Regeling Budgethouderschap

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oud-Beijerland,

Gelet op artikel 212 Gemeentewet en artikel 5 lid 1 van de Financiële verordening;

STELT VAST:

Inhoudsopgave

Artikel 1. Begripsbepalingen 3

Artikel 2. Doelstellingen van deze regeling 4

Artikel 3. Toewijzing van producten en projecten 4

Artikel 4. Algemene regels budgethouderschap 5

Artikel 5. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden algemeen directeur 5

Artikel 6. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden directeur 6

Artikel 7. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden afdelingshoofd 7

Artikel 8. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden projectleider buiten de lijn 8

Artikel 9. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden medewerkers 9

Artikel 10. Rollen afdeling Financiën 9

Artikel 11. Regels voor projecten 10

Artikel 12. Regels over raming-, inkoop- en aanbestedingsverschillen 11

Artikel 13. Afwijkingsbevoegdheid 11

Artikel 14. Slotbepalingen 12

Bijlage 1 Schematische weergave toewijzing producten en projecten

Bijlage 2 Relatie Regeling budgethouderschap en Inkoopbeleid

Bijlage 3 Procedure aanbesteding- en inkoopvoordelen.

Bijlage 4 Format Mijlpaal Projectopdracht (fase 1 van de twee fasen structuur)

Bijlage 5 Format Mijlpaal Projectontwerp (fase 2 van de twee fasen structuur)

Artikel 1. Begripsbepalingen

het college : College van Burgemeester en Wethouders van Oud-Beijerland.

algemeen directeur : De ambtenaar die verantwoordelijk is voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.

directeuren: De ambtenaar die ter ondersteuning van de algemeen directeur is belast met de aansturing van (een deel van) de organisatie (artikel 1 d van de Organisatieverordening,).

afdelingshoofden : De ambtenaar die is belast met de dagelijkse leiding van een afdeling (artikel 1 g van de Organisatieverordening). .

projectleider: De ambtenaar die belast is met het realiseren van een project.

programma:Een samenhangend geheel van activiteiten. Per programma zijn de volgende onderdelen beschreven:

De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten;

De wijze waarop ernaar gestreefd wordt die effecten te bereiken;

De trends en ontwikkelingen; en

De raming van de baten en lasten.

De programma’s worden door de Raad bepaald. De Raad stelt ieder jaar de programma’s vast in de programmabegroting. Een programma bestaat uit producten en projecten. Het college is verantwoordelijk voor de realisatie van de programma’s.

product: Samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken. In de productenbegroting worden de producten jaarlijks bepaald.

project: Een eenmalige vernieuwing, verbetering of verandering die door middel van een nieuw, tijdelijk samenwerkingsverband (projectorganisatie) wordt gerealiseerd. Een project kan binnen de lijn worden uitgevoerd. De projectleider valt dan onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd. Een project kan buiten de lijn worden geplaatst. De projectleider valt dan voor wat betreft het project onder de verantwoordelijkheid van één van de directeuren.

budget: Een budget is een productbudget of projectbudget. Als in deze regeling over budget wordt gesproken dan worden beide soorten budgetten bedoeld.

productbudget: Door het college beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een bepaald product. Het zijn budgetten die voor een bepaald jaar beschikbaar worden gesteld.

projectbudget: Door het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van uitgaven voor een project. Deze budgetten worden voor de duur van het project beschikbaar gesteld (kunnen dus jaaroverstijgend zijn).

gecalculeerd budge t -Het budget dat berekend wordt ter voorbereiding op de inkoop of aanbesteding. Het is een verdere concretisering van budget dat benodigd is.

budget verant- Degene die mag tekenen voor opdrachten, betalingen,

woordelijke : budgetwijzigingen en budgetverschuivingen.

ramingverschil :Verschil tussen het budget dat bij de begroting is bepaald en het gecalculeerde budget dat ter voorbereiding van de inkoop of aanbesteding verder is geconcretiseerd is.

inkoopverschil:Verschil tussen het gecalculeerde budget en het werkelijke inkoopbedrag.

aanbestedingsverschil: Verschil tussen het gecalculeerde budget en het werkelijke aanbestedingsbedrag (aanneemsom).

P&C-instrumenten : De P&C-instrumenten, zoals genoemd in deze regeling, zijn de begroting, de perspectiefnota, jaarrekening en het werkplan.

meer - of minder werk : Werk dat niet in het project was voorzien en niet in het projectbudget is opgenomen.

stel- en verrekenpost :De in de aanneemsom opgenomen post die nader geconcretiseerd dient te worden en derhalve nog verandering kan ondergaan.

werkplan :De capaciteitsraming per medewerker van een afdeling. De beschikbare capaciteit van de afdeling wordt afgezet tegen de benodigde capaciteit.

Artikel 2. Doelstellingen van deze regeling

De regeling stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

De regeling is bedoeld om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die in het geding zijn bij de realisatie van gemeentelijke producten en projecten helder en eenduidig te formuleren.

Het invullen van het budgethouderschap door het formuleren van eenduidige financiële kaders en regels, zodanig dat:

er geen verplichtingen plaatsvinden zonder de vereiste autorisatie; en

bij overschrijdingen budgetten worden aangepast of worden geactualiseerd;

Algemene middelen op een sobere doch effectieve manier worden ingezet.

Artikel 3. Toewijzing van producten en projecten

Het college wijst de verantwoordelijkheid voor de realisatie van alle producten en projecten toe aan de algemeen directeur.

De algemeen directeur kan de verantwoordelijkheid voor de realisatie van producten en projecten toewijzen aan de directeur.

De (algemeen) directeur kan de verantwoordelijkheid voor de realisatie van producten toewijzen aan een afdelingshoofd.

De (algemeen) directeur kan de verantwoordelijkheid voor de realisatie van projecten toewijzen aan een afdelingshoofd (projecten binnen de lijn) of projectleider (projecten buiten de lijn).

Het afdelingshoofd kan een medewerker aanwijzen die verantwoordelijk is voor het beheer van een product of project. Het afdelingshoofd blijft echter eind- en dus budgetverantwoordelijk.

Bij toewijzen van producten of projecten aan een directeur, afdelingshoofd of projectleider bestaat een rapportageplicht aan degene die het heeft toegewezen.

De toewijzing van producten en projecten vindt plaats bij het vaststellen van de productenbegroting.

Ter beschikking gestelde budgetten groter dan € 100.000 worden in principe aangemerkt als projectbudget, tenzij onderbouwd is dat de aard van de werkzaamheden niet voldoen aan de definitie van een project zoals omschreven in lid 1 onder h.

Artikel 4. Algemene regels budgethouderschap

Degene aan wie het product of project wordt toegewezen is budgetverantwoordelijk met uitzondering van projecten buiten de lijn, hiervoor is de (algemeen) directeur budgetverantwoordelijk.

De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk dat de in Titel 1 van de Regeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid gestelde doelstellingen voor zover als mogelijk worden nagekomen.

De budgetverantwoordelijke tekent pas voor opdrachtverstrekkingen als het inkoopbedrag binnen de gestelde inkoopgrenzen valt en het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals opgenomen is gevolgd. Voor de inkoopgrenzen wordt verwezen naar het inkoopbeleid.

De budgetverantwoordelijke tekent voor budgetwijzigingen en budgetverschuivingen en betalingen.

Artikel 5. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden algemeen directeur

Algemeen

De algemeen directeur is het hoofd van de ambtelijke organisatie en aan het college verantwoording verschuldigd voor de realisatie van de producten en projecten, zoals deze zijn vastgelegd in de productenbegroting en de tussentijdse wijzigingen.

De algemeen directeur kan op elk moment aan de directeur, afdelingshoofden en projectleiders informatie opvragen over de stand van zaken van de producten en projecten die hij heeft toegewezen.

De algemeen directeur wordt periodiek geïnformeerd door de directeuren zodat hij zijn verantwoordelijkheid kan dragen.

De algemeen directeur wordt periodiek geïnformeerd door de afdelingshoofden en projectleiders, waaraan hij direct producten en projecten heeft toegewezen.

Planningen control activiteiten

De algemeen directeur stelt de aan hem toegewezen programmabladen en productbladen op voor de begroting, perspectiefnota en jaarrekening.

De algemeen directeur beoordeelt de werkplannen voordat deze aan het college worden voorgelegd. Hij zorgt ervoor dat capaciteitstekorten van oplossingsvoorstellen zijn voorzien.

Opdrachtverstrekkingen

De algemeen directeur is gemachtigd om binnen de vastgestelde begroting en aan hem toegewezen producten en projecten uitgaven te doen en middelen te ontvangen, binnen de gestelde grenzen van het inkoopbeleid. Voor deze grenzen wordt verwezen naar het inkoopbeleid.

Budgetverschuivingen

De algemeen directeur is bevoegd om budgetten over te hevelen tussen producten en projecten die onder eenzelfde programma vallen voor zover de programmadoelen niet wijzigen. Hij rapporteert hierover aan het college. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de P&C-instrumenten of het A1 Wijzigingsformulier productenraming.

De algemeen directeur kan alleen met schriftelijke toestemming van het college, budgetten overhevelen tussen producten en projecten die onder verschillende programma’s vallen. Hij maakt hiervoor gebruik van een B&W-besluit of de P&C-instrumenten.

De in lid 8 en 9 genoemde budgetverschuivingen worden via de P&C-instrumenten ter vaststelling voorgelegd aan de raad (zie ook de Financiële Verordening).

Budgetafwijkingen

De algemeen directeur legt afwijkingen van programmadoelen en financiële afwijkingen groter dan € 10.000 van het budget vooraf aan het college en geeft een alternatieve dekking aan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een Voorstel Tot Besluit (VTB).

De algemeen directeur rapporteert afwijkingen kleiner dan € 10.000 van het budget middels de periodieke rapportages aan het college.

Voor afwijkingen die vooraf voorgelegd moeten worden aan de Raad geldt artikel 4 van de Financiële Verordening.

Rapportageplicht

De algemeen directeur rapporteert periodiek aan het college over de realisatie van het raads- en het collegeprogramma.

De algemeen directeur zorgt ervoor dat de programmabegroting, - rekening en perspectiefnota aan het college worden voorgelegd.

De algemeen directeur zorgt ervoor dat de productenbegroting en –rekening aan het college worden voorgelegd.

Het college verleent aan de algemeen directeur decharge in het kader van de goedkeuring van de jaarstukken.

De algemeen directeur zorgt ervoor dat de werkplannen met oplossingsvoorstellen voor knelpunten aan het college worden voorgelegd.

De algemeen directeur bepaalt hoe, waarover en wanneer de directeuren, afdelingshoofden en projectleiders hem informeren over de uitvoering van de onder deze regeling aan hen opgedragen taken.

Artikel 6. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden directeur

Algemeen

De directeur is aan de algemeen directeur verantwoording verschuldigd voor de realisatie van de aan hem toegewezen producten en projecten zoals deze zijn vastgelegd in de productenbegroting en de tussentijdse wijzigingen.

De directeur kan op elk moment aan de afdelingshoofden en projectleiders informatie opvragen over de stand van zaken van de producten en projecten die hij heeft toegewezen.

De directeur wordt periodiek geïnformeerd door de afdelingshoofden en projectleiders over de producten en projecten die hij heeft toegewezen.

Planning en control activiteiten

De directeur stelt de aan hem toegewezen programmabladen en productbladen op voor de begroting en jaarrekening.

De directeur beoordeelt de werkplannen van de afdelingen die hij hiërarchisch aanstuurt. Hij zorgt ervoor dat de afdelingen oplossingen aandragen voor capaciteitstekorten.

Opdrachtverstrekkingen

De directeur is gemachtigd om binnen de vastgestelde begroting en de aan hem toegewezen producten en projecten uitgaven te doen, binnen de gestelde grenzen van het inkoopbeleid. Voor deze grenzen wordt verwezen naar het inkoopbeleid.

Budgetverschuivingen

De directeur is bevoegd met schriftelijke toestemming van de algemeen directeur om budgetten over te hevelen tussen producten en projecten die onder eenzelfde programma vallen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de P&C-instrumenten of het A1 Wijzigingsformulier productenraming. Hij rapporteert hierover aan de algemeen directeur en het college.

De directeur kan alleen met schriftelijke toestemming van de algemeen directeur en het college, budgetten overhevelen tussen producten en projecten die onder verschillende programma’s vallen. Hij maakt hiervoor gebruik van een Voorstel Tot Besluit (VTB) of de P&C-instrumenten.

De in lid 7 en 8 genoemde budgetverschuivingen worden via de P&C-instrumenten voorgelegd aan de raad (zie ook 212 Financiële Verordening).

Budgetafwijkingen

De directeur rapporteert afwijkingen van programmadoelen en financiële afwijkingen groter dan € 10.000 van het budget vooraf aan de algemeen directeur en het college en geeft een alternatieve dekking aan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een Voorstel Tot Besluit (VTB).

De directeur rapporteert afwijkingen kleiner dan € 10.000 van het budget middels de periodieke rapportages aan de algemeen directeur.

Voor afwijkingen die vooraf voorgelegd moeten worden aan de Raad geldt artikel 4 van de Financiële Verordening.

Rapportageplicht

De directeur rapporteert periodiek aan de algemeen directeur over de realisatie van de aan hem toegewezen producten en projecten.

Artikel 7. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden afdelingshoofd

Algemeen

Het afdelingshoofd is aan de (algemeen) directeur verantwoording verschuldigd voor de realisatie van de aan hem toegewezen producten en projecten zoals deze zijn vastgelegd in de productenbegroting en de tussentijdse wijzigingen.

Het afdelingshoofd kan het beheer van een product of project overdragen aan een medewerker. Het afdelingshoofd blijft eindverantwoordelijk en dus ook budgetverantwoordelijk.

Het afdelingshoofd kan op elk moment aan de medewerkers en projectleiders informatie opvragen over de stand van zaken van de producten en projecten die hij heeft toegewezen.

Het afdelingshoofd wordt periodiek geïnformeerd door de medewerkers en projectleiders zodat hij zijn verantwoordelijkheid kan dragen.

Voor specifieke regels voor projecten wordt verwezen naar artikel 10.

Planning en control activiteiten

Het afdelingshoofd stelt de aan hem toegewezen productbladen (inclusief de bijbehorende projectbudgetten) en projectbladen (de zogenaamde investeringsproducten) op voor de begroting, perspectiefnota en jaarrekening.

Het afdelingshoofd stelt zijn werkplan (capaciteitsplan) op voor de afdeling. Hij maakt een voorstel om eventuele capaciteitstekorten op te lossen.

Opdrachtverstrekkingen

Het afdelingshoofd is gemachtigd om binnen de vastgestelde begroting en de aan hem toegewezen producten en projecten uitgaven te doen, binnen de gestelde grenzen van het inkoopbeleid. Voor deze grenzen wordt verwezen naar het inkoopbeleid.

Budgetverschuivingen

Het afdelingshoofd is bevoegd om binnen het aan hem toegewezen product- of projectbudget te schuiven voor zover de product- of projectdoelen en het totaal van lasten en baten niet wijzigt. Hij rapporteert hiervoor aan de directeur.

Budgetafwijkingen

Het afdelingshoofd rapporteert afwijkingen van programmadoelen en financiële afwijkingen groter dan € 10.000 van het budget vooraf aan de (algemeen) directeur en het college en geeft een alternatieve dekking aan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Voorstel tot Besluit (VTB).

Het afdelingshoofd rapporteert afwijkingen kleiner dan € 10.000 van het budget middels de periodieke rapportages aan de (algemeen) directeur.

Voor afwijkingen die vooraf voorgelegd moeten worden aan de Raad geldt artikel 4 van de Financiële Verordening.

Rapportageplicht

Het afdelingshoofd rapporteert periodiek aan de (algemeen) directeur over de realisatie van de aan hem toegewezen producten en projecten.

Artikel 8. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden projectleider buiten de lijn

Algemeen

In dit artikel worden de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van projectleiders beschreven van projecten die buiten de lijn vallen. Hiervoor wordt een aparte projectorganisatie ingericht en de projectleider rapporteert direct aan de (algemeen) directeur. Projectleiders met een project binnen de lijn vallen onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd (artikel 7 is dan van toepassing).

De projectleider is aan de (algemeen) directeur verantwoording verschuldigd voor de realisatie van het aan hem toegewezen project zoals deze is vastgelegd in de productenbegroting en de tussentijdse wijzigingen.

De (algemeen) directeur is budgetverantwoordelijk voor het projectbudget.

Voor specifieke regels voor projecten wordt verwezen naar artikel 11.

Planning en control activiteiten

De projectleider stelt voor het aan hem toegewezen project de projectbladen (de zogenaamde investeringsproducten) op voor de begroting, perspectiefnota en jaarrekening.

De projectleider stelt een werkplanformulier op waarin de capaciteitsraming voor het project wordt bepaald. Deze werkplanformulieren stuurt hij toe naar de betreffende afdelingshoofden.

Opdrachtverstrekkingen

De projectleider mag alleen met toestemming van de directeur verplichtingen aangaan voor het aan hem toegewezen project. Hij dient hierbij ook rekening te houden met de grensbedragen van het inkoopbeleid (zie het inkoopbeleid).

Budgetverschuivingen

De projectleider is bevoegd om binnen het projectbudget te schuiven voor zover de projectdoelen niet en het totaal van lasten en baten niet wijzigt. Hij rapporteert hierover aan de directeur.

Budgetafwijkingen

De projectleider rapporteert afwijkingen van projectdoelen en financiële afwijkingen groter dan € 10.000 van het budget vooraf aan de directeur en het college en geeft een alternatieve dekking aan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een Voorstel Tot Besluit (VTB).

De projectleider rapporteert afwijkingen kleiner dan € 10.000 van het budget middels de periodieke rapportages aan de directeur.

Voor afwijkingen die vooraf voorgelegd moeten worden aan de Raad geldt artikel 4 van de Financiële Verordening.

Rapportageplicht

De projectleider rapporteert periodiek aan de directeur over de realisatie van het aan hem toegewezen project.

Artikel 9. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden medewerkers

Algemeen

Het afdelingshoofd kan het beheer van een product of project overdragen aan een medewerker. Het afdelingshoofd blijft eindverantwoordelijk.

Planning en control activiteiten

De medewerker ondersteunt het afdelingshoofd bij het invullen van de product of projectbladen.

De medewerker ondersteunt het afdelingshoofd bij het invullen van de werkplanformulieren voor projecten en klussen van de afdeling.

Opdrachtverstrekkingen

De medewerker ondersteunt het afdelingshoofd bij het aangaan van verplichtingen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de grensbedragen van het inkoopbeleid (zie het inkoopbeleid).

Budgetverschuivingen en –afwijkingen

De medewerker ondersteunt het afdelingshoofd bij budgetverschuivingen en –afwijkingen

Rapportageplicht

De medewerker rapporteert periodiek aan het afdelingshoofd over het beheer van het product of project

Artikel 10. Rollen afdeling Financiën

Algemeen

Afdelingshoofd Financiën kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Afdelingshoofd Financiën draagt er zorg voor, dat de algemeen directeur, de directeuren, de afdelingshoofden en projectleiders beschikken over tijdige en volledige informatie over hun budgetten.

Afdeling Financiën draagt zorg voor de inrichting van financiële administratie.

Afdeling Financiën heeft verder een ondersteunende, adviserende, controlerende en uitvoerende rol.

Ondersteunende rol

Afdeling Financiën coördineert de P&C-producten.

Afdeling Financiën ondersteunt de afdeling bij het opstellen van de P&C-producten (begroting, rekening, perspectiefnota en werkplannen) en budgetbeheer.

Adviserende rol

Afdeling Financiën adviseert de directeuren en de afdelingshoofden over de gestelde financiële kaders en regels.

Afdeling Financiën adviseert de directeuren en de afdelingshoofden over algemene dekkingsvraagstukken en aanpassing van financiële kaders.

Toetsende rol

Afdeling Financiën toetst of voldaan word aan de financiële regels en kaders.

Afdeling Financiën toetst de P&C-producten.

Afdeling Financiën toetst de Voorstellen Tot Besluit en de mandaatvoorstellen met financiële gevolgen. De juiste toepassing van de inkoopgrensbedragen wordt ook gecontroleerd.

Afdeling Financiën toetst of de budgetverantwoordelijken binnen hun budget blijven.

Uitvoerende rol

Afdeling Financiën verwerkt gegevens in de financiële administratie.

Afdeling Financiën voert het betalingsverkeer uit.

Afdeling Financiën zorgt voor de betaling van salarissen het bijhouden van de salarisadministratie.

Artikel 11. Regels voor projecten

Inrichting projectbudgetten

De projectleider richt een projectbegroting in volgens de regels van projectbudgettering. De projectbegroting is in ieder geval gesplitst naar een voorbereidings- en uitvoeringskrediet.

De in een projectbegroting opgenomen post voor onvoorzien, is gebaseerd op een analyse van de financiële risico’s, welke zijn gerelateerd aan de complexiteit van het project. De financiële nadelen binnen een project worden in eerste instantie ten laste van deze post gebracht.

In een projectbegroting kunnen stel- en verrekenkosten opgenomen zijn. Dit zijn posten die nog niet concreet zijn in te schatten. Er wordt een aanname hiervoor gedaan. Als deze stelposten in werkelijkheid hoger uitvallen dan worden deze opgevangen door de post onvoorzien in de projectbegroting.

Meerwerk

Meerwerk dat betrekking heeft op tegenvallers in het project worden opgevangen binnen de post onvoorzien.

Meerwerk dat betrekking heeft op verluxing of verfraaiing van het werk, worden niet uit het projectbudget of onvoorzien gedekt. Als er ideeën zijn om het werk luxer of fraaier uit te voeren dan dient daarvoor, onder het aangeven van een financiële dekking, een apart voorstel te worden gemaakt.

Twee fasen structuur voor projecten

Voor materiële projecten > € 100.000 en immateriële projecten > € 30.000 geldt de twee fasen structuur.

De in lid 6 genoemde projecten dienen tweemaal voorgelegd te worden aan het college.

In de eerste fase wordt de projectopdracht (is de initiatieffase volgens de methode van projectmatig werken) van het project met bijbehorende projectbegroting voorgelegd. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van het Voorstel Tot Besluit en het format Mijlpaal Projectopdracht (zie bijlage3). Bij goedkeuring van de projectopdracht wordt het voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld.

In de tweede fase wordt het projectontwerp (is de ontwerpfase volgens de methode van projectmatig werken) aan het college voorgelegd. De ontwerpkeuzes met bijbehorende effecten worden voorgelegd. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van het Voorstel Tot Besluit en het format Mijlpaal Projectontwerp (zie bijlage 4). Bij goedkeuring van het projectontwerp wordt het uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld. De inkoper wordt in deze fase ook ingeschakeld (verwezen wordt naar het inkoopbeleid).

Bij beide fases dient afgewogen te worden of alle opgenomen onderdelen c.q. projectstappen noodzakelijk zijn, dan wel gebaseerd zijn op reële waarden ( zgn. soberheidstoetsing).

In Voorstel Tot Besluit worden de mogelijke varianten, keuzemogelijkheden gelet op lid 10 toegelicht.

Regels voor (tussentijdse) overdracht van werkorders en projecten

Afdelingshoofd Beleid en Ontwikkeling (B&O) is verantwoordelijk voor de budgetten van de bouwgrondexploitaties.

Afdelingshoofd B&O geeft per werkorder opdracht aan het afdelingshoofd van de uitvoerende afdeling voor het maken van een budgetraming, inclusief de risico- en onzekerhedenanalyse gebaseerd op het voorontwerp.

Afdelingshoofd B&O stelt na goedkeuring van de budgetraming voor om de werkorder te openen en de werkorder met bijbehorend budget over te dragen aan het afdelingshoofd van de afdeling die de werkorder uitvoert. Voor het openen van een werkorder wordt gebruik gemaakt van het standaardformulier Openen werkorder. Bij dit formulier wordt ook de meerjarenraming van de grondexploitatie gevoegd.

Voor de overdracht van de werkorder wordt een mandaatvoorstel gebruikt. Het standaardformulier Openen werkorder wordt hierbij gevoegd.

Afdelingshoofd B&O en het afdelingshoofd van de uitvoerende afdelingen tekenen beiden het mandaatvoorstel en het standaardformulier Openen werkorder.

Regels voor beëindigen van werkorders en projecten

Nadat de laatste activiteit is opgeleverd en betaald is wordt het eindresultaat bepaald en verantwoording afgelegd over de realisatie van de werkorder.

Eventuele aanspraken of meerkosten worden opgenomen in een verplichting waarna de uitvoerende afdeling de werkorder afsluit door middel van een mandaatvoorstel.

Bij het actualiseren van de beheerplannen worden de begrote kosten voor onderhoud en beheer (bekend na realisatie) verwerkt.

Nadat de laatste activiteit is opgeleverd en betaald is wordt het projectresultaat bepaald en overeenkomstig artikel 8 verantwoording afgelegd aan de (algemeen ) directeur over de realisatie van het project.

Uiterlijk één maand na verantwoording, wordt het projectbudget afgesloten.

De in dit artikel genoemde regels gelden ook voor andere projecten die (tussentijds) worden overgedragen aan een andere afdeling. In overleg met FI wordt bepaald welke formulieren gebruikt worden voor de overdracht.

Artikel 12. Regels over raming-, inkoop- en aanbestedingsverschillen

Regels over ramingverschillen

Het ramingverschil is het verschil tussen het budget dat bij de begroting is bepaald en het gecalculeerde budget dat ter voorbereiding van de inkoop of aanbesteding verder is geconcretiseerd is.

Het voordelige ramingverschil wordt gereserveerd en wordt pas afgerekend totdat definitieve gunning heeft plaatsgevonden.

Voor het nadelige ramingverschil groter dan € 10.000,- wordt aanvullende dekking geformuleerd. Zie ook artikel 5 t/m 8 onderdeel budgetwijzigingen.

Ramingverschillen van een grondexploitatie blijven binnen deze exploitatie.

Regels over inkoop- en aanbestedingsverschillen

Het inkoop/aanbestedingsverschil is het verschil tussen het gecalculeerde budget en het werkelijke inkoopbedrag/aanbestedingsbedrag.

Het inkoop/aanbestedingsverschil wordt verrekend met het ramingverschil.

Ingeval het saldo ramingverschil en inkoop/aanbestedingsverschil nadelig is wordt aanvullende dekking geformuleerd.

Een voordelig saldo ramingverschil en inkoop/aanbestedingsverschil blijven niet meer beschikbaar voor het project of product. Ze worden afgeboekt.

Degene aan wie het product of project is toegewezen is verplicht om inkoop- en aanbestedingsverschillen via de periodieke managementrapportages te melden aan de (algemeen) directeur. De directeuren rapporteren deze verschillen periodiek aan de algemeen directeur.

De algemeen directeur meldt alle inkoop- en aanbestedingsverschillen bij de P&C-producten aan het college, al dan niet voorzien van een voorstel tot bestemming van de middelen.

Inkoop- en aanbestedingsresultaten welke zijn ontstaan binnen de budgetten behorende tot de grondexploitatie, worden apart en inzichtelijk gereserveerd binnen het Grondbedrijf.

Artikel 13. Afwijkingsbevoegdheid

De algemeen directeur is bevoegd om bij spoedeisende situaties af te wijken van de in deze regeling opgenomen bevoegdheden en het college hiervan ten spoedigste in kennis te stellen. Achteraf wordt het afwijkende besluit alsnog aan het college voorgelegd.

Afwijkingen in overige situaties dienen vooraf voorgelegd te worden aan het college.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 14. Slotbepalingen

Deze gewijzigde regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

Als de in de regeling opgenomen bepalingen afwijken van de bepalingen opgenomen in het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit, gaat het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit voor.

Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling budgethouderschap".

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college d.d.

De secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1 Schematische weergave toewijzing producten en projecten

Toewijzing, realisatie en rapportage van producten

Functionarissen

Toewijzen van producten Realiseren van producten

Toelichting

Algemeen Directeur

Wijst producten toe aan directeur of afdelingshoofd of houdt producten in eigen beheer

Rapporteert over de realisatie van alle producten aan college.

Realiseert eigen product (doet uitgaven, voert of laat activiteiten uit, rapporteert, stelt bij)

Directeur

Wijst producten toe aan afdelingshoofd of houdt producten in eigen beheer

Rapporteert over de realisatie van alle producten die door algemeen directeur aan hem zijn toegewezen.

Realiseert eigen product (doet uitgaven, voert of laat activiteiten uit, rapporteert, stelt bij)

Afdelingshoofd

Rapporteert aan (algemeen) directeur (degene die het product heeft toegewezen)

Realiseert eigen product (doet uitgaven, voert of laat activiteiten uit, rapporteert, stelt bij)

Toewijzing, realisatie en rapportage van en over projecten binnen de lijn

Functionarissen

Toewijzen van projecten Realiseren van projecten

binnen de lijn binnen de lijn

Toelichting

Algemeen Directeur

Wijst projecten toe aan directeur of afdelingshoofd

Rapporteert over de realisatie van alle projecten

Directeur

Wijst projecten toe aan afdelingshoofd.

Rapporteert over de realisatie van alle projecten die door algemeen directeur aan hem zijn toegewezen.

Afdelingshoofd

Rapporteert aan (algemeen) directeur (degene die het product heeft toegewezen)

Realiseert eigen projecten (doet uitgaven, voert of laat activiteiten uit, rapporteert, stelt bij).

Het afdelingshoofd wordt ondersteunt door een projectleider van de afdeling.

Toewijzing, realisatie en rapportage van en over projecten buiten de lijn

Functionarissen

Toewijzen van projecten Realiseren van projecten

buiten de lijn buiten de lijn

Toelichting

(Algemeen) Directeur

De algemeen directeur bepaalt wie sponsor wordt van een project buiten de lijn.

Deze directeur is tevens budgethouder van het project. De directeur wijst een projectleider aan die het project onder zijn toezicht uitvoert.

De directeur rapporteert direct aan het college. Hij houdt de algemeen directeur wel op de hoogte.

De directeur is bevoegd om contracten, opdrachten en facturen te tekenen.

Projectleider

De projectleider stelt het projectplan op. Dit plan is voorzien van een budget dat onderbouwd is.

De projectleider informeert de directeur of de voortgang.

De projectleider legt opdrachten, contracten en facturen voor aan de directeur. Deze is bevoegd om te tekenen.

Bijlage 2 Relatie Regeling Budgethouderschap en Inkoopbeleid

Interne financiële regelgeving

Inkoopbeleid

Uitgangspunt:

Functionarissen

Productbudget

Projectbudget

Algemeen directeur

X

Directeur

X

X

Afdelingshoofd

X

X

Projectleider

(buiten de lijn)

beheert het budget voor de directeur en zorgt voor realisatie vh project

Uitgangspunt:

Functionarissen

Productbudget

Projectbudget

Algemeen directeur

X

Directeur

X

X

Afdelingshoofd

X

X

Projectleider

Het gaat over realisatie van producten en projecten

Inkoop is een van de activiteiten om een product of project te realiseren. Regels omtrent inkopen en aanbestedingen voor worden geregeld in Inkoopbeleid

Een programma is een bundeling van producten en projecten. Een afdelingshoofd of projectleider rapporteert bij afwijkingen altijd aan de directeur

Regels gesteld o.a. over:

Budgetoverschrijdingen en onderschrijdingen

Budgetverschuivingen (tussen programma’s, binnen een programma etc)

Rapporteren

Rol van afdeling FI (o.a. toetsend en adviserend)

Regels geformuleerd over:

Wat is een inkoopverschil- en aanbestedingsverschil

Hoe hiermee om te gaan

Inkoop- en aanbestedingsactiviteiten:

Per activiteit wordt aangegeven wie welke activiteit mag uitvoeren. Dus de functiescheiding mbt het inkoopproces wordt geregeld.

Inkoopactiviteiten voor producten

Alg dir

Dir

Afd.h.

Medew.

FI

Opmerkingen

Inventarisatie inkoopbehoefte

Specificeren van leverancier

Selecteren van leverancier

Aangaan van overeenkomsten

Bestellen van goederen/diensten

Ontvangst van goederen

Controleren van goederen

Betalen van goederen

Controleren van de opdracht tot betaling

Betaling

Voor de activiteiten Aangaan van overeenkomsten en bestellen van goederen en diensten werken we met de grensbedragen genoemd in het inkoopbeleid

Leveringen

Werken

Diensten

Algemeen directeur

> € X

> € X

> € X

Directeur

€ X – € X

€ X – € X

€ X – € X

Afdelingshoofd

€ 0 – € X

€ 0 – € X

€ 0 – € X

Interne financiële regelgeving

Inkoopbeleid

Projecten

Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

Projecten buiten de lijn

Projecten binnen de lijn

Projecten buiten de lijn

Projecten binnen de lijn

Verschillen

Worden aangewezen door de (algemeen) directeur

Vallen onder een product

Projectleider met aparte bevoegdheden. Directeur is budgetverantwoordelijk.

Projectleider valt onder verantwoordelijkheid van afdelingshoofd

Overeen-komsten

Vaste inrichting budget:

Vaste inrichting budget

Volgen regels over inkoop- en aanbestedingsverschillen

Volgen regels over inkoop- en aanbestedingsverschillen

Er worden diverse fasen onderscheiden bij projecten:

Fasen van projecten

Mijlpaal

Initiatief

Projectopdracht

Definitie

Projectplan

Ontwerp

Ontwerpkeuze

Voorbereiding

Realisatieprogramma

Realisatie

Periodieke afwijkingsrapporten

Nazorg

Eind- en evaluatierapport project

In deze regeling wordt aangegeven dat projecten of klussen die

Immaterieel > 30.000

Materieel > 100.000

de 2 fasenstructuur geldt. Dit betekent dat:

Na de initiatieffase de projectopdracht wordt voorgelegd. Na goedkeuring hiervan wordt het voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld

Aan het eind van de ontwerpfase wordt de ontwerpkeuze voorgelegd. Na goedkeuring wordt het uitvoeringskrediet voorgelegd

Als tijdens een van de projectfasen goederen, diensten en/of werken ingekocht moeten worden dan gelden de regels uit het inkoopbeleid

Goederen

Werken

Diensten

Algemeen directeur

> € X

> € X

> € X

Directeur

€ X – € X

€ X – € X

€ X – € X

Afdelingshoofd

€ 0 – € X

€ 0 – € X

€ 0 – € X

Bijlage 3 Procedure aanbesteding- en inkoopvoordelen.

Bij de begroting of eerste bespreking wordt van een voorgenomen investering een eerste raming van de project/ budgetuitgave geraamd. De kosten van de investering wordt nader uitgewerkt in een calculatiebudget. Op dat moment ontstaat er een ramingsverschil, zijnde het verschil tussen het in de begroting opgenomen begrotingsbedrag en het calculatiebudget.

Bij de uiteindelijke gunning ontstaat er een verschil tussen de werkelijke raming en het calculatiebudget, zijnde het aanbestedingsverschil. Het aanbestedingsverschil en het ramingsverschil worden met elkaar verrekend tot een aanbestedingsresultaat, wat wordt afgerekend of bij de grondexploitatie wordt gereserveerd binnen het grondbedrijf.

In onderstaand schema wordt de uitleg van artikel 12 van de budgethouders regeling schematisch weergegeven.

Bijlage 4 Format tweefasestructuur: Fase 1: Projectopdracht

Voorstel tot besluit:

De volgende onderdelen worden in de bijlage opgenomen:

Wat is het probleem?

Welke gerelateerde (toekomstige) problemen worden ook opgelost? (clusterwerken)

Wie heeft het probleem aangedragen?

Wat is het effect als het probleem niet wordt opgelost?

Welke opties zijn er om het probleem op te lossen? (minimaal 2 opties voorleggen)

Hoeveel budget/dekking is er binnen de begroting hiervoor aanwezig?

Hieronder worden de opties in kaart gebracht.

Opties

Resultaat

Kwaliteitsnormen

Benodigd budget

Beheerskosten

Risico’s:

Technische

Financiële

Juridische

Maatschappelijke effecten en aansluiting op het programma

Politieke effecten

Wanneer project gereed?

De volgende voorstellen tot besluiten worden voorgelegd:

Voorgesteld wordt om te kiezen voor optie .., ………, omdat deze optie ………

Voorgesteld wordt het voorbereidingskrediet ad. €……beschikbaar te stellen voor het totale project en te dekken uit …... en het ramingverschil t.l.v./t.g.v.de algemene middelen te brengen.

Bijlage 5 Format tweefasestructuur: Fase 2: Ontwerpkeuze

Uitgangspunt: welke keuze in initiatieffase gemaakt

Er is gekozen voor:

………

Voorstel tot besluit:

De volgende onderdelen worden in de bijlage opgenomen:

Wat is het programma van wensen en eisen?

Wijkt het programma van eisen en wensen af van het besluit in de initiatieffase (VTB uit deze fase als bijlage bijvoegen). Zo ja op welke onderdelen?

Welke keuzes zijn gemaakt in de wijze van uitvoering en wat zijn de (i.e.g. de financiële) effecten?

Wat zijn de uitvoeringsrisico’s? (o.a. de technische risico’s en wat is de overlast van het project en wat wordt gedaan om dit te beperken?)

Wat is de uitvoeringsduur (= doorlooptijd voorbereidingsfase t/m realisatiefase)?

Hoe is de verdere opbouw van het projectbudget?

Wat is de dekking binnen de meerjarenbegroting?

Het volgende voorstel tot besluit wordt voorgelegd:

Voorgesteld wordt om te kiezen voor:

………..

het uitvoeringskrediet ad. € …… beschikbaar te stellen en te dekken uit …….

het ramingverschil verschil ad. € ….. t.l.v./t.g.v. de algemene middelen te brengen.