Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2013

2.1 Het inkoopproces

De inkoopfunctie zoals hieronder staat weergegeven bestaat uit een aantal fases die altijd moeten worden doorlopen. Gezien vanuit de interne klant vindt eerst de offerteprocedure plaats. Hierin wordt op basis van vooraf vastgestelde doelen een of meerdere ondernemers geselecteerd die op basis van een specificatie een offerte in mogen dienen. De vastgestelde doelen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van dit inkoopbeleid. De ondernemer die het meest geschikt is zal worden gecontracteerd.

Vervolgens start de bestelprocedure. Deze fase bestaat uit de elementen: bestellen, bewaken en nazorg. Deze fase is tot nu toe onderbelicht gebleven in het inkoopbeleid. In deze fase vindt de daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats. Om ook deze fase efficiënt te laten verlopen zal het contract bewaakt worden. Op deze wijze wordt de ondernemer aan de verplichtingen gehouden die in de offerteprocedure zijn afgesproken.

Beide fases zijn zeer bepalend voor het resultaat dat de gemeente wenst te behalen. In de eerste fase worden de doelen vastgelegd en wordt hier een ondernemer op geselecteerd. In de tweede fase moeten de doelen worden uitgewerkt. Gebleken is dat een goed contractbeheer hier essentieel voor is. Zonder een goede contractbewaking zullen de vooraf opgestelde doelen niet optimaal worden bereikt.

Professionaliteit

Professioneel inkopen en aanbesteden wil niet alleen zeggen dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betekent ook dat er rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de individuele in te kopen producten, diensten en werken en met de ondernemingen die deze producten, diensten en werken leveren. Dit wordt “Best Value Procurement” genoemd en gaat naast de efficiëntie ook van de effectiviteit van de handelingen uit. Dit proces is in onderstaand stroomschema uitgewerkt.

Voordat begonnen wordt met een aanbesteding moeten de uitgangspunten van de aanbesteding duidelijk zijn. Wat zijn de leveringen, diensten en werken die men koopt en welke eigenschappen hebben deze. Daarnaast moet er voldoende kennis zijn van de markt en de ondernemers die de diensten, leveringen en werken kunnen leveren. Het vastleggen van deze uitgangspunten zal er toe leiden dat een aanbesteding soepeler verloopt en dat de tevredenheid over de ingekochte leveringen, diensten of werken hoger is. Om dit te organiseren zal voor de in te kopen leveringen, diensten of werken een inkoopstrategie geschreven worden. In deze inkoopstrategie zullen diverse analyses van de markt en van de in te kopen goederen, diensten of werken uitgevoerd worden. Dit met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij zal niet alleen gekeken worden naar prijsaspecten, maar ook naar te maken keuzes met betrekking tot interne kosten en maatschappelijk verantwoord inkopen.

De basis van de inkoopstrategie blijft net als in het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid het onderstaande model van Kraljic (1983).

Portfoliomodel Kraljic

Het model bestaat uit twee variabelen: inkoopwaarde en inkooprisico. De inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten zijn.

De inhoud van deze inkoopstrategieën en de mandatering met betrekking tot goedkeuring van deze strategieën staan uitgewerkt in de inkoop- en aanbestedingsprocedure.

Doelmatig en rechtmatig inkopen

Uit het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet (d.d. 29 april 2009) komt naar voren dat er geen aanvullende drempels voor aanbesteden worden gesteld boven op de Europese drempels die al van kracht zijn. De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid zal worden getoetst door interne controle.

Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden opgesteld. Wederom zal hier een interne toetsing op plaatsvinden.

2.2Maatschappelijk verantwoord inkopen

Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen.

Gemeente Reusel-De Mierden heeft de ambitie om in 2015 al haar werken, leveringen en diensten 100% duurzaam in te kopen. Deze ambitie is vastgelegd in de Verklaring Duurzaam Inkopen van

29 september 2008. Duurzaam inkopen vindt plaats aan de hand van de criteriadocumenten voor productgroepen opgesteld door Agentschap NL (voorheen SenterNovem). Duurzaam inkopen maakt onderdeel uit van het gemeentelijk klimaatbeleid. Er wordt een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie en borging van duurzaam inkopen in het gemeentelijk inkoopproces.

De gemeente Reusel-De Mierden overweegt bij iedere aanbesteding of er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders wet sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijke om projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in het geselecteerde bedrijf op laten nemen of leer-werkbedrijven te selecteren.

2.3Integriteit

De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden zijn.

De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde ondernemers. De gemeente doet enkel zaken met ondernemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de ondernemers bij aanbestedingen, door minimaal een integriteitsverklaring te vragen. Dit is opgenomen in de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure.

2.4Lokaal en regionaal

Het uitgangspunt van het beleid is dat het product, dienst of werk voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de grondbeginselen van het EG-verdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de lokale ondernemers. Met hen wordt rekening gehouden door de minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te stellen. Daarnaast wordt middels de inkoopstrategie altijd onderzoek gedaan naar de aanwezige lokale en regionale ondernemers.

2.5Gecentraliseerde inkoop

De gemeente Reusel-De Mierden heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB). BIZOB voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.

3.1Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

De bevoegdheden voor alle aan het inkoopproces gerelateerde taken zijn geregeld in het mandatenbeleid en/of budgethoudersregeling van de gemeente.

Binnen de gemeente is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor de financiële afhandeling maar ook voor de rechtmatige afhandeling van de processen.

Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van dit inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast waarin de interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen worden vastgelegd.

3.2Inkoopplan

Jaarlijks wordt door de gemeente , na vaststelling van de begroting en voor het einde van november, een lijst gemaakt met hierin alle inkopen die gepland staan voor het komende jaar. Op basis van deze lijst, bestaande uit zowel incidentele als structurele geplande uitgaven, gesprekken met de gemeente, de begroting en de spendanalyse wordt door het inkoopbureau in samenwerking met de gemeente het inkoopplan opgesteld. In dit inkoopplan worden de projecten opgenomen, waar de gemeente ondersteuning nodig heeft van het inkoopbureau en de trajecten die gezamenlijk met andere gemeenten worden uitgevoerd.

3.3Contractbeheer

Door op een centrale plek overzicht van alle lopende contracten van de gemeente te creëren en deze te beheren, is men niet alleen in staat diverse overeenkomsten met een leverancier te bundelen, maar ook strategische keuzes te maken die de rol van de gemeente aanmerkelijk kunnen versterken. Bovendien houdt het managen van contracten in dat er op basis van een totaaloverzicht tijdig acties kunnen worden ondernomen om de interne discussie over aflopende overeenkomsten wederom op te starten.

DEFINITIES

In deze inkoop- en aanbestedingsprocedure wordt verstaan onder:

• a.

  Aanbestedende dienst: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

• b.

  Aanbesteding: de procedure waarbij meerdere ondernemingen in de gelegenheid worden gesteld om inschrijvingen in te dienen ten behoeve van het plaatsen van een opdracht of het aangaan van een overeenkomst.

• c.

  Aanbestedingsdocument (bestek/programma van eisen): document waarin informatie over de opdracht en de eisen staan vermeld om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de opdracht. Op basis van dit document wordt een inschrijving ingediend.

• d.

  Aankondiging: publicatie van een aanbesteding.

• e.

  Aanmelding: verzoek tot deelname aan de offerteprocedure binnen de niet openbare procedure.

• f.

  AgentschapNL: Agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Zij bieden regelingen en programma’s aan op het gebied van duurzaamheid en innovatie.

• g.

  ARW 2005: Aanbestedingsregelement Werken 2005. Hierin liggen de regels voor het aanbesteden van (meestal) bestekken vast.

• h.

  Beoordelingsmatrix: document waarin de wijze van beoordeling van een inschrijving of aanmelding staan opgenomen. Tevens staan hier de verdeling van de gunningscriteria en subgunningscriteria in uitgewerkt.

• i.

  Contractbeheer: het proces dat er voor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces.

• j.

  Contractmanagement: het proces waarbij op basis van verkregen input, getekende overeenkomsten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheert en bewaakt, teneinde een volledige benutting van overeenkomsten te faciliteren.

• k.

  Dienst: alle contracten onder bezwarende titel met een ondernemer op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie. Diensten zijn niet tastbaar.

• l.

  EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Gunningscriterium waarbij naast prijs ook op andere criteria wordt beoordeeld.

• m.

  Enkelvoudig inkoopprocedure: een procedure waarbij aan één ondernemer wordt gevraagd een inschrijving in te dienen.

• n.

  Europese drempel: het door de Europese Commissie vastgestelde bedrag vanaf waar opdrachten Europees moeten worden aanbesteed.

• o.

  Gegadigde: een potentieel inschrijver.

• p.

  Gemeente: de gemeente Reusel-De Mierden, de gebruiker van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure.

• q.

  Geschiktheidseis: eis over de aard van de inschrijver, waaraan de inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor de opdracht.

• r.

  Gunningscriterium: criterium waarop de inschrijvingen beoordeeld worden.

• s.

  Hefboomproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio. Hefboomproducten kunnen bij meer ondernemers worden ingekocht en hebben een grote invloed op het financiële resultaat.

• t.

  Inkoopfunctie: de persoon die verantwoordelijk is voor een betreffend inkooptraject.

• u.

  Inkoopbureau: de centrale vervulling van de inkoopfunctie. Op dit moment wordt dit ingevuld door BIZOB.

• v.

  Inkoopstrategie: document waarin de koers voor het te volgen inkooptraject wordt vastgelegd.

• w.

  Inschrijving (offerte): onherroepelijk aanbod van de inschrijver.

• x.

  Knelpunt product: productcategorie in de Kraljicportfolio. Heeft een relatief lage invloed op het financiële resultaat en een hoog risico voor de eigen organisatie.

• y.

  Levering: de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten.

• z.

  Minimumeis: eis waaraan een inschrijving, te leveren product, werk of dienst of organisatie minimaal aan moet voldoen om kans te maken op de gunning van de opdacht.

• aa.

  Niet-openbare procedure: een aanbesteding waaraan ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij alleen de door de gemeente aangezochte ondernemers mogen inschrijven.

• bb.

  Nota van inlichtingen: document waarin de vragen van gegadigden en de antwoorden hierop staan weergegeven. Tevens kunnen hier aanvullingen of wijzigingen op het aanbestedingsdocument in opgenomen worden.

• cc.

  Onderhandse procedure: procedure waarbij twee of meer ondernemers worden uitgenodigd om een inschrijving te doen.

• dd.

  Ondernemer: aannemer, leverancier of dienstverlener.

• ee.

  Opdracht: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel met een of meer ondernemers.

• ff.

  Openbare procedure: aanbesteding waarbij ondernemers door middel van een aankondiging worden opgeroepen om in te schrijven op een opdracht.

• gg.

  Overeenkomst: een overeenkomst met één of meer ondernemers met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake de te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen.

• hh.

  Prestatie-indicator: Meetbare eenheden waaraan de prestaties van een ondernemer kunnen worden beoordeeld.

• ii.

  Proportionaliteitsbeginsel: De zwaarte van de gestelde eisen moeten in relatie staan met de grootte en inhoud van de opdracht.

• jj.

  Routineproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio. Routineproducten kunnen bij meer ondernemers worden ingekocht en hebben een kleine invloed op het financiële resultaat. De inkoopkosten hiervan zijn relatief groot.

• kk.

  Sociale werkvoorziening: voorziening om mensen met een lichamelijke, sociale of psychologische handicap aan het werk te krijgen.

• ll.

  Stand-still periode: verplichte termijn van 15 kalenderdagen tussen het versturen van het voornemen tot gunning en de daadwerkelijke gunning.

• mm.

  Strategisch product: productcategorie in de Kraljicportfolio. Het inkooprisico en de invloed op het financiële resultaat zijn hoog.

• nn.

  Subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door de gemeente verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan de betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten.

• oo.

  TED: Tenders Electronic Daily. Aanbestedingspublicatie van Europa.

• pp.

  Uitnodiging tot inschrijving: uitnodiging om deel te nemen aan een onderhandse procedure.

• qq.

  Uitsluitingsgrond: criterium op basis waarvan een inschrijver, bij het niet voldoen aan dit criterium, voor de gunning van de opdracht wordt uitgesloten.

• rr.

  Voornemen tot gunning: besluit van de gemeente waarin zij aangeeft voornemens te zijn de opdracht te gunnen aan een bepaalde ondernemer.

• ss.

  Werk: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

TOEPASSING

De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing op alle opdrachten voor leveringen, diensten en werken.

De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is niet van toepassing op opdrachten:

• a

  betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële modaliteiten ervan,van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende de rechten hierop, met uitzondering van de overeenkomsten betreffende financiële diensten die voorafgaand aan, gelijktijdig met of als vervolg op het koop- of huurcontract worden gesloten.

• b

  betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal bestemd voor uitzendingen door radio-omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd.

• c

  betreffende diensten van arbitrage en bemiddeling.

• d

  op financieel gebied betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale bank verleende diensten.

• e

  inzake arbeidsovereenkomsten.

• f

  betreffende diensten voor onderzoek en ontwikkeling, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel aan de gemeente toekomen voor gebruik ervan in de uitoefening van zijn eigen werkzaamheden, mits de dienstverlening volledig door de gemeente wordt beloond of

• g

  voor opdrachten onder de Europese drempel die aan andere aanbestedende diensten of aan een samenwerkingsverband daarvan worden gegund.

Indien op opdrachten hogere wet- en regelgeving van toepassing is gaan de bepalingen van de hogere wet- en regelgeving boven de bepalingen van de onderhavige inkoop- en aanbestedingsprocedure.

Wanneer de gemeente gelden of subsidies beschikbaar stelt aan een derde kan de gemeente de plicht opleggen dat deze derde de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure toepast, wanneer de opdrachten die in het kader van de verkregen gelden of subsidies worden verstrekt voor meer dan 50% worden gefinancierd met deze gelden of subsidies.

Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure of een gedeelte daarvan is slechts mogelijk wanneer het college van burgemeester en wethouders voorafgaand aan de voorgenomen afwijking heeft ingestemd op basis van een goed onderbouwde motivatie. Het voorstel om af te mogen wijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure moet vergezeld gaan van het advies van de inkoopfunctie.

UITGANGSPUNTEN

Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht genomen. De gemeente behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant en zorgvuldig.

Bij het aanbesteden staat het verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en leveringen tegen lage integrale kosten op langere termijn voorop.

Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor de inschrijvers zo laag mogelijk gehouden. De gestelde eisen aan een inschrijver dienen in een redelijke verhouding te staan tot de te verstrekken opdracht (proportioneel).

BEVOEGDHEDEN

De bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure en het verstrekken van opdrachten is geregeld in het mandaatbeleid en/of budgethoudersregeling van de gemeente. Zie tevens de rolverdeling van de inkoopprocessen die als bijlage 2 bij deze inkoop- en aanbestedingsprocedure zijn gevoegd.

BEPALEN PROCEDURE

Bij het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde van de opdracht voor het totale bedrag, exclusief omzetbelasting, voor de totale duur van de opdracht. Bij deze berekening wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen in de opdracht.

Voor een opdracht bestaande uit zowel werken, diensten en/of leveringen bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er sprake is van een werk, dienst dan wel levering.

Op basis van de berekende opdrachtwaarde wordt de navolgende procedure gevolgd:

Werken

Leveringen en diensten

De onderwerpen die minimaal onderdeel uit moeten maken van en op te stellen inkoopstrategie maken onderdeel uit van de in bijlage 3 bijgevoegde stappenplannen.

De inkoopstrategie wordt vastgesteld conform het mandaatbeleid en/of budgethoudersregeling.

Wanneer de gemeente deelneemt in een inkooptraject met een andere gemeente zal er, ongeacht de geraamde waarde, een inkoopstrategie worden opgesteld die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

De gemeente kan een opdracht zonder aanbesteding gunnen:

• a

  wanneer in het kader van een openbare procedure of een niet-openbare procedure, geen of geen geschikte inschrijvingen of geen verzoeken om een uitnodiging tot deelneming zijn ingediend.

• b

  wanneer de opdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd.

• c

  als gevolg van dwingende spoed door gebeurtenissen die door de gemeente niet konden worden voorzien en die niet te wijten zijn aan de gemeente.

Het is toegestaan om een opdracht zonder aanbesteding te gunnen wanneer voor een aanvullende opdracht, die noch in het oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde opdracht was opgenomen en die technisch of economisch niet los van de oorspronkelijke opdracht kan worden uitgevoerd, onder de volgende voorwaarden:

• a

  de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden, en

• b

  de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert, en

• c

  het totale bedrag voor de aanvullende opdracht(en) (cumulatief) niet hoger is (zijn) dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

De gemeente kan aanvullende opdrachten voor leveringen zonder aanbesteding gunnen aan de oorspronkelijke leverancier wanneer de aanvullende leveringen: a. bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of b. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties, wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of bij gebruik en onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet langer is dan drie jaar.

Het stappenplan voor de uit te voeren onderhandse, openbare en niet-openbare procedure staat nader uitgewerkt in bijlage 3

SPECIFIEKE DOELGROEPEN

De gemeente kan de deelneming aan procedures voor de gunning van een opdracht voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen, indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende opdracht betrokken werknemers personen met een handicap zijn, die wegens de aard of de ernst van hun handicap geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen.

De gemeente kan bij een aanbesteding nadere voorwaarden verbinden aan de uitvoering van een opdracht inzake het inzetten van personen uit specifieke doelgroepen.

DUURZAAM INKOPEN

In haar streven naar een 100% duurzaam inkoopproces neemt de gemeente bij haar aanbestedingen duurzaamheidcriteria op. De gemeente stelt hierbij de minimaal door AgentschapNL gepubliceerde minimumeisen verplicht zoals deze door AgentschapNL per productgroep worden opgesteld. Indien de verplichte minimumeisen niet worden toegepast, wordt dit met opgaaf van redenen vastgelegd in het inkoopdossier.

SELECTIE ONDERNEMERS EN INTEGRITEIT

Voorafgaand aan de publicatie van een aanbesteding of het versturen van de uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te passen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria vastgesteld. De vastgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria worden in het aanbestedingsdocument of de aankondiging kenbaar gemaakt.

De gemeente sluit iedere inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een overheidsopdracht uit.

De gemeente kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten iedere ondernemer:

• a

  die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt;

• b

  wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord aanhangig is gemaakt;

• c

  jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met de beroepsregels;

• d

  die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken;

• e

  die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen;

• f

  die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen;

• g

  die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstekken van inlichtingen of die inlichtingen niet heeft verstrekt.

De keuze om een ondernemer (niet) uit te sluiten op basis van bovengenoemde uitsluitingsgronden is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders.

Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheidseisen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met het proportionaliteitsbeginsel.

In geval van een Europese of nationale openbare of niet-openbare aanbesteding vindt de publicatie plaats via www.aanbestedingskalender.nl.

De aanbestedingsdocumenten worden zo veel mogelijk digitaal ter beschikking gesteld.

Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het publiceren van de aankondiging of het versturen van de uitnodiging tot het indienen van de inschrijving door de ondernemer. Na verzending van de uitnodiging of publicatie van de aanbesteding krijgen de ondernemers de mogelijkheid tot het stellen van vragen. De gestelde vragen en de antwoorden daarop worden op hetzelfde moment aan alle ondernemers kenbaar gemaakt. Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het beantwoorden van de vragen tot het indienen van de inschrijving door de ondernemer.

Beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de op voorhand opgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria.

De gemeente spreekt voor gunning het voornemen tot gunning uit. Dit voornemen houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek. Definitieve gunning geschiedt na goedkeuring van de daartoe bevoegde instanties.

MOTIVERING EN AANWENDEN RECHTSMIDDELEN

Inschrijvers die op basis van een aanbestedingsprocedure niet in aanmerking komen voor de gunning van de opdracht ontvangen van de gemeente een motivatie van de redenen van de afwijzing.

De gemeente hanteert een stand-still periode van minimaal 15 kalenderdagen vanaf het versturen van de afwijzingen tot het definitief maken van de overeenkomst. In deze periode heeft de afgewezen ondernemer 15 kalenderdagen om rechtsmiddelen aan te wenden tegen het besluit van de gemeente.

De gemeente sluit geen overeenkomst met de geselecteerde partij binnen de stand-still periode.

CONTRACTERING

Nadat de gunning definitief is kan de overeenkomst ondertekend worden. Verplichtingen en prestatie-indicatoren die opgenomen zijn in de overeenkomst worden geregistreerd.

ARCHIVERING

Van een aanbesteding wordt een inkoopdossier bijgehouden. De inhoud van het inkoopdossier is in bijlage 1 van deze inkoop- en aanbestedingsprocedure vastgelegd. De vervuller van de inkoopfunctie is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het inkoopdossier.

CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT

De met een ondernemer gesloten overeenkomst wordt bewaakt op basis van de vastgelegde prestatie-indicatoren. In geval van een opdracht wordt het presteren van de ondernemer minimaal één keer geëvalueerd. In geval van een meerjarige overeenkomst wordt het presteren van de ondernemer minimaal één keer per jaar geëvalueerd. De resultaten hiervan worden geregistreerd.

WIJZIGINGEN

Het college van burgemeester en wethouders past deze inkoop- en aanbestedingsprocedure aan wanneer dit op grond van gewijzigde wet- en regelgeving of wanneer dit op grond van wijzigingen in het inkoop en aanbestedingsbeleid en de daarbij behorende inkoop- en aanbestedingsprocedure gewenst is.

Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad over aanpassingen van de inkoop- en aanbestedingsprocedure.

INWERKINGTREDING

De inkoop- en aanbestedingsprocedure treedt in werking op 1 juni 2010.