgemeester en wethouders. In de jaarrekening wordt inzicht

gegeven in de bestedingen ten laste van de voorzieningen. Bestedingen worden rechtstreeks ten lastevan een voorziening verantwoord en blijven buiten de exploitatie.

Autorisatie van bestedingen vindt plaats door:

Vooraf

• -

  Het nemen van een raadsbesluit over de vorming van voorzieningen ter egalisatie van kosten en

• -

  de vaststelling van beheerplannen die daar aan ten grondslag liggen.

• -

  Vaststelling van de begroting en begrotingswijzigingen waarin toevoegingen en bestedingenworden aangegeven.

Achteraf

• -

  De jaarrekening waarin de bestedingen worden verantwoord en elke voorziening wordt toegelicht.

4.3 Opheffen voorzieningen

Voorzieningen worden opgeheven als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening isgevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Indien dit een gevolg is van veranderingen in wet- enregelgeving is een raadsbesluit niet nodig.

Voorzieningen ter egalisatie van kosten worden opgeheven na een besluit van de raad. Wanneer eenvoorziening wordt opgeheven valt een eventueel saldo vrij ten gunste van de exploitatie.

4.4 Wijzigen doel of bestemming

Het doel van voorziening kan niet wijzigen, gegeven het verplichtende karakter en de strakke kaders.

Indien het doel niet meer bestaat of wijzigt wordt de voorziening opgeheven. Voor het veranderde doelkan indien nodig een nieuwe voorziening worden ingesteld.

4.5 Presentatie in jaarrekening

Conform artikel 55 BBV dient in de toelichting op de balans de aard en de reden van elke voorziening,

de mutaties (toevoegingen en bestedingen ) te worden vermeld. Per voorziening moet inzicht gegeven

worden in:

• -

  Het saldo aan het begin van het begrotingsjaar

• -

  De toevoegingen

• -

  De bedragen die ten gunste van de exploitatie (rekening van baten en lasten) zijn vrijgevallen

• -

  De bestedingen / aanwendingen

• -

  Het saldo aan het einde van het begrotingsjaar

Als aanvulling hierop worden in het kader van de autorisatie van de bestedingen ook de begrote aanwendingen vermeld en afwijkingen toegelicht.

5. Beleidsuitgangspunten

5.1 Een duidelijke en overzichtelijke indeling van de reserves en voorzieningen

Dit betekent onder andere dat het aantal reserves en voorzieningen beperkt blijft tot de hoogst noodzakelijke. Reserves en voorzieningen dienen onderbouwd te worden. De doelstelling dient helder te zijn, de noodzakelijke omvang alsmede de wijze (en omvang) van stortingen en beschikkingen. Indien er teveel potjes ontstaan (en tot een te grote omvang), bestaat het gevaar dat er onnodig beslag wordt gelegd op gemeenschapsgelden.

5.2 Instellen nieuwe reserves en voorzieningen

Indien zich de noodzaak voordoet nieuwe reserves en voorzieningen in te stellen, gebeurt dit bij besluit van de gemeenteraad. Het budgetrecht ligt namelijk bij de gemeenteraad. In het raadsbesluit dienen in ieder geval de volgende bestanddelen opgenomen te worden: het doel, de budgethouder, de voeding, de maximale hoogte, de maximale duur en het verloop van de toevoegingen cq. onttrekkingen.

5.3 Toevoeging en aanwending reserves

In de begroting wordt een zo reëel mogelijk beeld gegeven van de toevoegingen en aanwendingen van de reserves in een bepaald jaar. Nieuwe toevoegingen en aanwendingen worden in principe alleen via P&C-producten tot stand gebracht. Toevoeging en aanwending van reserves gebeurt bij besluit van de gemeenteraad.

5.4 Toevoeging en aanwending voorzieningen

Zoals in het hoofdstuk voorzieningen al is vermeld, moet een voorziening de omvang hebben van de betreffende verplichting (of risico). De voeding van de voorzieningen vindt plaats via de exploitatie, maar de onttrekkingen geschieden rechtstreeks ten laste van de voorziening.

5.5 Het reservebeleid dient regelmatig te worden geëvalueerd

In de verordening 212 is hierover bepaald dat de nota reserve en voorzieningen eens in de vier jaar zal worden geëvalueerd en opnieuw ter vaststelling aan de gemeenteraad zal worden aangeboden.

Ook tussentijds kan hiertoe aanleiding bestaan (bijvoorbeeld door aanpassing van regelgeving). Bij de jaarlijkse begroting en in de jaarrekening in de paragraaf weerstandsvermogen wordt verder aandacht besteed aan het reservebeleid.

5.6 Rentebeleid

In hoofdstuk 6 wordt de het rentebeleid geschetst met betrekking tot reserves en voorzieningen. Algemene kader hieruit is:

• •

  Op voorzieningen wordt geen rente bijgeschreven, tenzij deze tegen contante waarde zijn ingesteld;

• •

  Bestemming van de rente op reserves vindt zichtbaar plaats via een apart product 980 in de exploitatie: mutaties in de reserves;

• •

  Aan algemene- en bestemmingsreserves wordt in zijn algemeenheid alleen inflatiecorrectie bijgeschreven, tenzij hiervoor specifiek een uitzondering wordt gemaakt.

• •

  De rekenrente bedraagt in 2016 4,5%. In de jaarlijkse begroting wordt dit percentage getoetst aan de hand van de gemiddelde renteomslag. Wanneer marktontwikkelingen hiertoe noodzaken, worden voorstellen gedaan in het begrotingsproces om dit aan te passen.

6. Rentebeleid

6.1. Algemeen

Door het vormen van reserves en voorzieningen wordt vermogen afgezonderd. Reserves behoren tot het eigen vermogen en voorzieningen tot het vreemde vermogen.

Door de reserves en voorzieningen te gebruiken als financieringsmiddel wordt rente bespaard die anders betaald zou moeten worden voor het aantrekken van vreemd vermogen.

De bespaarde rente komt tot uitdrukking in een rentetoerekening (rentekosten over het eigen vermogen en voorzieningen, die een fictieve rentelast is). De rentelast, die ontstaat, wordt uiteindelijk toegerekend aan de producten via de investeringslasten. Tegenover deze rentelast staat een even grote bespaarde rente die als volgt bestemd kan worden:

• •

  De rente bijschrijven op het saldo van de reserve;

• •

  De rente ten gunste brengen van de exploitatie.

Om ervoor te zorgen dat reserves en voorzieningen wel (deels) vrij besteedbaar blijven, wordt een deel van de rente-inkomst geblokkeerd in de meerjarenbegroting. Het bedrag wordt bepaald door een beeld te schetsen van de ontwikkeling van de reserves en voorzieningen in meerjarig perspectief.

De bespaarde rente wordt binnen de begroting zichtbaar als inkomst en wordt berekend via de rekenrente (2016: 4,5%) over alle reserves en voorzieningen.

6.2. Rente bijschrijven op het saldo van de reserve/ voorziening (bestedingsfunctie)

Algemeen kader in verband met rente bijschrijven aan reserves en voorzieningen is als volgt:

• •

  Rentetoerekening aan voorzieningen is wettelijk niet toegestaan. Dit omdat een voorziening niet groter of kleiner mag zijn dan de verplichting of het risico waarvoor ze is ingesteld (tenzij voorziening berekend is op contante waarde);

• •

  Het direct toekennen van rente aan reserves is niet toegestaan. Dit dient separaat zichtbaar plaats te vinden via de exploitatie (zie hoofdstuk 5).

• •

  Het doel van rentebijschrijving op reserves is het corrigeren voor inflatie, zodat de waarde van de reserves gelijk blijft. Vandaar dat de rentebijschrijving gekoppeld wordt aan het inflatiecijfer wat jaarlijks in de begroting wordt vastgesteld. Hiermee wordt een onbedoeld spaareffect voorkomen.

  Dit met uitzondering van de reserves waarvan de rente structureel ten gunste van de exploitatie wordt gebracht. Rente wordt dan bijgeschreven op de volgende reserves:

  • o

    algemene reserve (deel bufferfunctie)

  • o

    vrije reserve;

  • o

    algemene bedrijfsreserve grondexploitatie;

  • o

    reserve bovenwijkse voorzieningen

  • o

    alle bestemmingsreserves

    (uitzondering reserve investeringsprojecten waarbij rekenrente wordt gehanteerd).

6.3. De rente ten gunste brengen van de exploitatie (inkomensfunctie)

De bespaarde rente over de financieringsreserve wordt structureel ingezet ten behoeve van de exploitatie. Het voordeel hiervan is dat de rente als algemene dekking wordt opgenomen. Het nadeel hiervan is echter dat de bestedingsvrijheid van deze reserve vastligt omdat in meerjarig kader met de rentebaten in de exploitatie rekening is gehouden. De financieringsreserve is daardoor structureel geblokkeerd.

7. Resultaatbepaling en -bestemming

De gemeente stelt voorafgaand aan het begrotingsjaar een begroting vast waarin wordt bepaald of er gespaard (toegevoegd aan reserves) of niet gespaard (onttrokken aan reserves) gaat worden. Er bestaat namelijk een resultaat vóór reserves (resultaatbepaling) en een resultaat na reserves (resultaatbestemming). Het resultaat na bestemming is het feitelijke saldo van de begroting, aangezien hierin alle onttrekkingen en stortingen zijn verwerkt waartoe de gemeenteraad in het verleden heeft besloten.

In geval van een investering ten laste van de vrije reserve, betekent dit in de praktijk dat de jaarlijkse kapitaallasten in de begroting worden opgenomen. Deze kapitaallasten worden vervolgens ook jaarlijks onttrokken uit de reserve. Hierdoor drukken de kapitaallasten per saldo niet op de exploitatie en worden deze dus uit de reserve bekostigd. Het voordeel van deze methode is dat de kosten zichtbaar worden op de diverse producten.

Schematisch:

8. Weerstandsvermogen

8.1. Weerstandsvermogen

Op basis van de BBV dienen de risico’s die de gemeente loopt in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting te worden opgenomen. Deze verplichting geldt ook bij de jaarrekening, de paragraaf bevat dan de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragraaf in de begroting is opgenomen.

Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen enerzijds de weerstandscapaciteit (de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn structureel te dekken) en anderzijds alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het gaat om die elementen, waarmee tegenvallers eventueel bekostigd kunnen worden, bijvoorbeeld de algemene reserve, maar ook de onbenutte belastingcapaciteit en stille reserves.

Het rijk en de provincie Noord-Brabant hanteren geen voorschriften omtrent de noodzakelijke hoogte van een dergelijke buffer. Ook zijn er geen algemene rekenmethoden, waarmee de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen kan worden bepaald.

Sommige provincies geven minimumnormen voor de algemene (vrij besteedbare) reserve, waarbij een percentage wordt genomen van de algemene uitkering uit het gemeentefonds vermeerderd met de inkomstenmaatstaf OZB. De norm van een bepaald bedrag per woonruimte of per inwoner wordt ook wel toegepast. Veel toegepast is echter aansluiting te zoeken bij het risicoprofiel van de gemeente. De gangbare norm van het weerstandsvermogen (= de som van het weerstandscapaciteit gedeeld door de som van de risico’s) is een verhouding van 1 tot 1,5 en kan als voldoende worden gekwalificeerd. De norm voor het weerstandsvermogen wordt door de raad vastgesteld.

In de meest actuele nota risicomanagement wordt aandacht besteed aan de doelstelling van risicomanagement, het risicoprofiel van de gemeente, inventarisatie van risico’s en aan de verankering van risicomanagement in de reguliere werkprocessen.

Twee maal per jaar wordt de risicoparagraaf geactualiseerd. In de begroting wordt in de paragraaf weerstandsvermogen het totale financiële vergeleken met het beeld van de stand van zaken omtrent het weerstandsvermogen.

8.2. Minimale hoogte Algemene reserve

De doelstelling van de algemene reserve is:

• 1.

  het tijdelijk opvangen van negatieve exploitatieresultaten. De benodigde omvang is sterk afhankelijk van de interne beheersing van de bedrijfsprocessen. Als de planning- en controlcyclus goed functioneert dan zullen via bijsturing tekorten/overschotten in de uitvoering van de begroting met behulp van een aanpassingsproces in uiterlijk 2 à 3 jaar weer worden gecorrigeerd.

• 2.

  onvoorzienbare externe ontwikkelingen op te vangen.

Het ministerie van BZK stelt in zijn algemeenheid geen eisen ten aanzien van het niveau van de algemene reserve. In het besluit begroting en verantwoording (BBV) is alleen voorgeschreven dat de gemeente zelf haar beleid bepaalt ten aanzien van de algemene reserve.

In de voorgaande nota reserves & voorzieningen is het niveau van de algemene reserve bepaald op € 5 miljoen. Door bijschrijving van rente op deze reserve is de stand inmiddels opgelopen naar € 5.231.000.

Voorgesteld wordt om de algemene reserve op dit niveau te handhaven en deze (op basis van de uitgangspunten bij de begroting) alleen jaarlijks te corrigeren voor inflatie.

8.3. Algemene bedrijfsreserve grondexploitatie

De algemene bedrijfsreserve is een algemene reserve binnen de grondexploitaties. Deze is te vergelijken met de Algemene Reserve op concernniveau. De inzetbaarheid van de algemene bedrijfsreserve beperkt zich tot zaken die een duidelijk raakvlak hebben met het taakgebied grondexploitatie. Deze reserve kan worden aangewend voor het voeren van een actief grondbeleid, maar dient tevens als buffer voor het afdekken van mogelijke verliezen en risico’s.

Voor de wenselijke omvang van het weerstandsvermogen zijn een groot aantal factoren van belang, zoals de omvang van de geïnvesteerde bedragen (de boekwaarden), de looptijd van de exploitaties, de risico’s van prijs- en rentestijgingen voor de exploitatiekosten, prijsdalingen voor de grondverkopen, tegenvallende subsidies en afzetstagnaties. Ingeval van samenwerking met projectontwikkelaars is ook de soliditeit van de betreffende ontwikkelaar een risicofactor. Tenslotte is de mate waarin voornoemde risico’s zijn afgedekt een belangrijk element. Kortom er is een groot aantal factoren van belang bij het bepalen van het benodigd weerstandsvermogen. Deze factoren laten zich niet in alle gevallen vastleggen in concrete cijfers.

In de voorgaande nota reserves & voorzieningen is de omvang van de Algemene reserve grondbedrijf (ABR) bepaald op € 9 miljoen minimaal en € 12,5 miljoen maximaal. Dit op basis van normen die in het verleden vanuit de provincie gehanteerd werden. Aangezien er geen normen meer vanuit de provincie worden gesteld over de minimale hoogte van de ABR, is het nodig dat de gemeente zelf haar beleid bepaalt omtrent de minimale hoogte hiervan.

Voor de komende jaren wordt voorgesteld om de ABR op te hogen naar € 17,5 miljoen. Naast de huidige risico’s binnen de grondexploitaties zitten er nog twee grote projecten binnen het grondbedrijf welke nog niet in ontwikkeling zijn genomen, te weten Everdenberg Oost en de Zwaaikom. Voorgesteld wordt om de ABR de komende jaren op te hogen totdat er meer duidelijkheid is over de ontwikkeling van de projecten binnen de grondexploitatie.

Voorgesteld wordt om een minimumbedrag van de Algemeen Bedrijfsreserve, zoals deze gehanteerd is in de voorgaande nota reserves en voorzieningen, los te laten. De omvang van de ABR zal gerelateerd worden aan de risico’s binnen het grondbedrijf.

Middels het Meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) zal de omvang van de ABR worden gemonitord. Wanneer er aanleiding is om de omvang van de ABR te verlagen, zal dit middels het MPG worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

8.4. Vrije reserve

De vrije reserve vormt onderdeel van de algemene reserves. De vrije reserve wordt in principe gevoed vanuit de winsten van de diverse grondexploitaties/ grondverkopen.

Een belangrijk kader voor de vrije reserve is dat investeringen alleen voor dekking vanuit reserves in aanmerking komen indien wordt voldaan aan de volgende criteria:

• a.

  de kapitaallasten van de investering worden niet in de kostprijs of in een tarief verdisconteerd;

• b.

  de investering kent een lange afschrijftermijn en komt in principe niet in aanmerking om op termijn te worden vervangen.

De vrije reserve kan en mag niet negatief worden. Bij tekorten binnen de vrije reserve is het geen optie om extra geldleningen af te sluiten, aangezien het hier gaat om een dekkingsprobleem (geen financieringsprobleem).

Jaarlijks wordt via de perspectiefnota/ begroting en de jaarrekening de vrije reserve herijkt, waarbij de actuele stand in beeld wordt gebracht en een doorkijk wordt gegeven in toekomstige uitgaven en inkomsten.

Aangezien de voeding van de vrije reserve met name vanuit de positieve resultaten uit de grondexploitaties plaatsvindt, worden sinds 2010 de positieve resultaten uit grondexploitaties automatisch (binnen de jaarrekening) gestort in de vrije reserve. Hierdoor zijn de winstnemingen niet meer direct zichtbaar in het rekeningresultaat, hetgeen een zuiverder beeld geeft van de reguliere exploitatie. Voorgesteld wordt om deze beleidslijn te handhaven.

9. Toetsing huidige reserves en voorziening

Voor het toetsen van de huidige reserves en voorzieningen gelden de volgende criteria:

• •

  Wat is het doel van de reserve of voorziening en is deze doelstelling nog actueel?

• •

  Betreft het hier een reserve of voorziening?

• •

  Hoe wordt omgegaan met de rentetoerekening?

• •

  Gaat het om geoormerkte gelden?

• •

  Ligt er een plan aan ten grondslag en wanneer is dit geactualiseerd?

• •

  Einddatum van de reserve of voorziening?

In bijlage 1 is een overzicht gegeven van alle reserves en voorzieningen per 1 januari 2015. Voor de uitgebreide beschrijving van de doelstelling, stortingen, beschikkingen en bijzonderheden voor de afzonderlijke reserves en voorzieningen wordt verwezen naar het aparte bijlagenboek.

Onderstaand is aangegeven voor welke reserves/ voorzieningen besloten wordt tot opheffing, herschikking van bedragen of samenvoeging. Tot slot wordt een aantal reserves gefixeerd qua hoogte.

A. Op te heffen reserves/ voorzieningen

Voorgesteld wordt de volgende reserves/ voorzieningen met een saldo op te heffen:

Voorgesteld wordt de bestemmingsreserve boekwaarde panden op te heffen en dit bedrag (€ 667.000) te storten in de vrije reserve.

Daarnaast wordt voorgesteld om de bestemmingsreserves transitie jeugdzorg en transitie AWBZ op te heffen en het saldo (€ 481.000) toe te voegen bij de bestemmingsreserve sociaal domein.

B. Vaststelling hoogte aantal reserves

Voor de volgende reserves wordt voorgesteld de omvang te verhogen:

Dekking voor deze verhoging is gevonden in de voorziening grondexploitaties binnen het grondbedrijf waartoe reeds in de raadsvergadering van december 2015 is besloten.

In bijlage 1 is het totaal van alle reserves en voorzieningen weergegeven per 1-1-2015. In een apart bijlagenboek zijn alle reserve en voorzieningen uitgewerkt.

10. Gesloten circuits reserves

Onderstaande reserves zijn zogenaamde gesloten circuits. Dit betekent praktisch dat overschotten c.q. tekorten via de reserves lopen.

Voorgesteld wordt om bovenstaande posten ook als zodanig in de jaarrekening te behandelen en mutaties op deze reserves direct in de jaarrekening te verwerken.

11. Slotbepalingen

11.1 Citeertitel

Deze nota wordt aangehaald als de Nota Reserves en Voorzieningen gemeente Oosterhout 2016 – 2019.

11.2 Wijziging van de nota

Indien wet- en regelgeving of andere omstandigheden dit vereisen wordt deze nota opnieuw beoordeeld op toepasbaarheid en actualiteit en, waar nodig, aangepast.

11.3 Inwerkingtreding

Deze nota treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2016.