Regeling producthouderschap

1. masterproducthouder : een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar in de functie van afdelingshoofd, gemeentesecretaris/algemeen directeur of griffier.

2. producthouder: een door de masterproducthouder aangewezen ambtenaar, in de functie van teammanager.

3. productbeheerder: een door een producthouder aangewezen medewerker of de producthouder zelf

4. toeleveraar: een teammanager die toelevert aan een product van een producthouder van een ander team en daartoe een overeenkomst sluit met betreffende producthouder.

5. product: een door het college beschreven eenheid, waarmee met de concrete aanduiding van output en input de vertaling plaatsvindt van het beleid.

6. productbudget: baten en lasten verbonden aan een product, met de daarbij behorende taakstelling.

7. project: een activiteit welke éénmalig is en waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. In het beheer wordt een project gelijk gesteld aan een product.

8. productenraming:  een raming van te leveren producten ter uitvoering van de begroting, voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft en drie daarop volgende jaren vast te stellen door het college van burgemeester en wethouders. Het is tevens het document waarmee bevoegdheden worden overgedragen van het college van burgemeester en wethouders aan de masterproducthouders voor realisering van de productie binnen de periode van één kalenderjaar binnen de bijbehorende financiële kaders.

9. mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

10. volmacht: de bevoegdheid tot het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen.

11. machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van feitelijke handelingen (niet zijnde een besluit of een privaatrechtelijke rechtshandeling).

12. concerncontroller: de functie die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van planning en control op strategisch niveau.

1. Het college wijst voor elk begrotingsjaar opnieuw voor elk product uit de productenraming een masterproducthouder aan.

2. Het aanwijzen van een masterproducthouder dient schriftelijk te gebeuren.

3. De masterproducthouder is verantwoordelijk voor realisatie van de betreffende producten binnen de in de productenraming per product aangegeven grenzen.

4. Het college blijft eindverantwoordelijk voor realisatie van de producten uit de productenraming.

1. De masterproducthouder kan voor elk product dat onder zijn masterproducthouderschap valt een producthouder aanwijzen.

2. Het aanwijzen van een producthouder dient schriftelijk te gebeuren.

3. De producthouder is verantwoordelijk voor realisatie van de betreffende producten binnen de in de productenraming per product aangegeven grenzen.

4. De masterproducthouder blijft zelf ook verantwoordelijk voor realisatie van de producten die onder zijn masterproducthouderschap vallen.

5. Zolang een masterproducthouder voor een bepaald product geen producthouder heeft aangewezen is hij zelf naast masterproducthouder tevens producthouder.

1. De producthouder kan voor elk product dat onder zijn producthouderschap valt een productbeheerder aanwijzen

2. Het aanwijzen van een productbeheerder dient schriftelijk te gebeuren.

3. De productbeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering van het totale productieproces van het toegewezen product, te weten (proces)planning en inzet en beheersing van middelen.

4. De producthouder blijft medeverantwoordelijk voor realisatie van de producten die onder zijn producthouderschap vallen.

5. Zolang een producthouder voor een bepaald product geen productbeheerder heeft aangewezen is hij zelf naast producthouder tevens productbeheerder.

6. Een productbeheerder kan de verantwoordelijkheid voor de realisatie van een afgebakend gedeelte van een product doorgeven aan een andere medewerker binnen hetzelfde team. Hiervoor is schriftelijke toestemming van de producthouder vereist.

1. Een producthouder kan een afgebakend gedeelte van de productie waarvoor de producthouder verantwoordelijk is uitbesteden aan een teammanager van een ander team (toeleveraar).

2. Hiervoor dient de producthouder een schriftelijke overeenkomst te sluiten met de toeleveraar waarin wordt vastgelegd welke productie van de toeleveraar wordt verwacht, tegen welke kwaliteit en over welk gedeelte van het productbudget de toeleveraar mag beschikken.

3. De toeleveraar is volledig zelfstandig verantwoordelijk voor de procesplanning en inzet en beheersing van de beschikbaar gestelde middelen tot het leveren van de met de producthouder overeengekomen prestatie.

1. De (master)producthouder en productbeheerder mogen beschikken over het budget dat in de productenraming of een wijziging van de productraming door het college ten behoeve van het betreffende product beschikbaar is gesteld.

2. De (master)producthouders en productbeheerders beheren de hen toebedeelde budgetten op basis van de onderliggende producten.

3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan wanneer de verplichting past binnen de taakstelling zoals deze uit de productbeschrijving van het betreffende product volgt, en als binnen het budget van het betreffende product voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.

4. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De producthouders en productbeheerders zijn niet automatisch op grond van hun (master)producthouderschap of productbeheerderschap bevoegd om de nodige bijbehorende handelingen te verrichten, maar hebben hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Hiervoor moet dus een apart besluit genomen worden conform de mandaatregeling.

5. Verplichtingen mogen alleen worden aangegaan als ze voldoen aan de gedragslijn met betrekking tot de aanbesteding van diensten, leveringen en werken, zoals die is opgenomen in de nota inkoop- en aanbestedingenbeleid en in het handboek inkoop en aanbestedingen.

6. De (master)producthouder, producthouder en de productbeheerder zijn verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk de inkomsten die voortvloeien uit de door hen aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten, met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken betreffende de administratieve organisatie.

7. Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de aangewezen (master)producthouder of productbeheerder

8. De (master)producthouders en productbeheerders zorgen ervoor, dat de hen toebedeelde budgetten op een bedrijfseconomische en rechtmatige wijze worden ingezet voor activiteiten ter realisatie van de toegewezen producten.

9. De bepalingen in dit artikel zijn op overeenkomstige wijze van toepassing op de toeleveraar in relatie tot de productie waarvoor hij verantwoordelijk is en het gedeelte van het productbudget dat hiervoor aan hem beschikbaar is gesteld.

1. De (master)producthouder en -beheerder draagt zorg voor de productiemiddelen en een adequate organisatie van de processen nodig voor het realiseren van het product en de toeleveringen op basis van de voorcalculaties. Zij zijn binnen de hier genoemde randvoorwaarde verantwoordelijk voor het leveren van de productie, onverlet de verantwoordelijkheid die iedere medewerker uit hoofde van zijn functie heeft voor zijn aandeel in het productieproces.

2. De (master)producthouders en -beheerders leggen de op het product betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het realiseren van de taakstelling c.q. het project kan worden aangegeven. Dit geldt eveneens voor de toeleveraar.

3. De concerncontroller kan voorschriften geven inzake de zogenaamde verplichtingen- administratie, alsmede overige zaken ten behoeve van een rechtmatige en doelmatige informatievoorziening van het financieel beheer.

4. De (master)producthouders en –beheerders verstrekken de teammanager van het team Advies en Control, de teammanager van het team Beheer en Uitvoering en de concerncontroller alle gegevens en stukken die ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie van de gemeente, de budget-, en kredietbewaking en de (jaar)verslaglegging nodig zijn. De concerncontroller stelt in overleg met de teammanagers van Advies en Control en Beheer en Uitvoering zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting kan worden voldaan.

5. Alle bepalingen die in deze “regeling producthouderschap” betrekking hebben op producten zijn eveneens van toepassing op (investerings)projecten. Een (master)producthouder en productbeheerder van een project hoeft niet elk jaar opnieuw aangewezen te worden, aangezien een (investerings)project meestal jaaroverschrijdend is.

1. Productverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer producthouders of 2 of meer productbeheerders gelijktijdig verantwoordelijk zijn voor één product met bijbehorend budget.

2. De producthouder, productbeheerder en de toeleveraar kunnen bepaalde bevoegdheden ten aanzien van het aangaan van specifieke verplichtingen, het vastleggen van deze verplichtingen in de administratie en het voor akkoord paraferen van de betaling van facturen laten uitvoeren door een medewerker binnen hetzelfde team. Hiervoor is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de producthouder. Voor zover hiervoor mandaten, volmachten of machtigingen nodig zijn moet dit apart geregeld worden conform de mandaatregeling.

3. Bij afwezigheid van de producthouder of productbeheerder gaan de taken die voortvloeien uit het producthouderschap of het productbeheerderschap over op de masterproducthouder respectievelijk de producthouder.