Besluit van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Recreatieschap Alkmaarder- en Uitgeestermeer houdende regels omtrent de nota activeren, waarderen en afschrijven

1. Begrippenkader

Voor het onderhoud en beheer worden de volgende definities aangehouden:

Dagelijks onderhoud;

• Jaarlijks terugkerende (cyclische) werkzaamheden gericht op de verzorging van het areaal in de openbare ruimte (o.a. vegen, maaien, schoffelen, repareren) onder de termen schoon, heel en veilig.

  Dekking: Lasten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Groot onderhoud;

• Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.

  Onderhoud vindt plaats op grond van een geactualiseerd beheer- of onderhoudsplan. Alle maatregelen gericht op het langdurig en duurzaam in stand houden van de voorzieningen (groen, wegen etc.) verricht op basis van inspectie en meerjarenplanning (o.a. deels her-straten, overlagen asfalt, inboet en dunning, partiële vervanging onderdelen, e.d.)

  Dekking: Lasten van groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening:

  • 1.

    Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen;

  • 2.

    Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).

(Vervangings-) investering:

• Onder investeringen wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

  Dekking: ten laste van het investeringskrediet. De kapitaallasten worden gedekt uit de exploitatie of door een ingestelde Bestemmingsreserve kapitaallasten.

2. Investering

Voor iedere investering wordt bij de begroting van dat jaar een voorstel aan het Algemeen Bestuur voorgelegd ter besluitvorming met verzoek het krediet voor de betreffende investering, voor verrekening van eventuele bijdragen van derden beschikbaar te stellen.

Het voorstel tot besluitvorming omvat tenminste de volgende informatie:

omschrijving van de investering;

• –

  Het investeringsbedrag;

• –

  De bijdragen van derden;

• –

  De restwaarde;

• –

  De levensduur;

• –

  Het jaar van oplevering;

• –

  De dekking kapitaallasten;

• –

  De dekkingsbron van de kapitaallasten;

• –

  De wijze waarop het onderhoud financieel is afgedekt.

De lasten voortvloeiende uit de investeringen, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente, verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten.

2.1 Investeringsplan

In de begroting wordt inzage gegeven in de meer-jaren investeringen door middel van een investeringsplan. Het doel van dit meer-jaren investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Het totaaloverzicht van de investeringen geeft het Algemeen Bestuur inzicht in alle investeringen en specifiek voor het begrotingsjaar de te realiseren doelen, de hoogte en de looptijd van het krediet en de verwachte kapitaallasten. Het investeringsplan wordt jaarlijks geactualiseerd waardoor het Algemeen Bestuur in staat is om kaders te stellen en prioriteiten aan te geven.

2.2 Investeringskrediet

De in het investeringsplan opgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar worden door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Door vaststelling van de jaarbegroting zijn de investeringskredieten van dat jaar goedgekeurd en zijn de kredieten beschikbaar gesteld zonder aparte besluitvorming door het Algemeen Bestuur. In het investeringsplan worden per begrotingsjaar de investeringsvoorstellen uitgewerkt.

2.3 Verantwoording lopende investeringen

Tussentijdse rapportage

In de tussentijdse rapportage wordt aan het Algemeen Bestuur inzicht gegeven in de voortgang van het investeringsproject en of er sprake is van afwijkingen ten aanzien van het investeringsbedrag of looptijd van het krediet. Overschrijding van het investeringsbedrag zonder melding aan het Algemeen Bestuur is toegestaan met een maximum van 10% van het investeringsbedrag met een ondergrens van € 10.000. De overschrijding en de gevolgen voor de kapitaallasten dienen bij voorkeur in te tussentijdse rapportage gemeld te worden of toegelicht in de jaarrekening.

Jaarrekening

In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

3. Activering vaste activa

Voor investeringen die geclassificeerd kunnen worden als activa met een meerjarig nut’, geldt een ondergrens, inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden op het totale investeringsbedrag:

• –

  activa met economisch nut ondergrens van € 10.000;

• –

  activa met maatschappelijk nut ondergrens van € 50.000.

In indeling op de balans onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa in overeenstemming met het BBV inclusief een toelichting.

3.1 Immateriële vaste activa

Onder immateriële vaste activa worden de uitgaven in verband met het afsluiten van geldleningen bedoeld. Deze kosten mogen geactiveerd worden. De afschrijvingsduur van de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en saldo van agio en disagio, is maximaal gelijk aan de looptijd van de geldlening.

3.2 Materiële vaste activa

Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in gebruik zijn genomen als onderhanden werken:

• -

  Gronden en terreinen;

• -

  Vervoermiddelen;

• -

  Machines, apparaten en werktuigen;

• -

  Bedrijfsgebouwen;

• -

  Woonruimten;

• -

  Grond-, weg-, en waterbouwkundige werken;

• -

  Overige materiële vaste activa.

3.3 Financiële vaste activa

Voor financiële vaste activa geldt voor zover van toepassing de Wet Financiering Decentrale Overheden (wet FIDO) en daarmee ook de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (wet RUDDO). Op de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a.

  aandelen, certificaten van aandelen en andere vormen van deelneming in groepsmaatschappijen;

• b.

  andere deelnemingen;

• c.

  vorderingen op groepsmaatschappijen;

• d.

  vorderingen op andere rechtspersonen en vennootschappen die een deelneming hebben in de rechtspersoon of waarin de rechtspersoon een deelneming heeft;

• e.

  overige effecten;

• f.

  overige vorderingen, met afzonderlijke vermelding van de vorderingen uit leningen en voorschotten aan leden of houders van aandelen op naam.

4. Waardering vaste activa

Alle vaste activa dienen gewaardeerd te worden tegen historische kostprijs, d.w.z. de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:

• –

  De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten;

• –

  De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (zoals eigen uren, overhead- en rentelasten) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend wordt in de vervaardigingsprijs opgenomen;

• –

  De waardering op de balans is inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden.

5. Afschrijven

Op alle vaste activa die aan waardevermindering onderhevig is, wordt afgeschreven met ingang van het volgend boekjaar na oplevering of in gebruik name. De afschrijving en de rente (kapitaallasten) worden ieder jaar afgedekt uit de exploitatie. Jaarlijks wordt aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven rente toegerekend mits de rentelasten voortkomen uit externe financiering ten behoeve van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen is in het BBV opgenomen dat in de paragraaf financiering moet worden opgenomen de wijze waarop rente aan investeringen en taakvelden wordt toegerekend.

5.1 Afschrijvingstermijn en -methodiek

De omvang de afschrijving hangt af van de gehanteerde afschrijvingstermijn, van de gebruikte afschrijvingsmethodiek en van de eventueel vastgestelde restwaarde. Het aantal jaar waarin op een activum wordt afgeschreven, wordt vastgesteld op basis van de verwachte gebruiksduur. Wanneer de verwachte gebruiksduur korter is dan de verwachte economische levensduur van het actief, is er altijd sprake van een restwaarde.

Dit betekent niet dat een activum na aflopen van de afschrijvingstermijn automatisch moet worden vervangen. Pas wanneer een activum daadwerkelijk aan vervanging toe is, zal hiertoe worden overgegaan. Op basis van lineaire afschrijving wordt de waardevermindering van een activum verdeeld over een bepaalde levensduur. Hierdoor blijft de jaarlijkse afschrijving dus gelijk gedurende de levensduur. Zie bijlage 1 voor de gehanteerde afschrijvingstermijnen per categorie.

5.2 Wijziging gebruiksduur

Conform artikel 64 lid 2 BBV kan de afschrijving slechts om gegronde reden afwijken van de grondslagen die in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De achtergrond hiervan is, dat de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken een zo goed mogelijk inzicht moeten bieden in de financiële positie van de GR en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. De grondslagen dienen daarom consistent te worden toegepast.

Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattingswijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.

6. Voorziening groot onderhoud

De kosten van dagelijks en groot onderhoud zijn niet levensduur verlengend en mogen niet worden geactiveerd. De dekking voor het dagelijks onderhoud wordt gedekt uit de exploitatiebegroting.

Wel laat het BBV toe dat kosten van groot onderhoud in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening kunnen worden gebracht.

Voorwaarde is dat er een beheerplan opgesteld is waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten zijn opgenomen. Door het vormen van een voorziening ontstaan geen fluctuaties in de (meer-jaren) begroting. De lasten worden gelijkmatig verdeeld over de toekomstige jaren. De werkelijke lasten worden jaarlijks rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht. In de Nota Reserves en voorzieningen wordt deze voorziening verder toegelicht.

Deze nota treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2018.