Beleidsregels ten aanzien van briefadressen en de uitvoering van het beleid

Beleidsregels ten aanzien van briefadressen en de uitvoering van het beleid

Regel 1: maximaal twee briefadressen per adres

Een briefadres kan alleen verleend worden op een particulier adres, waar nog geen ofslechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres afgegeven aan een gezinals één briefadres. Dit betekent dat er maximaal twee personen of twee gezinnen eenbriefadres kunnen hebben op één adres. Deze regel moet voorkomen dat briefadressen afgegeven worden tegen betaling van een maandelijks bedrag. Het vermoeden is namelijk dat deze briefadressen gebruikt worden door personen, die wel degelijk een woonadres hebben, maar niet op dat adres geregistreerd willen of mogen worden. Het in stand houden van commerciële briefadresgevers werkt fraude en misbruik in de hand en dient dan ook te worden tegengegaan.

Regel 2: een briefadres wordt voor een periode van maximaal zes maanden afgegeven.

In het algemeen is een briefadres een tijdelijk adres. Om het tijdelijke karakter te bevestigen is besloten om een briefadres in het algemeen voor een periode van maximaal zes maanden af te geven. Na het verloop van deze periode, moet de burger worden ingeschreven op een woonadres waar hij feitelijk verblijft. Hierop zijn een aantal uitzonderingen mogelijk. Deze uitzonderingen hebben te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Te denken valt daarbij aan bijvoorbeeld schippers. Zolang ze varen kunnen ze immers niet ingeschreven worden op een woonadres. Gedurende de periode dat ze varen kunnen zij kiezen voor een briefadres bij een particulier. Wel wordt het recht op het briefadres periodiek getoetst door Team Dienstverlening Algemeen. Daarnaast dient een uitzondering te worden gemaakt voor personen die verblijven in een instelling als bedoeld in artikel 67 van de Wet gba.

Regel 3: in de beleidsregel wordt overgangsrecht opgenomen voor bestaande gevallen.

Voor briefadressen die al zijn toegekend vóór inwerkingtreding van deze beleidsregels wordt een overgangsperiode van maximaal zes maanden gehanteerd. Daarna wordt een eventueel verzoek om verlenging getoetst aan deze beleidsregels. De beleidsregel gaat bij nieuwe aanvragen direct en onverkort gelden. Dit betekent dat voor nieuwe situaties geen overgangsperiode wordt opgenomen.

Regel 4: een uitzondering te maken op regel 1 en 2 voor personen die verblijven in een instelling als bedoeld in artikel 67, derde en vierde lid, van de Wet Gba.

Een dergelijke uitzondering kan ook worden gemaakt voor opvarenden van een schip. Deze mensen hebben evenmin een vast adres, zodat ook voor wordt toegestaan een briefadres aan te houden.

Werkwijze

Wanneer iemand in de gemeente Ooststellingwerf een briefadres aanvraagt, moet worden bepaald of de aanvraag in behandeling kan worden genomen. Voor de behandeling van een aangifte van een briefadres is het volgende nodig:

• ·

  een schriftelijke verklaring van de adresgever dat erin wordt toegestemd dat de aanvrager daar een briefadres mag realiseren;

• ·

  kopie legitimatie adresgever;

• ·

  een schriftelijke motivering van de aanvrager, waarom hij een briefadres wil;

• ·

  kopie legitimatiebewijs van de aanvrager;

• ·

  de volledig ingevulde vragenlijsten van zowel de aanvrager als de adresgever.

Om te voorkomen dat niet ieder verzoek om briefadres zonder meer wordt ingewilligd is het aan te raden om verzoeken om briefadres indringend te beoordelen aan artikel 70 van de Wet gba (zie hiervoor onder 4.4). Op basis van de door betrokkene verstrekte informatie wordt bezien of de door hem of haar aangedragen redenen voldoende zijn om het verzoek om briefadres in te willigen. Daarnaast wordt bij het al dan niet toekennen van een briefadres het aangescherpte beleid zoals deze is neergelegd in de beleidsregel betrokken. Daarbij wordt gekeken naar de duur van het briefadres en het aantal briefadressen.

Wanneer betrokkene niet in aanmerking komt voor een briefadres dan wordt er door of namens burgemeester en wethouders een afwijzend besluit genomen. Dit betekent dat aan de aanvrager schriftelijk mededeling wordt gedaan dat hij/zij niet wordt ingeschreven op het gevraagde briefadres. Een dergelijke mededeling is ingevolge artikel 83, aanhef en onder a, van de Wet gba een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Dit betekent ook dat tegen een afwijzing rechtsmiddelen - bezwaar en (hoger) beroep) - kunnen worden aangewend.

Zoals beschreven onder punt 4.4 is het uit het oogpunt van zorgvuldigheid en voor een goede motivering van het besluit wenselijk om voorafgaand aan het definitieve besluit, eerst een voornemen tot weigering uit te doen. Betrokkene wordt dan de mogelijkheid om eerst zijn zienswijze in te dienen tegen het bestaande voornemen om afwijzend op zijn verzoek te besluiten. Daarmee wordt tevens recht gedaan aan de artikelen 3:2 en 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht.

Mocht er wel worden ingestemd met het gedane verzoek om briefadres dan wordt daarvan eveneens schriftelijk mededeling gedaan. Dit laatste is overigens geen besluit in de zin van de Awb. Wel dient betrokkene er op te worden gewezen dat in beginsel slechts voor de duur van een half jaar een briefadres wordt toegekend. Daarna dient er een verzoek om verlenging te worden ingediend (zie hiervoor 4.5 t/m 4.7). Een verzoek om verlenging wordt op dezelfde manier behandeld als een eerste aanvraag om briefadres.

Een punt van aandacht tot slot is verder dat indien er geen verzoek om verlenging wordt gedaan en door de briefadreshouder ook op andere wijze geen initiatief wordt genomen tot adreswijziging. Dit kan aanleiding zijn voor de uitvoerende afdeling om een dergelijk briefadres in onderzoek te zetten. In de voor betrokkene meest ongunstige situatie kan dat dan uiteindelijk leiden tot ambtshalve inschrijving “land onbekend” zoals bedoeld in artikel 47 van de Wet gba.

Bij het voeren van dergelijke procedure dient ook te worden vastgehouden dat een dergelijke mededeling een besluit is in de zin van artikel 1:3 van de Awb. Een dergelijk besluit biedt tevens de mogelijkheid van bezwaar en beroep.

Handhaving

Handhaven als sluitstuk van de verplichting tot het doen van aangifte van adreswijziging.

Het nalaten van de wettelijke plicht tot aangifte van adreswijziging door de burgers zorgt ervoor dat de gemeente op haar beurt niet kan voldoen aan de plicht om de adresgegevens overeenkomstig de feitelijke werkelijkheid te registreren. De consequenties hiervan zij al aan de orde geweest onder 3.2 van deze notitie. De afnemers van de gba krijgen niet de adresgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun (publiekrechtelijke) taak. Verder is al aangestipt dat dit ook bij calamiteiten kan dat leiden tot cruciale belemmeringen, enerzijds bij de opsporing en registratie van mogelijke slachtoffers en anderzijds bij het generen en verstrekken van informatie. De mogelijkheid bestaat om een strafrechtelijke boete op te leggen op grond van artikel 147 van de Wet gba. Om artikel 147 voornoemd goed te kunnen uitvoeren is het van belang dat er over het vervolgingsbeleid afspraken worden gemaakt met het Openbaar Ministerie en de politie.

Uitgangspunt bij handhaving van artikel 147 van de Wet gba is dat gemeente ervan uitgaat dat burgers te goeder trouw zijn, maar dat in bijzondere situaties toch aangifte zal worden gedaan wanneer er twijfel bestaat over de integriteit van betrokkenen. Men kan daarbij denken aan de situatie dat er een sterk vermoeden van fraude is of dat er sprake is van het opzettelijk doen van valse aangifte adreshouding.

Uitzonderingen.

Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij een spanningsveld ontstaat tussen de uitoefening van de wettelijke regels en andere maatschappelijke belangen. Als voorbeeld geldt de situatie waarbij personen direct gevaar lopen voor lijf en goed zoals bij eerwraak. Deze situaties verdienen een bijzonder zorgvuldige behandeling. Handhaving hiervan zal plaatsvinden in overleg met het hoofd Publiekscentrum dan wel de verantwoordelijk portefeuillehouder.

Terugmeldplicht binnengemeentelijke afnemers.

Een bijzondere vorm van handhaven is het gebruik maken van adresgegevens die als gevolg van fraudeonderzoek aan het licht zijn gekomen. Het gaat daarbij om gegevens die door fraudeonderzoek door andere afdelingen aan het licht zijn gekomen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor de correctie van adresgegevens in de basisadministratie.

Men kan hierbij denken aan het voorbeeld van een gescheiden echtpaar dat administratief op verschillende adressen woonachtig is, een niet rechtmatige uitkering geniet en feitelijk op één adres woonachting is. Het doel van de verwerking van de fraudegegevens dient ter correctie van de gba met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens. Daarmee is de verenigbaarheid ten aanzien van het gebruik van gegevens, die in casu door Team Dienstverlening Samenleving worden verwerkt, voor correctie in de gemeentelijke basisadministratie bereikt en voldaan aan de wettelijke regel van artikel 9, tweede lid, Wet bescherming persoonsgegevens.

Deze nota wordt aangehaald als de “Notitie beleidsregels met betrekking tot het hanteren van briefadressen (als bedoeld in artikel 49 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens) Deze nota is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf op 18 december 2012 en bekendgemaakt door middel van publicatie in De Nieuwe Ooststellingwerver op 27 december 2012.