Regeling betreffende de organisatie van de ambtelijke organisatie

Ondertekening

Organisatieschema (als genoemd in artikel 2 van deze regeling)

Algemene toelichting

De Organisatieregeling is gebaseerd op de notities “Contouren Raalte 2.0”, “Raalte 2.0: de Uitwerking” en de Analyse en verbeterpunten MTO en evaluatie Raalte 2.0. Deze notities en de Organisatiefilosofie Raalte vormen de onderbouwing van deze organisatieregeling.

Organisatiekenmerken

Kenmerken voor de werkwijze van de ambtelijke organisatie zijn:

• a.

  richten op resultaten en maatschappelijke effecten;

• b.

  helder opdrachtgever- en opdrachtnemerschap;

• c.

  verantwoordelijkheid van de lijn voor kwaliteit;

• d.

  sturing en verantwoording zowel via formele als informele lijn

• e.

  werken vanuit een toekomstvisie;

• f.

  maatschappelijke vraagstukken als vertrekpunt van handelen;

• g.

  werken vanuit een brede beleidsmatige scope;

• h.

  resultaatgericht werken, waarbij de vraag het aanbod bepaalt;

• i.

  verplaatsen in de klant en duidelijk antwoord geven op vragen van de klant;

• j.

  actief samenwerken in de regio.

De organisatie is ingedeeld aan de hand van rollen. De rollen ‘besturen’, ‘ontwikkelen’, ‘realiseren’, ‘dienstverlenen’, ‘beheren’ en ‘ondersteunen’ zijn beschreven in de uitwerkingsnota Raalte 2.0.

In de perspectiefnota en de begroting zijn de strategische visie en het bestuursakkoord of collegeprogramma doorvertaald. Deze politieke plannen vormen de basis voor de strategische doelen van de organisatie. Deze strategische doelen vormen de basis voor het concernplan, het eenheidplan en de teamplannen. Het directieoverleg stelt het concernplan vast. De eenheidmanager en de teammanagers binnen die eenheid stellen gezamenlijk de teamplannen van de eenheid vast. Aan de hand van managementinformatie vindt voortgangsbewaking plaats. Financiële bijsturing vindt plaats met behulp van de planning & control cyclus.

De ambtelijke organisatie werkt ten dienste van het gemeentebestuur. Dit betekent onder andere dat niet de gemeentesecretaris, maar een portefeuillehouder (de burgemeester of een wethouder) bepaalt wanneer een collegevoorstel bestuursrijp en beslisrijp is. De portefeuillehouder parafeert het voorstel dus eerst, voorafgaand aan parafering door de gemeentesecretaris. De portefeuillehouder is dus eigenaar van voorstellen op het terrein van zijn portefeuille. De medewerker zorgt allereerst voor instemming van de portefeuillehouder. Daarna bepaalt de eenheidmanager de route van het voorstel, waaronder het eventueel bespreken in het directieoverleg. De bestuurssecretaris is eigenaar van het besluitvormingsproces.

Leiding dagelijks beheer

Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris. Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust het dagelijks beheer van een eenheid bij de eenheidmanager. Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende eenheidmanager berust het dagelijks beheer van een team bij de teammanager. Het management hanteert de stijl van situationeel leidinggeven.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 3 Organisatie-eenheden

Het ambtelijk apparaat van de gemeente is ingedeeld in de volgende eenheden:

• a.

  eenheid Dienstverlening;

• b.

  eenheid Ontwikkeling, Realisatie & Beheer.

Daarnaast is er een bestuurssecretariaat. Het bestuurssecretariaat wordt aangestuurd door de bestuurssecretaris.

De eenheden zijn onderverdeeld in de volgende teams:

• a.

  eenheid Dienstverlening:

  • 1)

    team Advies;

  • 2)

    team Communicatie & Administratie (C&A);

  • 4)

    team Klant Contact Centrum (KCC);

  • 5)

    team Participatie;

  • 6

    team Leren, Werken en Ondernemen

  • 6)

    team Vergunningen & Handhaving (V&H);

• b.

  eenheid Ontwikkeling, Realisatie & Beheer (ORB):

  • 1)

    team Ontwikkeling & Projecten (O&P);

  • 2)

    team Ruimte;

  • 3)

    team Samenleving;

  • 4)

    team Beheer & Onderhoud (B&O);

Resultaatgebieden van de bestuurssecretaris en het bestuurssecretariaat

• -

  eigenaar van het administratieve proces rond bestuurlijke besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders;

• -

  ondersteuning van collegeleden;

• -

  stroomlijnen van informatie tussen raad en organisatie.

Resultaatgebieden van de eenheid Dienstverlening

De eenheid Dienstverlening zorgt voor de directe dienstverlening aan inwoners, instellingen en bedrijven en voor advisering en facilitaire ondersteuning aan organisatie en het college. De resultaatgebieden van de eenheid per team zijn in ieder geval:

Team Advies

• -

  personeelsbeleid (HRM-beleid);

• -

  organisatieontwikkeling;

• -

  juridische zaken en juridisch control;

• -

  financiën en middelenbeleid;

• -

  interne kaderstelling op gebied van het middelenbeleid;

• -

  kwaliteitszorg;

• -

  beleidsevaluatie;

• -

  concernplanning en –control;

• -

  ondersteuning medezeggenschap (secretariaat OR en GO).

Team Communicatie & Administratie (C&A)

• -

  publieksvoorlichting;

• -

  communicatie;

• -

  webmaster;

• -

  kabinetszaken;

• -

  personeels- en salarisadministratie;

• -

  archief;

• -

  documentaire informatie voorziening.

Team Klant Contact Centrum (KCC)

• -

  het portaal van de gemeente (telefoon, balie, post, email en website);

• -

  verlenen eenvoudige subsidies;

• -

  leerlingenvervoer;

• -

  producten burgerzaken.

Team Participatie

• -

  uitvoering van de Participatiewet (toegang, uitkeringsverstrekking en terugvordering en verhaal);

• -

  verstrekking individuele voorzieningen in het kader van de Wet Maatschappelijke ondersteuning en van de jeugdzorg;

• -

  uitkeringsadministratie Participatiewet;

• -

  administratie Wmo en jeugdzorg.

Team Leren, Werken en Ondernemen

• -

  uitvoeren van de dienstverlening aan ondernemers;

• -

  uitvoering van de Participatiewet (re-integratie van de doelgroep);

• -

  detacheren van arbeidsbeperkten (SW-ers);

• -

  uitvoering van de wet op de leerplicht en RMC

Team Vergunningen & Handhaving (V&H)

• -

  vergunningverlening;

• -

  handhaving;

• -

  milieu.

Resultaatgebieden van de eenheid Ontwikkeling, Realisatie & Beheer

De eenheid Ontwikkeling zorgt voor strategisch beleid en integraliteit van werken, brengt nieuwe zaken tot stand en helpt andere eenheden door de inzet van projectleiders en specialistische kennis en zorgt voor het beheren, exploiteren en onderhouden van de openbare ruimte, gebouwen en voorzieningen. Resultaatgebieden van de eenheid per team zijn in ieder geval:

Team Ontwikkeling & Projecten

• -

  integrale strategische advisering;

• -

  formuleren bestuursopdrachten;

• -

  doorvertalen van bestuurlijke besluiten naar (project)opdrachten;

• -

  beleidsontwikkeling op alle beleidsvelden, exclusief bedrijfsvoeringonderwerpen;

• -

  beleidsevaluatie;

• -

  onderzoek en statistiek;

• -

  ontwikkelen van kaders voor lokaal beleid op basis van de toekomstvisie en het bestuursakkoord;

• -

  projecten;

• -

  grondzaken, grondexploitatie;

• -

  economie.

Team Ruimte

• -

  ruimtelijke ordening;

• -

  verkeer;

• -

  civiele techniek;

• -

  geo-informatie.

Team Samenleving

• -

  maatschappelijke zaken (inclusief sport, na verzelfstandiging van team Sport/ het sportbedrijf);

• -

  onderwijs (exclusief leerplicht en leerlingenvervoer);

• -

  wonen;

• -

  duurzaamheid;

• -

  contact Plaatselijke Belangen;

• -

  veiligheidsbeleid (met ingang van 01-01-2014).

Team Beheer & Onderhoud

• -

  beheer en onderhoud van de openbare ruimte en infrastructuur (grijs, groen, blauw en riolering);

• -

  beheer en onderhoud van gebouwen;

• -

  technisch beheer van voorzieningen en materieel.

Artikel 6 Gemeentesecretaris

In lid 2 is het uitgangspunt verwoord dat het college of de burgemeester mandaten kunnen verlenen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan vervolgens ondermandaten verlenen, tenzij dit is uitgesloten. Mandaatverlening is uitgewerkt in de Mandaatregeling en het mandaatregister. In het mandaatregister zijn, voor zover van toepassing, ook volmachten opgenomen voor privaatrechtelijke rechtshandelingen. De eventueel bij mandaten of volmachten behorende budgetbevoegdheden zijn vastgelegd in de budgethoudersregeling. De budgethoudersregeling is daarmee een verbijzondering van de mandaatregeling.

Artikel 7 Eenheidmanager

De eenheidmanager zet verantwoordelijkheden helder weg, maakt resultaatgerichte afspraken met de teammanagers in de eenheid, stuurt op planning, inzet en te bereiken resultaten. De eenheidmanager heeft daarnaast een gedeelde verantwoordelijkheid voor het totaal van de organisatie. Hij draagt zorg voor de uitvoering van eenheidafspraken, vastgelegd in bijvoorbeeld eenheidplannen of vastgelegd op andere wijze of in andere vorm en zorgt voor afstemming binnen de eenheid en voor afstemming met de andere eenheden. De eenheidmanager richt zich op de strategie van de eenheid.

De eenheidmanager inspireert en enthousiasmeert teammanagers en is verantwoordelijk voor de personele jaarplancyclus van de teammanagers.

De eenheidmanager is integraal verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van taken van zijn eenheid. Hij draagt, met in acht neming van de gemeentebrede kaders, zorg voor:

• a.

  het bewaken van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid bij de uitvoering van de resultaatgebieden;

• b.

  het uitvoeren van aan de eenheid toegewezen bestuursopdrachten.

De eenheidmanager draagt zorg voor de kwaliteit en integraliteit van voorstellen aan het college. Hij let daarbij onder andere op:

• a.

  tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;

• b.

  juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 8 Teammanager

Onder de verantwoordelijkheid van de eenheidmanager is de teammanager integraal verantwoordelijk voor de inzet van middelen, capaciteit en te bereiken resultaten van het aan hem toegewezen team op tactisch en operationeel niveau. Het gaat daarbij om het leveren van productie in termen van inhoud, kwaliteit en tijdigheid. De teammanager zet verantwoordelijkheden helder weg, maakt resultaatgerichte afspraken met de medewerkers in het team, stuurt op planning, inzet en te bereiken resultaten. De teammanager faciliteert en coacht medewerkers van zijn team. De teammanager is verantwoordelijk voor de personele jaarplancyclus van de medewerkers binnen het team.

Artikel 9 Bestuurssecretaris

De bestuurssecretaris is eigenaar van het administratieve bestuurlijk besluitvormingsproces en daarmee ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van besluitvormingsdocumenten. De bestuurssecretaris zorgt daarmee voor een efficiënte en correctie routering van documenten voor collegevergaderingen. Ook zorgt de bestuurssecretaris voor het stroomlijnen van informatie tussen gemeenteraad en organisatie. De bestuurssecretaris neemt deel aan het directieoverleg.

Artikel 10 Medewerker

De medewerker krijgt de bevoegdheden en de ondersteuning om zijn werk optimaal te kunnen doen. denk hierbij bijvoorbeeld aan bevoegheden via de mandaatregeling of de budgethoudersregeling en ondersteuning door opleiding of training.

Artikel 11 Projectleider

In de Leidraad projectmatig werken zijn onder andere de taken en bevoegdheden van de projectleider vastgelegd.

Artikel 12 Portefeuillehouderoverleg

Doel van het portefeuillehouderoverleg is consultatie, informatie-uitwisseling en afstemming tijdens de beleidsvoorbereiding of bij de uitvoering van door het college of door de burgemeester genomen besluiten. De afspraken die in het portefeuillehouderoverleg worden gemaakt passen binnen de kaders, zoals de vastgestelde begroting, het collegeprogramma en bestuursopdrachten. Besluitvorming vindt plaats in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 13 Directieoverleg

Het directieoverleg is een wekelijks overleg dat bestaat uit de gemeentesecretaris, de eenheidmanagers en de bestuurssecretaris. Het directieoverleg is de opvolger van het Managementberaad. In tegenstelling tot voorheen het managementberaad, is het directieoverleg besluitvormend. De gemeentesecretaris is voorzitter van het directieoverleg en bepaalt de vergaderfrequentie. Op uitnodiging van de voorzitter kunnen anderen dan de in het eerste lid genoemde leden deelnemen aan een vergadering van het directieoverleg.

Het directieoverleg heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door:

• a.

  op hoofdlijnen de gang van zaken binnen de gemeentelijke organisatie te bespreken en af te stemmen;

• b.

  informatie uitwisselen over eenheidoverstijgende en organisatiebrede onderwerpen;

• c.

  strategische vraagstukken te bespreken en de integraliteit te bewaken;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  stimuleren van de ontwikkeling en uitvoering van een samenhangend middelenbeleid op gebieden als personeel, organisatie, financiën, informatie, communicatie, juridische zaken, automatisering, facilitaire zaken, administratieve organisatie en procesbeheersing;

• f.

  signaleren van relevante ontwikkelingen.

Het directieoverleg stuurt niet op inhoud, maar vooral op proces, integraliteit, pasbaarheid in visie en uitvoerbaarheid. Op de agenda van het directieoverleg staan alleen strategische onderwerpen.

Artikel 14 Teammanagersoverleg

Het teammanagersoverleg is een niet besluitvormend periodiek overleg. Aan dit overleg nemen teammanagers en het directieoverleg deel. Het teammanagersoverleg is voorbereidend en oriënterend op besluitvorming in het directieoverleg. Het teammanagersoverleg draagt gezamenlijke verantwoordelijkheid in formulering en realisatie van visie op de gemeentelijke organisatie.

Het doel van het teammanagersoverleg is het goed functioneren van de ambtelijke organisatie bevorderen door:

• a.

  op hoofdlijnen de gang van zaken binnen de gemeentelijke organisatie te bespreken en af te stemmen;

• b.

  informatie uitwisselen over organisatiebrede onderwerpen;

• c.

  signaleren van relevante ontwikkelingen.