Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR400099
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR400099/2
Regeling vervallen per 22-03-2016
Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van Regio Rivierenland voor zover deze documenten niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht
Geldend van 22-03-2016 t/m 21-03-2016
Intitulé
Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van Regio Rivierenland voor zover deze documenten niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebrachtHet Dagelijks Bestuur van Regio Rivierenland
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening Regio Rivierenland 2007
Besluit
vast te stellen de volgende;
Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van Regio Rivierenland voor zover deze documenten niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
- a.
de wet de Archiefwet 1995
- b.
het besluit het Archiefbesluit 1995
- c.
archiefverordening de in de artikelen 40 en 41 van de wet bedoelde verordening;
- d
archiefbescheiden de in de wet in artikel 1, onder c bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- e.
archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrengen ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet
- f.
archiefbewaarplaats de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 32 van de gemeenschappelijke regeling Regio Rivierenland aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland te Tiel;
- g
beheerseenheid de dienstonderdelen van Regio Rivierenland bedoeld in artikel 1, lid 1 en artikel 3, lid 1 van de Organisatie-verordening Regio Rivierenland 2005;
- h.
coördinator archief degene die op concern niveau is belast met de coördinatie van de archiefzorg;
- i.
informatiebestand archiefbescheiden waarin een bepaalde fysieke of logische ordening aangebracht is, of met een bestaand hulpmiddel aangebracht kan worden;
- j
informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en archiefbescheiden
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid
Artikel 2
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit aangemerkt:
- ●
afdeling Control & Services van de Bestuursdienst
- ●
afdeling Secretariaat van de AVRI
- ●
het bedrijfsbureau van de GGD
Artikel 3
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem/haar ressorterende taken en met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid, voor over deze niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 4
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan een of meer medewerkers.
Artikel 5
het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat over het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem/haar ressorterende taken en met het beheer van de archiefbescheiden van de beheerseenheid afstemming plaatsvinden met de coördinator archief.
Hoofdstuk 3 Archiefvorming en –ordening
Paragraaf 1 Productie van archiefbescheiden
Artikel 6
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 7
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels over selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 8
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
Artikel 9
Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor archiefbescheidenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij de krachtens de wet gestelde eisen.
Paragraaf 2 Identificering van archiefbescheiden
Artikel 10
-
1 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
-
2 Ten aanzien van archiefbescheiden moeten kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden
-
3 Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden, die niet nodig zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 11
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun voortgangs- en afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
Artikel 12
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Artikel 13
Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 14
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer aan wie en waarheen ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd en/of vervreemd.
Hoofdstuk 4 Beheer van archiefbescheiden
Paragraaf 4 Bewaring van archiefbescheiden
Artikel 15
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in orde, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 16
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de archiefruimte, die onder zijn beheer staat, wordt voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 17
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden behoeven de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur, de streekarchivaris gehoord.
Paragraaf 5 Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
Artikel 18
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, die mede de nodige procedurele en technische voorzieningen bevat voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daar gezien hun aard en status niet voor in aanmerking komen.
Artikel 19
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn/haar beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de organisatie, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Artikel 20
Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij als gevolg van bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 21
-
1 Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
-
2 Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het Dagelijks Bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid
-
3 Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is.
-
4 Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het Dagelijks Bestuur voorwaarden verbinden.
Paragraaf 6 Vervanging van archiefbescheiden
Artikel 22
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Achrifbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Paragraaf 7 Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden
Artikel 23
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen
Artikel 24
Overdracht van archiefbescheiden aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 28 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het Dagelijks Bestuur, de streekarchivaris gehoord.
Paragraaf 8 Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
Artikel 25
De streekarchivaris kan voorstellen doen aan het Dagelijks Bestuur tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Artikel 26
-
1 Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
-
2 Ingeval van selectie van vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
-
3 Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 13 bedoelde inventaris.
Artikel 27
Het hoofd van de beheerseenheid stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan voor zijn beheerseenheid, een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Paragraaf 9 Overbrenging van archiefbescheiden
Artikel 28
Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Artikel 29
De besluit kan worden aangehaald als het “Besluit Informatiebeheer Regio Rivierenland”.
Ondertekening
Memorie van toelichting
Het Besluit Informatiebeheer houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen, in verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip “document” is daarvan een voorbeeld.
Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening Regio Rivierenland 2005. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van archiefbescheiden, het in goede, geordende en toegankelijk staat brengen en bewaren van archiefbescheiden te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale archiefbescheiden als op papieren archiefbescheiden. Het begrip archiefbescheiden is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen over de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en het beheer van archiefbescheiden.
Artikelsgewijze toelichting.
Artikel 1
Onder i en j, informatiebestand en informatievoorziening; definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale archiefbescheiden regels te kunnen stellen.
Artikel 2
Tenminste de onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en het zelfstandig registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Artikel 6
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Artikel 7
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften voor selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 9
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 10
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van archiefbescheiden dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie. Er wordt centraal geregistreerd mits de desbetreffende organisatieonderdelen een eigen administratie voeren.
Artikel 11
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 12
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder.
Artikel 13 en 14
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 16
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling
Artikel 18
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 20
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld wanneer vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistraties bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 21
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat archiefbescheiden, waarvoor uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 22 en 23
Bij vervanging en vervreemding dient als gevolg van het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de streekarchivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Artikel 25
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de streekarchivaris worden genomen.
Artikel 26
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer daarmee in de conceptfase geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 27
De lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 28
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl