Organisatieverordening Regio Rivierenland 2012

1. In deze verordening wordt verstaan onder:

1. De organisatieinrichting is gebaseerd op de volgende door het Algemeen Bestuur vastgestelde uitgangspunten:

• a.

  organisatieonderdelen met robuuste en samenhangende takenpakketten;

• b.

  als basisfilosofie een scheiding tussen opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap;

• c.

  een platte organisatiestructuur en integrale verantwoordelijkheid van de secretaris/concerncontroler, de directeuren en de afdelingsmanagers

• d.

  optimalisering van de ondersteunende middelenfuncties met als uitgangspunten decentraal wat kan en centraal wat moet.

2. De bedrijfsvoering is gericht op integraal management en bevat voorts de volgende hoofdkenmerken:

• a.

  een werkwijze, gericht op het optimaal faciliteren van de bestuursorganen en een effectieve en kostenefficiënte uitvoering van de taken met een minimum aan bureaucratie;

• b.

  afstemming door middel van een aantal overlegvormen;

• c.

  centrale coördinatie van beleid en middelen door de secretaris / concerncontroller;

• d.

  toepassing van een samenhangend instrumentarium voor planning en control.

• e.

  decentrale en integrale verantwoordelijkheid voor beleidsvoorbereiding en uitvoering;

• f.

  transparantie, een integrale benadering, integriteit, een correcte houding en gedrag en samenwerking staan centraal in de organisatie;

• g.

  managementsturing op competenties, resultaat, risico en regie.

1. Tot benoeming van de secretaris /concerncontroller wordt door het Algemeen Bestuur niet overgegaan dan nadat het directieteam, een delegatie van de medewerkers die rechtstreek vallen onder de secretaris/concerncontroller, en de ondernemingsraad zijn betrokken bij de selectie.

2. Bij afwezigheid wordt de secretaris/concerncontroller in al zijn taken vervangen door een door het Algemeen Bestuur op voordracht van de secretaris/concerncontroller, aan te wijzen plaatsvervanger.

1. De bepalingen in dit artikel gelden tevens als instructie voor secretaris als bedoeld in artikel 103, 2e lid van de Gemeentewet.

2. De secretaris/concerncontroller is eindverantwoordelijke voor de organisatieonderdelen Concernondersteuning en Programma's en Strategie. Artikel 11 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de secretaris/concerncontroller voor het organisatieonderdeel Programma's en Strategie. Artikel 13 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de secretaris/concerncontroller voor wat betreft Concernondersteuning.

1. De secretaris is tevens concerncontroller en eerste adviseur van het bestuur. Hij is, behoudens de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur, eindverantwoordelijke voor de eenheid van het concern. Hiertoe behoren:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke integrale advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  b.het tijdig en voldoende voorzien van de bestuurorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de bestuursorganen adviseren en op een doelmatige wijze bijstaan bij de uitoefening van hun taken, zulks met inachtneming van eventuele nadere instructies van het bestuur;

• d.

  onverminderd de verantwoordelijkheid van de voorzitter zorg dragen voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de bestuursorganen;

• e.

  ervoor zorg dragen, dat de besluitvorming van de bestuursorganen in een besluitenlijst wordt vastgelegd;

• f.

  desgevraagd en uit eigen beweging ervoor zorg dragen dat de bestuursorganen over alle informatie kunnen beschikken die van belang is en die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen;

• g.

  als intermediair tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie goede contacten onderhouden en zorgen voor een juiste overdracht en voortvarende en correcte uitvoering van besluiten;

1. De secretaris/concerncontroller ontwikkelt in samenwerking met de bestuursorganen op beleidsinhoudelijke thema's een visie en strategie en is in het verlengde daarvan belast met de organisatie ontwikkeling op langere termijn. Dit houdt ondermeer in de zorg voor:

• a.

  een geïntegreerde voorbereiding van het strategisch beleid;

• b.

  de afstemming en coördinatie van beleidszaken die de gehele organisatie betreffen;

• c.

  de kaderstelling voor het te voeren middelenbeleid en de zorg voor een goede facilitering aan de organisatie;

• d.

  het opzetten van een goed werkend systeem van functiescheiding en interne controle;

• e.

  de organisatie- en managementontwikkeling;

• f.

  de kwaliteit van de te leveren producten en een doeltreffende dienstverlening;

2.  De secretaris/concerncontroller is belast met het besturen van de organisatie binnen de door het Algemeen Bestuur gestelde doelen, kaders en Randvoorwaarden.

3. De secretaris/concerncontroller vertaalt vragen en opdrachten uit de bestuursorganen in prestaties planningen en werkafspraken voor de organisatie en is belast met de bewaking en monitoring daarvan.

4. De secretaris/concerncontroller is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning- en controlcyclus bestaande uit de begroting, rapportages en de jaarrekening.

1. In het kader van een goede uitoefening van zijn functie kan de secretaris/concerncontroller direct, dan wel indirect richtlijnen en aanwijzingen geven aan alle bij Regio Rivierenland in dienst zijnde ambtenaren.

2. De secretaris/concerncontroller heeft het recht om bij alle bij Regio Rivierenland in dienst zijnde ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

3. De secretaris/concerncontroller is bevoegd om alle aan de bestuursorganen te zenden ambtelijke stukken en adviezen te toetsen op procedurele juistheid, inhoudelijke consistentie van beleid en bestuur en beslissingsrijpheid.

1. De directeur wordt benoemd door het Algemeen Bestuur op voordracht van een delegatie uit het Algemeen Bestuur.

2. Tot benoeming wordt door het Algemeen Bestuur niet overgegaan, dan nadat de medewerkers van de betrokken dienst en de onderdeelcommissie bij de selectie zijn betrokken.

3. Bij afwezigheid van de directeur wordt deze vervangen door een, door het Dagelijks Bestuur op voordracht van de directeur, aan te wijzen plaatsvervanger.

1. De directeur heeft de volgende hoofdtaken:

• a.

  integraal leiding geven aan de dienst;

• b.

  jaarlijks een dienstplan opstellen met de doelen en de planning voor het komende jaar;

• c.

  het voeren van overleg met de portefeuillehouders en indien nuttig en zinvol daarbij de medewerkers betrekken

• d.

  beleidslijnen voor de dienst uitzetten, de eenheid van beleid ten aanzien van de dienst bewaken en zo nodig het dienstbeleid afstemmen met andere diensten;

• e.

  het realiseren van de noodzakelijke randvoorwaarden waarbinnen de medewerkers van de dienst zo goed mogelijk kunnen presteren;

• f.

  het actief (laten) betrekken van de medewerkers bij het verbeteren van de werkprocessen en het (laten) coachen van de medewerkers;

• g.

  zorg dragen voor de realisatie van het middelenbeleid en het budgethouderschap met betrekking tot zijn dienst;

• h.

  het voeren van plannings- , ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken met de afdelingsmanagers van zijn dienst;

2. De directeur is verantwoordelijk voor:

• a.

  de realisatie en kwaliteit van de producten van de dienst;

• b.

  de in te zetten middelen voor de realisatie van de producten van de dienst;

• c.

  de inhoudelijke advisering aan de bestuursorganen;

• d.

  de externe contacten die voorvloeien uit zijn functie;

3. De directeur legt verantwoording af aan het Algemeen Bestuur. Ten aanzien van de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd kan het Algemeen Bestuur nadere richtlijnen geven.

4. De directeur heeft onverlet de bevoegdheden van de bestuursorganen en de secretaris, de bevoegdheden die nodig zijn voor de uitoefening van zijn taken. Daartoe behoort een rechtstreekse adviesrelatie naar de bestuursorganen.

1. De afdelingsmanager wordt benoemd door de directeur.

2. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager wordt deze vervangen door een, door de directeur aan te wijzen plaatsvervanger.

3. Tot benoeming van de afdelingsmanager wordt niet overgegaan dan nadat de betreffende afdeling is betrokken bij de selectie.

4. Hetgeen voorts in deze verordening is bepaald ten aanzien van de afdelingsmanagers is van overeenkomstige toepassing op de manager van het organisatieonderdeel Programma’s en Strategie, met dien verstande dat voor directeur wordt gelezen secretaris/concerncontroller.

1. De afdelingsmanager heeft de volgende hoofdtaken:

• a.

  het controleren, regelen, plannen en verdelen van de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling;

• b.

  instrueren van de medewerkers (al dan niet in projecten) en zorg dragen voor de kwaliteit van de werkzaamheden;

• c.

  ondersteunen van de medewerkers bij het oplossen van werkinhoudelijke problemen vanuit vakinhoudelijke kennis;

• d.

  fungeren als eerste aanspreekpunt en signaleren en zo mogelijk oplossen van problemen met betrekking tot de werkinhoud;

• e.

  signaleren van problemen ten aanzien van de personele zorg en indien mogelijk oplossen, dan wel bij de directeur oplossingen aandragen;

• f.

  het in voeren van plannings- en ontwikkelingsgesprekken met de medewerkers en hierover rapporteren aan de directeur;

2. De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling en legt verantwoording af aan de directeur .

1. De benoeming van de medewerkers vindt plaats door de secretaris/concerncontroller en de directeuren, ieder voor zover het hun organisatieonderdeel dan wel dienst betreft.

2. De vervanging van medewerkers wordt geregeld door de afdelingsmanager, dan wel secretaris/concerncontroller voor het organisatieonderdeel concernondersteuning.

3. Tot benoeming van medewerkers wordt niet overgegaan, dan nadat de betreffende afdeling, of het organisatieonderdeel is betrokken bij de selectie.

1. De medewerker heeft onverlet zijn functiebeschrijving de volgende taken:

• a.

  vanuit de eigen professionaliteit en het eigen werkveld samenwerken aan het bereiken van de gestelde doelen van de organisatie, dienst en de afdeling en het aanreiken van verbeteringen;

• b.

  via de afdelingsmanager inhoudelijk adviseren aan de bestuursorganen;

• c.

  het via mandaat voeren van het budgethouderschap voor de budgetten die aan hem zijn toevertrouwd.

2. De taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerker worden vastgelegd in een functiebeschrijving. De medewerker legt ten aanzien van de uitvoering van zijn werkzaamheden verantwoording af aan de afdelingsmanager.

1. Tussen de directeur en de portefeuillehouder vindt als regel periodiek overleg plaats.

2. Het overleg is gericht op de voorbereiding van de vergaderingen van de bestuursorganen en op het uitwisselen van informatie.

3. Het overleg tussen de directeur en de portefeuillehouder is gericht op de producten die de dienst levert, de voortgang en knelpunten in de werkzaamheden, voor zover deze van belang zijn voor de portefeuillehouder.

4. Medewerkers kunnen bij het overleg aanwezig zijn indien voor hun relevante bespreekpunten aan de orde komen.

5. Van het overleg wordt een kort verslag gemaakt. Dit verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld en daartoe tijdig toegezonden aan de deelnemers.

1. Onder voorzitterschap van de secretaris/concerncontroller komen de directeuren periodiek in vergadering bijeen.

2. In deze vergadering worden de directeuren geïnformeerd over de besluitvorming in de bestuursorganen en worden afspraken gemaakt voor de uitvoering van de besluiten van de bestuursorganen.

3. De vergadering richt zich ook op coördinatie en afstemming binnen de organisatie en de bespreking van onderwerpen die regiobreed van belang zijn voor het functioneren van de organisatie.

4. De vergadering kan op uitnodiging worden bijgewoond door afdelingsmanagers, medewerkers en door derden.

5. Van de vergadering wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld en daartoe tijdig toegezonden aan de deelnemers.

1. Periodiek overlegt de directeur met de afdelingsmanagers.

2. Het overleg is gericht op de kwaliteit van de producten en de voortgang in de werkzaamheden van de dienst en de afdelingen

3. Van het overleg wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld en daartoe tijdig toegezonden aan de deelnemers.

1. Onder leiding van de afdelingsmanager komen alle medewerkers van een afdeling periodiek bijeen om beleidsontwikkeling en organisatiebrede en afdelingsbrede zaken te bespreken.

1. Elke activiteit wordt als regel voorbereid en uitgevoerd vanuit de afdeling tot wiens taakgebied de betreffende zaak behoort.

2. De afdelingsmanager draagt zorg voor de voortgang in de behandeling, de voorbereiding en de uitvoering van de zaak binnen zijn afdeling. Indien nodig zorgt hij ook voor afstemming met andere afdelingen.

3. Indien de voortgang van de werkzaamheden niet volgens planning verloopt stelt de betrokken afdelingsmanager de directeur dan wel de secretaris/concerncontroller en zo nodig de portefeuillehouder hiervan op de hoogte.

1. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één dienst uitstrekt bepalen in eerste instantie de betrokken directeuren welke directeur primaathouder is. Deze zorgt voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de planning en de bewaking van de voortgang.

2. Indien binnen een dienst een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt bepaalt de directeur in overleg met de betrokken afdelingsmanagers welke afdelingsmanager primaathouder is. Deze zorgt voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de planning en de bewaking van de voortgang.

1. Tenzij de regeling waarop de bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kunnen de bestuursorganen met betrekking tot de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden en de ondertekening van stukken die van hen uitgaan mandaat verlenen aan de secretaris/concerncontroller of de directeur.

2. De uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden vindt plaats namens en onder verantwoordelijkheid van het terzake bevoegde bestuursorgaan.

3. Een schriftelijk stuk, dat tot inhoud heeft de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid, wordt ondertekend door de functionaris die krachtens het bepaalde onder 1 bevoegd is tot het in mandaat uitoefenen van de desbetreffende bevoegdheid, tenzij het bevoegde bestuursorgaan anders beslist.

4. Het terzake bevoegde bestuursorgaan kan voor de uitoefening van de opgedragen bevoegdheden regels vaststellen.

5. De secretaris/concerncontroller en de directeuren kunnen de aan hen opgedragen bevoegdheden op hun beurt, tenzij het mandaatbesluit dit expliciet uitsluit, in de vorm van een ondermandaat opdragen aan een of meer medewerkers.

6. De krachtens dit artikel verleende mandaten en ondermandaten worden geregistreerd in een door de secretaris/concerncontroller te houden register.

1. De in artikel 22 opgenomen bepalingen inzake mandaat en ondermandaat kunnen ook toepassing vinden voor budgethouders ten aanzien van het doen van uitgaven, besteden van budgetten en het aangaan van verplichtingen, zulks ter uitvoering van de begroting en door het Algemeen Bestuur verleende kredieten.

2. Ter uitvoering van het onder 1 bepaalde stelt het Algemeen Bestuur nadere richtlijnen vast. Daarbij neemt het Algemeen Bestuur in acht hetgeen terzake is bepaald in de vastgestelde verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet en de daarop gebaseerde uitvoeringsregelingen.

1. De secretaris/concerncontroller en de directeuren dragen zorg voor goede interne informatiestromen ten behoeve van onder andere het voeren van beleid en het beheer.

2. De secretaris/concerncontroller treft hiervoor na overleg met het Dagelijks Bestuur en de directeuren de nodige maatregelen.

1. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt beslist door het Dagelijks Bestuur na advies van de secretaris/concerncontroller.

2. Ter uitvoering van deze verordening kunnen door het Dagelijks Bestuur na advies van de secretaris/concerncontroller nader regels worden vastgesteld.