Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan houdende regels omtrent instructie voor de griffier (Instructie voor de griffier van de gemeente Oostzaan 2013)

Artikel 2:1

• 1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

• 2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

Leidinggeven en management

Artikel 2:2

• 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan medewerkers van de griffie.

• 2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

• 4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

• 5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

• 6. De griffier is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en regelt in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap voor de griffie.

Bestuurlijk en ambtelijk overleg

Artikel 2:3

• 1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie.

• 2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris over onder meer de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

Agendering

Artikel 2:4

• 1. De griffier ondersteunt de raad bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de informatieronde / politieke ronde).

• 2. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

Bestuurlijke besluitvorming

Artikel 2:5

• 1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

• 2. De griffier is aanwezig bij de bijeenkomsten van de raad, de vergaderingen van het presidium en expliciet door de raad daartoe aangewezen groepen/commissies/organen;

• 3. De griffier draagt zorg voor een correcte voorbereiding, uitvoering en afhandeling van de bijeenkomsten van de raad en uit de raad ontstane groepen/commissies/organen.

• 4. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s, stukken en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

• 5. De griffier staat de voorzitter van de raad en uit de raad ontstane groepen/commissies /organen ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en verloop van de vergaderingen

• 6. De griffier stimuleert en coacht (zonder onderscheid en neutraal) de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

• 7. De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

Ondersteuning bij onderzoek

Artikel 2:6

• 1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie die de raad kan instellen op grond van artikel 81o a van de gemeentewet.

• 2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

• 3. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Communicatie en voorlichting

Artikel 2:7

• 1. De griffier is verantwoordelijk voor de (digitale) publicatie en ter inzage legging van de agenda’s raadsbesluiten en verslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad en de voorronden.

• 2. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

• 3. De griffier neemt actief deel aan relevante netwerken zoals van griffiers, zowel regionaal als landelijk.

Verhindering en vervanging

Artikel 2:8

• 1. Indien de griffier (meer dan 14 werkdagen) verhinderd is het ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.