Regeling vervallen per 08-07-2011

Instructie voor de griffier van de gemeente

Geldend van 14-05-2002 t/m 07-07-2011

Intitulé

Instructie voor de griffier van de gemeente Purmerend

Burgemeester en wethouders van de gemeente Purmerend;

gelet op het gestelde in de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Purmerend

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raads(commissie)voorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning raadspresidium

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het raadspresidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning seniorenconvent

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 7 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend 2002.

Artikel 9 Organisatie griffie

  • 1. De griffie bestaat uit de griffier, de commissiegriffiers en de ambtelijke ondersteuning ten behoeve van de griffier.

  • 2. De griffier geeft leiding aan de griffie.

  • 3. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

  • 4. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 10 Verhindering

Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van het raadspresidium.

Artikel 11 Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld.

Artikel 13 Aanhalingstitel

Deze instructie kan worden aangehaald als: Instructie voor de griffier 2002.

Purmerend, 13 mei 2002

Burgemeester en wethouders van Purmerend,

de secretaris, A. Leijnse

de burgemeester, Th. van Dam

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is in beginsel het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel 2

De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het raadspresidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

Artikelen 3 en 4

De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris.

De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.

Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel 5 en 6

Voor het raadspresidium en het seniorenconvent als belangrijke instituten van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen; zij worden door de griffier ondersteund bij de uitoefening van hun taken.

Artikel 7

Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze zal vanuit de griffie verschaft worden; de enquêtecommissie is immers een raadscommissie.

Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

Artikel 8

De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor wordt uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Purmerend 2002.

Uitgangspunt is dat verzoeken om (inhoudelijke) ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier is de bewaking van de termijn waarbinnen deze bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

Artikel 9

Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen, is ervoor gekozen om de naam van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier

Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier, evenals diens ambtelijke ondersteuners.

Artikel 10

Artikel 3, tweede lid van het Reglement van orde voor de raad 2002 bepaalt dat, indien de griffier verhinderd is, de raad een ambtenaar aanwijst die hem vervangt.