Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Oostzaan

Ondertekening

Toelichtingop de artikelen "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Oostzaan".

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De raad eist een minimaal aantal uit te voeren interne onderzoeken per jaar van het college. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar doelmatigheid en onderzoeken naar doeltreffendheid.

De onderzoeken naar doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zicht ten eerste richten op de sectoren van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en de gemeentelijke taak minimaal eens in de zoveel tijd worden onderzocht. Hier kan iedere gemeente zelf de gewenste periode aangeven. Aanbevolen wordt eenmaal in de twee raadsperioden.

De onderzoeken naar de doeltreffendheidvindenplaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

• a.

  het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijke scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven;

• b.

  de reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad. college), sectoren en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, sectoren en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke sectoren en niet gemeentelijke instelling bij het onderzoek worden betrokken;

• c.

  hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoort);

• d.

  een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen;

• e.

  onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al dan niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijkse werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

  Artikel 4. Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te verstrekken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarstukken en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6. Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad kan indien nodig bij raadsbesluit, hetgeen is gebeurd. het vaststellen van de verordening met maximaal een jaar uit te stellen.

Artikel 7. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.

Artikel 8. Vaststelling.

De ondertekening van uitgaande stukken van de raad door de burgemeester is in het nieuwe duale bestel gehandhaafd (artikel 75, lid 1 Gemeentewet). Door de komst van de griffier zijn de taken van de gemeentesecretaris gewijzigd. De secretaris hoeft niet meer aanwezig te zijn bij de vergadering van de raad. Deze taak wordt overgenomen door de griffier (artikel 107b Gemeentewet). Door deze wijziging is het niet meer de secretaris die alle stukken van de raad mede ondertekent. De griffier moet de uitgaande stukken van de raadsvergaderingen medeondertekenen (artikel 107c Gemeentewet).