BUDGETHOUDERSREGELING REUSEL-DE MIERDEN

Artikel 1Begripsbepalingen

• 1.

  Budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken.

• 2.

  Budgethouder: degene (afdelingshoofd, de gemeentesecretaris, coördinator of griffier) aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie het (onder)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• 3.

  Budgetbeheerder: medewerkers aan wie door de budgethouder het beheer van een onderdeel van het budget is toegewezen.

• 4.

  Medewerker: degene (of de vervanger) die de betreffende werkzaamheden uitoefent en degene die in opdracht van de gemeentesecretaris of het afdelingshoofd de betreffende werkzaamheden verricht.

• 5.

  Teamcoördinator: coördinator van het team dat belast is met de desbetreffende taak.

• 6.

  Verplichtingen: het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of dienstverlening van diensten aan en/of door de gemeente Reusel-De Mierden.

Artikel 2Aanwijzen budgethouder

• 1.

  De budgethouder wijst een of meerdere budgetbeheerders aan, die hem assisteert of assisteren. De budgethouder blijft verantwoordelijk.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het volledig en tijdig opstellen van de rapportages voor het college en/of de raad.

• 3.

  De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad en de griffier staan. De griffier legt over deze budgetten verantwoording af aan de raad.

Artikel 3 Takenbudgethouder en budgetbeheerder

• 1.

  De budgetbeheerder assisteert de budgethouder bij alle genoemde taken.

• 2.

  De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over de door hem gesignaleerde dan wel verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten en het motiveren hiervan.

• 3.

  De budgetbeheerder controleert de ingekomen facturen die op zijn/haar budget/budgetten betrekking hebben. Indien facturen akkoord worden verklaard door de budgetbeheerder betekent dat, dat gecontroleerd is dat de aan de factuur ten grondslag liggende prestatie correct en tegen de afgesproken prijs is geleverd en dat de factuur kan worden betaald.

• 4.

  De budgethouder of budgetbeheerder is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente. Hierbij worden interne en externe regels en richtlijnen (bijvoorbeeld het mandaat, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en regels van de planning- en controlcyclus) nageleefd.

• 5.

  Verplichtingen kunnen slechts aangegaan worden, nadat de budgethouder of budgetbeheerder geconstateerd heeft dat er een toereikend budget beschikbaar is.

• 6.

  Budgethouder en budgetbeheerder verstrekken tijdig de juiste en volledige informatie voor de instrumenten in de planning- en controlcyclus. Dit houdt zowel de financiële als beleidsmatige informatie in.

• 7.

  Onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder of budgetbeheerder vallen tevens de omschrijving en toelichting op te nemen in de begroting/jaarrekening, perspectiefnota en bestuursrapportages (beraps).

• 8.

  De budgethouder en budgetbeheerder leggen verantwoording af over de voortgang en realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van budgetten.

• 9.

  De budgethouder en budgetbeheerder voorzien de financiële administratie tijdig en volledig van informatie voor het voeren van deze financiële administratie.

• 10.

  De budgethouder en budgetbeheerder zijn ervoor verantwoordelijk dat tijdig facturen worden verzonden voor door de gemeente te ontvangen bedragen met betrekking tot zijn budget. Wanneer naar aanleiding van die facturen (dwang)invorderingsmaatregelen noodzakelijk zijn, worden deze door de invorderingsambtenaar genomen. In dit kader hebben de budgethouder en -beheerder een actieve informatieplicht en zoeken zij hierbij afstemming met de medewerkers van de financiële administratie.

• 11.

  De budgethouder en/of budgetbeheerder vullen in het financiële systeem de relevante velden in en verklaren de factuur voor akkoord met inachtneming van het bepaalde in lid 3.

• 12.

  De volgende kosten worden door de budgethouder/persoon gecodeerd die deze kosten gemeentebreed beheert:

Artikel 4Budgetsubsitutie

• 1.

  De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem toegewezen budgetten verschuivingen aan te brengen, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het beleidsveld verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van de aan betreffende beheerstaak (grootboeknummer) toegekende budget. Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast, draagt hij ervoor zorg dat deze door planning en control in het financiële informatiesysteem worden vastgelegd door middel van een budgettair neutrale administratieve wijziging van de begroting.

• 2.

  Buiten de schuifruimte als bedoeld in lid 1 van dit artikel vallen de kosten als bedoeld in artikel 3, lid 12. Ook verrekeningen tussen baten en lasten vallen buiten de schuifruimte (hogere baten verhogen niet automatisch de uitgaven van het betreffende budget).

• 3.

  De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen budgetten binnen één en hetzelfde programma passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het college door middel van een door het college vast te stellen administratieve wijziging van de begroting.

• 4.

  Voor budgetsubstitutie tussen programma’s is een raadsbesluit nodig in de vorm van een door de raad vast te stellen wijziging van de begroting.

Artikel 5Rapporteren

• 1.

  Het managementteam dient zo vaak als dat gewenst wordt, verantwoording af te leggen aan het college door middel van een bestuursrapportage (berap), dit ten behoeve van de verantwoording door het college aan de gemeenteraad. Deze verantwoording gebeurt via een rapportage per programma waarin de door de budgethouder gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget worden vermeld. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, alsmede inhoudelijke afwijkingen en afwijkingen in de tijd.

• 2.

  Indien er onvoldoende budgetruimte is ter realisering van de taakstelling dient de budgethouder aanvullende middelen bij het college aan te vragen. Dit gebeurt in overleg met Planning & Control. Als de (aanvullende) budgetaanvraag een incidenteel bedrag betreft van € 50.000 of hoger of een structureel bedrag van € 20.000 of hoger, moet de budgetaanpassing ter besluitvorming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Bij bedragen onder de genoemde grenzen mag het college vooraf beslissen en worden de aanpassingen verwekt in de eerstvolgende berap als bedoeld in lid 1.

• 3.

  Een aanpassing in de formatie kan via het college als er dekking is. Als er geen budget is, dient volgens het bepaalde in lid 2 aan het college of de raad om budget gevraagd te worden. Een lichte overschrijding op een kostensoort mag, als er op een andere kostensoort van hetzelfde grootboeknummer/budget ruimte is. De overschrijding en onderschrijding compenseren elkaar. Dit geldt volgens de afspraken van artikel 4.

• 4.

  Ingeval een budget of krediet ontoereikend is, moet de budgethouder eerst dekking zoeken binnen de betreffende taak c.q. programma. Hij dient daartoe zorgvuldig na te gaan of er binnen de beleidstaak opnieuw prioriteiten c.q. keuzes gemaakt kunnen worden in plaats van aanpassing van het budget of krediet. Als dat niet mogelijk is, dient hij de over- en onderschrijding te verantwoorden via beraps.

• 5.

  Bij de programmarekening stelt de budgetbeheerder (in overleg met de budgethouder) een afrekening per investeringskrediet op en geeft aan welke investeringsprojecten zijn afgewikkeld en kunnen worden afgesloten. Restantkredieten van afgewikkelde projecten worden afgeboekt. Deze informatie staat ook in de beraps.

• 6.

  Een budget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, valt vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.

• 7.

  Een incidenteel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet of niet geheel is besteed, kan alleen door een besluit van de raad worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

  • a.

    Het budget is incidenteel toegekend en het budget is minimaal € 10.000;

  • b.

    De gevraagde budgetruimte is daadwerkelijk nog aanwezig;

  • c.

    In de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

• 8.

  Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget oorspronkelijk is toegekend. Het verdient de voorkeur om overhevelingen te voorkomen door al bij de beraps budgetten te laten overzetten naar een volgend jaar.

• 9.

  Rapportages over de interne controle vinden plaats aan het college.

Artikel 6 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

Artikel 7 Intrekking oude regeling

De Regeling budgethouderschap gemeente Reusel-De Mierden vastgesteld op 1 november 2006, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze budgethoudersregeling in werking treedt.

Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze budgethoudersregeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze budgethoudersregeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Reusel-De Mierden.