Reglement voor de ambtelijke bijstand

Artikel 1 Het vragen van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2.

  Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 4.

  De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 Het verlenen en weigeren van ambtelijke bijstand

• 1.

  Een ambtenaar verleent de in artikel 1 bedoelde ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd.

• 3.

  Indien de ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Het beslissen over ambtelijke bijstand in conflictgevallen

• 1.

  Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester.

• 2.

  De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 De kwaliteit van de ambtelijke bijstand

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien het overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Informeren portefeuillehouder

De gemeentesecretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder desgewenst informatie over ingediende verzoeken om ambtelijke bijstand.

Artikel 6 Commissieleden

De in voorgaande artikelen geregelde ambtelijke bijstand geldt ook voor commissieleden die geen raadslid zijn.

Artikel 7 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement voor de ambtelijke bijstand.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van 5 november 2002.

• 2.

  De Verordening inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad d.d. 6 juni 1994 wordt ingetrokken.

  De raad voornoemd,

  De Voorzitter, De Griffier,

  Toelichting op het Reglement voor de ambtelijke bijstand.

  Algemeen

  Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben.

  Het betreft hier de verhouding tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De ambtenaren werken doorgaans voor het college. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde de wet dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

  In de gemeente Opsterland is gekozen voor één griffiefunctie (de griffier). Er zal dus voorlopig geen grotere griffieorganisatie zal ontstaan. Om die reden zal de griffier ten aanzien van een aantal werkzaamheden regelmatig een beroep moeten kunnen doen op de reguliere ambtelijke organisatie. In dit reglement worden de verhoudingen tussen raad, griffie en ambtelijke organisatie geregeld.

  Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het ook voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Die scheidslijnen kunnen ook een spanningsveld oproepen als de raad in zijn controlerende taak ambtelijke bijstand vraagt. Zo kan een raadslid er belang bij hebben dat zijn onderzoek (nog) niet bekend is bij het college. En kan een ambtenaar onder druk komen te staan doordat zijn werkzaamheden voor de raad de portefeuillehouder niet welgevallig zijn.

  Voorshands zien we echter nog geen aanleiding deze problematiek in regeltjes vast te leggen in het reglement voor de ambtelijke bijstand. Als hieraan behoefte ontstaat kan die regeling alsnog worden opgenomen.

  In de verordening is ook geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

  De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

  Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De Bestuurlijke werkgroep dualisering die het dualiseringsproces heeft voorbereid, heeft aangegeven voorlopig nog geen behoefte te hebben aan uitwerking van het recht op fractieondersteuning. Om die reden is hierover in dit reglement niets opgenomen.

  In het modelreglement van de VNG is ook een bepaling opgenomen over de registratie van verzoeken om ambtelijke bijstand. Ter voorkoming van extra administratieve handelingen is deze bepaling vooralsnog niet opgenomen. Indien de noodzaak in de praktijk blijkt (grip op omvang ambtelijke bijstand), kan alsnog een bepaling hieromtrent aan het reglement worden toegevoegd.

  Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Het vragen van ambtelijke bijstand

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of het verzoek rechtstreeks neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In het voorliggende reglement is er om praktische redenen van uitgegaan dat raadsleden zich rechtstreeks tot ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie kunnen wenden.

Een alternatief is om alle verzoeken om informatie of bijstand eerst voor te leggen aan de griffier. De keuze is uiteraard aan de raad.

Artikel 2 Het verlenen en weigeren van ambtelijke bijstand

Beoordeling of één van de genoemde weigeringgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 3 Het beslissen over ambtelijke bijstand in conflictgevallen

In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4 De kwaliteit van de ambtelijke bijstand

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.

Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

De ambtenaar die bijstand verleent aan de raad of raadsleden blijft wel onderdeel uitmaken van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand behoort tot de normale uitoefening van zijn of haar taak. Bij het niet goed uitoefenen van die taak behoudt het college (gemeentesecretaris of het afdelingshoofd) dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 5 Informeren portefeuillehouder

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Portefeuillehouder en secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Artikel 6 Commissieleden

Omdat in onze gemeente commissieleden zijn benoemd die geen deel uitmaken van de gemeenteraad is in dit artikel het recht van ambtelijke bijstand ook op hen van toepassing verklaard.

Artikel 7 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen toelichting.