Vacaturevervulling, gedragscode bij

Gedragscode bij vacaturevervulling

• Inleiding

• 1. Ontstaan en bekendmaking van de vacature

  • De advertentietekst

  • Bekendmaking van de vacature

• 2. Selectie / te gebruiken selectiecriteria en berichten naar aanleiding van een sollicitatie

  • 2.1. Selectie

  • 2.2. Functie-eisen

  • 2.3. Te gebruiken criteria

  • 2.4. Niet te gebruiken criteria

• 3. Sollicitatiegesprek

  • 3.1. Uitnodigingsbrief

  • 3.2. Bij het sollicitatiegesprek zijn aanwezig:

  • 3.3. Duur van het sollicitatiegesprek

  • 3.4. Afspraken

  • 3.5. Reiskosten sollicitatiegesprek

• 4. Psychologisch onderzoek

  • 4.1. Waarborgen

  • 4.2. Uitnodigingsbrief

  • 4.3. Behandeling van het psychologisch rapport

  • 4.4. Bewaartermijn van het psychologisch rapport

  • 4.5. Limitering aantal psychologische onderzoeken

• 5. Bedrijfsgeneeskundig onderzoek

• 6. Referenties

• 7. Overige richtlijnen

  • 7.1. Aanstelling

  • 7.2. Afschrijvingsbrief

• 8. Toezicht op de gedragscode

De gedragscode bij vacaturevervulling (5/90/2145) is de afgelopen jaren uitgebreid met een aantal afspraken. Het doel is om voor de gewestorganisatie te komen tot duidelijkheid voor alle betrokkenen. Niet alleen voor sollicitanten, zowel interne als externe, maar ook ten aanzien van de rol en verantwoordelijkheid van managers en de afdeling Personeel en Organisatie.Daarnaast is het belangrijk dat de vervulling van de vacature binnen de gewestelijke diensten en afdelingen op een uniforme manier gebeurt. Het is niet alleen belangrijk dat het proces van de vervulling op zich zo uniform mogelijk gebeurt, maar ook dat er standaardisering is in de manier van werven binnen de gewestelijke diensten, b.v. als het gaat over het uiterlijk van advertenties.Hierover zijn in het Centraal Management Team afspraken gemaakt die hierna worden weergegeven.

Zodra de manager weet van het ontstaan van een vacature wordt contact opgenomen met de personeelsadviseur van de desbetreffende dienst. Het ontstaan van een vacature biedt de manager de kans de werkprocessen binnen zijn afdeling op een andere manier te organiseren. Hij heeft de mogelijkheid om binnen de afdeling medewerkers naar een andere functie te verschuiven. Uiteindelijk kan het dan zo zijn dat de in aanvang ontstane vacature op een andere manier wordt uitgezet. De personeelsadviseur heeft in dit proces een adviserende rol; de manager is verantwoordelijk voor de uiteindelijke vacaturestelling.

Het voorstel tot vervulling of openstelling van een vacature wordt door de manager besproken met de directeur van de desbetreffende dienst. Zo nodig kan de personeelsadviseur hierin een adviserende rol spelen. In het voorstel wordt, indien beschikbaar, een functiebeschrijving uit het functieboek opgenomen. In alle gevallen dient een formulier “Toestemming werven van personeel” te worden ingevuld. Dit formulier is te downloaden van de Binnenband.

Verder wordt in het voorstel opgenomen:

• 1

  dienst

• 2

  sector

• 3

  functienaam

• 4

  functienummer

• 5

  functie-inhoud

• 6

  indicatie van de functie-eisen o.a.: vakbekwaamheid (opleiding, kennis, ervaring)

• 7

  verwachtingen, sociale vaardigheden, persoonlijke kenmerken

• 8

  salaris (aanloop- en functieschaal)

Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd, geslacht) worden slechts gesteld, als dit in verband met een goede functievervulling c.q. personeelsformatie noodzakelijk is.

De manager stelt de advertentie op in overleg met de personeelsadviseur. De manager is verantwoordelijk voor de inhoud van de advertentie en voor het aanleveren van de tekst.De personeelsadviseur geeft inhoudelijk en tekstueel advies en controleert de advertentie op arbeidsvoorwaarden (zoals inschaling en functienaam) en past de advertentie hierop in overleg met de manager aan.

De advertentie geeft tenminste informatie over:

• a

  wat het gewest isDe standaardkop hiervoor luidt als volgt: het samenwerkingsverband gewest Gooi en Vechtstreek verricht taken voor negen gemeenten in het Gooi en de Vechtstreek. Naast de Algemene Dienst kent het gewest de Gewestelijke Gezondheidsdienst, de Gewestelijke Afvalstoffendienst en de Regionale Ambulancevoorziening. Totaal zijn bij het gewest bijna 400 medewerkers in dienst.

• b

  de functiebenaming, aanduiding m/v

• c

  de plaats in de organisatie

• d

  eventuele reden van de vacature

• e

  het aantal uren per week

• f

  algemene informatie (de dienst bestaat uit ….). De kerncompetenties voor onze organisatie zijn:klantgerichtheid, samenwerken en resultaatgerichtheid*. Voor deze functie worden hieraan toegevoegd: …………….. bv. daadkracht, creativiteit en stressbestendigheid.

• g

  functie-informatie/profiel

• h

  voornaamste functie-eisen

• i

  salaris (aanloop- en functieschaal) bij een 36-urige werkweek en eventueel de belangrijkste overige arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld of deeltijdarbeid tot de mogelijkheden behoort, aanstelling in tijdelijke dienst

• j

  eventueel deelname aan een (verplichte) psychologische test, assessment, video opname

• k

  naam en telefoonnummer van een contactpersoon voor nadere informatie

• l

  reageren uitsluitend per e-mail op het adres vacatures@gg-v.nl, uiterste reactiedatum en eventueel de datum waarop de sollicitatiegesprekken plaats zullen vinden

• m

  de mogelijkheid (voor zover zinvol in verband met de aard van de functie) een functiebeschrijving aan te vragen

• n

  voor een aantal functies kan worden toegevoegd: bij voorkeur woonachtig in de regio.

• o

  voor alle functies geldt dat er een verklaring omtrent het gedrag (VOG) ingeleverd moet worden. De procedure hiertoe duurt 2 tot 4 weken. De kosten zijn voor rekening van de aanvrager. Dit geldt ook voor uitzendkrachten en gedetacheerden.

• p

  medische aanstellingskeuring geldt voor de volgende functies: ambulancechauffeurs, ambulanceverpleegkundigen en chauffeurs/beladers

• q

  In het kader van integriteitsbeleid wordt binnen 2 maanden na indiensttreding gevraagd de eed/belofte af te leggen.

De manager bepaalt, in overleg met de personeelsadviseur, op welke manier de vacature aan medewerkers en externen bekend wordt gemaakt.

UITSLUITENDE INTERNE PROCEDURE (binnen de gewestelijke diensten en de regio Gooi, Vecht en Eem).Het gewest voert een zodanig wervingsbeleid dat iedere potentiële sollicitant in principe kennis kan nemen van een voor hem/haar interessante vacature.Er wordt voorrang gegeven aan interne sollicitanten, door middel van een interne sollicitatie procedure. Indien hiervan wordt afgeweken (bijvoorbeeld als bij voorbaat vaststaat dat de aangeboden functie niet past binnen het potentieel) en gelijktijdig in- en extern wordt geworven, dan wordt dit gemeld in de advertentietekst.De vacature wordt tot aan een vast te stellen datum bekend gemaakt op de Binnenband.

Sinds januari 2005 is de website www.regiogooivechteneem.nl operationeel. Indien dit geschikte kandidaten oplevert, dan wordt de procedure voortgezet zoals genoemd onder punt 4.

EXTERNE PROCEDURE (openbare publicatie).Nadat de interne procedure is afgerond (er hebben zich geen interne kandidaten gemeld of er is een besluit genomen door de selectiecommissie in het kader van de ongeschiktheid van interne kandidaten) volgt een externe werving.De vacature wordt dan via www.regiogooivechteneem.nl en in uitzonderlijke gevallen via een advertentie bekend gemaakt. In overleg met de desbetreffende directeur en P&O wordt besloten in welke media.Zonodig wordt een uitzendbureau of bureau voor detachering ingeschakeld.

Een eerste selectie wordt verricht door de direct leidinggevende (in overleg met één of twee medewerkers) en de desbetreffende directeur (voor zover nodig in overleg met de vakgedelegeerde).P&O krijgt de e-mail berichten en bijbehorende CV’s binnen op het adres vacatures@gg-v.nl. en er wordt een automatische ontvangstbevestiging teruggestuurd met de mededeling dat de sollicitant is afgeschreven wanneer hij/zij binnen zes weken geen nader bericht ontvangt.Na sluiting van de sollicitatietermijn gaan de brieven naar de leidinggevende of directeur en voor zover nodig gedelegeerde(n).Kopieën worden pas gemaakt na de selectie, uitsluitend van de brieven van de sollicitanten die worden uitgenodigd, ten behoeve van degenen die de gesprekken bijwonen.De leidinggevende verzorgt de terugkoppeling naar de desbetreffende directeur c.q. de vakgedelegeerde.

Tijdens de selectieprocedure worden aan de oorspronkelijke in de functieomschrijving en/of de advertentie vermelde functie-eisen, geen nieuwe toegevoegd.

Uitgangspunt bij de selectie zijn de gestelde functie-eisen.

Tenzij aantoonbaar is dat dit noodzakelijk is voor de functie of de arbeidsorganisatie worden er geen eisen gesteld die betrekking hebben op o.m.: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, uiterlijke kenmerken, ras of huidskleur, sociale verleden, godsdienstige, politieke of levensovertuiging, lidmaatschap van een vakbond of andere organisatie, werkeloosheid.

P&O verzorgt, indien mogelijk per e-mail, de uitnodigingen danwel nodigt telefonisch uit.

De direct leidinggevende en één of maximaal twee medewerkers van de desbetreffende afdeling/sector. In voorkomende gevallen kan een personeelsadviseur bij de gesprekken aanwezig zijn. In dit gesprek wordt werkinhoudelijke informatie verstrekt. Leidinggevenden onthouden zich van toezeggingen op het rechtspositionele vlak. Gesprekspunten kunnen voorts zijn : het gewest, de dienst c.q. afdelingsindeling, inhoud van de functie, wat wordt van de sollicitanten verwacht dat hij/zij (na verloop van tijd) moet kunnen.

Er vindt -afhankelijk van de functie- tevens een gesprek plaats met de directeur van de desbetreffende dienst en zonodig met de vakgedelegeerde.Voor rechtspositionele vragen wordt een sollicitant voor een tweede gesprek doorverwezen naar een personeelsadviseur.

Voor het werven van directeuren geldt een andere procedure.Tot het uitnodigen van een eventueel tweede gesprek besluiten degenen die de eerste selectie hebben verricht in onderling overleg.

Een sollicitatiegesprek duurt -afhankelijk van de functie- ten hoogste anderhalf uur met een minimum van 30 minuten.

De afspraken op rechtspositioneel gebied worden op een formulier aangetekend en ter tekening aangeboden aan de te benoemen persoon.

Gemaakte reiskosten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten openbaar vervoer, 2e klasse. Reist de sollicitant per auto, dan wordt een vergoeding per kilometer gegeven.Het bedrag per km. is afgeleid van paragraaf 7, tweede lid van de Reisbeschikking Nederland*. Aan de sollicitant wordt hiertoe, aan het einde van het sollicitatiegesprek, een declaratieformulier verstrekt.

Een psychologisch onderzoek kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog, die zich heeft gebonden aan de regels die het Nederlands Instituut van Psychologen hanteert. (De regels van het NIP houden onder andere in dat de sollicitant het recht heeft, de inhoud en het resultaat van het onderzoek van de psycholoog te vernemen, alvorens het wordt toegezonden aan het gewest.Een psycholoog verstrekt niet meer informatie dan in het rapport voorkomt. Indien de kandidaat vervolgens besluit zijn sollicitatie in te trekken, zendt de psycholoog het rapport niet naar het gewest).

P en O draagt zorg voor de uitnodigingsbrieven.

Het rapport heeft slechts de waarde van een advies en wordt vertrouwelijk behandeld. Alleen het desbetreffende diensthoofd en het betreffende afdelingshoofd hebben inzage in het rapport. Van het rapport worden geen kopieën gemaakt.

Het betreffende diensthoofd draagt er zorg voor dat alle rapporten van de onderzochte sollicitanten drie maanden na de benoeming van een kandidaat worden vernietigd.

Voor één vacature wordt in eerste aanleg aan ten hoogste twee kandidaten verzocht aan een psychologisch onderzoek deel te nemen.

Sinds 1 januari 1998 vindt normaliter geen medisch onderzoek meer plaats voorafgaande aan een benoeming. Een uitzondering hierop geldt voor fysiek zwaar belaste functies (chauffeur/belader bij de GAD en ambulancechauffeurs en ambulanceverpleegkundigen bij de RAV). P&O stuurt de persoonsgegevens van de te benoemen kandidaat, alsmede een functiebeschrijving, toe aan de te keuren instantie. Deze inventarisatie is in overleg met KLM Health Services tot stand gekomen.

Inlichtingen bij huidige of voormalige werkgevers inzake arbeidsverleden worden alleen gevraagd na toestemming van de sollicitant. Dit wordt gedaan voor het 2e sollicitatiegesprek. Desgevraagd wordt de sollicitant op de hoogte gesteld van de inhoud van deze informatie door degene die de inlichtingen heeft ontvangen.De desbetreffende directeur is in principe degene die inlichtingen inwint, zo mogelijk schriftelijk. Indien noodzakelijk stelt hij de bij het sollicitatiegesprek betrokken aanwezigen op de hoogte van de ontvangen informatie.Ingevolge de ARH (artikel 2.2. lid 3) wordt er een verklaring omtrent het gedrag aangevraagd.

P&O verzorgt -zo nodig in overleg met het betreffende directeur- het voorstel aan het dagelijks bestuur. Dit voorstel bevat minimaal de gegevens als bedoeld in artikel 2:4:1 van de ARH en andere eventueel tijdens sollicitatiegesprekken gemaakte afspraken en wordt verwoord in een aanstellingsbrief aan betrokkene.

De ontvangstbevestiging is tevens afschrijvingsbrief.Indien, in enige fase van de sollicitatieprocedure, wordt besloten dat een sollicitant niet in aanmerking komt, ontvangt deze zo spoedig mogelijk na dit besluit telefonisch bericht.Tevens wordt meegedeeld dat de sollicitatiebrief en de door de sollicitant meegezonden bescheiden na één maand worden vernietigd. P&O draagt zorg voor deze berichtgeving en vernietiging.

Alle bij de bij deze gedragscode bij vacaturevervulling betrokkenen houden er toezicht op dat de afgesproken regels worden nagekomen.