Vaste activa, waardering en afschrijving, nota

Paragraaf 1.1 Wettelijk kader inzake activa en waardering: Besluit Begroting en Verantwoording ’04 (BBV ’04)

• a.

  Hoofdstuk Waardering, activeren en afschrijven Artikel 64 lid 2 van de BBV ’04 regelt de mogelijkheid om een wijziging door te voeren in de waarderingsgrondslagen (een zogenaamde stelselwijziging) van de activa en passiva. Overigens kan alleen een stelselwijziging doorgevoerd worden indien daarvoor gegronde redenen zijn. Voorkomen wordt hiermee dat wijziging op wijziging plaatsvindt en daardoor het inzicht in de financiële positie vertroebelt. Als een stelselwijziging wordt doorgevoerd dient de invloed hiervan op de financiële positie en op het saldo van baten en lasten in de toelichting uiteengezet worden. Dit artikel is afgeleid van soortgelijke voorschriften van Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (voorschriften voor de coöperatie, de onderlinge waarborgmaatschappij, de naamloze vennootschap en de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid).

• b.

  Voorschriften inzake soorten vaste activa Vaste activa worden onderscheiden in immateriële, materiële en financiële vaste activa. Relevant zijn hier de artikelen 34 t/m 36. Immateriële vaste activa zijn kapitaaluitgaven waar geen bezittingen tegenover staan zoals bijvoorbeeld de kosten voor het opstellen van een baggerplan. In artikel 34 wordt aangegeven welke uitsplitsing in de toelichting op de balans moet worden gemaakt.In art. 35 wordt als soorten materiële vaste activa onderscheiden, investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.De omschrijving economisch nut wordt in art 59 omschreven als activa die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen en/of verhandelbaar zijn. Hierop is in uitzondering gebracht de kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde.Het vierde lid van art. 59 bepaalt dat investeringen zonder economisch nut toch geactiveerd kunnen worden als deze een maatschappelijk nut hebben, zoals wegen en pleinen.Art. 36 geeft een omschrijving van de componenten waarin de financiële vaste activa worden onderscheiden. Deze indeling komt voort uit artikel 367, Boek 2, Burgerlijk Wetboek en is afgestemd op de Wet Fido. Onderscheid wordt gemaakt kapitaalverstrekkingen, leningen en bijdragen aan activa in eigendom van derden. In artikel 61 wordt aangegeven dat bijdragen aan activa in eigendom slechts kunnen worden geactiveerd, als de bijdrage gaat om een investering die bijdraagt aan de publieke taak; en dat de gemeente de derde partij kan verplichten daadwerkelijk te investeren en dat bij ingebreke blijving de gemeente de middelen kan terugvorderen of (mede)eigenaar worden van de investering.

• c.

  Voorschriften inzake waarderingHet BBV ‘04 geeft ook voorschriften omtrent de waarderingsgrondslagen. Door de wetgever is aansluiting gezocht bij Titel 9, Boek 2, BW waarin voorschriften gegeven worden en invulling wordt gegeven aan de bedrijfseconomische beginselen:• het voorzichtigheidsbeginsel• het realisatiebeginsel• het vergelijkingsbeginsel

Het voorzichtigheidsbeginsel houdt in dat bij de waardering van vaste activa voorzichtigheid in acht moet worden genomen. Het komt er op neer dat bij de waardering van vaste activa eerder een te lage waardering dan een te hoge waardering moet worden aangehouden; een te hoge waardering zou tot gevolg kunnen hebben dat de vermogenspositie te hoog wordt weergegeven zonder dat daar een reële waarde tegen over staat.Het realisatiebeginsel houdt in dat op balansdatum slechts resultaten mogen worden opgenomen waarvan zeker is dat deze tot uitgaven c.q. ontvangsten zullen leiden. Deze zekerheid kan alleen blijken uit documenten waaruit verplichtingen blijken.Het vergelijkingsbeginsel, ook wel ‘matching-principe’ geheten, houdt in dat het resultaat over een periode (begrotingsjaar) tot stand komt door confrontatie van de kosten en de opbrengsten. Kosten gemaakt voor een opbrengst die pas in een volgende periode tot deze opbrengst leiden worden in een balanspost opgenomen, zodat een goede matching tussen de kosten en de opbrengsten plaatsvindt.Relevante artikelen die tegemoet komen aan deze bedrijfseconomische principes zijn 63 t/m 65.In artikel 63 wordt bepaald dat activa wordt gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs. Onder de verkrijgingprijs wordt verstaan de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Onder vervaardigingprijs wordt verstaan, alle aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaarding kunnen worden toegerekend.Art. 64 geeft vervolgens de regels weer die gehanteerd moeten worden voor afschrijvingen op vaste activa. Voor het inzicht in de activa en de toekomstige benodigde investeringen is het belangrijk om consequent en onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar af te schrijven. Het tweede lid van artikel 64 geeft aan dat de grondslagen van het bepalen van baten en lasten slechts om gegronde redenen mogen wijzigen ten opzichte van het vorige begrotingsjaar.Het derde lid van artikel 64 bepaalt dat vaste activa met een beperkte gebruiksduur worden afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige levensduur. Dit betekent dat extra afschrijven uitsluitend is toegestaan als er sprake is van een duurzame waardevermindering of als het actief eerder buiten gebruik wordt gesteld. In geval van een veranderende bestemming van een activa, wordt de verkrijging- of vervaardigingprijs niet aangepast, doch wordt slechts de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting opgenomen.De afschrijvingsduur van immateriële vaste activa is bepaald op hetzij maximaal de looptijd van een lening waarop de immateriële vaste activa betrekking heeft, hetzij op maximaal vijf jaar.In het tweede lid van artikel 65 wordt bepaald dat als de marktwaarde van voorraden en deelnemingen lager is dan de verkrijging- of vervaardigingprijs, de marktwaarde wordt aangehouden. Dit kan het geval zijn bij nieuwe inzichten in de economische levensduur of de aantasting van het vermogen van deelnemingen. Waardeverminderingen dienen op het actief zelf in mindering te worden gebracht.

Paragraaf 1.2 Kader inzake activa en waardering op grond van uitspraken van de Commissie

Bij het opstellen van het besluit Begroten en Verantwoorden heeft de commissie BBV met de vraag en antwoordrubriek de nodige casuïstiek toegevoegd aan de regelgeving rondom het BBV. De commissie heeft rondom enkele onderwerpen notities gepubliceerd. De commissie heeft aan deze notities een aantal richtlijnen ontleend, die onder te verdelen zijn in stellige uitspraken en aanbevelingen. Van stellige uitspraken mag slechts worden afgeweken indien daarvoor goede gronden zijn. Bij het opstellen van deze notitie is rekening gehouden met deze stellige uitspraken en aanbevelingen.

Paragraaf 1.3 Algemene uitgangspunten afschrijvingsbeleid

Nu de wettelijke kaders benoemd zijn kunnen de algemene uitgangspunten van het afschrijvingsbeleid geformuleerd worden. Zo dient het financieel beleid en beheer te berusten op bedrijfseconomische beginselen. Dit komt onder andere tot uitdrukking in de hantering van het stelsel van baten en lasten. De belangrijkste algemeen aanvaarde bedrijfseconomische grondslagen voor waardering en afschrijving worden hierna toegelicht. Overigens is een aantal aspecten al hiervoor aan de orde gekomen in de toelichting op de wettelijke kaders. Uiteraard wordt daarbij volstaan met een verwijzing naar de eerder gegeven toelichting daar.De belangrijkste uitgangspunten zijn:• Afschrijvingen dienen gebaseerd te zijn op de verwachte nuttigheidsduur; • Er dient sprake te zijn van een bestendige gedragslijn; • Uitgegaan dient te worden van het voorzichtigheids-, realisatie en het vergelijkingsbeginsel; • De afschrijving dient stelselmatig bepaald te worden; • De informatievoorziening moet toereikend zijn.Ad 1.) Afschrijvingen dienen gebaseerd te zijn op de verwachte nuttigheidsduur.De afschrijvingen dienen overeenkomstig de periode dat het activum “nuttig” is voor de organisatie bepaald te worden. De afschrijvingslasten dienen zo veel mogelijk in overeenstemming te zijn met het nut c.q. prestatievermogen van het actief. Zodoende zijn diverse afschrijvingsmethoden mogelijk (een ander vindt u terug in § 2.6).Ad 2.) Er dient sprake te zijn van een bestendige gedragslijn.Afschrijvingen worden gebaseerd op de nuttigheidsduur en zoveel mogelijk in overeenstemming met het prestatievermogen. Een eenmaal gekozen methode van afschrijving en termijn kunnen derhalve niet zondermeer gewijzigd worden. Soortgelijke activa dienen derhalve op dezelfde wijze gewaardeerd en afgeschreven te worden. Afwijkingen van de zogeheten bestendige gedragslijn zijn wel mogelijk op grond van artikel 64 van de BBV’04.Ad. 3.) Uitgegaan dient te worden van het voorzichtigheids-, realisatie en vergelijkingsbeginsel.Deze aspecten zijn reeds toegelicht bij de behandeling van het toerekeningsbeginsel. Volstaan wordt hierbij met een verwijzing naar die behandeling.Ad 4.) De afschrijving dient stelselmatig bepaald te worden.Hiermee komt tot uitdrukking dat de afschrijving gerelateerd dient te zijn aan de (vermindering van de) prestaties van het activum.Ad 5.) De informatievoorziening dient toereikend te zijn.Bedoeld wordt hiermee dat de belangrijkste financiële risico’s en afwijkingen van de bedrijfseconomische uitgangspunten afdoende toegelicht dienen te worden. De oorzaken en financiële consequenties dienen afdoende toegelicht te worden in de toelichting op de begroting en de jaarrekening. Inzicht dient daarbij gegeven te worden in de aard en de omvang van eventuele toekomstige risico’s.Geconcludeerd kan worden dat voor de activering van uitgaven voor vaste activa aan een aantal voorwaarden voldaan dient te zijn. Daarnaast zijn een aantal bedrijfseconomische aspecten van belang die bij activering en waardering gehanteerd dienen te worden. Dit neemt niet weg dat gemeenten de mogelijkheid hebben om eigen beleid te formuleren op dit gebied. Weliswaar dient dit dan expliciet tot uitdrukking te komen (bijvoorbeeld via een afzonderlijk besluit) maar de mogelijkheid hiertoe is aanwezig.In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op de waardering van vaste activa en de afschrijving hiervan. Daarbij zal de beleidsruimte expliciet ingevuld worden.

Paragraaf 2.1 Welke activa moeten worden gewaardeerd?

Soorten activa:Op grond van het BBV wordt afzonderlijk als vaste activa opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële activa. Waarbij de materiële activa wordt onderverdeeld in activa met een economisch nut en een maatschappelijk nut. Voordat wordt ingegaan op de afzonderlijk verplicht opgenomen soorten activa, gaan we eerst in op het onderscheid economisch en maatschappelijk nut.Volgens artikel 59 worden investeringen geactiveerd als ze een economisch nut hebben. Dit wil zeggen dat de investering moet kunnen bijdragen aan het genereren van middelen of verhandelbaar zijn. Naast investeringen met een economisch nut, worden ook investeringen geactiveerd als ze een maatschappelijk nut hebben in openbare ruimte. Gedacht kan worden aan de aanleg van een weg of een brug. De voorschriften stellen voor om de investeringen met een maatschappelijk nut niet te activeren. Het zijn namelijk investeringen, waarvan het onderhoud essentiëler is dan de vervanging. Het gaat echter om enorme bedragen, die bij afschrijving ineens voor grote fluctuaties in de begroting zorgen. Om bovengenoemde reden wordt voorgesteld om ook deze investeringen te activeren.Activa in z’n algemeenheid:De waardering van vaste activa dient een getrouw beeld te geven. Dat wil zeggen: de waardering dient in overeenstemming te zijn met de vermindering van het nut van het activum. De vermindering van het nut dient tot uitdrukking te komen in de hoogte van de boekwaarde. Er zijn echter ook uitgaven waarvan de nuttigheid zich uitstrekt over meerdere jaren maar waarvan de waarde zodanig gering is dat activering meer nadelen dan voordelen heeft. Gedacht kan hierbij worden aan een rekenmachine die meerdere jaren gebruikt kan worden maar qua aanschafwaarde zo gering is dat activering niet wenselijk is. Bij de bepaling van het omslagpunt wel of niet activeren speelt naast de hoogte van het meerjarig nut en het voorzichtigheidsbeginsel de mate waarin de afschrijvingskosten op de begroting drukken een belangrijke rol. De grens ligt zodoende voor elke gemeente anders. Gelet op onze begrotingsomvang wordt voorgesteld om investeringen boven de € 10.000 te activeren en een meerjarig nut hebben van minimaal 4 jaar. Uitgaven voor vaste activa beneden de € 10.000, komen zodoende rechtstreeks ten laste van de exploitatie.In een aantal gevallen worden er jaarlijks soortgelijke terugkerende investeringen gedaan welke voldoen aan de hierboven opgesomde omschrijving. Na verloop van tijd is de som van de afzonderlijke waardeverminderingen gelijk aan de waarde van de aanschaf. Bedrijfseconomisch spreekt men in deze situatie over een zogenaamd ideaalcomplex. In deze situatie is het onzinnig om investeringen te activeren, als voor een zelfde bedrag de waardevermindering op de exploitatie drukt.Beleidsbepaling: Alleen investeringen te activeren met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, welke een nieuw, waardevermeerderend of levensduur verlengend meerjarig economisch nut hebben van minimaal 4 jaar en boven de € 10.000,-. Hierop worden uitgezonderd investeringen met een zgn. ideealcomplex en kosten van groot onderhoud.Uiteraard worden bij de beoordeling van deze activeringsgrens alle uitgaven, inclusief bijkomende kosten in beschouwing genomen, die op een bepaalde investering betrekking hebben. Voor de aanschaf van een grote hoeveelheid goederen die individueel minder dan € 10.000 omvatten, maar in totaliteit deze grens te boven gaan, geldt dat deze ook geactiveerd worden. Een goed voorbeeld hiervan is de aanschaf van computers wanneer deze in 1 keer aangeschaft worden kan de grens van € 10.000 overschreden worden. Wanneer deze uitgaven niet geactiveerd worden, zou dit betekenen dat de hele last in 1 jaar moet worden opgevangen, terwijl de gebruiksduur zich over meerdere jaren uitspreid. Activering en afschrijving komt in dit geval tegemoet aan het ‘matching-principe’. Wanneer dezelfde computers gedurende een aantal jaren in tranches worden aangeschaft vindt eveneens een gelijkmatige verdeling plaats van de kosten.Onderhoudskosten kapitaalgoederenDe waarde van activa wordt in belangrijke mate bepaald door de mate waarin het actief wordt onderhouden. Onderhoudskosten worden gemaakt om een actief gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden. De levensduur wordt hierdoor niet verlengd. De commissie BBV heeft de stellige uitspraak gedaan, dat de kosten van klein onderhoud voor een kapitaalgoed direct ten laste van de exploitatie dient te komen. De kosten van groot onderhoud van een kapitaalgoed kunnen ook ten laste worden gebracht van een daartoe gevormde voorziening als de voorziening gevoed wordt op basis van een beheerplan.In geval de uitgave voor onderhoud een duidelijke kwaliteitsverbetering betekent, mag je in theorie de uitgave wel activeren. Omdat het kwaliteitsniveau is verhoogd, neemt namelijk de verkoopwaarde van het pand toe. Bij activering dient wel de resterende boekwaarde van het vervangen goed als desinvestering te worden verwerkt. Dit zal in de praktijk lastig zijn omdat veelal niet inzichtelijk is welk deel van de boekwaarde van het gehele actief betrekking heeft op het vervangen component.Immateriële activa:Immateriële activa zijn uitgaven waar geen gemeentelijke bezittingen tegenover staan. Voorbeelden zijn goodwill of de bijdrage in een onderzoek(zie tevens hoofdstuk 1).Op grond van het voorzichtigheidsbeginsel verdient het de voorkeur om deze uitgaven direct ten laste van de exploitatie te brengen. Immers het toekomstige gebruiksnut van immateriële vaste activa is onzeker waardoor aan een belangrijk criterium voor activering niet is voldaan. In artikel 60 wordt als voorwaarden bepaald, dat kosten alleen mogen worden geactiveerd als de plannen omtrent het actief waarvoor de kosten worden gemaakt redelijk omlijnd zijn, plannen uitvoerbaar zijn en de kosten redelijk zijn in te schatten. Geadviseerd wordt om immateriële activa alleen te activeren indien het toekomstige gebruiksnut voor de gemeente zeker is. Onder de geactiveerde immateriële vaste activa staan momenteel onder andere opgenomen bestemmingsplannen. Hierbij geldt dat de activering kan worden verdedigd op grond van het toekomstige gebruiksnut. Voor de bestemmingsplannen geldt dat deze als basis dienen voor het genereren van inkomsten uit de bouwactiviteiten.Uitzonderingen hierop zijn, omvangrijke kosten in verband met het sluiten van geldleningen en disagio.Beleidsbepaling: Alleen kosten activeren wanneer het toekomstige gebruiksnut voor de gemeente zeker is. Daarnaast alleen kosten activeren in verband met het sluiten van geldleningen en disagio en kosten van onderzoek en ontwikkeling voor zover deze een bedrag van € 10.000 te boven gaan (immateriële activa).Overige immateriële activa zullen rechtstreeks ten laste van de exploitatie worden gebracht.Materiële vaste activa:Kapitaaluitgaven waartegenover bezittingen staan worden in het algemeen aangeduid als materiële vaste activa. In aansluiting op wat bij activa in zijn algemeenheid is geschreven zullen uitgaven, indien ze van economisch of matschappelijk nut zijn, en deze (kapitaal)uitgaven zich over meerdere jaren uitstrekken, geactiveerd moeten worden en vervolgens over de gebruiksduur worden afgeschreven.Als aanvullende voorwaarde voor activering van deze uitgaven wordt gesteld dat het gebruiksnut zeker moet zijn.Binnen de gemeente Oud-Beijerland worden alleen materiële vaste activa geactiveerd die aan bovenstaande voorwaarden voldoen, zijnde; het gebruiksnut strekt zich over meerdere jaren uit en het gebruiksnut is zeker.Beleidsbepaling: Materiële vaste activa en uitgaven van deze soort activeren indien het gebruiksnut zich over meerdere jaren uitstrekt en het gebruiksnut minimaal 4 jaar zeker is.Per samenstellend deel kunnen verschillende onderdelen afzonderlijk van economische gebruiksduur verschillen. Dit laat zich het gemakkelijk illustreren aan de hand van het verkrijgen van een gebouw. Het gebouw is dan in overeenstemming met artikel 52 van de BBV op te delen in de componenten:• grond ( niet op afschrijven); • gebouw ( afschrijven in 40 jaar); • verwarmingsinstallaties ( afschrijven in 15 jaar).De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen, worden afzonderlijk verwerkt en afgeschreven, zodat de CV na 15 jaar kan worden vervangen. Wel is de levensduur van het component gemaximeerd door de levensduur van het betreffende actief. De Commissie BBV doet de aanbeveling om uit praktische overweging de opsplitsing in de activa-administratie te beperken tot investeringen met een economisch nut.Beleidsbepaling: Opsplitsing van activa in verschillende onderdelen met een per onderdeel geldende gebruiksduur ( de zogenaamde componentenbenadering) is alleen mogelijk bij de in bijlage C opgenomen investeringen met een economisch nut.Schilderijen welke in eigendom van gemeenten zijn, voldoen in theorie aan alle vereisten. Ze zijn economisch verhandelbaar en hebben een meerjarig gebruiksnut. Activering van deze activa leidt tot het ophogen van de eigen vermogen positie, terwijl gemeenten niet meer kunnen uitgeven. Als de aankoop van kunstvoorwerpen niet bedoeld is voor een spoedige verkoop, schrijven de voorschriften voor dat kunstvoorwerpen niet geactiveerd mogen worden.Beleidsbepaling: Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, welke niet bedoeld zijn voor de verkoop, niet activeren.Financiële vaste activa:Onder financiële vaste activa worden de componenten die opgenomen zoals deze opgesomd zijn in art. 36 BBV’04. In de huidige situatie van Oud-Beijerland zijn effecten, leningen aan Sportverenigingen, overige langlopende leningen en deelnemingen geactiveerd.Overigens wordt door de commissie BBV als criterium voor activering van effecten aangehouden dat deze “bestemd zijn om duurzaam aan te houden”. Een invulling aan dit begrip wordt niet gegeven maar in het algemeen wordt een termijn van meer dan 1 jaar aangehouden om te kunnen spreken van duurzaamheid.Beleidsbepaling: Financiële vaste activa en effecten alleen activeren als deze langer dan 4 jaar aangehouden worden.

Paragraaf 2.2 Tegen welke waarde dienen de activa gewaardeerd te worden?

In tegenstelling tot de voorschriften uit Titel 9 van Boek 2, BW mogen vaste activa onder de nieuwe voorschriften alleen tegen verkrijging- of vervaardigingprijs worden gewaardeerd. Waardering op basis van actuele waarde is met uitzondering van voorraden en deelnemingen ingeval van een lagere marktwaarde dus uitgesloten ( zie hoofdstuk 1.1).De commissie BBV adviseert om vaste activa tegen verkrijging- of vervaardigingprijs te waarderen. Het BBV schrijft tevens voor dat de stille reserves van niet bedrijfsgebonden activa in de toelichting op de balans vermeldt dienen te worden. Onder stille reserve wordt verstaan het verschil tussen de hogere werkelijke waarde en de lagere boekwaarde. Door het opnemen van de stille reserves in de toelichting op de balans wordt een beter inzicht in de financiële positie gegeven.Beleidsbepaling: vaste activa te waarderen tegen verkrijging- of vervaardigingprijs en in de toelichting op de balans de omvang van de stille reserves te vermelden.

Paragraaf 2.3 Op welke wijze dienen activa te worden gepresenteerd?

In de balans worden de activa gewaardeerd op basis van de verkrijging- of vervaardigingprijs. Tegenover deze verkrijging- of vervaardigingprijs kunnen bijdragen in de kosten van activa staan. Voor de presentatie van de activa in de balans wordt door het Besluit Begroten en Verantwoorden de bruto-methode verplicht voorgeschreven:De bruto methode:Bij deze methode worden de activa gewaardeerd tegen de bruto verkrijging- of vervaardigingprijs. Bijdragen in de kosten worden in een bestemmingsreserve verantwoord. Afschrijvingen worden berekend op basis van het bruto geïnvesteerde bedrag en de bijdragen in de kosten worden gedurende de nuttigheidsperiode ten gunste van de exploitatie gebracht. Hierbij is de “bijdrage-termijn” gelijk aan de afschrijvingstermijn.Voordelen van de bruto-methode zijn:• Deze methode geeft inzicht in het feit dat lasten van investeringen doorgaan terwijl de daar tegenover staande baten op enig moment eindigen; • Continuïteitsrisico’s blijven in beeld; • Vergelijking van afschrijvingslasten is op deze wijze beter mogelijk; • Informatie t.b.v. vervangingsinvesteringen is eenvoudig voorhanden; • Het inzicht in de werkelijke kosten van een product wordt hierdoor verbeterd.Nadelen van de bruto-methode zijn:• Het registreren van de bijdragen betekent een extra administratieve last; • Er ontstaat een forse niet-vrij besteedbare reserve.Daarnaast is het binnen gemeenten niet ongebruikelijk om (grote) investeringen ten laste van reserves plaats te laten vinden. Om de werkelijke kosten van een product zichtbaar te maken is dit feitelijk een ongewenste situatie immers, uit investeringen die ten laste van reserves plaatsvinden vloeien geen afschrijvingslasten voort waardoor de lasten van het product waarop deze investering betrekking heeft lager worden weergegeven dan feitelijk het geval is. Op korte termijn is dit een aantrekkelijke situatie aangezien de exploitatielasten lager uitvallen. Dit onzuivere beeld van de lasten van een product kan ook problemen opleveren bij eventuele doorberekening aan derden of de afweging tot uitbesteding van taken. Op langere termijn betekent het daarnaast dat er nauwelijks of geen afschrijvingslasten vrijvallen om (vervanging-) investeringen mee te plegen. Hierdoor dient voor iedere investering afzonderlijk dekking gezocht te worden. Dit komt de flexibiliteit van de het financiële beleid niet ten goede. Voor eenmalige investeringen is dekking ten laste van een reserve wel mogelijk, mits het een investering betreft in een openbare ruimte met een maatschappelijk nut die een eenmalige karakter heeft. Bijkomend voordeel van deze methode is overigens dat het aantal bestemmingsreserves die gecreëerd worden voor specifieke investeringen kan worden verkleind. Immers bijdrage aan investeringen lopen voortaan via de bestemmingsreserve “bijdragen kosten vaste activa”.Beleidsbepaling: activa volgens de bruto methode te waarderen en voor eventuele bijdragen in de afschrijving een bestemmingsreserve te creëren waarin bijdragen worden gestort en jaarlijks een gedeelte vrij te laten vallen in overeenstemming met de gebruiksduur c.q. nuttigheidsduur van het activum. Daarnaast uitsluitend investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut die een eenmalig karakter hebben in aanmerking te laten komen voor dekking middels een onttrekking aan een reserve.

Paragraaf 2.4 Welke termijn van afschrijving moet worden gehanteerd?

Voordat ingegaan zal worden op de termijn die dient te worden gehanteerd voor afschrijvingen zal ingegaan worden op een aantal specifieke uitgangspunten zoals die voor afschrijvingen gelden:• Afschrijvingen moeten onafhankelijk van het resultaat worden berekend; • De afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa mag maximaal gelijk zijn aan de looptijd van de lening met een maximumduur van 5 jaar. • Met de waardering van activa moet de nodige voorzichtigheid in acht genomen worden: de afschrijvingen moeten niet te laag zijn (voorzichtigheidsbeginsel);• De lasten (afschrijvingen) moeten worden toegerekend aan dezelfde periode als wanneer de baten (voordelen) worden verantwoord ( ‘matching principe’ ).Uitgangspunt dient in ieder geval te zijn dat de afschrijvingstermijn afgestemd wordt op de verwachte gebruiksduur van het actief.Met uitzondering van de maximale afschrijvingstermijn voor immateriële activa zijn de te hanteren maximale afschrijvingstermijnen niet formeel vastgesteld. Derhalve is het noodzakelijk om de maximaal te hanteren afschrijvingstermijnen middels deze notitie vast te stellen. In de onderstaande tabel wordt een indicatie gegeven van de maximaal te hanteren termijnen. In bijlage B wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de maximaal te hanteren afschrijvingstermijnen. 

Deze globale termijnen dienen, uit oogpunt van het voorzichtigheidsprincipe, als maximum gehanteerd te worden. Het advies van de commissie BBV luidt dat zo goed als mogelijk de feitelijke waardedaling van de investering moet worden weergegeven.Beleidsbepaling: de bijlage B genoemde maximale afschrijvingstermijnen hanteren.

Paragraaf 2.5 Moet rekening worden gehouden met een restwaarde?

Onder restwaarde wordt verstaan: de waarde van de investering na de gebruiksperiode c.q. nuttigheidsperiode. Het is gebruikelijk om, wanneer een investering na de gebruiksduur nog een waarde heeft, deze in de berekening van de hoogte van de afschrijving mee te nemen. Uit oogpunt van voorzichtigheid is het raadzaam om deze restwaarde niet te hoog in te schatten.Volgens de commissie BBV dienen afschrijvingen zo goed mogelijk het waardeverloop weer te geven. Hierin speelt de restwaarde zodoende een rol. De restwaarde van een investering is overigens maximaal de verwachte verkoopwaarde. Daarnaast is het gebruikelijk bij het schatten van de restwaarde rekening te houden met eventuele verwijderingkosten.Momenteel wordt geen rekening gehouden met eventuele restwaarden. Wanneer het voorzichtigheidsprincipe strikt wordt toegepast is dit ook niet ongebruikelijk. Immers een eventueel te realiseren restwaarde is zeer onzeker waardoor het uit oogpunt van voorzichtigheid beter is geen rekening te houden met een restwaarde. Mocht aan het einde van de nuttigheidsduur van een activum blijken dat het activum nog een waarde heeft dan kan de opbrengst hiervan toegevoegd worden aan het eigen vermogen i.c. de algemene reserve. De restwaarde in mindering brengen op de aanschafwaarde van de nieuwe investering is niet toegestaan. Het inzicht in de werkelijke kosten van een product is immers een motivering om voor de bruto-methode te kiezen.Beleidsbepaling: Geen rekening te houden met een restwaarde van een investering. Eventuele boekwinsten als incidentele opbrengsten ten gunste van de exploitatie te brengen en niet in mindering te brengen op de aanschafwaarde.Indien bij een nieuwe investering de restwaarde ten gunste wordt gebracht van de exploitatie verhoogd dit de afschrijvingslasten van het nieuwe activum. Het exploitatievoordeel geeft echter ruimte om eventueel investeringen met een eenmalige karakter te dekken.

Paragraaf 2.6 Welke methode van afschrijven dient gehanteerd te worden?

Er zijn diverse methoden om af te schrijven, zoals:• Lineaire afschrijving: afschrijving op basis van een vast percentage van de verkrijging- c.q. aanschaffingprijs van het actief; • Annuïtaire afschrijving: afschrijving en rentelasten zijn jaarlijks gelijk; • Degressieve afschrijving: afschrijving op basis van een vast percentage van de boekwaarde.Naast deze methoden zijn er meerdere afschrijvingsmethoden. Volstaan wordt hier met behandeling van de drie bovenstaande methoden aangezien andere methoden vaak een afgeleide vorm betreffen van de hiervoor genoemde afschrijvingsmethoden.

• 1.

  Lineaire afschrijvingBij deze methode is de oorspronkelijke verkrijging- c.q. aanschaffingprijs bepalend voor de hoogte van de afschrijving. Deze methode gaat uit van een percentage van de aanschaffingsprijs. Dit percentage is daarbij gebaseerd op de verwachte nuttigheidsduur. De afschrijvingen blijven gedurende de nuttigheidsduur gelijk. Toepassing van deze methode van afschrijven sluit het best aan bij activa die een gelijkmatige daling van de nuttigheid vertonen.

• 2.

  Annuïtaire afschrijvingBij deze methode blijft de som van de afschrijving en de rentelast jaarlijks gelijk. In de eerste jaren zal de rentelast vrij hoog zijn. Aangezien de som van de afschrijvingen en de rentelast gelijk blijft zal in de eerste jaren de afschrijving relatief laag zijn. De waarde van het actief blijft daardoor hoog. Deze methode van afschrijven sluit het beste aan bij activa die gedurende hun nuttigheidsduur een snellere daling van de waarde vertonen. Bijkomend voordeel van deze methode is dat de afschrijvingslasten gedurende de levensduur gelijk blijven. Hierdoor wordt uiteraard geen vrijval van afschrijvingslasten gerealiseerd.

• 3.

  Degressieve afschrijvingBij deze methode wordt de afschrijving bepaald op basis van de boekwaarde van het activum. Aangezien de afschrijving een percentage bedraagt van de boekwaarde en deze jaarlijks daalt, daalt de afschrijving eveneens. Bij toepassing van deze methode dalen de afschrijvingslasten relatief snel waardoor er veel afschrijvingslasten vrijvallen. Deze methode sluit het beste aan bij activa die in de eerste jaren een relatief snelle waardedaling vertonen en vervolgens minder snel in waarde dalen.

De methode van degressieve afschrijving wordt van de besproken methoden (lineair, annuïtiar en degressief) het minst toegepast. De lineaire afschrijving en de annuïtaire afschrijving daarentegen worden veelvuldig gebruikt.In de gemeente Oud-Beijerland vindt afschrijving plaats op basis van de lineaire en de annuïtaire methode. Activum waarbij wordt afgeschreven volgens de annuïtaire methoden waren voornamelijk gekoppeld aan verfijningsuitkeringen van het Rijk of aan gebouwen. Wijziging van afschrijvingsmethoden van geactiveerde investeringen leidt tot ongewenste effecten in de huidige en meerjarenbegroting. Het waardeverloop van de activa levert geen zodanig beeld op dat andere afschrijvingsmethoden gehanteerd dienen te worden.Beleidsbepaling: met uitzondering van bestaande activa waarbij nu nog annuïtair wordt afgeschreven, activa af te schrijven op basis van de lineaire methode.

Paragraaf 2.7 Mogen extra afschrijvingen plaatsvinden?

Naast de reguliere, jaarlijkse afschrijvingslast is de mogelijkheid aanwezig om bij investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut extra af te schrijven. Het antwoord op de hierboven geformuleerde vraag is dus ja. Echter onder voorbehoud van de wettelijke voorschriften die hiervoor gelden. Voor een beschrijving van dit wettelijk kader wordt verwezen naar § 1.1 van deze nota.Ten aanzien van extra afschrijvingen kan een onderscheid worden gemaakt in:• Extra afschrijvingen afhankelijk van het resultaat; en • Extra afschrijvingen ten gevolge van nieuwe inzichten in de technische en/of economische levensduur van activa.Extra afschrijven afhankelijk van het resultaat behoort dus tot de mogelijkheden. Wanneer van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt dient overigens te allen tijde een expliciet besluit te worden genomen. Indien een beslissing wordt genomen om resultaat afhankelijk af te schrijven mag dit niet ingegeven zijn door het feit dat daarmee “ het positieve rekeningsaldo” weggewerkt kan worden. Dit ligt overigens ook besloten in artikel 64 van het Besluit Begroten en Verantwoorden (zie hoofdstuk 1).De commissie BBV is van mening dat afschrijving afhankelijk van het resultaat de weergave van de financiële positie vertroebelt. Door het plegen van afschrijvingen afhankelijk van het resultaat wordt de waardering van de vaste activa afhankelijk gemaakt van de uitgaven en inkomsten wat feitelijk ongewenst is.Overigens dient voorzichtig omgegaan te worden met het plegen van extra afschrijvingen. Met name bij activa met een beperkte nuttigheidsduur kan het versneld afschrijven leiden tot dekkingsproblemen wanneer tot vervanging over gegaan moet worden.Naast het plegen van extra afschrijvingen afhankelijk van het resultaat kunnen extra afschrijvingen als gevolg van nieuwe inzichten in de nuttigheidsduur van activa aanleiding zijn om tot extra afschrijvingen over te gaan. Feitelijk bestaat er bij gewijzigde inzichten geen keuzemogelijkheid. Op grond van onder andere het voorzichtigheidsprincipe mag de waardering niet te hoog zijn. Ook als achteraf de nuttigheidsduur korter blijkt te zijn en het activum eerder dan verwacht wordt vervangen, dient op basis van het toerekeningsbeginsel de restantwaarde extra afgeschreven te worden.Beleidsbepaling: Geen extra afschrijvingen afhankelijk van het resultaat te plegen. Daarnaast alleen extra afschrijven indien er nieuwe inzichten in de nuttigheidsduur van activa bestaan.Aan dit voorstel zijn nu geen financiële consequenties verbonden. Indien een afzonderlijk besluit wordt genomen om extra af te schrijven dienen de daaruit voortvloeiende gevolgen in het desbetreffende besluit expliciet tot uitdrukking te komen.In hoofdstuk 1.2 is als belangrijk uitgangspunt genoemd, dat de periode van afschrijving overeenkomstig de periode dient te zijn dat het activum nuttig is. Als een activum dan ook vroegtijdig wordt vervangen of niet langer aanwezig is, dient de periode van afschrijving overeenkomstig te worden bekort. Dit betekent dat voor het verkrijgen van een juist beeld van de vermogenspositie van de gemeente, de boekwaarde van het activum in een keer ten laste van de exploitatie wordt gebracht.Beleidsbepaling: De restantboekwaarde van een activum, bij het vroegtijdig vervangen of buitengebruikstelling, in een keer volledig af te schrijven.

Paragraaf 3.1 Afschrijvinglasten in het eerste jaar van investering

De Afschrijvinglasten in de begroting c.q. rekening worden berekend aan de hand van de boekwaarde per 1 januari. Strikt toepassing op nieuwe investeringen in een bepaald boekjaar, betekent dat de lasten van afschrijving nihil zijn voor deze investeringen. Immers de investeringen hebben nog geen boekwaarde per 1 januari. Investeringen vinden gedurende het gehele jaar plaats, dus ook in de maand december. Ook al kunnen de investeringen in de loop van het boekjaar al nuttig zijn, is het ter wille van de eenvoud gebruikelijk om de afschrijving te baseren op hele gebruiksjaren.In Oud-Beijerland is het gebruikelijk om van deze nieuwe investeringen de afschrijvingslasten voor het eerste jaar te bepalen op nihil als ware de datum van aanschaf 31 december.Het komt voor, dat geraamde investeringen om moverende redenen worden uitgesteld. Dan kan administratief de situatie ontstaan, dat op het verstrekte krediet al wordt afgeschreven, terwijl de eerste uitgave nog niet is gedaan. Voorgesteld wordt om de afschrijvingslasten van investeringen door te schuiven naar een volgend jaar, als er op 1 januari van het nieuwe boekjaar nog geen uitgave op het krediet heeft plaatsgevonden.Beleidsbepaling: In het eerste jaar van investeren de afschrijving te bepalen op nihil als ware de aanschaf 31 december. Na het 1e jaar aan te vangen met afschrijven, nadat er een uitgave op het betreffende krediet heeft plaatsgevonden.

Paragraaf 3.2 Urenverantwoording op investeringen

De overweging dat de werkelijke lasten tot uitdrukking moeten komen op een product is maatgevend. Om de juiste lasten op een product tot uitdrukking te laten komen moeten daarom ook de juiste afschrijvingslasten bepaald worden. Dit is bovendien de achterliggende gedachte van een productbegroting en ondersteunt daarom het streven om inzicht te krijgen in de kostenopbouw van producten. De ambtelijke uren maken hiervan onderdeel uit. Gezien het feit, dat personele lasten feitelijk jaargebonden zijn, is het van belang het realiteitsgehalte van het activeren van personele inzet van uren in ogenschouw te nemen. Zodoende ligt het voor de hand om alleen bij projectmatige investeringen in kapitaalswerken zoals investeringen in welzijnsvoorzieningen, herstratings- en rioleringswerkzaamheden, verkeersmaatregelen en de begraafplaats, ambtelijke uren toe te rekenen.Beleidsbepaling: Alleen bij projectmatige investeringen in kapitaalswerken ambtelijke uren toerekenen.Een juiste kostprijsberekening verdient met name bij de betreffende investeringswerken de voorkeur en vereenvoudigt de afweging tussen uitbesteden of zelf doen al heeft toepassing van het voorstel bij voornoemde investeringswerken hogere afschrijvingslasten tot gevolg.

Paragraaf 3.3 Het aanvragen van voorbereidingskredieten

Voor met name grote investeringswerken (zoals genoemd in § 3.2) is het soms wenselijk voorbereidingskredieten beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld voor de realisering van (grootschalige) welzijnsvoorzieningen. Gedurende de termijn waarop geen definitief krediet beschikbaar is gesteld, is het onduidelijk of de investering uiteindelijk gerealiseerd gaat worden. Reeds gesteld is, dat de afschrijving in beginsel wordt toegerekend aan dezelfde periode als wanneer de baten worden verantwoord. Zolang de baten door de daadwerkelijke investering niet verantwoord worden, dient de afschrijving dan ook achterwege te blijven (matchingprincipe).Indien een investering uiteindelijk geen doorgang vindt is het eveneens gebruikelijk de lasten uit het voorbereidingskrediet ineens af te schrijven (dit is te vergelijken met extra afschrijvingen als gevolg van gewijzigde inzichten).Beleidsbepaling: Niet afschrijven op, voor grote investeringswerken beschikbaar gestelde voorbereidingskredieten en gedurende de termijn waarop er geen definitief krediet gevoteerd is, rente bijschrijven. Indien de beoogde investering geen doorgang vindt, het voorbereidingskrediet in één keer afschrijven.

Paragraaf 3.4 Welke investeringen vallen onder de grondexploitatie?

Bij het treffen van grote voorzieningen verhaalt de gemeente de kosten van de voorzieningen door middel van opbrengsten uit gronduitgifte. Binnen de exploitatieopzetten wordt de openbare aanleg van alle gemeenschapsvoorzieningen gerealiseerd. Onderdeel van zo’n grondexploitatieopzet zijn aanleg van wegen, riolering, openbare verlichting, openbaar groen. Op het moment dat een exploitatieopzet wordt afgesloten, valt het onderhouden en vervangen van deze voorzieningen onder het reguliere beheer. Gezien het feit dat de aangelegde gemeenschapsvoorzieningen vaak op min of meer hetzelfde moment onderhouden/ vervangen dienen te worden, kan dit leiden tot pieken in de begroting..Voor de meeste van de investeringen is eenvoudig aan te geven of deze onder de grondexploitatie vallen of niet. Er zijn echter ook investeringen die in een grijs gebied vallen. Hierbij moet worden gedacht aan de vervanging van openbaar groen dat niet aanslaat tijdens de eerste aanleg. Hiervan is het de vraag of deze in de exploitatie meegenomen dienen te worden of binnen de beheerplannen vallen.Ten aanzien hiervan is het wenselijk een eenduidig beleid te formuleren. In onderstaande tabel wordt aangegeven welke uitgaven in een exploitatieopzet meegenomen dienen te worden of in beheerplannen. 

Beleidsbepaling: bovenstaande verdeling wordt gehanteerd, voor wat betreft de investeringen die voor rekening van de grondexploitatie c.q. beheerplannen komen.