Inkoop en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2017

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Dit besluit verstaat onder:

• a.

  aanbesteden: het uitnodigen van één of meer partijen om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht;

• b.

  aanbestedingsdossier: dossier waarin de aanbestedingsprocedure wordt vastgelegd;

• c.

  inkoopadviseur: de voor het proces van inkopen en aanbesteden verantwoordelijke persoon, ondergebracht bij het team Advies, voor zover hij op grond van dit besluit bij de inkoop en aanbesteding is betrokken;

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders;

• e.

  diensten: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken;

• f.

  Europees (openbaar) aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op Europees niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst, onder vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers en onder toepassing van de Europese aanbestedingsregels;

• g.

  inkoop: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat;

• h.

  leveringen: overeenkomsten voor het aankopen, leasen, huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten;

• i.

  manager: een directielid of teammanager;

• j.

  onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is geen (bij enkelvoudig) of beperkte (bij meervoudig) concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers;

• k.

  Nationaal openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de overheidsorganisatie op nationaal niveau een openbare aankondiging voor een opdracht plaatst, onder vrije concurrentie tussen alle nationale leveranciers;

• l.

  raad: de gemeenteraad;

• m.

  voor een inkoop en aanbesteding verantwoordelijke persoon: degene die inhoudelijk verantwoordelijk is voor het in een specifiek geval inkopen en aanbesteden;

• n.

  werken: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen;

• o.

  Wet Bibob: Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur.

Artikel 2 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid

Doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

• a.

  rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed;

• b.

  een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper, opdrachtgever en partner zijn;

• c.

  inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding;

• d.

  een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente;

• e.

  de gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop;

• f.

  het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Artikel 3 Vaststellen inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het college stelt een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast, dat is gebaseerd op de in dit besluit geformuleerde uitgangspunten.

Artikel 4 Gecoördineerde inkoopfunctie

• 1.

  De gecoördineerde inkoopfunctie is ondergebracht bij de inkoopadviseur. De inkoopadviseur identificeert de inkoopbehoefte.

• 2.

  Voor het identificeren van de inkoopbehoefte, levert elke teammanager jaarlijks vóór 1 januari zijn inkoop- en aanbestedingsplan voor het komende jaar bij de inkoopadviseur aan.

Artikel 5 Adviesfunctie aanbesteden

• 1.

  De adviesfunctie aanbesteden is ondergebracht bij de inkoopadviseur.

• 2.

  De inkoopadviseur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de voor een inkoop en aanbesteding verantwoordelijke persoon.

• 3.

  De inkoopadviseur brengt gevraagd en ongevraagd advies uit over:

  • a.

    het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbesluit en -beleid;

  • b.

    de wijze van aanbesteden;

  • c.

    het resultaat van de aanbesteding en het gunningsadvies.

• 4.

  In de artikelen 7 en 7a is bepaald in welke gevallen advies kan en in welke gevallen advies aan de inkoopadviseur moet worden gevraagd.

• 5.

  Van een advies van de inkoopadviseur kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college.

• 6.

  De voor een inkoop en aanbesteding verantwoordelijke persoon stelt de inkoopadviseur in kennis van de aanbestedingsprocedure als zijn advies moet worden gevraagd. De inkoopadviseur houdt een registratie bij van de aanbestedingsprocedures waarbij zijn advies moet worden gevraagd en waarvan hij in kennis is gesteld.

• 7.

  In afwijking van het eerste lid, is de adviesfunctie aanbesteden voor de gemeentelijke brandweer ondergebracht bij het Openbaar lichaam Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden (VGGM).

Artikel 6 Verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid

• 1.

  De inkoop en aanbesteding vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de manager onder wie de voor een inkoop en aanbesteding verantwoordelijke persoon hiërarchisch valt.

• 2.

  De beslissingsbevoegdheid bij inkoop en aanbesteding is vastgelegd in het Algemeen Mandaatbesluit gemeente Overbetuwe of het Algemeen Mandaatbesluit Rechtspositie Personeel Overbetuwe voor zover het over personeel gaat.

Artikel 7 Bepalen aanbestedingsprocedure

• 1.

  Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure geldt dat in beginsel de Gids Proportionaliteit wordt gevolgd, waarbij wordt afgewogen of maatwerk geen afwijkende aanbestedingsprocedure noodzakelijk maakt.

• 2.

  Het advies van de inkoper kan worden gevraagd bij aanbestedingen tot € 10.000,-.

• 3.

  Het advies van de inkoper moet worden gevraagd bij aanbestedingen vanaf € 10.000,-.

Artikel 8 Dooronderhandelen

• 1.

  Bij dooronderhandelen, voor zover toegestaan, met één of meerdere inschrijvers in geval van te hoge of te lage inschrijvingen, moet altijd advies worden gevraagd bij de inkoopadviseur, voordat wordt besloten hoe met die afwijking zal worden omgegaan. Van dit advies kan niet worden afgeweken, anders dan met instemming van de directeur bedrijfsvoering of een besluit van het college.

• 2.

  Bij Europese aanbestedingen is dooronderhandelen niet toegestaan.

Artikel 9 Inschakelen Autoriteit Consument en Markt

Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, wordt er door tussenkomst van de inkoopadviseur contact opgenomen met de Autoriteit Consument en Markt (ACM).

Artikel 10 Wet Bibob

• 1.

  Een verzoek om een advies op grond van de Wet Bibob wordt ingediend na tussenkomst van de inkoopadviseur.

• 2.

  Ook bij niet-Europese aanbestedingen kunnen de uitsluitingscriteria van de Europese aanbestedingsrichtlijnen expliciet op de desbetreffende aanbesteding van toepassing worden verklaard.

• 3.

  Bij de aanbesteding wordt vermeld welke documenten een inschrijver moet overleggen om aan te tonen dat de verschillende uitsluitingscriteria niet op hem van toepassing zijn.

Artikel 11 Vergoeding inschrijvingskosten

Inschrijvingskosten worden niet vergoed, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 12 Aanbestedingsdossier

• 1.

  Van elke aanbestedingsprocedure, waar de inkoopadviseur om advies moet worden gevraagd, houdt de inkoopadviseur een aanbestedingsdossier bij.

• 2.

  In het geval van Europese aanbestedingen worden in het dossier ook de gegevens vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer van de Belastingdienst moeten worden verschaft.

Artikel 13 Hardheidsclausule

Het college kan één of meer artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van het inkopen en aanbesteden, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 14 Intrekking oude regeling

Het Inkoop en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2013, zoals vastgesteld bij besluit van 27 augustus 2013, wordt ingetrokken.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 16 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Inkoop en aanbestedingsbesluit gemeente Overbetuwe 2017.

Aldus besloten in de vergadering van 19 september 2017

Burgemeester en wethouders,