Regeling vervallen per 29-03-2019

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeente Oud-Beijerland

Geldend van 01-01-2012 t/m 28-03-2019

Intitulé

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeente Oud-Beijerland

De raad van de gemeente Oud-Beijerland,

Gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen de :

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur.

 

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • 1.

    Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • 2.

    DoeltreffendheidDe mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

  • 1 Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de bedrijfsvoering en de uitvoering van taken door de gemeente. Onderwerpen van onderzoek worden jaarlijks op basis van actuele accountantsrapportages, rekenkamerrapportages, risico-inventarisatie, interne controles bepaald.

  • 2 Het college toetst periodiek de doeltreffendheid van een in een programma of paragraaf opgenomen activiteit. Onderwerpen van onderzoek worden op basis van politieke relevantie bepaald.

Artikel 3 Onderzoeksplan

  • 1 De algemeen directeur doet jaarlijks na overleg met de controller een voorstel voor selectie en prioritering van de onderzoeksonderwerpen in het concept-onderzoeksplan.

  • 2 Het financieel belang, twijfel aan effectiviteit/ efficiency, fraduegevoeligheid, twijfel over kwaliteit van de informatie en politieke prioriteit vormen de selectiecriteria voor de te houden onderzoeken.

  • 3 In het jaarplan worden de budgetten en arbeidscapaciteit in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken, aangegeven.

  • 4 Het onderzoeksplan over de te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid wordt ter kennisgeving naar de raad verstuurd.

Artikel 4 Uitvoering onderzoeken

  • 1 De onderzoeken uit het onderzoeksplan worden uitgevoerd door een auditteam onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller. De medewerkers die belast worden met de uitvoering van een onderzoek uit het onderzoeksplan vormen het auditteam.

  • 2 Het onderzoek kan worden uitgevoerd door medewerkers van de gemeente of door derden. Medewerkers van de gemeente die belast worden met het onderzoek mogen in hun dagelijkse werkzaamheden betrokken zijn bij het onderzoeksobject . Analyses en aanbevelingen tot verbetering dienen echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand te komen en uitgevoerd te worden door medewerkers die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

  • 3 Het auditteam heeft toegang tot alle documenten en bestanden over de gemeentelijke bedrijfsvoering die zij in het kader van een onderzoek uit het onderzoeksplan van belang achten.

Artikel 5 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekking

  • 1 De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen. De rapportage wordt ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

  • 2 Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

     

Artikel 7 Inwerkingtreding

  • 1 Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012.

  • 2 Deze verordening treedt in de plaats van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeente Oud-Beijerland vastgesteld door de raad op 27 februari 2007.

Artikel 8 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur van de gemeente Oud-Beijerland”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 november 2011.
De griffier, de voorzitter,
 
E. Bunt K. Tigelaar
 
Bekendgemaakt in De Schakel: 1 februari 2011.
 

Toelichting 1 Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2. OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Om zoveel mogelijk in te kunnen spelen op actuele onderwerpen wordt het onderwerp van onderzoek jaarlijks gekozen, waarbij wordt ingespeeld op wat uit onderzoeken door de accountant, rekenkamer, risico-inventarisatie of uit interne controles is gebleken.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. De basis hiervan wordt gevonden in de kwaliteitscyclus interne beheersing. Op grond van deze notitie wordt jaarlijks een intern controleplan gemaakt, waarbij het onderzoeksplan krachtens artikel 213a van de gemeentewet onderdeel is. In lid 2 wordt aangegeven welke criteria worden gebruikt om te bepalen welke onderwerpen zich lenen voor een nader onderzoek.

Het onderzoeksplan geeft een volledig beeld van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De aard en de diepgang van de onderzoeken kan verschillen. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt.

In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan moet worden opgenomen. Mogelijkheden hiervoor zijn:

  • 1.

    Het object van een onderzoek: aangegeven wordt wat de afbakening van het onderzoek is.

  • 2.

    Relevantie van het onderzoek; aangegeven wordt wat het belang is van het te onderzoeken deel van de bedrijfsvoering, gemeentelijke taak, programma of paragraaf is en wat eventueel de aanleiding voor de keuze van het onderzoeksobject is.

  • 3.

    De reikwijdte van het onderzoek: De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

  • 4.

    De onderzoeksmethode: benchmarking, systeemtoets accountant, enquête, enzovoorts.

  • 5.

    Duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

  • 6.

    Hoe het onderzoeksteam is samengesteld en op welke wijze het onderzoek wordt uitgevoerd. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbetering worden gegarandeerd.Het college meent dat het uitwerken van deze aspecten in een onderzoeksplan onnodig veel tijd vergen en toch al de basis vormt voor een onderzoek.

Artikel 4 Uitvoering OnderzoekHet onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid mag worden uitgevoerd met eigen personeel of personeel van derden. De gemeente Oud-Beijerland beschikt niet een afzonderlijke audit-functie. Met het samenstellen van een auditteam onder leiding van de concerncontroller wordt er invulling gegeven aan deze wettelijk verplichte functie.

Artikel 5. Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 7. InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op 1 januari 2012.

Artikel 8. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.