Orgaan- en afdelingsbeschrijving, handleiding bij het opstellen van

Handleiding bij het opstellen van de orgaan- of afdelingsbeschrijving

In het functiewaarderingsproject gewest Gooi en Vechtstreek moet allereerst een beschrijving van de organisatie worden gemaakt. De gewestelijke organisatie wordt hierbij verdeeld in drie onderdelen, te weten de Algemene Dienst, de GGD en de GAD. Ieder van deze organisatieonderdelen kan weer verder worden verdeeld in afdelingen, rayons, bureaus, etc.

Van ieder organisatieonderdeel wordt een orgaan- of afdelingsbeschrijving opgesteld.

De beschrijving van de Algemene Dienst, GGD en GAD als dienst worden opgesteld door de respectievelijke diensthoofden. Op basis van deze beschrijvingen worden na overleg met de afdelingshoofden, sectorhoofden, etc. beschrijvingen van de afdelingen, sectoren, etc. gemaakt.Dat wil zeggen dat het diensthoofd een beschrijving van zijn eigen dienst maakt en van de daaronder ressorterende afdelingen, sectoren, etc. Afdelingshoofden, sectorhoofden, etc. maken beschrijvingen van de rayons, etc. waarop zij zelf toezicht houden.Iedere dienst kan zelf besluiten hoe de werkwijze in de praktijk is. In ieder geval blijft het diensthoofd eindverantwoordelijk voor de beschrijvingen die aan het bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd. De beschrijvingen worden in het werkoverleg besproken.

De beschrijving bestaat uit een aantal onderdelen:

hier vult u de naam in van de dienst en als het om een afdelingsbeschrijving gaat: de naam van de dienst èn de afdeling, etc.

hier vult u het aantal formatieplaatsen in van de dienst, de afdeling of het bureau waarvan u de beschrijving maakt. Een medewerker met een volledige betrekking (36 uur per week) telt voor 1,0. Een medewerker die twee dagen per week werkt, telt voor 0,44. (16 : 36) Exacte cijfers geven!

hier omschrijft u in een lopende zin de bestaansreden van de dienst of het organisatieonderdeel waarover de beschrijving gaat. De bestaansreden is, kortweg de reden waarom het gewest Gooi en Vechtstreek de betreffende dienst, of afdeling in stand houdt. Als voorbeeld: de doelstelling van de GGD zou kunnen zijn: "Het aanbieden van de openbare gezondheidszorg binnen elf gemeenten".Geef alleen de primaire bestaansreden en vermeld geen details. Die kunnen eventueel aan de orde komen bij de hoofdtaakbeschrijvingen.

hier geeft u aan welke positie het organisatieonderdeel inneemt in de organisatie. Met name hoe de lijnen (functioneel, hiërarchisch) lopen. Bijvoorbeeld: "De afdeling personeelszaken is een stafdienst die hiërarchisch onder de secretaris ressorteert. De personeelsconsulenten zijn functioneel verantwoording verschuldigd aan het hoofd van de dienst waarvoor zij werken." etc".

hier geeft u aan welke taken het organisatieonderdeel verricht ter uitvoering van de doelstelling. Het gaat om concrete werkzaamheden, die niet in detail worden beschreven. De detaillering komt later in de functiebeschrijvingen. De belangrijkste taak wordt eerst vermeld, daarna de minder belangrijke taak, etc. Wanneer het moeilijk is om te onderscheiden naar belangrijkheid, vermeldt dan de taken naar omvang (tijdsbeslag). Eerst de omvangrijkste taak, dan de minder omvangrijke taak, etc.Bij wijze van voorbeeld: één van de hoofdtaken van de GGD zou kunnen zijn: "Het voorkomen, opsporen, verbeteren of opheffen van problemen met spraak, taal, stem en gehoor bij kinderen". Deze hoofdtaak komt weer terug als doelstelling van de afdeling logopedie. In de beschrijving van de hoofdtaken van die afdeling wordt de doelstelling weer uitgewerkt: "Het uitvoeren van de logopedische screening van kinderen", "Het behandelen van kinderen met een geconstateerde logopedische afwijking", "Het verschaffen van informatie aan ouders, leerkrachten in het kader van preventie", "Het begeleiden van ouders en leerkrachten", etc.

een organisatieschema (organogram) kunt u los bijvoegen, eventueel voor de gehele dienst in één keer.

De orgaan- en afdelingsbeschrijvingen worden per dienst besproken in het werkoverleg en daarna ter goedkeuring voorgelegd aan het dagelijks bestuur van het gewest. Het voorleggen ter goedkeuring wordt gecoördineerd door personeelszaken.De beschrijvingen worden bij voorkeur aangeleverd op diskette (3,5 inch, met gebruik van MS Word) èn als print out.

Eventuele vragen kunt u stellen aan de centrale afdeling personeel en organisatie.

Bussum, oktober 1997.