Regeling vervallen per 20-07-2016

Verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening Pijnacker-Nootdorp 2008

Geldend van 31-10-2008 t/m 19-07-2016

Intitulé

Verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening Pijnacker-Nootdorp 2008

De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

gezien de notitie van de voorzitter van de commissie tot onderzoek van de rekening inzake “omgang met stukken commissie tot onderzoek van de rekening”;

gezien de vaststelling van een meerjarig controleprotocol door de raad op 31 oktober 2007;

overwegende het overleg dat hierover plaatsvond tijdens de vergadering van de commissie tot onderzoek van de rekening op 8 mei 2008;

gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;

gelet op artikel 197 e.v. van de Gemeentewet;

besluit:

vast te stellen de navolgende ‘verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening Pijnacker-Nootdorp 2008’ onder gelijktijdige intrekking van de ‘verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening Pijnacker-Nootdorp 2005’.

Artikel 1 - Begripsbepalingen

Wet: Gemeentewet;

Commissie: commissie tot onderzoek van de rekening (REKCIE)

Voorzitter: voorzitter van de REKCIE

College: college van burgemeester en wethouders

Gemeenteraad: de raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

Commissie tot onderzoek van de rekening: commissie tot onderzoek van de rekening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp

Secretaris: secretaris van de commissie

Controleprotocol: normen, uitgangspunten en prioriteiten inzake de rechtmatigheid ten behoeve van de accountant bij diens controle van de jaarrekening

Artikel 2 - Instelling commissie en algemene taakstelling

  • 1.

    De commissie onderzoekt jaarlijks de bevindingen van de externe accountant, hierna te noemen: de accountant, met betrekking tot de door het college aangeboden concept - rekening en de bijbehorende stukken. De commissie doet onderzoek naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de aangeboden concept-rekening.

  • 2.

    De commissie brengt schriftelijk advies uit aan de gemeenteraad over de vaststelling van de jaarrekening.

  • 3.

    De commissie brengt jaarlijks schriftelijk advies uit aan de gemeenteraad over de vaststelling van een controleprotocol.

Artikel 3 - Samenstelling

  • 1.

    De commissie wordt samengesteld uit één raadslid per raadsfractie en een voorzitter die door de raad uit zijn midden wordt benoemd.

  • 2.

    Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door een door de commissie uit haar midden aan te wijzen plaatsvervangend voorzitter.

  • 3.

    De leden van de commissie regelen zelfstandig de incidentele vervanging.

  • 4.

    Het lidmaatschap van de commissie of het voorzitterschap eindigt:

    • a.

      als de commissie ophoudt te bestaan;

    • b.

      als hij ophoudt lid van de raad te zijn;

    • c.

      als hij op eigen verzoek ontslag neemt;

    • d.

      als de raad hem als lid van de commissie ontslaat;

    • e.

      bij het aantreden van de nieuwe raad.

  • 5.

    In de door ontslag, aftreden als lid van de raad, intrekken van de aanwijzing of door overlijden opengevallen plaats wordt binnen drie maanden voorzien.

  • 6.

    Bij ontslag als lid van een commissie blijft het lid zijn functie vervullen, totdat in zijn opvolging is voorzien.

  • 7.

    De griffier of een door hem aan te wijzen medewerker van de griffie is secretaris van de commissie.

  • 8.

    De secretaris heeft een raadgevende stem.

  • 9.

    De secretaris is belast met het maken van een verslag van hetgeen in de vergadering van de commissie is besproken.

Artikel 4 - Werkwijze onderzoeken ex artikel 2 lid 1

  • 1.

    De accountant die in opdracht van de raad de jaarrekening certificeert, voert die werkzaamheden uit op basis van het door de raad vastgestelde controleprotocol.

  • 2.

    In het kader van haar onderzoek heeft de commissie de volgende taken:

    • -

      de commissie voert periodiek afstemmingsoverleg met de accountant;

    • -

      de commissie wordt evenals de accountant terstond door het college in kennis gesteld van alle informatie die na het opmaken van de jaarrekening en vóór de behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft;

    • -

      de commissie bespreekt –voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken - het verslag van de bevindingen en de strekking van de accountantsverklaring met de accountant.

  • 3.

    Vragen van de commissie naar aanleiding van haar werkzaamheden worden schriftelijk – door tussenkomst griffier - aan het college voorgelegd. Het college draagt, zo mogelijk voor de eerstvolgende vergadering van de commissie, zorg voor schriftelijke beantwoording.

  • 4.

    De commissie brengt haar adviezen ten behoeve van de raadsbehandeling van de in artikel 2 bedoelde stukken schriftelijk aan de raad uit. Bij elk advies, tenzij het met algemene stemmen wordt gegeven, wordt vermeld of een lid een afwijkende mening heeft.

  • 5.

    Voor een goede invulling van haar taken is de commissie in ieder geval bevoegd:

    • -

      zich tot het college te wenden ter verkrijging van alle informatie waarvan zij de kennisneming nodig acht voor haar werkzaamheden;

    • -

      externe deskundigen in te schakelen, indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van de gemeenteraad.

Artikel 5 - Deelname aan de vergadering door anderen dan de voorzitter of de commissieleden

De voorzitter van de commissie kan, al dan niet op verzoek van de leden van de commissie, de burgemeester, een wethouder of ambtenaren van de gemeente en andere deskundigen uitnodigen de vergadering van de commissie bij te wonen of daarin te verschijnen teneinde desgevraagd over de aan de orde zijnde zaken nadere informatie te verstrekken of aan de beraadslaging deel te nemen.

Artikel 6 - Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert wanneer dit door de voorzitter of door twee leden nodig wordt geacht.

  • 2.

    De commissie vergadert minimaal één keer per jaar.

  • 3.

    De vergadering van de commissie wordt niet gehouden, tenzij behalve de voorzitter tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 4.

    Wanneer het vereiste aantal niet is opgekomen, wordt zo nodig, zulks met een tussentijd van tenminste vierentwintig uur, een nieuwe vergadering belegd waarbij ten minste twee leden en de voorzitter aanwezig zijn.

Artikel 7 - Oproeping

  • 1.

    De voorzitter zendt - spoedeisende vergaderingen uitgezonderd – in de regel ten minste acht dagen vóór een vergadering alle raadsleden en alle commissieleden die geen lid zijn van de raad een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering.

  • 2.

    De voorzitter bepaalt de agenda van de vergadering.

  • 3.

    Tegelijk met de agenda worden die stukken meegezonden die voor de besluitvorming van essentieel belang zijn.

  • 4.

    De oproepingsbrief vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering zullen worden behandeld, in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.

  • 5.

    De commissie kan besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.

Artikel 8 - Ter inzage leggen van stukken

  • 1.

    Gelijktijdig met het verzenden van de stukken aan raadsleden en commissieleden die geen zitting hebben in de raad, worden de agenda, de meegezonden openbare stukken en de openbare stukken welke dienen ter toelichting op de commissievoorstellen, voor een ieder ter inzage gelegd.

  • 2.

    Gelijktijdig met het verzenden van de stukken aan raadsleden en commissieleden die geen zitting hebben in de raad, worden stukken omtrent wier inhoud ingevolge artikel 25, tweede lid, van Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, ter inzage gelegd voor raadsleden.

  • 3.

    Indien ná het verzenden van de stukken nog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan raadsleden en commissieleden die geen lid zijn van de raad.

  • 4.

    Een origineel van een ter inzage gelegd stuk mag niet buiten het gemeentehuis gebracht worden. Een raadslid mag een kopie van een ter inzage gelegd stuk slechts voor eigen gebruik buiten het gemeentehuis brengen.

Artikel 9 - Openbare kennisgeving

  • 1.

    De vergadering wordt door aankondiging op de voor kennisgevingen in de gemeente gebruikelijke wijze ter openbare kennis gebracht uiterlijk in de week voorafgaande aan de vergadering.

  • 2.

    De openbare kennisgeving vermeldt:

    • a.

      de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

    • b.

      de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende voorstellen kan inzien.

Artikel 10 - Openbaarheid

  • 1.

    De vergaderingen van de commissie wordt in het openbaar gehouden voor zaken die dienen ter voorbereiding van de besluitvorming in de raad, tenzij naar het oordeel van de voorzitter deze zaken zich niet of nog niet lenen voor een beraadslaging in een openbare vergadering. Deze zaken worden in een besloten vergadering behandeld.

  • 2.

    Bij openbare vergaderingen worden de deuren gesloten, wanneer de voorzitter dit nodig oordeelt, of het door twee van de aanwezige leden van de commissie wordt gevraagd.

  • 3.

    De commissie beslist daarna of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd.

Artikel 11 - Verslaglegging

  • 1.

    Van hetgeen in de commissie wordt besproken, wordt een zakelijke weergave in een verslag opgenomen, waarbij de standpunten van de commissieleden worden vermeld.

  • 2.

    Het verslag wordt met de stukken voor de eerstvolgende vergadering van de commissie meegezonden en voor iedereen ter inzage gelegd.

  • 3.

    Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

  • 4.

    Het verslag wordt de eerstvolgende raadsvergadering die volgt op de commissie vergadering ter inzage gelegd.

  • 5.

    In afwijking van hetgeen gesteld in lid 2, wordt een verslag van een besloten vergadering in een gesloten enveloppe toegezonden aan de leden van de commissie en eventueel bij de vergadering waarop het verslag betrekking heeft aanwezige plaatsvervangende leden van de commissie.

  • 6.

    In afwijking van hetgeen gesteld in lid 4, wordt een verslag van een besloten vergadering onder berusting van de griffier, ter inzage gelegd voor raadsleden.

Artikel 12 - Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter, de commissie gehoord hebbende.

Artikel 13 - Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 14 - Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als' Verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening Pijnacker-Nootdorp'.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 oktober 2008.
De griffier, De voorzitter,

Toelichting bij de Verordening op de commissie tot onderzoek van de rekening:

Op grond van de verordening wordt de rekeningencommissie geïnstalleerd die de gemeenteraad adviseert ten aanzien van de (vaststelling van de) jaarrekening.

In art. 213 Gemeentewet zijn regels vastgesteld die zien op de controle van de rechtmatigheid van het financiële beheer. De actieve rol van de raad hierbij is aangegeven in art. 213 lid 5 Gemeentewet waarin is bepaald dat de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad toezendt.

In de toelichting op dit wetsartikel is te lezen dat het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid van de jaarrekening een effectief instrument is voor de raad om het door het college gevoerde financiële beheer te controleren.

Op basis van de verordening is het voor de raad mogelijk vorm en inhoud te geven aan de actieve rol bij de controle van de jaarrekening. De rekeningencommissie adviseert de raad ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening.

Daarnaast is het voor de rekeningencommissie mogelijk overleg te voeren met de accountant in het kader van het onderzoek van het verslag van bevindingen dat door de accountant aan de raad (in eerste instantie aan de rekeningencommissie die de raad hierover schriftelijk adviseert) wordt aangeboden. De raad is immers de opdrachtgever van de accountant.

Hieronder zijn de overlegmomenten van de rekeningencommissie, zoals de verordening die beoogt, aangegeven.

Overlegmomenten:

November/december:

  • -

    rekeningencommissie adviseert raad inzake controleprotocol

  • -

    de raad stelt het controleprotocol ten behoeve van de accountant vast.

Maart/april:

  • -

    college biedt concept-rekening aan aan de rekeningencommissie (voor onderzoek)

  • -

    accountant biedt verslag van bevindingen en de strekking van de accountantsverklaring aan aan de rekeningencommissie (afschrift aan college ogv art. 213 lid 5 Gemeentewet)

  • -

    de rekeningencommissie bespreekt concept-rekening, verslag van bevindingen en de strekking van de accountantsverklaring met de accountant.

April:

  • -

    de rekeningencommissie brengt schriftelijk advies uit aan de raad

  • -

    vaststelling van de jaarrekening door de raad.