Gedragscode voor het bestuur

Geldend van 01-02-2002 t/m heden

Intitulé

Gedragscode voor het bestuur

De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 januari 2002;

gehoord de Commissie voor Algemeen Bestuur en Bedrijfsvoering;

besluit:

vast te stellen de navolgende GEDRAGSCODE VOOR HET BESTUUR.

Deel I. Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit

Leden van het college van burgemeester en wethouders stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van de gemeente, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer.

Bestuurlijke integriteit houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders of de gemeenteraad, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders hun functie vervullen.

Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst bestuurlijke integriteit in een breder perspectief:

  • •

    Dienstbaarheid Het handelen van een bestuurder is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uit maken.

  • •

    Functionaliteit Het handelen van een bestuurder heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

  • •

    Onafhankelijkheid Het handelen van een bestuurder wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

  • •

    Openheid Het handelen van een bestuurder is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

  • •

    Betrouwbaarheid Op een bestuurder moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

  • •

    Zorgvuldigheid Het handelen van een bestuurder is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.

Deel II. Gedragscode bestuurlijke integriteit

1 Algemene bepalingen

1.1 Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders.

1.2 Deze gedragscode geldt voor de voorzitter en alle leden van het college. De code kan naar analogie worden toegepast op raadsleden, indien noodzakelijk in aangepaste vorm.

1.3. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college.

1.4. De code is openbaar en door derden te raadplegen.

1.5. De leden van het college en de leden van de raad ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

2.1. Een bestuurder doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen.

2.2. Bij privaatpublieke samenwerkingsrelaties voorkomt de bestuurder (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

2.3. Een oud-bestuurder wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor de gemeente.

2.4. Een bestuurder die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten aan de gemeente, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht.

2.5. Een bestuurder neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden.

3 Nevenfuncties

3.1. Een bestuurder vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.

3.2. Een bestuurder maakt melding van al zijn nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel of niet bezoldigd is. Deze gegevens worden openbaar gemaakt.

3.3. De kosten die een bestuurder maakt in verband met een nevenfunctie uit hoofde van het ambt (q.q. nevenfunctie) worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend.

3.4 Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen anders dan uit hoofde van het ambt, bespreekt dit voornemen in het college. Daarbij komt tevens aan de orde hoe wordt gehandeld met betrekking tot eventuele vergoedingen en de te maken kosten.

4 Informatie

4.1. Een bestuurder gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie.

4.2. Een bestuurder houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

4.3. Een bestuurder maakt niet ten eigen bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

5 Aannemen van geschenken

5.1. Geschenken en giften die een bestuurder uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.

5.2. Indien een bestuurder geschenken of giften ontvangt die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd.

5.3. Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in het college waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

6 Bestuurlijke uitgaven

6.1. Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

6.2 Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd.

  • -

    Met de uitgave is het belang van de gemeente gediend

    en

  • -

    De uitgave vloeit voort uit de functie.

7 Declaraties

7.1. De bestuurder declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.

7.2 Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

7.3 Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

7.4 Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

7.5 De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van bestuurders worden administratief afgehandeld door een daartoe aangewezen ambtenaar.

7.6 In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze ter besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

8 Creditcards

8.1. Het gebruik van creditcards voor binnenlands gebruik wordt zo veel mogelijk beperkt.

8.2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor aanvragen, verstrekken en intrekken van creditcards. Er wordt vastgelegd voor welk soort kosten de creditcard kan worden gebruikt.

8.3. Bij de afhandeling van betalingen verricht met een creditcard wordt een daartoe vastgesteld formulier ingediend. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

8.4. Het gebruik van de creditcard kan uitsluitend betrekking hebben op uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

8.5. Ingeval van twijfel over een correct gebruik van de creditcard wordt dit aan de burgemeester gemeld en zo nodig ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

8.6. Indien met de creditcard kosten zijn betaald die na controle blijken voor rekening van de bestuurder te moeten komen, wordt aan de bestuurder een factuur gezonden ter hoogte van het bedrag dat voor zijn rekening dient te blijven.

9 Gebruik van gemeentelijke voorzieningen

9.1. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan.

9.2. Bestuurders kunnen op basis van een overeenkomst ter zake voor zakelijk gebruik een fax, mobiele telefoon en computer ter beschikking krijgen.

9.3. Als het belang van de gemeente daarmee is gediend kan het college van B & W besluiten dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto met chauffeur. Het gebruik van deze voorziening wordt centraal geregistreerd. Het college van B & W kan bepalen dat in bijzondere gevallen van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van q.q.-nevenfuncties.

10 Reizen buitenland

10.1. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse dienstreis te maken, heeft toestemming nodig van het college van B&W. De gemeenteraad wordt van het besluit op de hoogte gesteld.

10.2 Een bestuurder die het voornemen van een dienstreis meldt, verschaft informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap en de geraamde kosten.

10.3. Uitnodigingen voor dienstreizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken in het college en onder meer getoetst op het risico van belangenverstrengeling. Het gemeentelijk belang van de dienstreis is doorslaggevend voor de besluitvorming.

10.4. Van de dienstreis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in het jaarverslag.

10.5. Het ten laste van de gemeente meereizen van de partner van een bestuurder is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de gemeente daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming van het college betrokken.

10.6. Het anderszins meereizen van derden op kosten van de gemeente is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming van het college betrokken.

10.7. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming van het college. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de bestuurder.

10.8. De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voorzover zij redelijk en verantwoord worden geacht.

ONKOSTENVERGOEDINGEN

1. Opbouw onkostenvergoedingen

Naast vergoedingen voor nader aangeduide kosten zoals reis- en verblijfkosten, hebben de ambtsdragers aanspraak op een vaste (forfaitaire) onkostenvergoeding. Bij de opbouw van de vaste of forfaitaire onkostenvergoedingen voor gemeentebestuurders zijn de volgende kostencomponenten gehanteerd:

  • A.

    Representatie

  •  

    Representatie (koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties, attenties e.d.). Tevens worden onder deze categorie begrepen de noodzakelijke kosten voor de representatie die door de partner worden gemaakt in verband met de functie-uitoefening als politieke ambtsdrager. Voorbeelden zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden, 100-jarigen en het bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties.

  • B.

    Vakliteratuur

  •  

    Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken.

  • C.

    Contributies (verenigingen)

  •  

    Contributies/lidmaatschappen: lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.

  • D. 

    Telefoonkosten

  •  

    De kosten van zakelijke gesprekken waaronder ook van de mobiele telefoon. De kosten van telefoonabonnementen vallen niet onder de vaste kostenvergoeding.

  • E.

    Bureaukosten en porti.

  •  

    Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. tevens de kosten voor het verzenden van post en het kopiëren van stukken.

  • F.

    Giften

  •  

    Zakelijke giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als privé-persoon niet zou hebben gedaan, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne maken hier geen deel van uit.

  • G.

    Fractiekosten

  •  

    Bijdragen in de kosten van fractieassistenten en secretariaat, fractieweekend.

  • H.

    Representatieve ontvangsten aan huis

  •  

    Hieronder vallen de kosten verbonden aan ontvangsten in de eigen woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt in het eigen huis (consumptieve verstrekkingen e.d.).

  • I.

    Excursies

  •  

    Excursies die worden gevolgd ten behoeve van de uitoefening van het politieke ambt (inclusief reis- en verblijfskosten).

De daadwerkelijke samenstelling van de vergoedingen en de hoogte van de bedragen verschilt voor de diverse categorieën gemeentebestuurders.

2. Fiscale aspecten

Voor de belastingheffing wordt de beloning (bezoldiging of vergoeding voor de werkzaamheden) in aanmerking genomen hetzij als belastbaar loon (ingeval van werknemerschap), hetzij als belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden (ingeval van niet-werknemerschap). Dit onderscheid is van belang voor de mogelijkheden om onbelaste vergoedingen te ontvangen dan wel beroepskosten te kunnen aftrekken.

Bij de fiscale behandeling van vaste kostenvergoedingen is er onderscheid tussen de groep die in (fictieve) dienstbetrekking staat (werknemers) en zij die geen dienstbetrekking hebben (niet-werknemers). De mogelijkheid van aftrekbare kosten bestaat niet voor werknemers. Niet-werknemers hebben de mogelijkheid van aftrekbare kosten, maar komen niet in aanmerking voor een onbelaste vergoeding.

Burgemeesters zijn in dienstbetrekking. Wethouders en raadsleden zijn niet in dienstbetrekking, maar kunnen voor de loonbelasting opteren en worden in dat geval fiscaal als werknemer aangemerkt (fictief werknemerschap).

Belastbaar resultaat uit overige werkzaamheden is het gezamenlijk bedrag van het resultaat uit een of meer werkzaamheden die geen belastbare winst of belastbaar loon genereren. Onder deze categorie inkomsten valt hetgeen ambtsdragers genieten indien zij niet (fictief) als werknemer worden aangemerkt. Bij resultaat uit overige werkzaamheden zijn eventuele (vaste) vergoedingen integraal als inkomen belast. Beroepskosten kunnen echter, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen langs dezelfde regels als ondernemers, in mindering op het belastbare resultaat worden gebracht. Genieters van resultaat uit overige werkzaamheden hebben evenals ondernemers een wettelijke administratieverplichting.

De bestuurders die in dienstbetrekking fungeren en zij die voor het fictief werknemerschap hebben geopteerd ontvangen de vaste onkostenvergoedingen gebruteerd. Dat betekent dat het bedrag van de vergoeding is verhoogd in verband met verschuldigde belasting. De brutering heeft dus geen betrekking op de categorieën ambtsdragers die niet onder het loonbelastingregime vallen en hiervoor ook niet hebben geopteerd. Dit vloeit voort uit de bovengenoemde aftrekmogelijkheden van betrokkenen van de werkelijk gemaakte kosten.

Loon in natura

Het verstrekken van voorzieningen kan fiscale consequenties hebben. Niet alleen beloning in geld, maar ook voordelen en goederen in natura worden fiscaal als inkomen aangemerkt. Beloningen in natura worden belast naar de waarde in het economisch verkeer. De belaste waarde blijft echter beperkt tot het bedrag van de besparing als het gaat om goederen die worden gebruikt bij het vervullen van de dienstbetrekking. Het bedrag van de besparing wordt bepaald aan de hand van het bestedingspatroon personen die in vergelijkbare omstandigheden verkeren. Lunches en diners met relaties van de gemeente worden als onbelast geaccepteerd. Indien er regelmatig een lunch of diner wordt verstrekt niet voorvloeiend uit de functie en het belang van gemeente, is er sprake van een privé-besparing. In dat geval bevat de verstrekking fiscaal gezien een inkomens-bestanddeel. In deze situatie zou de betrokken bestuurder voor de verstrekking een vergoeding dienen te betalen.

Privé-voordeel of -gebruik van in natura verstrekte voorzieningen wordt als inkomen belast. Zo zal er bij bijvoorbeeld bij het privé-gebruik van de dienstauto een fiscale bijtelling plaatsvinden (de zogenoemde autokostenfictie). Indien de werkgever een auto ter beschikking stelt gaat de fiscus er overigens van uit dat ook sprake is van privé-gebruik, tenzij tegenbewijs wordt geleverd (sluitende rittenadministratie). Er zijn tevens fiscale regelingen gericht op het gebruik van (mobiele) telefoons.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van 31 januari 2002
De secretaris, De voorzitter,

TOELICHTING

1.1 Integriteit en kwaliteit van het openbaar bestuur

Bestuurders in gemeenten zijn gehouden om het algemeen belang te dienen. Zij zijn er voor alle burgers. De burger dient zich voor vele aangelegenheden tot de gemeenten te wenden. De overheid verkeert daarbij vaak in een monopoliepositie. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en aan degenen die daarin functioneren. Integriteit is daarvan een wezenlijk onderdeel. Wanneer de integriteit van de bestuurders ter discussie staat, wordt het vertrouwen in en de legitimiteit van het openbaar bestuur aangetast. Mede daarom leggen bestuurders bij hun aantreden de zuiveringseed af.

Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit van bestuurders onder druk komen te staan. Te noemen zijn onder andere de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het publieke en het private domein, de agressievere lobby vanuit de samenleving en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement. Het is de verdienste van minister Dales geweest dat zij de integriteit van het openbaar bestuur weer nadrukkelijk op de politieke agenda heeft geplaatst. Van haar is de stelling: 'Een beetje integer kan niet.'

1.2 Een kwestie van mentaliteit

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. Het moet ‘tussen de oren zitten’. Bestuurders moeten zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurlijke zuiverheid bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties of het aanvaarden van nevenfuncties. Bestuurders moeten zich steeds bewust zijn van het belang van een goede democratische controle en bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

1.3 Maar ook meer dan mentaliteit

Bewustwording en een juiste mentaliteit alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig van ‘checks and balances’. Met heldere regels en afspraken waaraan bestuurders houvast hebben. Met een organisatiestructuur die integriteit bevordert en met controlemechanismen waardoor het gedrag van bestuurders voor elkaar en voor anderen (intern en extern) controleerbaar wordt. Het opstellen van gedragsregels vormt een belangrijk onderdeel van het integriteitbeleid. Gedragsregels bevatten de normen en waarden waaraan de bestuurders zich verbinden en vormen een belangrijk toetsingskader.

Een heldere en open discussie en besluitvorming zijn hierbij van groot belang. Collegiale besluitvorming over gevoelige zaken en het onthouden van deelname aan de stemming in het college in het geval van belangenverstrengeling kunnen dienen als waarborg tegen integriteitschending. Hetzelfde geldt voor de gemeenteraad. Om die reden stel het kabinet, in navolging van de Staatscommissie Dualisme en lokale democratie (Commissie Elzinga), voor om gemeenteraden gedragscodes vast te laten stellen. Dit past in de maatregelen ter versterking van de controlerende functie van de raad en van de publieke verantwoording door het gemeentebestuur.

1.4 Kwetsbare plekken in de organisatie

Bij een goed integriteitbeleid hoort ook een organisatieproces dat gevoelige plekken in de organisatie opspoort en zoveel mogelijk afdekt. Ambtelijk zijn dat bijvoorbeeld inkoop en aanbesteding, waar naast een heldere mandaatregeling ook methoden als dubbelcheck en functieroulatie aan te bevelen zijn. Ook voor wethouders kan het verstandig zijn als zij niet te lang een zelfde portefeuille beheren. Bij de collegevorming zou dat een punt van aandacht kunnen zijn.

1.5 Handreiking integriteit bestuurders

Integriteit is de primaire verantwoordelijkheid van elke gemeente afzonderlijk. Deze worden geacht het integriteitbeleid vorm te geven op een wijze die aansluit bij de eigen bestuurlijke structuur en cultuur. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg (IPO) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) willen met deze handreiking de gemeenten stimuleren en ondersteunen bij hun inspanningen de bestuurlijke integriteit te versterken. In deze handreiking wordt voor een aantal onderwerpen aangegeven wat de integriteitrisico’s zijn en hoe daarmee kan worden omgegaan. De handreiking bevat een groot aantal aanbevelingen.

1.6 Integriteit van ambtenaren

Deze handreiking is (mede) gericht op de bestuurders in gemeenten. Daarbij gaat het zowel om de leden van het dagelijks bestuur (burgemeester en wethouders) als om de leden van het algemeen bestuur (raadsleden). Zij zijn verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de integriteit van het openbaar bestuur in hun gemeente. Zij dragen daarmee ook verantwoordelijkheid voor de integriteit van hun ambtenaren. Die verantwoordelijkheid ligt uiteraard in de eerste plaats bij de ambtenaar zelf en bij de ambtelijke organisatie.

Voor ambtenaren is al het nodige geregeld in bijvoorbeeld de Ambtenarenwet en in de ambtelijke rechtspositieregelingen. In aanvulling op datgene wat in de Ambtenarenwet en in de ambtelijke rechtspositieregelingen is geregeld, is veel van deze handreiking ook bruikbaar voor ambtenaren. De handreiking kan daarmee een goede aanleiding zijn voor gemeenten om nog eens kritisch te bezien of er ook nadere maatregelen ter bevordering van de integriteitsbeleid in brede zin benodigd zijn.

Het IPO en de VNG zullen op dit punt ieder voor zich als vervolg op deze handreiking concrete initiatieven nemen. Zij zullen daarbij tevens met aanbevelingen c.q. voorstellen komen voor een regeling van de klokkenluidersproblematiek waartoe de Ambtenarenwet de gemeenten straks zal verplichten. Een dergelijke regeling zal ambtenaren de mogelijkheid bieden met inachtneming van de voorgeschreven procedures misstanden aan de orde te stellen zonder vrees voor disciplinaire of andere maatregelen in hun nadeel en is daarmee ook een belangrijk instrument ter versterking van de integriteit in gemeenten.

Deze regeling zal eerst om advies aan de BOR en het BGO worden voorgelegd. De voorstellen op dit gebied zijn inmiddels ontvangen; deze zullen om advies worden voorgelegd aan de BOR en het BGO.