regeling mandaat en volmacht van bevoegdheden betreffende de uitvoering van arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregelingen en overige personele en organisatorische aangelegenheden 2016

1. De bevoegdheden tot het nemen van besluiten over de uitvoering van de regelgeving, zoals neergelegd in deel I van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregelingen en deel II de lokale arbeidsvoorwaardenregelingen, worden gemandateerd aan de algemeen directeur. Dit geldt ook voor personele en/of organisatorische aangelegenheden waaruit financiële verplichtingen voortvloeien.

2. Aan de algemeen directeur wordt mandaat verleend om binnen de vastgestelde financiële kaders te besluiten overeenkomsten aan te gaan die personele aangelegenheden betreffen.

Door de burgemeester wordt aan de algemeen directeur volmacht verleend om namens de gemeente deze overeenkomsten te tekenen.

3. Burgemeester en wethouders en de burgemeester staan toe dat ondermandaat en ondervolmacht wordt verleend.

De algemeen directeur kan van de in mandaat en bij volmacht verkregen bevoegdheden, conform de instructies in artikel 3 en met inachtneming van artikel 4, ondermandaat en ondervolmacht verlenen aan de domeindirecteuren. 

De domeindirecteuren kunnen van de aan hen verleende bevoegdheden, conform de instructies in artikel 3 en met inachtneming van artikel 4, ondermandaat en ondervolmacht verlenen aan de teammanagers.

Ondermandaat en ondervolmacht geschiedt bij schriftelijk besluit.

4. Het uitoefenen van de bevoegdheden in ondermandaat is gebonden aan de door de algemeen directeur vastgestelde concernbrede kaders en/of richtlijnen. Bijvoorbeeld het aangaan van financiële verplichtingen kan alleen binnen het daarvoor aan de domeindirecteur en teammanager/groepsmanager toegekende budget.

5. De algemeen directeur blijft verantwoordelijk voor de uitoefening van een ondergemandateerde bevoegdheid. De algemeen directeur blijft te allen tijde bevoegd om een ondergemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

1. In de lijn van de besturingsfilosofie van de gemeente kunnen de bevoegdheden voor de bedrijfsvoering zo laag mogelijk in de organisatie worden ondergemandateerd en wel op het niveau van de teammanager. Daar staat tegenover dat de naast hogere manager (algemeen directeur of domeindirectuer) altijd bevoegd blijft om een ondergemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

2. Ingevolge artikel 10:2 van de Awb kan er in mandaat alleen een beslissing worden genomen over de uitvoering van regelingen. De bevoegdheid om te beslissen over het vaststellen van regelingen blijft echter voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

3. Verder is belangrijk dat elk besluit schriftelijk en begrijpelijk wordt gemotiveerd. Bovendien is het noodzakelijk dat er “teruggelezen” kan worden hoe een besluit tot stand is gekomen. Ook de belangenafweging, organisatie- versus het persoonlijk belang, zal voor zover aan de orde een plek moeten krijgen in de besluitvorming.

4. Om de kwaliteit van besluitvorming zo goed mogelijk te borgen is, naast heldere kaders en/of richtlijnen, een ‘goed en gedegen' advies een absolute voorwaarde. Het management wordt hierin gefaciliteerd door het team P&O. Het laten informeren/adviseren over zaken waar rechtspositionele, organisatorische en financiële consequenties aan zijn verbonden heeft een verplicht karakter bij complexe personele en organisatorische vraagstukken. De adviseur van P&O brengt zijn advies uit met inachtneming van wet- en regelgeving, de concernbrede kaders en/of vastgestelde richtlijnen.

1. Slechts de volgende aan de algemeen directeur gemandateerde bevoegdheden kunnen door deze aan de domeindirecteuren en de concerncontroller worden verleend en kunnen door de domeindirecteuren aan de teammanagers worden verleend:

• -

  Het binnen de geldende wet- en regelgeving en de overige vastgestelde kaders uitvoering en toepassing geven aan de regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie;

• -

  Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget toekennen van beloningscomponenten;

• -

  Het aanpassen van de formatie, waaronder het aanstellen van personeel, binnen de geldende kaders van de loonkostenbegroting;

• -

  Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget inhuren van derden;

• -

  Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget aangaan van verplichtingen ter uitvoering van de Arbo-wet;

• -

  Het binnen de geldende kaders en het beschikbaar gestelde budget vaststellen van het teamgerichte vorming en opleidingsplan.

2. De keerzijde van mandatering is verantwoording afleggen. Dit om te kunnen controleren en/of toetsen of de van te voren gemaakte afspraken zijn nagekomen, de besluiten binnen de kaders en/of richtlijnen hebben plaatsgevonden, maar ook om toe te zien dat het gelijkheidsbeginsel in acht wordt genomen.

De verantwoording vindt in het algemeen plaats door:

• ·

  Managementrapportages waarin formeel verantwoording wordt afgelegd over de toepassing van verkregen bevoegdheden en in het bijzonder over de wijze waarop met P-aspecten is omgegaan.

• ·

  Het via bilateraal overleg bespreken, toetsen of controleren door de naast hogere leidinggevende van de afspraken.

De frequentie hangt samen met de P&C-cyclus en de overlegmomenten (en verder ad-hoc als er aanleiding toe is).