Verordening financieel beheer provincie Overijssel 2003

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. financieel beheer: de administratie en het beheer van de vermogenswaarden;

b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, beheren en functioneren van de provinciale organisatie en ten behoeve van de daarover af te leggen verantwoording;

c. beheer vermogenswaarden: alle beheerdaden die voortvloeien uit het door het provinciaal bestuur vastgestelde beleid die gevolgen hebben voor de financiële en vermogenspositie van de provincie;

d. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het totstandbrengen en instandhouden van de goede werking van de administratie;

e. budgethouder: de ambtelijke beschikkingsbevoegde met betrekking tot door Provinciale Staten geautoriseerde financiële middelen voor bepaalde doeleinden;

f. eenheid: een werkeenheid zoals bedoeld in artikel I van de Organisatieverordening provincie Overijssel.

1

1. Het vaststellen van de uitgangspunten van de organisatie van het financieel beheer berust bij Provinciale Staten.

2. De uitwerking van de uitgangspunten van de organisatie van het financieel beheer berust bij het College van Gedeputeerde Staten.

3. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij behoort het ontwikkelen en instandhouden van een systeem van planning en control. Hieronder wordt verstaan een pakket van maatregelen en instrumenten op grond waarvan het verantwoordelijke orgaan de onder haar verantwoordelijkheid vallende processen en activiteiten kan sturen en beheersen.

2

1. In het kader van de programmabegroting stellen Provinciale Staten de kaders voor de effectiviteit, doelmatigheid en rechtmatigheid.

2. Binnen de door Provinciale Staten gestelde kaders berust de verantwoordelijkheid voor de effectiviteit, doelmatigheid en rechtmatigheid bij het College van Gedeputeerde Staten.

3. Gedeputeerde Staten leggen aan Provinciale Staten verantwoording af over het gevoerde financieel beheer op de wijze zoals bepaald in de Provinciewet.

4. Onverminderd de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, berust de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het financieel beheer bij de Directie. De verantwoorelijkheid voor het financieel beheer binnen de eenheden berust bij de hoofden van de eenheden.

5. De hoofden van de eenheden leggen jaarlijks verantwoording af over het financieel beheer binnen de eenheden aan de Directie.

6. De Directie legt jaarlijks verantwoording af over het financieel beheer aan Gedeputeerde Staten.

7. Gedeputeerde Staten legt jaarlijks verantwoording af over het financieel beheer aan Provinciale Staten.

8. De Directie is verantwoordelijk voor de advisering aan het College van Gedeputeerde Staten over aangelegenheden van financieel beheer. Zij wordt daarbij inhoudelijk ondersteund door de Concernstaf en eenheid Middelen.

3

1. Het systeem van planning en control, als genoemd in artikel 2, derde lid van deze verordening, is onderscheiden in een programmadeel en een productendeel.

2. Jaarlijks wordt door Provinciale Staten de programmabegroting vastgesteld. Hierin zijn de maatschappelijke effecten opgenomen, de programma’s ter realisering daarvan en de financiële kaders die daarbij in acht moeten worden genomen.

3. Jaarlijks wordt door Gedeputeerde Staten de productenbegroting vastgesteld. Hierin zijn de producten en diensten opgenomen zoals deze door de provincie worden voortgebracht. Daarnaast bevat de productenbegroting informatie over de producten waaronder de aansluiting met de programmabegroting.

4. De programmabegroting bevat tevens de kaders die worden gesteld aan de Tussentijdse programmarapportages en de programmarekening.

5. Op grond van de programmabegroting wordt door het College van Gedeputeerde Staten de planningsbrief opgesteld.

6. De planningsbrief gaat ten minste nader in op en stelt de kaders vast voor:

– de onderdelen van de planning- & controlcyclus;

– de aansluiting tussen programmabegroting en productenbegroting;

– doelmatigheidsonderzoeken;

– de administratieve organisatie;

– de financieel-administratieve systemen;

– budgettering en budgetbevoegdheden;

– de werkplannen per eenheid;

– het managementcontract tussen Gedeputeerde Staten en Directie;

– de managementcontracten tussen Directie en hoofden eenheden;

– de door de eenheden en Directie op te stellen managementrapportages en bestuursrapportages.

4

1. De procedures en instructies betreffende het financieel beheer zijn vastgelegd in een Handboek Administratieve Organisatie welke is vastgesteld door de Directie met als doel:

– inzicht te geven in de structuur van de administratieve organisatie door eenduidige vastlegging van onder meer procedures, richtlijnen, taken en afbakening van bevoegdheden;

– een basis te vormen voor analyse en evaluatie;

– inzicht te geven in de structuur van het treasurybeheer.

2. Gedeputeerde Staten kunnen richtlijnen geven met betrekking tot de inrichting van het Handboek Administratieve Organisatie.

5

1. De financieel-administratieve systemen leveren financiële informatie ten behoeve van het bestuur en alle functioneel betrokkenen binnen de organisatie.

2. De door de financieel-administratieve systemen geleverde informatie vormt de financiële basis bij beslissingen over de aanwending van middelen en de verantwoording daarover.

3. Met behulp van de geleverde financiële informatie wordt op zodanige wijze verantwoording over het gevoerde financiële beleid en beheer van de organisatie afgelegd dat de doelmatigheid en rechtmatigheid van de besteding van middelen kunnen worden getoetst.

4. Gedeputeerde Staten kunnen regels stellen omtrent de inrichting en beveiliging van het geautomatiseerde financieel-administratieve systeem.

6

1. De werkplannen en managementcontracten vermelden in ieder geval de (politiek) relevante producten en de te leveren prestaties, de te ondernemen activiteiten en de verdeling van de materiële en personele eenheidsbudgetten en -formatie over de verschillende teams.

2. De managementcontracten worden vastgesteld door de Directie.

7

1. Gedurende het jaar worden door de hoofden van de eenheden ten minste drie managementrapportages uitgebracht aan de Directie welke door de Directie worden vastgesteld. Op grond van deze rapportages worden door de Directie bestuursrapportages uitgebracht aan Gedeputeerde Staten welke door Gedeputeerde Staten worden vastgesteld. De opzet van de rapportages is zodanig dat deze als basis kunnen worden gehanteerd voor de informatievoorziening in het kader van de realisering van de programmabegroting Deze informatievoorziening vindt plaats via programmarapportages aan Provinciale Staten.

2. Een managementrapportage bestaat uit:

• a.

  een verantwoording over (afwijkingen in) de taakvervulling en de daarmee bereikte effecten alsmede over de voor de producten ingezette middelen;

• b.

  een signalering van nieuwe ontwikkelingen, binnen en buiten de organisatie, die van invloed kunnen zijn op de planning en de realisatie van de gestelde doelen;

• c.

  een toetsing van de uitkomsten van beleid en beheer aan kengetallen en eventuele herijking van zulke kengetallen;

• d.

  een opgave van gewenste aanpassing van de in de begroting geraamde middelen, alsmede een opgave van de voor de begroting budgettair neutrale wijzigingen, waarvoor een hoofd eenheid niet zelfstandig bevoegd is.

3. De bestuursrapportage bestaat uit de politiek relevante onderdelen van de managementrapportages waarbij de aandacht vooral uitgaat naar de uitvoering van beleid en zijn effecten alsmede de uitputting van budgetten.

4. Een programmarapportage bestaat uit een overzicht van de uitvoering en de realisatie van de programma’s zoals deze door Provinciale Staten zijn vastgesteld.

8

1. De functie van provinciecontroller wordt vervuld door de Directie. Zij wordt daarbij inhoudelijk ondersteund door de Concernstaf en Middelen.

2. De provinciecontroller is belast met:

• a.

  het gevraagd en ongevraagd adviseren aan Gedeputeerde Staten en de eenheden over de doelmatigheid en doelgerichtheid van de organisatie;

• b.

  het toezicht op de samenstelling en wijzigen van de provinciale begroting en meerjarenraming;

• c.

  advies en toezicht, gericht op de provinciale begroting en het tijdig signaleren van dreigende verstoringen in het begrotingsevenwicht en het zodanig in gang zetten van activiteiten om de verstoringen op te heffen;

• d.

  advies en toezicht, gericht op de totstandkoming en de werking van de financieel-administratieve organisatie en voeren van de financiële administratie en haar financiële systemen;

• e.

  het toezicht op de administratieve organisatie, die voldoet aan de eisen van doelmatigheid en interne controle, zoals die gesteld worden in het Handboek Administratieve Organisatie;

• f.

  het beoordelen van de financiële gevolgen en risico’s van regelgeving en beleidsnota’s, mede uit een oogpunt van doelmatigheid en beheer;

• g.

  het vermogens- en risicobeheer, met inbegrip van de vermogensrechtelijke aspecten van provinciale deelnemingen;

• h.

  het opstellen van de jaarrekening;

• i.

  de toepassing en interpretatie van de door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten ingevolge de artikelen 4, 5, tweede lid en 6, vierde lid, te stellen regels, respectievelijk richtlijnen;

• j.

  het in opdracht van het College van Gedeputeerde Staten (doen) uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken.

• k.

  overige aan de functie opgedragen taken.

9

1. Elk product uit de productenbegroting heeft een budgethouder. De Directie, hoofden van de eenheden en projectleiders kunnen een budgethouder zijn en handelen op basis van bestuurlijk genomen besluiten. De budgethouder houdt daarbij rekening met de verdeling van bevoegdheden zoals die zijn vastgelegd in wetgeving en provinciale besluiten.

2. De budgethouder draagt zorg voor het opstellen van begrotingsramingen, voor de optimale inzet van middelen ten behoeve van de in het werkplan genoemde doeleinden en voor het afleggen van verantwoording.

3. De budgethouders kunnen budgetbeheerders aanwijzen. Bij de aanwijzing tot budgetbeheerder wordt schriftelijk in nadere regels vastgelegd voor welke budgetten dit geldt. Indien van toepassing wordt in de nadere regels tevens aangegeven tot welke maximumbedragen de budgetbeheerder tekeningsbevoegdheid verkrijgt met betrekking tot het geven van betalingsopdrachten. Deze nadere regels worden schriftelijk ter kennisneming toegezonden aan de provinciecontroller. Indien geen budgetbeheerder is aangewezen, treedt de budgethouder op als budgetbeheerder.

4. De budgetbeheerder draagt, binnen de grenzen van het budget, zorg voor een rechtmatige en doelmatige aanwending van de financiële middelen.

5. De budgetbeheerder rapporteert over het beheer aan de budgethouder over de door deze laatste daartoe aangewezen periodes en rapporteert eigener beweging in geval van dreigende onder- of overschrijdingen of onregelmatigheden in het beheer.

6. Elk hoofd van de eenheid is tevens budgethouder voor de budgetten van de eenheid als geheel, zulks mede op grond van artikel 3, lid 4 en artikel 7.

1. Gedeputeerde Staten zorgen bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

• a.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door Provinciale Staten vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

• b.

  het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;

• c.

  het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

• d.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Gedeputeerde Staten nemen bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  het uitzetten van tijdelijk overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-rating afgegeven door ten minste twee gezaghebbende rating agencies, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

• b.

  overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd in tact is;

• c.

  derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico's;

• d.

  voor het aantrekken en uitzetten van geldmiddelen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• e.

  overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingen Gedeputeerde Staten zoveel mogelijk zekerheden. Gedeputeerde Staten motiveren in hun besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4. Gedeputeerde Staten stellen regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en leggen deze vast in een besluit Uitvoeringsregeling Treasury.

1. Deze verordening treedt in werking 22 dagen nadat zij bekend is gemaakt in het Provinciaal blad.

2. De verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Financieel Beheer provincie Overijssel 2003’.