Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp houdende regels omtrent communicatieapparatuur Regeling communicatieapparatuur 2019

1. De smartphone en/of tablet/laptop worden gebruikt voor het uitvoeren van de aan de gebruiker door de gemeente opgedragen taken. Privé gebruik is toegestaan.

2. De gebruiker tekent bij ontvangst van de smartphone en/of tablet/laptop een bruikleenovereenkomst.

3. De smartphone, de tablet/laptop en ondersteunende apparatuur blijven te allen tijde eigendom van de gemeente.

4. Gebruikers zijn verplicht de smartphone en/of tablet/laptop als ‘goed huisvader’ te gebruiken om beschadiging, verlies of diefstal tegen te gaan en mogen onbevoegde derden geen inzage geven in (vertrouwelijke) zakelijke informatie op de apparatuur.

5. Gebruikers zijn verplicht de aangeboden beveiligingsupdates zo snel mogelijk door te voeren op de smartphone en/of tablet/laptop, maximaal één maand na uitbrengen van deze update.

6. Gebruikers dragen verantwoordelijkheid inzake de informatieveiligheid en gaan bewust met e-mail, internet en intranet om. Bij twijfel over de rechtmatigheid van het gebruik kan de gebruiker om een nadere toelichting worden gevraagd. De gebruiker kan ook zelf met vragen bij zijn/haar afdelingshoofd terecht.

1. De gebruiker tekent de bruikleenovereenkomst en gaat bij de keuze voor een duurder toestel akkoord met een eigen bijdrage die door een netto inhouding op het salaris gerealiseerd wordt. Deze inhouding wordt stopgezet na de overeengekomen afschrijvingstermijn van twee jaar.

2. De gebruiker kan een gebruikte smartphone ontvangen. Hiervoor geldt geen eigen bijdrage meer.

3. De gebruiker krijgt de beschikking over een gelimiteerd dataverbruik per maand. De hoogte van de datalimiet wordt op intranet gepubliceerd door de afdeling IDV.

4. De afdeling IDV kan, in overleg met het afdelingshoofd van de gebruiker, bij verbruik boven de aangegeven datagrens een passende maatregel nemen, zoals inhouding op het salaris van de gebruiker.

5. De gemeente behoudt zich het recht voor de ontvangen rekeningen voor het gebruik van de smartphone te beoordelen en te controleren. De beoordeling en controle liggen bij de afdeling IDV.

1. De afdeling IDV legt vast aan wie, welke smartphone en/of tablet/laptop ter beschikking is gesteld.

2. Het gebruik van de tablet/laptop is gekoppeld aan bepaalde werkzaamheden. Bij verandering van werkzaamheden, waarbij de gemeente geen tablet/laptop ter beschikking stelt, is men verplicht de apparatuur in te leveren evenals de ter beschikking gestelde ondersteunende apparatuur.

3. Leidinggevenden kunnen van medewerkers tablet/laptop (tijdelijk) opeisen in geval van calamiteit (denk ook aan een noodzakelijke update) of crisis.

4. Bij verlies of diefstal van de smartphone en/of tablet/laptop dient men dit voorval direct te melden bij de direct leidinggevende en de Helpdesk ICT en dient men aangifte te doen bij de politie en een afschrift van de aangifte te verstrekken aan de Helpdesk ICT. Het afdelingshoofd IDV beoordeelt de situatie en de eventuele eigen bijdrage en bepaalt of vervangende apparatuur ter beschikking wordt gesteld.

5. Reparatie en onderhoud van de apparatuur geschiedt in opdracht van het afdelingshoofd IDV en wordt uitgevoerd via de Helpdesk ICT. Eventuele daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de gemeente, tenzij wordt geconstateerd dat sprake is van nalatigheid, grove schuld of opzet van de zijde van de gebruiker. In dit geval worden de kosten verhaald op de gebruiker.

6. Bij een vermoeden van misbruik wordt de leidinggevende in kennis gesteld.

7. De smartphone en de tablet/laptop dienen bij beëindiging van het dienstverband of bij vervanging van deze apparatuur na economische levensduur direct te worden ingeleverd bij de afdeling IDV. Wanneer een medewerker de smartphone wenst over te nemen, dient de restwaarde (waarde in het economische verkeer op dat moment) en de eventueel nog openstaande eigen bijdrage te worden betaald. Het afdelingshoofd IDV bepaalt het te betalen bedrag. De smartphone wordt teruggezet naar fabrieksinstellingen en is exclusief abonnement en telefoonnummer. Het is fiscaal niet mogelijk om de reeds betaalde eigen bijdrage van de waarde in het economische verkeer af te trekken.

Wanneer een medewerker een laptop of tablet wenst over te nemen, dient de restwaarde (waarde in het economische verkeer op dat moment) te worden betaald. Het afdelingshoofd IDV bepaalt het te betalen bedrag. De tablet of laptop wordt teruggezet naar fabrieksinstellingen.

1. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling communicatieapparatuur 2019’.

2. Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 februari 2019.

3. De ‘Regeling moderne communicatieapparatuur 2012’ wordt per 1 februari 2019 ingetrokken.