Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden houdende regels omtrent de Nota reserves en voorzieningen RDOG Hollands Midden 2018

Het doel van deze nota is het bestaande beleid voor de reserves en voorzieningen te herijken en vast te stellen.

2.1 Relevant kader

Het kader ten aanzien van reserves en voorzieningen is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Financiële verordening RDOG Hollands Midden.

2.2 Reserves

Reserves zijn bestanddelen van eigen vermogen die zijn ontstaan door bestemming van overschotten of planmatig zijn bestemd.

Soorten reserves

Het BBV onderscheidt twee soorten reserves:

• -

  algemene reserve: deze heeft geen specifieke bestemming en wordt vooral aangehouden als financiële buffer voor algemene risico's.

• -

  bestemmingsreserve: dit is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming -heeft gegeven. Het Algemeen Bestuur kan een verkozen bestemming ongedaan maken en kan besluiten de gelden uit de reserves anders te bestemmen.

Functies van het eigen vermogen

Het eigen vermogen kent de volgende functies:

• -

  De bufferfunctie om onverwachte financiële tegenvallers op te kunnen vangen.

• -

  De bestedingsfunctie om middelen te besteden voor het realiseren van een bepaalde activiteit of doel of om de kosten van die activiteit of dat doel te dekken. De Algemene reserve wordt ook gebruikt als dekkings- of bestedingsmiddel, zoals voor het dekken van exploitatietekorten of als aanwending voor het realiseren van een bepaalde activiteit of doel waarvoor geen bestemmingsreserve is gevormd.

• -

  De financieringsfunctie voor de financiering van kapitaalinvesteringen om geen externe financiering te hoeven aan te trekken.

Weerstandvermogen

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit gevolgen voor de bedrijfsvoering heeft.

Tot de beschikbare weerstandscapaciteit worden de Algemene reserves en de bestemmingsreserves van de GGD gerekend. Een mutatie in deze reserves leidt tot aanpassing van de beschikbare weerstandscapaciteit en daarmee van de ratio weerstandsvermogen.

In de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing inzicht gegeven in de omvang van de weerstandscapaciteit.

2.3 Voorzieningen

Voorzieningen zijn afgezonderde vermogensbestanddelen en zijn op te vatten als vreemd vermogen. In het BBV staat dat voorzieningen worden gevormd voor:

• -

  verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch die redelijkerwijs te schatten zijn;

• -

  op de balansdatum bestaande risico's voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten.;

• -

  kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren ;

• -

  bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven, het gaat hierbij om investeringen met een economisch nut zoals rioleringen;

• -

  van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de ontvangen voorschotbedragen van de Europese en Nederlandse overheidslichamen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

Verder stelt het BBV dat voorzieningen niet mogen worden gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume (bijvoorbeeld vakantiegeld).

2.4 Onderscheid reserves en voorzieningen

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen reserves en voorzieningen.

3.1 Reserves

De RDOG Hollands Midden kent drie programma’s: GGD, GHOR en RAV. De RDOG Hollands Midden heeft de volgende algemene reserves:

• -

  Algemene reserve GGD

• -

  Algemene reserve GHOR

• -

  Reserve aanvaardbare kosten RAV

De RDOG Hollands Midden heeft de volgende bestemmingsreserves:

• -

  Reserve markttaken GGD

• -

  Reserve verplichtingen voormalig personeel

• -

  Reserve project OvDG

• -

  Reserve huisvesting RAV

Algemene reserve GGD

De RDOG Hollands Midden heeft een Algemene reserve GGD voor het opvangen van fluctuaties in de exploitatie van het programma GGD. Wanneer de omvang van de reserve onder nul daalt, zijn vullen de gemeenten het tekort aan. De maximale omvang is €3.300k. Het plafond is bepaald op basis van een actualisatie van de risico-inventarisatie, die is uitgevoerd in het 4e kwartaal van 2017 in het kader van het risicomanagementsysteem. Wanneer de omvang van de reserve boven het plafond uitkomt, wordt het surplus teruggestort aan de deelnemende gemeenten.

Algemene reserve GHOR

De RDOG Hollands Midden heeft een Algemene reserve GHOR. Met ingang van 1 januari 2019 is de omvang van de reserve €94.000.

Reserve aanvaardbare kosten RAV

De RDOG Hollands Midden heeft een Reserve aanvaardbare kosten (RAK) voor het opvangen van fluctuaties in de exploitatie van het programma RAV. Het resultaat van de RAV dient volledig ten goede te komen aan de RAV. Indien de gelden van de RAK niet worden besteed aan de RAV , dan wordt dat bedrag door de zorgverzekeraars in mindering gebracht op het initiële budget van het daarop volgende boekjaar. Wanneer de omvang van de reserve onder nul daalt, zijn de gemeenten formeel gehouden aan een bijstorting. De verzekeraars sturen echter op niveau van de RAK, gemeenten lopen daardoor in de praktijk weinig tot geen risico. Er is geen maximale omvang voor de omvang van de reserve.

Bestemmingsreserve markttaken GGD

De bestemmingsreserve markttaken is ingesteld om de risico’s op markttaken op te vangen.

De toevoeging aan de reserve markttaken bestaat uit 8% van de loonkosten van de markttaken. Deze toevoeging is structureel in de begroting opgenomen. Bij de opstelling van de jaarstukken wordt de feitelijke toevoeging bepaald op basis van het jaarresultaat en de werkelijke loonkosten in dat jaar van de betreffende markttaak. Wanneer de omvang van de reserve onder nul daalt, dient de Algemene reserve GGD aangewend te worden ter delging van het tekort. De maximale omvang is €420k, die is bepaald op basis van de risico-inventarisatie, die is uitgevoerd in het 4e kwartaal van 2017. Als de omvang van de reserve boven het plafond uitkomt, wordt het surplus in de Algemene reserve GGD gestort.

Bestemmingsreserve verplichtingen voormalig personeel

De bestemmingsreserve verplichtingen voormalig personeel wordt voor het programma GGD ingesteld om de kosten van WW-uitkeringen en het risico op ontslagvergoedingen te kunnen dragen.

Een recente cao-wijziging heeft er toe geleid dat de GGD voor een langere periode verplicht is zorg te dragen voor de WW-uitkering aan voormalig personeel. Daarnaast zijn er maatschappelijke ontwikkelingen die kunnen leiden tot een herbezinning op de inzet die medewerkers verrichten en de benodigde competenties binnen de organisatie. Voor het uitvoeren van noodzakelijke organisatieveranderingen is een stevig financieel fundament nodig opdat de RDOG Hollands Midden de financiële consequenties van veranderingen of transformaties zelf kan dragen.

De instelling van de bestemmingsreserve verplichtingen voormalig personeel vindt plaats met ingang van 1 januari 2018. De dotaties aan deze reserve worden structureel opgevangen binnen de RDOG-begroting. De dotatie is 0,1% van de bruto lonen van medewerkers als compensatie voor het 3e WW-jaar conform de cao CAR-UWO en 0,9% over de loonkosten GGD. Wanneer de omvang van de reserve onder nul daalt, dient de Algemene reserve GGD aangewend te worden ter delging van het tekort. Er is geen maximale omvang.

Bestemmingsreserve project Officieren van Dienst, Geneeskundig (OvDG)

De bestemmingsreserve project OvDG is ingesteld om de opleiding van toekomstige OvDG te bekostigen.

Naar aanleiding van de aanpassingen per 1 januari 2014 van de gemeenschappelijke regelingen Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) en RDOG Hollands Midden is de financiering van de GHOR-taken per die datum gewijzigd en zijn de bestemmingsreserves door de VRHM eind 2014 overgedragen aan de RDOG Hollands Midden.

De bestemmingsreserve project OvDG is reeds voor de wijziging van de beide gemeenschappelijke regelingen door het Algemeen Bestuur VRHM ingesteld voor de opleiding van toekomstige OvDG, daar een aantal van de huidige officieren de dienst de komende jaren zal verlaten. Wanneer de reserve volledig is aangewend, wordt de reserve opgeheven.

Bestemmingsreserve huisvesting RAV

De voorziening onderhoud gebouwen RAV betreft het RAV-hoofdkantoor en de ambulanceposten. Op basis van het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan was deze voorziening per 1 januari 2014 te hoog. Het te hoge bedrag dient vrij te vallen, door het als bate in het resultaat op te nemen.

Het Algemeen Bestuur heeft op 25 maart 2015 bij de vaststelling Voorstel resultaatbestemming 2014 besloten om het vrijgevallen bedrag te storten in een nieuw gevormde bestemmingsreserve huisvesting RAV. Onttrekkingen hieraan geschieden op basis van een meerjaren onderhoudsplan voor groot onderhoud aan de RAV-gebouwen. Wanneer de reserve volledig is aangewend, wordt de reserve opgeheven.

3.2 Voorzieningen

De voorzieningen zijn op basis van het BBV onderverdeeld in:

• -

  Voorziening voor verplichtingen, verliezen en risico’s (= frictiekosten reorganisatie 2015);

• -

  Kostenegalisatie (= onderhoudsvoorziening);

• -

  Van derden verkregen gelden die specifiek moeten worden besteed (beklemde gelden).

In onderstaande tabel is samengevat op basis waarvan de omvang van de voorziening wordt bepaald.

De reserves en voorzieningen maken onderdeel uit van de jaarlijkse Planning- en controlcyclus. Hierna is per planning- en controlinstrument de rol van de reserves en voorzieningen aangegeven.

In de kadernota worden de uitgangspunten voor de opstelling van de programmabegroting geformuleerd.

In de programmabegroting worden de mutaties in de reserve toegelicht. Tevens wordt bij de begroting inzicht gegeven in de stand van de reserves en voorzieningen en het meerjarig verloop op programmaniveau.

Bij de bestuursrapportages worden grote afwijkingen ten opzichte van de begrote mutaties van de reserves en voorzieningen gemeld.

In de jaarrekening worden de reserves en voorzieningen en de stortingen en onttrekkingen van het verslagjaar toegelicht. De voorzieningen zijn onderwerp van de jaarlijkse controle door de accountant.

Hieronder zijn de algemene beleidsuitgangspunten voor het instellen, opheffen en muteren van reserves en voorzieningen toegelicht.

• a.

  Het aantal reserves en voorzieningen wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Alleen als er gegronde redenen zijn, wordt een reserve of voorziening ingesteld.

• b.

  Reserves worden door op programmaniveau door het Algemeen Bestuur ingesteld en opgeheven. Bij de instelling van een reserve wordt de volgende informatie gegeven:

  • -

    Wat is het doel van de reserve?

  • -

    Wat is de omvang?

  • -

    Wat is de omvang en de wijze van storten en hoe wordt dat gedekt?

  • -

    Wat is de omvang en wijze van onttrekking en wat is de onderbouwing daarvan?

• c.

  De reserves worden jaarlijks beoordeeld op hun toereikende omvang, nut en noodzaak. Uitkomsten van deze beoordeling worden gerapporteerd bij de jaarstukken.

• d.

  Stortingen en onttrekkingen in reserves mogen alleen worden begroot als ze hierover in een eerder stadium besluitvorming door het Algemeen Bestuur heeft plaatsgevonden. In de jaarrekening mogen alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten aan de reserve worden onttrokken, en de onttrekkingen mogen niet meer zijn dan is begroot.

• e.

  Een resterend saldo van een reserve die wordt opgeheven vloeit terug naar de Algemene reserve.

• f.

  Voorzieningen worden gevormd door de lasten in de begroting op te nemen en/of de baten te laten vrijvallen. Ten aanzien van voorzieningen is er beperkte keuzevrijheid, besluitvorming vooraf is niet noodzakelijk. Bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de ontwikkeling en omvang van de voorzieningen.

• g.

  Voorzieningen zijn zo groot als de omvang van de verplichting of het risico dat er tegenover staat. De hoogte van de storting of onttrekking is afhankelijk van de achterliggende verplichtingen of risico's.

• h.

  Reserves en voorzieningen mogen niet negatief zijn.

6.1 Inwerkingtreding

Deze nota treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.