Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2005 voor de gemeente Oostzaan

Artikel 1 Begripsomschrijvingen.

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  De Wet:de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (Staatsblad 1994, nummer 494);

• b.

  Verordening GBA: : de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Oostzaan 2005;

• c.

  Basisadministratie: : De gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• d.

  GBA: de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e.

  Verantwoordelijke: de rechtspersoon of bestuursorgaan dat het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt, in de gemeente Oostzaan is dat het college van Burgemeester en wethouders;

• f.

  Beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens en als zodanig op grond van de beheerregeling voor de Gemeentelijke basisadministratie 2005 is aangewezen;

• g.

  bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd;

• h.

  Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen;

• i.

  Afnemer: Bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1: 1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

• j.

  Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 96 van de wet vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Om dit te kunnen realiseren zijn er verbanden tussen verschillende gemeentelijke administraties gelegd. Het gaat daarbij om de volgende administraties:

1.Globit BRS - basisregistratie

Deze administratie wordt gebruikt voor de volgende afdelingen:

• -

  Burgerzaken;

• -

  Financiën en belastingen;

De beheerder van Globit BRS is de Beleidsmedewerker burgerzaken.

De administratie wordt bijgehouden met als doel verbanden te kunnen leggen tussen de hierna volgende administraties:

2.GIDAB / Cipers - bevolking

Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling burgerzaken. De administratie wordt bijgehouden met als doel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk het beheer van de gemeentelijke basisadministratie personen. De beheerder van de administratie is de beleidsmedewerker Burgerzaken.

3.Globit VHS/VWS - Heffingen. inningen. waarderingen en kwijtscheldingen

Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling Financiën en belastingen. De administratie wordt gebruikt om te voldoen aan de wettelijke taak namelijk het bijhouden van de gemeentelijke heffingen- en inningenadministratie. De beheerder van de administratie is het hoofd van de sector Inwonerszaken en Middelen.

4.Globit GKS - Kadaster

Deze administratie wordt gebruikt door de afdeling Financiën en belastingen. In de administratie worden de kadastrale object- en subjectgegevens bijgehouden. De administratie wordt gebruikt ter ondersteuning van de heffingen- en Reglement gemeentelijke basisadministratie gemeente Oostzaan 2005 inningenadministratie. De beheerder van de administratie is het hoofd van de sector Inwonerszaken en Middelen.

Doel van het leggen van verbanden is ervoor te zorgen dat de integriteit, volledigheid, tijdigheid en betrouwbaarheid van de gegevens in de GBA en de gekoppelde informatiesystemen wordt verbeterd.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:

• 1.

  • - de beheerder;

    • -

      de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling burgerzaken; .

• 2.

  met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft gegevens die zijn vastgelegd in bijlage A -autorisatieformulier inzage in de GBA- van het procedureboek privacybescherming persoonsgegevens.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de Gemeentelijke basisadministratie Persoonsgegevens en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden:

• 1.

  Ten behoeve van respectievelijk representatie en de uitvoering van wettelijke taken worden aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de sectoren Inwonerszaken en Middelen alsmede Grondgebiedzaken systematische gegevens verstrekt.

Het betreffen de volgende gegevens:

• a.

  College van B&W

  • -

    -jubilerende echtparen en de oudste inwoners.

• b.

  Burgemeester

  • -

    -gegevens m.b.t. Koninklijke onderscheidingen.

• c.

  Inwonerszaken en Middelen

  • -

    Huwelijk en partnerschap; - Binnenverhuizingen;

• • -

    Vestigingen;

• • -

    Geboorte;

  • -

    Overlijden;

  • -

    Ontbindingen huwelijk en partnerschap; - Emigraties;

  • -

    Verkiezingen;

  • -

    Vernamingen en vernummeringen.

• d.

  Grondgebiedzaken

  - Adresgegevens.

• 2.

  Ten behoeve van de uitvoering van wettelijke taken worden aan de regiopolitie Zaanstreek/Waterland ad-hoc gegevens verstrekt.

Het betreffen de volgende gegevens:

• -

  vestiging;

• -

  binnenverhuizingen;

• -

  vertrek;

• -

  overlijden;

• -

  geslachtswijziging;

• -

  nationaliteitswijziging;

• -

  naamswijziging;

• -

  ouderwijziging;

• -

  vernamen/vernummeren ;

• -

  ongedaan maken overlijden;

• -

  actualiseren gezagsverhoudingen.

Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

• Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonische verzoeken slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:

• 1.

  geen twijfel bestaat dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegde persoon binnen de organisatie;

• 2.

  op basis van vooraf gemaakte afspraken;

• 3.

  de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen.

Artikel 9 Doel van de basisadministratie

De basisadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

• a.

  informatie leveren aan cluster burgerzaken ten behoeve van een doelmatige vervulling van de haar opgedragen taak;

• b.

  de afnemers, genoemd in de artikelen 12. tweede lid en 13 van dit reglement, te voorzien van gegevens, voorzover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers;

• c.

  de derden, genoemd in artikel 13 van dit reglement, voorzien van gegevens in die gevallen als bedoeld in dit reglement;

• d.

  een ingeschrevene en een geregistreerde van hem betreffende gegevens te voorzien;

• e.

  informatie te leveren ten behoeve van instellingen voor de gezondheidszorg en/of wetenschappelijke doeleinden.

Artikel 10 Categorieën van Personen van wie gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens

• De basisadministratie bevat:

• a.

  van de ingeschrevene de aangehaakte gegevens als aangehaald in artikel 4, tweede lid en artikel 6 van dit reglement;

• b.

  van de geregistreerde de persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet en de aangehaakte gegevens.

Artikel 11 Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden verkregen uit de basisadministratie op aangifte van de burger of middels verzoek tot plaatsing van een afnemersindicatie van de binnengemeentelijke afnemers.

Artikel 13 Verstrekkingen en gegevens die worden verstrekt

Aan afnemers en derden kunnen op hun verzoek aangehaakte gegevens worden verstrekt voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene of geregistreerde niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 14 Verwijdering van gegevens

Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisadministratie verwijderd na een strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 4 weken.

Artikel 15 Protocolplicht.

De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 13 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de ingezetene onevenredig schaadt.

Artikel 17 Recht op correctie

Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 36, lid 1 Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij de verantwoordelijke.

Artikel 18 Vernietiging

Vernietiging van aan gehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet.

Artikel 19 Teruamelding

De binnengemeentelijke afnemers van gegevens uit de basisadministratie zijn verplicht de verschillen met de eigen administratie te melden aan de beheerder.

Artikel 20 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen in het krachtens het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beveiligingsplan.